Im War for Talents gewinnt aktives Recruiting, wie Active Sourcing, stetig an Relevanz. Dieser Beitrag zeigt, wie Active Sourcing gelingt und gleichzeitig das Employer Branding stärkt.
Definition: Was ist Active Sourcing?
Als Active Sourcing wird ein Konzept zur Beschaffung von Personal bezeichnet, bei dem durch die aktive Suche, Kontaktaufnahme und Beziehungspflege potentielle neue Mitarbeitende auf dem externen Arbeitsmarkt gewonnen werden.
Active Sourcing besteht demnach aus mehreren möglichen Maßnahmen, die sowohl online als auch offline stattfinden können. Mit Hilfe der Maßnahmen werden geeignete Kandidat:innen gezielt ausfindig gemacht und individuell angesprochen, um aus ihnen einen eigenen Talent Pool aufzubauen, aus dem bei einer notwendigen Stellenneubesetzung geschöpft werden kann.
Warum und wann ist Active Sourcing sinnvoll?
Die, für Organisationen, so bedeutende Tätigkeit der Personalbeschaffung muss sich schon allein aufgrund des stetigen Wandels der Arbeitswelt laufend mitverändern. Zusätzlich beeinflussen und erschweren Aspekte wie der zunehmende Fachkräftemangel, besonders in den MINT-Berufen, der demografische Wandel (sinkende Geburtenraten), der steigende globalisierte Wettbewerb, die Digitalisierung und ein Wertewandel in der Gesellschaft, der die Work-Life-Balance anstrebt, die Personalgewinnung. Funktioniert infolge dessen das sogenannte „post and pray“ Prinzip (Stellenanzeige schalten und warten) nicht mehr und fehlt die gewünschte Qualität an Bewerber:innen, können Konzepte wie das Active Sourcing, als Teil des externen Personalmarketings, nützlich sein. Die aktive Ansprache schöpft nämlich das Potential aus, dass sich vielversprechende Kandidat:innen in Festanstellungen oder auch mit Wechselwunsch für eine neue Organisation interessieren.
Active Sourcing: Der 6-Schritte-Plan
Anhand des nachfolgenden 6-Schritte-Plans lässt sich im online Prozess des Active Sourcings einfach der Überblick bewahren und gleichzeitig die Effektivität und Effizienz unterstützen.
1. Candidate Personas definieren:
Im ersten Schritt sollte stellvertretend für die gesuchte Zielgruppe eine Profilerstellung des:der Wunschkandidat:in erfolgen.
Für die Sammlung entsprechender Keywords und deren Synonyme, hilft die Erfassung der Informationen, welche mögliche Rückschlüsse auf die Passung von Person und Stelle zulassen. Besteht beispielsweise die Möglichkeit für Homeoffice, ist der Wohnort meist weniger relevant. Braucht es eine hohe Reisebereitschaft oder einen Umzug, kann der Familienstand entscheidend sein. Werden bestimmte Abschlüsse für die Berufsausübung benötigt? Welche Eigenschaften, Interessen oder auch Ziele sind wahrscheinlich?
2. Methode auswählen:
Um eine wirksame Methode und passende Sourcing-Kanäle auszuwählen, hilft die Beantwortung der folgenden Fragen: Wo befindet sich die gesuchte Zielgruppe? Ist sie eher online oder offline unterwegs? Welche Kanäle, Orte und Veranstaltungen könnten für sie von Interesse sein?
3. Strategie und Kommunikation vorbereiten:
Für die Vorbereitung der ersten Ansprache wird die Beachtung folgender Dinge empfohlen: Die Wahl eines passenden Zeitpunktes (übliche Bürozeiten), die klare und schnelle Erkennbarkeit des Anlasses sowie des Absenders (inkl. Kontaktmöglichkeiten), das Eingehen auf konkrete Punkte aus dem Profil, das Hervorheben des Mehrwerts und eine angebrachte Länge – nur so lang wie nötig und kurz wie möglich.
In einem zweiten oder dritten Kontakt können beispielsweise Terminvorschläge für ein Kennenlernen gemacht oder die Einladung zu einer Aufnahme in den Talent Pool ausgesprochen werden. Wichtig ist hierbei, dass die tatsächliche Kommunikation immer individuell erfolgt und von Serienmailings abgesehen wird. Die Vorbereitung dient lediglich dem Fokus und der Zeitersparnis.
4. Personen ausfindig machen:
Im nächsten Schritt startet mittels ausgewählter Methode die Suche nach der Candidate Personas. Liegt bereits ein Candidate Relationship Management (CRM) oder Talent Relationship Management System (TRM) vor, kann im Einzelfall überprüft werden, ob in der Vergangenheit bereits Kontaktaufnahmen stattgefunden haben.
5. Kontaktaufnahme:
Schließlich findet die aktive und persönliche Kontaktaufnahme statt. Active Sourcer können sich hierfür konkrete Ziele setzen, wie die Festlegung der Anzahl der Kontaktaufnahmen. Wichtige Informationen sollten parallel in der Historie eines CRM oder TRM Systems festgehalten werden, z.B. wann, wo und durch wen der Kontakt zustande kam. Für interessierte und passende Kandidat:innen erfolgt die Aufnahme in den Talent Pool.
6. Nachfassen und Ergebnis festhalten:
Es empfiehlt sich die Kandidat:innen im Talent Pool nachzufassen, sowie die erfolglosen Kontaktaufnahmen mit Stichpunkten im System festzuhalten. Das Nachfassen schafft Beziehung und die Dokumentation erlaubt die mühelose Überprüfung der Maßnahmeneffektivität.
Recruiting Readiness Check
Wie gut sind wir darin, die richtigen Kandidat:innen in time auf die passende Stelle zu bekommen?
Methoden und Tipps für das Active Sourcing
Zur gezielten Personalsuche bedienen sich Headhunter schon lange einiger der nachfolgenden Methoden. Beim Active Sourcing wird oftmals eine Kombination aus mehreren offline und online Methoden gewählt. Die Vielzahl an Möglichkeiten verdeutlicht, vor allem im Hinblick auf die Zeit, den Wert einer strukturierten Herangehensweise und geschickter Methodenauswahl entsprechend der Zielgruppe.
- Weit verbreitet ist das sogenannte Profile Mining, das für die Suche und Analyse geeigneter Kandidat:innen und Aktivitäten in online Netzwerken Selbsterklärend stehen im Bereich Social Media Karrierenetzwerke wie LinkedIn oder Xing hoch im Kurs, auf denen Active Sourcer Profile in Wettbewerbsunternehmen ausfindig machen und diese nach bestimmten Merkmalen filtern können. An dieser Stelle sind zugleich die booleschen Befehle einsetzbar, wie sie in Suchmaschinen zur Verwendung kommen (z.B. AND, OR, NOT, „“, *).
- Eine neuere Methode im Active Sourcing ist das Referral Sourcing, welches dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm ähnelt, bei dem Mitarbeitende neue Mitarbeitende werben. Mithilfe von Fragen wie „Wer im Unternehmen hat ähnliche Qualifikationen?“ und „Wer könnte meine:n Wunschkandidat:in kennen?“ können Active Sourcer Schlüsselpersonen im bereits bestehenden Netzwerk ausmachen und so zu geeigneten Kandidat:innen gelangen. Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen häufig in der Zeitersparnis und der Qualität der Kontakte. Alumni-Kontakte können hier ebenfalls hilfreich sein.
- Über CRM, TRM oder Bewerbermanagement Systeme können überdies Newsletter versendet werden, z.B. an Bewerberdatenbanken und bestehende Talent Pools.
- Eine weitere Methode zur Personalgewinnung bieten Lebenslaufdatenbanken (CV Database Search) wie Stepstone, Monster, Indeed oder auch Personalvermittlungen. Diese Methode kann besonders in MINT-Berufen, wo Fachkräftemangel herrscht, punkten.
- Onlinedienste wie Zoom, worüber Webinare gehalten werden können, Youtube, Instagram, Facebook, TikTok, Twitter oder Audiostreaming-Dienste wie Spotify sind aufgrund ihrer hohen Nutzeranzahl ebenfalls wertvolle Schnittstellenmöglichkeiten. Auf ihnen können Einblicke in das Unternehmen geboten und Werbung, auch für offline Methoden, geschalten werden.
- Offline Methoden können darin bestehen Messeauftritte oder Kongressbesuche zu organisieren sowie Vorträge, Veranstaltungen oder Workshops abzuhalten, z.B. in Form von Hochschulmarketing. In der persönlichen Interaktion steckt oft ein ungeahntes Potenzial, da sie besser in Erinnerung bleibt und die Candidate Experience positiv beeinflusst.
- Tipps für offline Methoden: Der 6-Schritte-Plan eignet sich auch als Vorgehensweise für das Active Sourcing mit offline Methoden. Im persönlichen Kontakt ist jedoch wahre Kontaktfähigkeit gefragt, die die nonverbale Kommunikation miteinschließt. Üben macht sich daher bezahlt. Als Gesprächseinstieg empfiehlt sich hier meist ein Lächeln und Fragen wie „Was war für Sie in dem Vortrag heute besonders interessant?“ oder „Was ist Ihnen besonders wichtig in Ihrer Arbeit?“. Außerdem gilt es sich wie im 3. Schritt persönlich vorzustellen und um klare Kommunikation. Kommt eine Kontaktaufnahme zustande, sollte vor Ort zudem die Möglichkeit bestehen, sich unmittelbar über das Unternehmen zu informieren (über Broschüren, Flyer, QR-Codes, die zu den entsprechenden Website-Pages leiten, Visitenkarten, etc.). Am Ende darf ein Bedanken für das Interesse und den Austausch sowie eine freundliche Verabschiedung nicht fehlen.
Active Sourcing: Beispiel für ein Anschreiben
Für ein individuelles Anschreiben ist die persönliche Intuition erlaubt. Bevorzugt die Zielgruppe gesiezt oder vielleicht sogar geduzt zu werden? Welche Anforderungen passen besonders zum Profil? Was könnte die Neugierde wecken oder einen Wert haben? Welche Aufgaben oder Benefits (z.B. Gehaltsangaben) könnten außerordentlich gefallen?
Liebe:r (Vorname),
bei meiner Suche nach neuen Mitarbeitenden für (Firmennamen) bin ich auf dein spannendes Profil aufmerksam geworden!
Da du bereits viel Erfahrung im Bereich (Fachbereich) aufweist und mit deinem Interesse an (Interessensbereich) gut zu uns passt, würde ich dich gerne als Mitarbeiter:in für die Position (Position und Stellenangebot als Link in Klammern oder in den Anhang) in (Ort) gewinnen. Die Position umfasst Aufgaben wie (Aufgabe 1) und (Aufgabe 2).
Wir sind ein (Fachbereich) Unternehmen, stehen für (Wert) und bieten unseren Mitarbeitenden (Benefit 1), (Benefit 2) und die Möglichkeit von (Benefit 3).
Gerne würde ich mich bei einem Kennenlernen mit dir über weitere Einzelheiten austauschen und dir bei Interesse Terminvorschläge zukommen lassen.
Mit freundlichen Grüßen,
Liebe Grüße,
(Name, persönliche Kontaktinformationen, Unternehmen)
Vorteile von Active Sourcing
Aus Active Sourcing Prozessen können sich mehrere Vorteile ergeben. So besteht etwa die Möglichkeit, dass durch die aktive Kontaktaufnahme und Beziehungspflege die Recruiting-KPIs optimiert werden. Die Kosten, die oft für Vakanzen, Stellenausschreibungen, Headhunter, Personalvermittler, Onboarding oder Überstunden anfallen (cost-per-hire), können sich senken. Ebenso kann eine Reduktion der Zeit von der Stellenausschreibung bis hin zur Neubesetzung erfolgen (time-to-hire). Damit trägt das Active Sourcing aktiv zur Nachfolgeplanung in Organisationen bei sowie zu einer positiven Candidate Journey und
Experience. Da sich der:die Kandidat:in weder auf Stellensuche begeben, noch eine Bewerbung versenden muss, entsteht zudem Kontakt zu passiven Kandidat:innen. Der persönliche Beziehungsaufbau kann außerdem die Arbeitgeberattraktivität und den Bekanntheitsgrad der Arbeitgebermarke erhöhen, womit Active Sourcing dem Employer Branding zuarbeitet.
Was ist beim Active Sourcing zu beachten?
Active Sourcing nimmt besonders anfangs viel Zeit in Anspruch. Eine Dokumentation der Kontaktaufnahmen und Evaluierung der Maßnahmen werden daher empfohlen, um unwirksame Methoden zu vermeiden und mögliche Verbesserungen direkt umsetzen zu können. In Onlinediensten, die eher privat genutzt werden, sollten Direktansprachen vermieden werden. Indem sie als belästigend wahrgenommen werden, können sie dem Image eines Unternehmens nämlich auch schaden. Rechtlich muss überdies auf die Einhaltung der DSGVO und des Wettbewerbsrechts geachtet werden.
HR Beratung Recruiting
Fazit
Insbesondere im Bereich der MINT-Fächer ist Active Sourcing heute notwendig, um im War for Talents zu bestehen.
Etabliertes Active Sourcing, als Teil von HR Prozessen, kann in der Organisation mehr als nur der Personalbeschaffung dienen. Im besten Fall stärkt es das Employer Branding, bringt Bewerber:innen und liefert der Organisation langfristig einen Wettbewerbsvorteil.
