Personalsoftware ist eines der wichtigsten Werkzeuge in der HR-Abteilung. Ohne digitale Unterstützung können Personaler:innen heute die vielfältigen Herausforderungen, wie Fachkräftemangel, Talent- und Knowledgemanagement oder auch Transformationsprozesse im Unternehmen, kaum zufriedenstellend bewältigen. HR-Software erleichtert die Personalarbeit und sorgt dafür, dass das HR-Team Zeit und Ressourcen frei hat, die Mitarbeitenden zu begleiten und das Personalwesen weiterzuentwickeln.
Definition: Was ist eine Personalsoftware?
Personalsoftware bezeichnet Software-Produkte, die im Personalbereich eingesetzt werden. Ihr Zweck ist es, Prozesse in der Personalarbeit zu vereinfachen und zu optimieren sowie für mehr Transparenz zu sorgen. Zudem verbessert eine HR-Software die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit zwischen HR und den Fachabteilungen. Das spart Zeit und Geld.
Funktionen der Personalsoftware: Was sollte sie können?
Eine HR-Software umfasst in der Regel mehrere Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben im Personalbereich. Diese können den kompletten Aufgabenbereich einer Personalabteilung abdecken oder nur Teile davon. Um den vollständigen Mitarbeiterzyklus abbilden zu können, sollte die Personalsoftware folgende Bereiche umfassen:
- Personalgewinnung
- Personalbetreuung und -verwaltung
- Personalentwicklung
Idealerweise beinhaltet eine HR-Software Funktionen, die den HR-Alltag deutlich erleichtern. Dies betrifft vor allem zeitaufwändige Routineaufgaben in der Personalverwaltung. Viele Unternehmen setzen daher zunächst auf Funktionen wie die digitale Personalakte, ein Online-Zeiterfassungssystem und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
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Wozu brauchen Unternehmen eine Personalsoftware?
Unternehmen können eine HR-Software für alle Aufgaben ihrer Personalabteilung einsetzen. Dazu gehören unter anderem:
Vor allem im Recruiting gewinnt die Personalsoftware zunehmend an Bedeutung. Neue Arbeitskräfte zu gewinnen, ist für Unternehmen mit viel Zeit und Aufwand verbunden. Eine HR-Software kann das Personalmarketing und Bewerbermanagement automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den Fachabteilungen erleichtern.
Unternehmen, die keine Personalsoftware verwenden, erledigen die Personalarbeit weitgehend manuell oder nutzen Excel-Tabellen, Word-Dokumente und anderen Office-Tools. Das ist umständlich und oftmals unübersichtlich, was schnell zu Fehlern führen kann.
Außerdem sind viele Unternehmen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl nicht mehr in der Lage, alle Personalaufgaben allein zu bewältigen. Sie stehen vor der Entscheidung, Teilbereiche auszulagern und z. B. das Recruiting neuer Mitarbeitende einer Headhunting-Agentur zu überlassen oder sich durch eine HR-Software unterstützen zu lassen.
Warum ist der Einsatz einer Personalsoftware so wichtig?
Das Human Ressource Management gehört zu den strategischen Managementbereichen eines Unternehmens, denn der Mensch ist ein wichtiger Wertschöpfungsfaktor. Aufgabe des Personalwesen ist es, den Betrieb hinsichtlich seines Personal- und Qualifikationsbedarf zukunftssicher aufzustellen. Das richtige Personal zur passenden Zeit am richtigen Ort ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Um diese Herausforderung optimal meistern zu können, ist der Einsatz von Personalsoftware unverzichtbar. HR-Software kann den Workflow in der Personalabteilung deutlich optimieren. Sie übernimmt zeitraubende Routineaufgaben und unterstützt Personaler:innen bei der Personalplanung, -beschaffung, -verwaltung und -entwicklung. Das spart nicht nur Zeit und Kosten. Personalsoftware trägt zu integrierten und effizienteren Workflows in der Personalabteilung bei. Sie sorgt für Transparenz und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. HR-Software steuert Personalprozesse.
Gleichzeitig entwickeln sich neue Trends in der Personalarbeit. Das Recruiting hat sich z. B. in den letzten Jahren immer stärker ins Internet verlagert. Online-Stellenbörsen, Karriere-Websites und Social Media sind heutzutage wichtige Kanäle. Auch der Fachkräftemangel erhöht den Digitalisierungsbedarf im Personalbereich. Um die neuen Herausforderungen im Hinblick auf das Talent- und Bewerbermanagement sowie die Motivation und die langfristige Bindung der Mitarbeitenden bewältigen zu können, ist Personalsoftware unverzichtbar.
Vorteile durch die Verwendung einer Personalsoftware
Personalsoftware hilft, die Effektivität der Personalarbeit in vielen Bereichen zu steigern. Sie entlastet das HR-Team und bietet einen großen Nutzen:
- Personaler:innen haben mehr Zeit für die Betreuung der Mitarbeitenden.
- Das HR-Team gewinnt mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie die Entwicklung neuer HR-Konzepte und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.
- Die Digitalisierung macht viele Personalprozesse transparenter und schneller. Beispielsweise können Mitarbeitende und Führungskräfte Zielvereinbarungen jederzeit einsehen, oder automatisierte Meldungen erinnern an Termine. Das verbessert nicht nur die Kommunikation zwischen HR und Belegschaft, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit.
Je nachdem, welche Funktionen die im Unternehmen eingesetzte Personalsoftware beinhaltet, gibt es viele weitere Vorteile:
- Über Employee Self Service-Portale können Mitarbeitende z. B. ausgewählte Personaldaten selber anlegen und pflegen oder Urlaub beantragen und sich für Weiterbildungen anmelden. Das ist weniger fehleranfällig und entlastet das HRM.
- Auch für das Wissensmanagement kann eine Personalsoftware Vorteile bringen. Interne Chats und Foren vereinfachen einen informellen fachlichen Austausch zwischen den Mitarbeitenden.
- E-Learning-Tools bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zeit- und ortsunabhängig fortzubilden, so wie es am besten in ihren Arbeitsalltag passt.
- Auch die Koppelung von Personaleinsatzplanung und Urlaubsplanung in der HR-Software kann dem HR-Team viel Abstimmungsaufwand ersparen. Personaler:innen erkennen auf einem Blick, wann Mitarbeitende vor Ort gebraucht werden und wann ein Urlaub infrage kommt.
- Personalsoftware verfügt standardmäßig über Reporting- und Controlling-Tools. So können HR-Verantwortliche Zahlen, Daten und Fakten ganz einfach per Knopfdruck abrufen.
- Unternehmen, die sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, haben außerdem den Vorteil, dass ihnen die unternehmensinternen Daten zu jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung stehen. So haben auch Außendienstmitarbeitende oder Team-Mitglieder, die auf Geschäftsreise sind, jederzeit Zugriff auf die Personalsoftware.
Für wen lohnt sich die Personalsoftware?
Die Nutzung einer Personalsoftware galt lange größerer Unternehmen vorbehalten. Doch das hat sich geändert. Inzwischen gibt es zahlreiche HR-Software-Lösungen, die modular aufgebaut sind. Das heißt: Personalverantwortliche können sich beim Erwerb einer Personalsoftware exakt die Funktionen zusammenstellen, die sie für ihr Human Resources Management benötigen. Das macht die IT-Lösung übersichtlich, einfach zu bedienen und schont den Geldbeutel. So profitieren auch mittelständische Unternehmen vom Nutzen einer HR-Software. Insbesondere auf der Grundlage von Cloud-Computing und Software as a Service gibt es eine Reihe an wirtschaftlich sehr interessanten Preismodellen.
Personalsoftware in Bezug auf kleine Unternehmen
Doch lohnt sich eine Personalsoftware auch für kleine Unternehmen? Ja. Sobald mehrere Mitarbeitende in einer Firma angestellt sind, erleichtert der Einsatz eines Programms die Personalarbeit. HR-Software digitalisiert, standardisiert und automatisiert die Aufgaben im Personalwesen. Das spart Zeit und minimiert die Fehlerquellen.
Spätestens wenn eine Vergrößerung des Teams geplant ist, sollte ein Betrieb eine HR-Software einführen. Denn Personalmanagement bedeutet Arbeit: Die richtigen Mitarbeitenden gewinnen, den Personalbedarf decken, die Belegschaft trainieren und fördern und die Lohnabrechnung pünktlich erstellen. Die passende Personalsoftware hilft, den Aufwand in der Personalarbeit erheblich zu reduzieren.
Personalsoftware in Bezug auf den Mittelstand
Personalaufgaben, die sich in der Personalabteilung eines Großunternehmens auf viele Köpfe verteilen, werden in kleineren Unternehmen häufig von einer Person erledigt. D. h., dass die Personalverantwortlichen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) für mehrere Aufgaben zuständig sind. Sie kümmern sich um die Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Leistungsabwicklung sowie Fort- und Weiterbildung, und das alles manchmal sogar in Personalunion.
In der Regel verfügen KMU über weniger Ressourcen und Budget für die Personalarbeit. Ihre Personalverantwortliche stehen oftmals vor der Herausforderung mit wenigen Mitteln möglichst viel zu erreichen. Dabei kann eine Personalsoftware sehr hilfreich sein. Es gibt eine Reihe an Programmen, die speziell auf die Aufgaben und Bedürfnisse von KMU ausgerichtet sind. Zu den Basis-Funktionen zählen die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die An- und Abwesenheitsverwaltung. Weitere nützliche Funktionen sind Personalbeschaffung, Leistungsverwaltung und Portale für Mitarbeitende.
Personalsoftware in Bezug auf den Mittelstand
Personalaufgaben, die sich in der Personalabteilung eines Großunternehmens auf viele Köpfe verteilen, werden in kleineren Unternehmen häufig von einer Person erledigt. D. h., dass die Personalverantwortlichen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) für mehrere Aufgaben zuständig sind. Sie kümmern sich um die Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Leistungsabwicklung sowie Fort- und Weiterbildung, und das alles manchmal sogar in Personalunion.
In der Regel verfügen KMU über weniger Ressourcen und Budget für die Personalarbeit. Ihre Personalverantwortliche stehen oftmals vor der Herausforderung mit wenigen Mitteln möglichst viel zu erreichen. Dabei kann eine Personalsoftware sehr hilfreich sein. Es gibt eine Reihe an Programmen, die speziell auf die Aufgaben und Bedürfnisse von KMU ausgerichtet sind. Zu den Basis-Funktionen zählen die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die An- und Abwesenheitsverwaltung. Weitere nützliche Funktionen sind Personalbeschaffung, Leistungsverwaltung und Portale für Mitarbeitende.
Einsatzbereiche der Personalsoftware
Eine gute Personalsoftware hilft, die verschiedenen Aufgaben und Prozesse in der HR-Abteilung zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Es gibt eine Vielzahl an Funktionen für die Bereiche
Personalgewinnung
Ein effizientes Recruiting und Bewerbermanagement ist ohne eine Personalsoftware kaum mehr denkbar. Der Einsatz digitaler Technologien im Bewerbungsverfahren ist heute Standard. Viele Unternehmen setzen im War of Talents sogar ausschließlich auf digitale Bewerbungsunterlagen. HR-Software kann Unternehmen bei der Personalplanung, dem Erstellen und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen, der Verwaltung und Auswertung von Bewerbungen, der Kommunikation mit den Bewerbern sowie der Auswahl passender Bewerber und Vorstellungsgespräche mit unterschiedlichen Funktionen unterstützen:
Stellenausschreibungen effizient erstellen und veröffentlichen
- Der Stellenausschreibungs-Editor erleichtert und beschleunigt das Entwerfen von Stellenanzeigen mithilfe von Vorlagen.
- Der Karriereseiten-Editor liefert Vorlagen für das Erstellen einer unternehmenseigenen Karriereseite, über die sich Interessierte direkt per Online-Formular bewerben können.
- Die Multiposting-Funktion veröffentlicht Stellenanzeigen mit nur wenigen Klicks über mehrere Kanäle, wie Firmenwebseite, Jobportale, soziale Netzwerke gleichzeitig.
Bewerbungen managen und auswerten
- Mit einem Applicant-Tracking-System (ATS) lassen sich der Bewerbungsprozess oder Teile davon elektronisch managen. Ein ATS speichert sämtliche Daten einer Bewerbung in einem einheitlichen Format in einer digitalen Bewerberakte. Eingehende Bewerbungen können so anhand von Suchbegriffen ausgewertet und vorsortiert werden.
- Ein Talent-Relationship-Management-Tool (TRM) sammelt Kontaktdaten qualifizierter Kandidaten für künftige freie Stellen und hilft dabei, Beziehungen zu Talenten aufzubauen.
- Datenschutz-Funktionen stellen sicher, dass die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung eingehalten werden. Bewerber erhalten z. B. automatisch eine Benachrichtigung über den Verarbeitungszweck und die Dauer des Aufbewahrungszeitraums ihrer Daten.
Mit Bewerbern kommunizieren
- Terminierungs- und Erinnerungsfunktionen vereinfachen die Koordination von Terminen für Bewerbungsgespräche.
- Adaptierbare Vorlagen für Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Zusagen oder Absagen erleichtern die schriftliche Kommunikation.
- Dank unterschiedlicher Bearbeitungsrechte für Fachabteilungen können mehrere Kolleg:innen Bewerbungen gleichzeitig einsehen und bewerten.
- Kosten-Ertrags-Tools ermitteln die Time-to-Hire oder Cost-per-Hire und tragen so zu einem effizienten Recruiting bei.
Personalbetreuung und -verwaltung
In der Personalverwaltung geht es vor allem um administrative Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung und die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubstagen und Abwesenheiten sowie die Organisation, Analyse und Aufbereitung von Daten. Viele dieser Aufgaben lassen sich mit einer Personalsoftware automatisieren und vereinfachen.
Das Onboarding professionalisieren
- Die Funktion Onboarding übernimmt beispielsweise relevante Daten aus der Bewerbung direkt in die digitale Personalakte und sorgt für ein strukturiertes Onboarding. Personaler:innen können über die Personalsoftware alle notwendigen Aufgaben für eine Position festlegen, wiederverwendbare Vorlagen erstellen und Aufgaben zuweisen.
Routineaufgaben automatisieren
- Die Personalabrechnung berechnet Löhne und Überstunden automatisch und überträgt z. B. auszuzahlende Überstunden in die Lohnbuchhaltung. Sie automatisiert zu weiten Teilen die oft aufwändigen Monatsabschlüsse.
- Personalverwaltung-Tools speichern und verwalten Verträge, Urlaubsanträge und andere persönliche Daten von Mitarbeitenden.
Mitarbeitende in HR-Prozesse einbinden
- Der Employee-Self-Service erlaubt es, jedem Mitarbeitenden einen eigenen Zugang zur Personalsoftware zu geben. So können die Angestellten selbstständig ihre persönlichen Daten pflegen, Urlaubsanträge stellen, sich über Weiterbildungskurse informieren und dafür anmelden.
- In integrierte Zeiterfassungsmodulen tragen Mitarbeitende ihre Arbeitsstunden selbstständig online ein und können jederzeit eine Übersicht ihrer Soll- und Ist-Stunden abrufen.
Personalentwicklung
Damit das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, ist es notwendig, die Mitarbeitenden zu schulen und weiterzubilden. Ebenso sind regelmäßige Feedbackgespräche wichtig, damit die Angestellten ihre Leistung und ihre Fähigkeiten verbessern und ausbauen können und damit sie motiviert bleiben.
Entwicklungen beobachten – Potenziale erkennen
- Software Key-Performance-Indikatoren geben den Mitarbeitenden eine Übersicht, inwieweit sie ihre Ziele erreicht haben.
- Die Funktion Feedbackgespräch dokumentiert die Ergebnisse der Gespräche sowie Fortschritte und Wünsche des Mitarbeitenden. Sie kann unter anderem Themen und Ziele für anstehende Personalgespräche festlegen.
Personalsoftware-Anbieter: Welche Anbieter sind am besten?
Es gibt eine Vielzahl an Anbietern und Lösungen für Personalsoftware. Grob lassen sich die Angebote für HR-Software in drei Kategorien unterteilen:
- Komplettlösungen
- Insellösungen
- Module zur freien Kombination
Komplettlösungen: All-in-One-Personalsoftware
Eine Komplettlösung unterstützt die Personalabteilung bei all ihren Aufgaben, angefangen bei der Personalgewinnung über die Personalverwaltung bis hin zur Personalentwicklung. Unternehmen, die sich für eine All-in-One-Personalsoftware entscheiden, benötigen keine zusätzliche HR-Software. Das hat den Vorteil, dass Personaler:innen sich nur in ein Programm einarbeiten müssen und keine Schnittstellen zwischen verschiedenen Software-Lösungen notwendig sind. Komplettlösungen eignen sich vor allem für große Unternehmen. Kleine Unternehmen benötigen einen Großteil der enthaltenen Funktionen nicht. Ihre Personaler:innen könnten mit dem Funktionsumfang schnell überfordert sein. Anbieter von Komplettlösungen sind beispielsweise Personio oder Rexx Software.
Insellösungen für einzelne Einsatzbereiche
Insellösungen konzentrieren sich auf die einzelnen Einsatzbereiche, wie die Personalgewinnung, Personalverwaltung oder Personalentwicklung beziehungsweise auf einen Teilbereich daraus. Sie eignen sich für Unternehmen, die nur einen Teilbereich ihrer HR-Abteilung mit einer Personalsoftware digitalisieren möchten. Entscheidet sich ein Unternehmen später, weitere Aufgabenbereiche zu automatisieren, ist ein manueller Abgleich zwischen den Programmen notwendig. Das ist aufwändig. Aus diesem Grund finden sich Insellösungen immer seltener auf dem Markt. Beispiele für Insellösungen sind die Recruiting-Plattform Recruitee oder die Personalsoftware Peakon, die auf die Mitarbeiterentwicklung spezialisiert ist.
Module zur freien Kombination
Einen Kompromiss aus Komplett- und Insellösung stellen Personalsoftware-Module dar, die frei kombinierbar sind. Mögliche Module sind:
Modul-Lösungen haben den Vorteil, das Unternehmen nur die Bausteine auswählen, die sie aktuell benötigen. Bei Bedarf buchen sie später fehlende Module hinzu. Frei kombinierbare Module eignen sich vor allem für kleinere Unternehmen, die zunächst nur einige Aufgaben digitalisieren möchten. Anbieter einer Personalsoftware mit vier Modulen ist Jacando. Allerdings sind solche Modullösungen im Vergleich zu einer Komplettlösung häufig teurer.
Die Auswahl der passenden Personalsoftware erfordert Fachexpertise und Erfahrung in einem heterogenen Projektumfeld. Clevis GmbH verfügt über 10 Jahre Erfahrung in der Auswahl von HR-Software, deren Einführung und Inbetriebnahme. Wir vereinen Expertise aus über 1000 Projekten, in denen wir die HR-Fachsicht mit der HR IT-Perspektive in Einklang gebracht haben. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der passenden Personalsoftware für ihr Unternehmen.
Personalsoftware-Vergleich: So finden Sie die passende Software
Die Entscheidung für ein passende Personalsoftware sollte wohl überlegt sein. Fragen Sie sich zunächst, welches Ziel Sie mit der Einführung einer HR-Software erreichen wollen. Möchten Sie durch ein Maximum an Automatisierung die Kosten Ihrer Personalarbeit senken? Möchte Ihr Unternehmen Innovationsführer werden und durch ein professionelles Recruiting die besten Talente für sich gewinnen? Oder haben Sie andere Absichten? Sobald Sie Ihr Ziel formuliert haben, analysieren Sie Ihren Bedarf. Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, die Auswahl der Personalsoftware einzugrenzen.
- Welche Aufgabenbereiche der HR-Abteilung möchten Sie mit einer Personalsoftware digitalisieren?
- Sollen künftig noch weitere Bereiche der Personalabteilung digitalisiert werden?
- Muss die Personalsoftware mit bereits bestehenden Systemen kompatibel sein?
- Soll eine bereits vorhandene HR-Software ergänzt oder ersetzt werden?
- Ist eine lokale HR-Software einem Cloud-Dienst vorzuziehen?
- Welche Abteilungen sollen mit der Personalsoftware arbeiten?
- Für wie viele Mitarbeitende ist die HR-Software gedacht?
In einem weiteren Schritt gilt es, einige Software-Kandidaten in die engere Wahl zu ziehen. Achten Sie dabei beispielsweise darauf, dass der Anbieter den Funktionsumfang und die Kosten möglichst transparent darstellt. Achtung: Die Terminologie hinsichtlich der Features und Funktionen ist nicht immer einheitlich, was einen Vergleich erschwert. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Bewertung auch den Service des Anbieters. Gibt es regelmäßige Software-Updates? Wie gut erreichbar ist der Kundenservice? Auf welchem Server werden die Daten gehostet? Befindet er sich in einem Land mit strengen Datenschutzgesetzen?
Nun sollten Sie eine Vorauswahl treffen. Welche Anbieter bilden Ihre Anforderungen ab? Filtern Sie drei bis vier Anbieter heraus, mit denen Sie sich intensiver beschäftigen. Schauen Sie sich eine Demo-Version an und lassen Sie sich Angebote für Ihr Szenario schicken. Für die Vorauswahl können Sie auch Personalmessen besuchen. Dabei gewinnen Sie zusätzlich einen persönlichen Eindruck vom Anbieter. Außerdem erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Lösungen.
Wichtig ist, dass Sie dem Anbieter Ihre Anforderungen so konkret wie möglich darlegen, wie z. B.: “Ich möchte das Recruiting effizienter gestalten und die Time-to-Hire halbieren.” Indem Sie alle Anbieter aus Ihrer Vorauswahl einheitlich briefen und befragen (etwa in Form einer Checkliste), schaffen Sie eine gute Vergleichbarkeit für Ihre Entscheidung.
In einer weiteren Entscheidungsstufe laden Sie die Softwareanbieter, die in Frage kommen, zu einer Präsentation ihrer Personalsoftware ein. Achten Sie darauf, in dieser Phase eine Vergleichbarkeit zwischen mehreren Anbietern zu schaffen, indem Sie dieselben Kriterien verwenden:
Kriterien bei der Software-Auswahl
- Funktionsumfang der Software
- Bedienbarkeit
- Kosten, Folgekosten
- Wartungsaufwand und Wartungsintervalle
- Betrieb der Software
- Beratung, Schulung
- Integrierbarkeit der Software in bestehende IT-Systeme
- Einführungsdauer, sinnvoller Start
- Zukunftsfähigkeit des Anbieters und Skalierbarkeit der Software
Eine Entscheidung für eine Personalsoftware sollte fundiert getroffen werden. Nutzen Sie den kostenlosen CLEVIS HR-Software-Vergleich, um auf Basis dessen besser einordnen zu können, welches die passende Lösung für Ihr Unternehmen und Ihre Personalarbeit ist.
Implementierung der Personalsoftware: Ablauf und Vorgehen
Das, was eine erfolgreiche Personalsoftware-Einführung vor allem braucht, ist Struktur. Daher steht am Beginn einer jeden Implementierung die Projektorganisation. Dabei werden zunächst alle Beteiligten, grobe Arbeitspakete und die Zeitschiene definiert.
Ablauf der Personalsoftware-Implementierung
Die Implementierung einer Personalsoftware muss folgende Aspekte berücksichtigen:
- Technische Integration
- Fachliche Integration
- Kulturelle Integration
Technische Integration
In einem ersten Schritt wird die Personalsoftware installiert und gemäß den Anforderungen des Unternehmens konfiguriert. Falls erforderlich, müssen Schnittstellen zu bereits vorhandenen Programmen technisch konzipiert und realisiert sowie Altdaten migriert werden. Es ist wichtig, die einzelnen Funktionen vor dem produktiven Arbeiten ausreichend zu testen und von den Personaler:innen abnehmen zu lassen. Auch sollten Prozesse im Umgang mit dem Tool vor dem Go Live mit den Anwender:innen abgestimmt werden.
Fachliche Integration
Eine zentrale Rolle bei der Einführung einer Personalsoftware spielen Schulungen. Nur wenn die Mitarbeitenden mit der neuen Software gut umgehen können, werden sie sie auch nutzen. Auch wenn die Einführung der HR-Software abgeschlossen ist, können noch Fragen auftreten. Hier können Handbücher und Online-Videos Anwender:innen weiterhelfen. Für manche Fragen ist die Supporthotline des Anbieters unerlässlich.
Kulturelle Integration
Digitalisierungsprojekte stoßen in der Belegschaft aus unterschiedlichen Gründen immer wieder auch auf Ablehnung. Umso wichtiger ist es, die künftigen Anwender:innen von Anfang an bei der Auswahl der Software ins Boot zu holen und die Bedürfnisse zu eruieren, die durch das Tool abgedeckt werden sollen. Stellen Sie Kontakt mit den relevanten Gruppen im Unternehmen her, wie der IT, dem Datenschutzbeauftragten, dem Betriebsrat. Beziehen Sie Entscheider und betroffene Kolleg:innen mit ein. Ein erfolgreiches Projekt zur Einführung neuer Personalsoftware braucht Fürsprecher:innen und Informationslieferant:innen im ganzen Unternehmen. “Trommeln” Sie rechtzeitig für Ihr Digitalisierungsprojekt und begeistern Sie die Belegschaft von der neuen HR-Software. Verdeutlichen Sie, weshalb das Projekt gerade jetzt wichtig ist, inwiefern es zu den Herausforderungen des Unternehmens passt und wo der unmittelbare Nutzen für Mitarbeitende und Führungskräfte liegt.
Bereiten Sie sich auch auf Einwände vor, indem Sie ein aktives Risikomanagement für Ihr Digitalisierungsprojekt betreiben: Identifizieren Sie die Risiken, um sie bewerten und laufend überwachen zu können. Welche Ereignisse können außerplanmäßig eintreten und den Erfolg des Projekts gefährden wie z. B. Mitarbeiterfluktuation oder Anforderungsinflation. Wie können Sie Risiken begegnen?
Vorgehensweise bei der Personalsoftware-Implementierung
Damit die Einführung Ihrer Personalsoftware gelingt, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen
- Legen Sie einen Projektmanager fest
Es ist die Aufgabe des Projektverantwortlichen, die Einführung der Personalsoftware zu planen und für deren Umsetzung zu sorgen.
- Erstellen Sie einen Zeitplan
Legen Sie für die Implementierung der Personalsoftware einen genauen Ablaufplan fest. Achten Sie auf die Einhaltung der Fristen und nehmen Sie sich genügend Zeit für die Einführung der HR-Software.
- Bennen Sie Verantwortlichkeiten
Binden Sie die Beteiligten rechtzeitig in die Einführung der Personalsoftware ein und legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Die erfolgreiche Implementierung einer HR-Software ist eine Gruppenleistung
- Bereiten Sie die benötigten Daten auf, falls erforderlich
Lassen Sie die Personaldaten vorab so aufbereiten, dass sie direkt in der neuen Personalsoftware genutzt werden können.
- Definieren Sie die zukünftigen Personalprozesse
Legen Sie fest, wer zukünftig welche Personalaufgaben erledigt und wie Prozesse mit Unterstützung der frisch implementierten HR-Software ablaufen werden.
- Testen, testen, testen
Bevor die Personalsoftware in Betrieb geht, sollten alle Funktionen umfassend getestet werden. Simulieren Sie, ob Zugriffsrechte und Mitarbeiterrollen reibungslos funktionieren.
- Begeistern Sie die Belegschaft
Sprechen Sie über die neue Personalsoftware und ihre Vorzüge. Hören Sie nicht auf, Führungskräfte und Belegschaft für die Nutzung der HR-Software zu gewinnen. Erklären Sie, warum es so wichtig ist mit dem neuen Programm zu arbeiten. Aber haben Sie auch ein offenes Ohr, wenn Fragen auftreten oder es zu Problemen kommt. Nur, wenn alle Mitarbeitenden die Personalsoftware nutzen, können Sie das Unternehmen maximal von der HR-Software profitieren.
FAQ zu Personalsoftware
Was ist eine Personalsoftware?
Personalsoftware bezeichnet Software-Produkte, die im Personalbereich eingesetzt werden. Ihr Zweck ist es, Prozesse in der Personalarbeit zu vereinfachen und zu optimieren sowie für mehr Transparenz zu sorgen.
Welche Funktionen hat eine Personalsoftware?
Eine Personalsoftware umfasst in der Regel mehrere Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben im Personalbereich. Diese können den kompletten Aufgabenbereich einer Personalabteilung abdecken oder nur Teile davon.
Wozu brauchen Unternehmen eine Personalsoftware?
Prinzipiell können Unternehmen eine Personalsoftware für alle Aufgabenbereiche in ihrer Personalabteilung einsetzen. Dazu gehören die Personalbeschaffung, die Personalbetreuung und -verwaltung sowie die Personalentwicklung.
Warum ist eine Personalsoftware so wichtig?
Das Human Ressource Management gehört zu den strategischen Managementbereichen eines Unternehmens, denn der Mensch ist ein wichtiger Wertschöpfungsfaktor. Um diese Herausforderung optimal meistern zu können, ist der Einsatz von Personalsoftware unverzichtbar. HR-Software kann den Workflow in der Personalabteilung deutlich optimieren.
Welche Vorteile bietet eine Personalsoftware?
Eine Personalsoftware vereinfacht und optimiert die Prozesse in der Personalarbeit und sorgt für mehr Transparenz. Sie verbessert die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. All das spart der Firma Zeit und Geld.
Personalsoftware ist eines der wichtigsten Werkzeuge in der HR-Abteilung. Ohne digitale Unterstützung können Personaler:innen heute die vielfältigen Herausforderungen, die sich ihnen stellen, kaum zufriedenstellend bewältigen.
Fazit: Personalsoftware als helfende Hand des Personalwesens
Richtig eingesetzt, bietet eine Personalsoftware ein beachtliches Spektrum an Funktionalitäten und Möglichkeiten für ein effizientes Human Resources Management. Insgesamt sorgt sie für mehr Transparenz und eine bessere Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Mitarbeitende können aktiv in HR-Prozesse einbezogen werden und haben nicht das Gefühl, dass alles „von oben“ entschieden wird. Die Personalabteilung hat dank automatisierter Routineaufgaben mehr Zeit, sich um die in Mitarbeitenden zu kümmern. Kurz: Eine passende Personalmanagement-Software sorgt langfristig für eine zufriedene Belegschaft. Immerhin sind die Mitarbeitenden das höchste Gut eines Unternehmens und der entscheidende Faktor für den Erfolg.
