Längst ist die Digitalisierung auch im Recruiting angekommen und für Unternehmen und Bewerber:innen nicht mehr wegzudenken. Von Bewerber:innen wird der elektronische Bewerbungsprozess heute oft erwartet und für Recruiter:innen ist er die einzige Möglichkeit den wachsenden Erwartungen der Jobsuchenden gerecht zu werden. E-Recruiting ist wieder einmal ein Beispiel dafür, dass Wissen gleich Macht, Zeit und Geld bedeuten kann.
Definition: Was versteht man unter E-Recruiting?
Das Electronic-Recruiting steht für die Personalbeschaffung über elektronische Medien wie dem Internet. Häufig bedienen sich Unternehmen hierfür sogenannten Bewerbermanagement-Software-Systemen, mit denen Prozessbausteine wie die online Personalsuche, die Bewerberverwaltung und -kommunikation automatisiert mithilfe von Softwarelösungen ablaufen. Vielfach passiert es daher, dass die Bezeichnung Bewerbermanagement synonym für E-Recruiting verwendet wird, was jedoch nicht ganz richtig ist. E-Recruiting bezieht sich nämlich rein auf den technischen Aspekt, bei dem eine Softwarelösung für das Management der Bewerber:innen zum Einsatz kommt. Die Bezeichnung Bewerbermanagement steht hingegen für die gesamte Verwaltung der Bewerber:innen und bezieht demnach auch atechnische Aspekte mit ein. Man spricht zum Beispiel von einem erfolgreichem Bewerbermanagement, wenn qualifizierte Mitarbeitende eingestellt wurden, die dank einer positiven Candidate Experience im besten Fall zusätzlich die Employer Brand stärken. Ein schlechtes Bewerbermanagement könnte hingegen bedeuten, dass qualifizierte Kandidat:innen oder das professionelle Image eines Unternehmens verloren gehen.
Funktionen des E-Recruitings: Wie genau kann eine Softwarelösung aussehen?
Eine E-Recruiting-Software kann die einzelnen Arbeitsabläufe im Recruitingprozess (den Workflow) organisieren. Angefangen bei der Karrierewebseite eines Unternehmens kann das Software-System beispielsweise Daten von Bewerber:innen, die in Online-Formulare eingegebenen wurden, auslesen und im Hinblick auf bestimmte Kriterien analysieren und auswählen. Mit dem sogenannten CV-Parsing gelingt dies auch aus hochgeladenen Dateien wie Lebensläufen. Zusätzlich könnte das System eine Bestätigungs-E-Mail über den Bewerbungseingang versenden.
Eine Softwarelösung kann folglich mehrere Arbeitsschritte auf einmal abwickeln. Sie kann sicherstellen, dass:
- auf den Erhalt einer Bewerbung schnellstmöglich reagiert wird,
- Bewerber:innen bei ihrer Bewerbung keine Daten und Unterlagen vergessen,
- die Bewerberdaten digitalisiert werden und
- sich ihre Daten angesichts bestimmter Kriterien filtern lassen.
Vorteile: Warum ist die Verwendung von E-Recruiting so relevant?
Wie im Beispiel ersichtlich, ergeben sich durch den Einsatz von Softwarelösungen nicht nur Vorteile für Unternehmen und Recruiter:innen, sondern auch für Bewerber:innen und Arbeitsvermittler. Durch die Ersparnis von Kosten und Zeit auf verschiedenen Ebenen bedeutet E-Recruiting eine allgemeine Arbeitserleichterung und liefert damit unzählige Vorteile.
- Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf der eigenen Karrierewebseite des Unternehmens fördert die Transparenz bezüglich vakanter Stellen.
- Die Funktion des Multi-Channel-Postings ermöglicht das gleichzeitige Schalten von Stellenanzeigen im eigenen Corporate Design auf verschiedenen Jobbörse-Plattformen und anderen Kanälen, was eine gesteigerte Reichweite ermöglicht.
- Digitale Medien erlauben die unmittelbare Anpassung und Aktualisierung von Stellenanzeigen zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf verschiedenen Sprachen.
- Jobbörsen bieten Bewerber:innen das größtmögliche Angebot und erlauben mithilfe von Suchagenten und -kriterien eine einfache Recherche mit geringem Aufwand. Das Angebot lässt sich mithilfe von Filtern nach bestimmten Branchen, Berufen, Standorten, Stunden und Ansprüchen wie dem Gehalt durchsuchen. Außerdem erhöhen Suchkriterien auf diese Weise auch die Qualität der Stellenanzeigen.
- Die online Erhebung von Bewerberdaten aus Formularen, Dateien oder Profilen verbessert die Datenqualität und -pflege und ermöglicht das Anlegen digitaler Personalakten.
- Ohne große Kosten und Zeitaufwand für die Erstellung oder den Versand von Bewerbungsunterlagen, können Bewerber:innen bequem unzählige Bewerbungen für Stellen einreichen. Sie können Profile und Lebensläufe bei Unternehmen oder Personalvermittlern hinterlegen und Initiativbewerbungen bei Wunscharbeitgebern einreichen.
- Über die elektronischen Medien können Recruiter:innen im Active Sourcing obendrein selbst auf Kandidat:innensuche gehen und sich bei potentiellen Kandidat:innen bewerben. Das erhöht die Durchlaufzeit und steigert die Quantität und Qualität auf beiden Seiten.
- Durch die online Präsenz, zum Beispiel in Form von bestimmten Themen-Webseiten des Unternehmens, Unternehmensprofilen auf Kanälen mit Followern oder auch Beschäftigten, wie zum Beispiel auf Instagram oder LinkedIn, wird das passive Recruiting gefördert. Hierdurch lassen sich latent suchende Bewerber:innen erreichen.
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- Mit der Erstellung von E-Mail-Vorlagen und ihrer automatisierten Versendung können Fehler reduziert werden und die Bewerber:innen unmittelbar Statusmeldungen empfangen, beispielsweise über den Erhalt ihrer Bewerbung, oder zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen und an Termine erinnert werden.
- Über Apps, Mobilansichten von Webseiten, Chat-Funktion oder Videointerviews kann die Kommunikation von überall aus stattfinden und in Kontakthistorien nachverfolgt werden (wer stand wann, mit wem und bezüglich was in Kontakt).
- Der E-HR-Zyklus kann Bewerber:innen zudem über die Vertragsunterzeichnung hinaus bis hin zum Onboarding
- Und auch Gamification und Augmented Reality-Anwendungen sind hier weiter auf dem Vormarsch, allerdings oft teuer. Amazon testet Bewerbungsroboter mit Künstlicher Intelligenz (KI), die jedoch noch diskriminierend arbeiten.
• Software-Systeme können mittels Matching-Algorithmen Anforderungs- und Bewerberprofile miteinander vergleichen und zum Beispiel eine Bewerbervorauswahl treffen. Neben fachlichen und personellen Kriterien lassen sich hier auch Ergebnisse von Tests einbinden.
• Reportingfunktionen der Systeme bieten zudem die Chance, sich relevante Kennzahlen anzuschauen: Welche Stellenanzeige war auf welchem Kanal und zu welcher Uhrzeit am erfolgreichsten? Wie viele Personen haben die Stellenanzeige aufgerufen? Welche Zielgruppe hat die Anzeige erreicht? Wie viele Personen haben sich beworben oder die Bewerbung begonnen und abgebrochen?
- Bewerbungsverfahren, die durch elektronische Medien gestützt werden, können automatisch über die DSGVO konforme Datenverarbeitung informieren und das Einverständnis der Datenverarbeitung einholen. Bewerber:innen können die Erlaubnis erteilen, dass ihre Bewerbung in einen Bewerberpool aufgenommen werden darf oder, dass ihre Daten länger als gewöhnlich gespeichert werden dürfen.
- Über Software-Systeme lassen sich zudem rollenbasierte Zugriffe für Recruiter:innen, die Fachabteilung oder auch Bewerber:innen steuern.
- Aus derartigen Bewerberdatenbanken können Talentpools erstellt werden, welche Recruiter:innen dabei unterstützen, noch vor der Schaltung einer Stellenanzeige, potenzielle Kandidat:innen ausfindig zu machen (Internes Recruiting).
- Einen softwarebasierte Bewerberauswahl kann außerdem mögliche Diskriminierung durch persönliche Vorlieben verhindern und auf diese Weise Objektivität sichern.
- Ein einfacher Bewerbungsprozess, unterstützt durch moderne Technologien und Medien, sorgt oft für mehr Bewerbungen, ist umweltfreundlich, hält konkurrenzfähig und stärkt damit das Employer Branding.
- Je kürzer die Zeit ist, die Bewerber:innen von der Jobsuche bis hin zur Vertragsunterzeichnung benötigen, desto positiver wird meist die Candidate Experience erlebt.
- Ebenfalls positiv bewertet wird ein guter Kundenservice. Können die Bewerber:innen leicht und unkompliziert über verschiedene Medien und Kanäle mit dem Unternehmen in Kontakt treten? Wie sehen die technologischen Umsetzungen und die Gestaltung der online Auftritte aus? Sind sie informativ, modern und benutzerfreundlich? Wie groß ist ihre Reichweite? Was sagen Follower oder Bewertungen?
Der größte Nachteil besteht darin, dass besonders anfangs Kosten für die Software-Systeme und manche Kanäle anfallen. In Anbetracht dessen, was Vakanzen kosten, kann sich dieser Nachteil jedoch erheblich schmälern, wenn nicht sogar langfristig in einen Vorteil umwandeln. Die Umstellung auf E-Recruiting braucht außerdem zeitliche und personelle Ressourcen, damit das Wissen über alle möglichen Funktionen und Updates beispielsweise in die HR-Abteilung kommt und genutzt werden kann. Bei einem großen Angebot an Jobs auf verschiedenen Kanälen und bei vielen eingehenden Bewerbungen kann es zudem herausfordernd sein, stets den Überblick zu bewahren. Und weil letztlich auch ein technischer Ausfall auftreten kann, empfiehlt es sich E-Recruiting nicht als alleinigen Schlüssel zum Erfolg zu betrachten. Andere Methoden wie das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm sollten weiter genutzt werden, denn der Wandel vollzieht sich fortwährend.
Einsatzbereiche im E-Recruiting: Welche Kanäle werden genutzt?
Von den nachfolgenden Einsatzbereichen im E-Recruiting werden die eigene Unternehmenswebseite und Online-Jobbörsen am häufigsten verwendet.
- Unternehmenswebseite: in Online-Bewerbermasken auf Unternehmens- oder auch Arbeitsvermittlerwebseiten können Bewerber:innen ihre Daten eingeben und Dokumente wie Lebenslauf, Zeugnisse und Anschreiben hochladen
- Online-Jobbörse: über Online-Jobbörsen wie Monster oder Stepstone erreichen Unternehmen oft die meisten Bewerbungen, da Bewerber:innen hier von Filtermöglichkeiten profitieren und Angebote vergleichen können
- Karrierenetzwerk: Bewerber:innen, aber auch Unternehmen, können in Karrierenetzwerken wie Xing oder LinkedIn Profile anlegen, mit denen sie sich mit einem Klick auf Stellenausschreibungen bewerben können
- Social Media Recruiting: auch Kanäle wie Twitter, Facebook, Youtube, Instagram oder TikTok werden beidseitig genutzt, um auf sich aufmerksam zu machen und beispielsweise Bewerbungsvideos, Kampagnen oder Werbebanner zu erstellen
- Mobile Recruiting: bedeutet, dass sich Unternehmen und Bewerber:innen auch über Mobilgeräte schnell finden und kontaktieren können, dafür braucht es zum Beispiel mobile Karrierewebseiten, Apps, Social Media Accounts, Mobile Tagging auf Posts, Stellenanzeigen oder Plakaten (durch Markierungen oder QR-Codes), Newsletter per SMS oder E-Mail, auf diese Weise können Bewerber:innen Stellen speichern, teilen oder sich unmittelbar bewerben
Was gilt es beim E-Recruiting besonders zu beachten?
Da sich Unternehmenswebseiten, Profile und Beiträge wie Stellenausschreibungen auf dem elektronischen Weg besonders schnell verbreiten können und das Employer Branding beeinflussen, sollte beim E-Recruiting besonders auf eine Sache Wert gelegt werden: die gemeinsame Personalgewinnungsstrategie. Beinhaltet diese Strategie konkrete Handlungsanweisungen, kann sie Recruiter:innen als Leitfaden für das E-Recruiting dienen und einen authentischen online Auftritt gewährleisten. Ähnlich wie beim online Shopping führt Authentizität und eine gute Kommunikation von Informationen auch dazu, dass Zeitverzögerungen von Bewerber:innen eher getragen werden.
Beispiele für Handlungsanweisungen:
- Welches Budget gibt es für die Software-Systeme und Schaltungen von Anzeigen?
- Welche Zielgruppen sollen wann und über welche Kanäle erreicht werden?
- Wer bestimmt die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten für eine Stelle?
- Gibt es ein Corporate Design und Vorlagen?
- Welche Sprache soll verwendet werden (Deutsch, Englisch, genderkonform)?
- Wie wird das Gehalt angegeben (Rahmen, Durchschnitt, ab…)?
- Wie sehen die Arbeitszeiten aus (Homeoffice, Gleitzeit)?
- Welche Benefits sollen kommuniziert werden?
- Wie soll der Recruiting Prozess im Ganzen gestaltet sein? Welche Schritte erfolgen nach der Schaltung der Stellenanzeige und des Bewerbungseingangs?
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Auswahl des Software-Systems. Das unübersichtliche Angebot auf dem Markt und die Tatsache, dass jedes System seine Stärken und Schwächen hat, macht die Auswahl nicht leichter. Möglicherweise können hier eine Beratung und die Berücksichtigung folgender Kriterien für die Auswahl hilfreich sein:
FAQ zu E-Recruiting
Was versteht man unter E-Recruiting?
Das Electronic-Recruiting steht für die Personalbeschaffung über elektronische Medien wie dem Internet. Häufig bedienen sich Unternehmen hierfür sogenannten Bewerbermanagement-Software-Systemen, mit denen Prozessbausteine wie die online Personalsuche, die Bewerberverwaltung und -kommunikation automatisiert mithilfe von Softwarelösungen ablaufen.
Wie funktioniert E-Recruiting?
Eine E-Recruiting-Software kann die einzelnen Arbeitsabläufe im Recruitingprozess (den Workflow) organisieren. Angefangen bei der Karriereseite eines Unternehmens kann das Software-System beispielsweise Daten von Bewerber:innen, die in Online-Formulare eingegebenen wurden, auslesen und im Hinblick auf bestimmte Kriterien analysieren und auswählen.
Welche E-Recruiting-Kanäle gibt es?
Die eigene Unternehmenswebseite und Online-Jobbörsen zählen zu den am häufigsten verwendeten E-Recruiting-Kanälen. Es folgen das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm, Karrierenetzwerke wie LinkedIn, Social Media Kanäle wie Instagram und das sogenannte Mobile Recruiting.
Warum ist E-Recruiting so wichtig?
Längst ist die Digitalisierung auch im Recruiting angekommen und für Unternehmen und Bewerber:innen nicht mehr wegzudenken. Von Bewerber:innen wird der elektronische Bewerbungs- bzw. Recruitingprozess heute oft erwartet und für Recruiter:innen ist er die einzige Möglichkeit den wachsenden Erwartungen der Jobsuchenden gerecht zu werden.
Welche Vorteile bietet das E-Recruiting?
Durch die langfristige Ersparnis von Kosten und Zeit auf vielen Ebenen bedeutet E-Recruiting vor allem eine allgemeine Arbeitserleichterung für Unternehmen. E-Recruiting ermöglicht das schnelle Schalten von Stellenanzeigen, die Organisation und Analyse von Bewerbungen, automatisierte Kommunikation und stärkt im besten Fall das Employer Branding.
Fazit: E-Recruiting als moderner Entlastungsfaktor der HR-Arbeit
An E-Recruiting führt heute kein Weg mehr vorbei. Die lange Liste an Vorteilen verdeutlicht, dass E-Recruiting einen beachtlichen Entlastungsfaktor für die HR-Arbeit darstellen kann. Gleichzeitig sollte E-Recruiting jedoch nicht als Allheilmittel betrachtet werden und damit andere bewährte Methoden verdrängen. Für den erfolgreichen Einsatz empfiehlt es sich daher zwei Dinge zu beachten, zum einen die Aufstellung einer gemeinsamen Personalgewinnungsstrategie und zum anderen, für ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis, die Auswahl eines passenden Software-Systems.
Wenn Sie hierbei Unterstützung wünschen und einen Überblick über die Systeme und ihre Möglichkeiten erlangen möchten, dann wenden Sie sich gerne an uns.
