Bewerbermanagement Software: Definition & Vergleich der Top Anbieter

Bewerbermanagement: Definition

Unter Bewerbermanagement wird die Administration von Bewerbern verstanden – das bedeutet alle Prozessschritte ab Erhalt der Bewerbung bis zur Entscheidung über die beste Bewerbung. Die darunter subsumierenden Teilaufgaben umfassen somit im Wesentlichen alle Aufgaben der Bewerberselektion, der Kommunikation mit dem Bewerbenden, der Koordination des Bewerbungsprozesses sowie der einzubindenden Personen.

Im folgenden Beitrag zum Bewerbermanagement Software Vergleich wird der Begriff etwas weiter gefasst und behandelt Aspekte von der Stellenausschreibung bis zur tatsächlichen Einstellung des Kandidaten.

Bewerbermanagement Software Funktionen: Das sollte sie können

Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welches Reporting und welche Konnektoren unterstützt werden müssen. Grundsätzlich umfassen aber alle gängigen Bewerbermanagementsysteme folgende Funktionen im Standard.

Stellengenehmigung

Durch anpassbare Workflows ermöglicht Bewerbermanagementsoftware eine schnelle und präzise Stellengenehmigung. Von der Erstellung des Antrags bis zur Freigabe durch HR wird jeder Schritt nahtlos und übersichtlich gestaltet.

Stellenausschreibung/Multiposting

Bewerbermanagementsoftware erleichtert die Stellenausschreibung durch anpassbare Vorlagen und erlaubt die Dokumentation spezifischer Stellendetails. Einstellungsprozesse und beteiligte Personen können im System definiert werden. Eine zentrale Funktion ist das Multiposting: Stellenausschreibungen können zeitsparend auf mehreren Jobportalen und auf Ihrer eigenen Karriereseite veröffentlicht werden. Dies optimiert den Rekrutierungsprozess und ermöglicht es  eine breitere Kandidatenbasis zu erreichen.

Bewerbungseingangsmanagement

Eine leistungsstarke Bewerbermanagementsoftware gewährleistet ein präzises Tracking jeder Bewerbung. Wichtig ist, dass jeder Bewerbungseingang genau erfasst wird. Wann kam eine Bewerbung an und über welches Portal kam die Bewerbung? Damit wird ein reibungsloser Kommunikationsfluss sichergestellt und die Effizienz von verschiedenen Veröffentlichungskanälen kann genau bewertet werden.

Bewerberauswahl und -Verwaltung

In diesen Bereich fallen einige Funktionen, die eine Bewerbermangement-Software mitbringen sollte. Im Folgenden führen wir Sie in die wichtigsten ein.

Kommunikation mit Bewerbern

Die Software ermöglicht eine effiziente und transparente Kommunikation mit den Kandidaten. Automatisierte Antworten und zeitlich geplante Kommunikation wie Bestätigungen, Intervieweinladungen, Dokumentenanforderungen, Angebote und Absagen helfen dabei, den Bewerbern Wertschätzung zu vermitteln und den Prozessfluss zu gewährleisten.

Sortier- und Clusterfunktionen

Besonders für Recruiter ist es essenziell, den Überblick über die Masse der Bewerber zu behalten, sodass ein reibungsloser und professioneller Recruiting-Prozess möglich ist. Indem Bewerber nach Status, Empfehlungen, Stellen oder Organisationseinheiten gefiltert und sortiert werden können, erleichtert das System den Überblick. Dashboards bieten allen Beteiligten ständige Updates zum Bewerber-Trichterstatus.

Rating

Das System erleichtert die effiziente Einbindung aller relevanten Rollen und hält die Übersicht über die Bewertungen. Bewerberunterlagen sind für alle Beteiligten leicht zugänglich, Notizen und Kommentare können hinterlegt und Bewertungen von verschiedenen Rollen vorgenommen werden.

Koordination und Organisation von Interview-Einladungen

Bei geeigneten Bewerbern unterstützt die Software auch die Organisation von Interviews. Interview-Leitfäden können zur Verfügung gestellt werden, die Terminfindung wird durch Outlook-Integration vereinfacht, und die Einbindung von Online-Meeting-Anbietern ermöglicht das Einbeziehen virtueller Räume in Einladungen.

Zusätzlich sollten folgende Funktionsbereiche auf inhaltliche Tiefe in der Auswahl der geeigneten Bewerbermanagement Software überprüft werden, da diese Themen nicht immer im Standard enthalten sind:

Vertragsmanagement

Einige Systeme bieten Vertragsmanagement als zusätzliche Funktion an, um den gesamten Vertragsprozess z.B. durch die Nutzung von Templates, eines Baustein-Systems oder digitaler Unterschriften zu dokumentieren und zu automatisieren. So behalten Sie stets den Überblick und sparen wertvolle Zeit.

Onboarding Management

Im Bereich des Bewerbermanagement-Software Marktes ist das Onboarding-Modul je nach Anbieter ein eigenständiges Modul oder im Recruiting-Modul enthalten bzw. zusätzlich integrierbar. Onboarding-Funktionen reichen von Willkommensnachrichten und Unternehmensvideos bis hin zu digitalen Schulungen und automatisierten Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Dies gewährleistet einen nahtlosen Übergang vom Rekrutierungsprozess zum Arbeitsalltag.

Talent Relationship Management

Zur nachhaltigen Sicherung des Talentpools bietet die Bewerbermanagement Software eine Verwaltungsfunktion zur effektiven Pflege potenzieller Kandidaten. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, den Kontakt zu wertvollen Talenten aufrechtzuerhalten und langfristige Beziehungen zu pflegen.

Die Wahl der richtigen Software erfordert eine genaue Anforderungsanalyse, da die Unterschiede oftmals im Detail liegen. Ein hochwertiges Bewerbermanagementsystem wird Ihr HR-Team entlasten und den gesamten Rekrutierungsprozess optimieren.

Bewerbermanagement-Software Vergleich

Wir finden die passende Bewerbermanagement-Software für Sie!

Wo liegen Ihre Herausforderungen im Recruiting?

Wieviele Stellen besetzen Sie ca. im Jahr?

Nutzen Sie bereits ein Recruitingsystem?
Wenn ja: Welches?

Nutzen Sie bereits andere HR IT Systeme?
Wenn ja: Welche?

Bewerbermanagement Software Vergleich: Wie wählen Sie die richtige aus?

Ein Bewerbermanagementsystem kann ein Unternehmen in grundlegenden Aspekten der Bewerberorganisation unterstützen. Allerdings sollte die Wahl der Bewerbermanagement Software eher nach individuellen Gesichtspunkten getroffen werden. Beim Bewerbermanagement Software Vergleich sollten Sie sich fragen: An welchen Märkten suchen Sie nach Ihren Bewerbern? Was sind die „Painpoints“ im eigenen Bewerbermanagement?

Zahlreiche Differenzierungskriterien und spezifische Faktoren können beim Bewerbermanagement Software Vergleich beleuchtet werden.

Bewerbermanagement-Software Vergleich: Wichtige Fragen

Zunächst ist es wichtig, sich klar zu machen, welche Anforderungen Sie an eine Bewerbermanagement Software haben. Es gibt eine Reihe von Schlüsselfragen, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:

  • Integration: Kann die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden?
  • Nutzerfreundlichkeit: Ist die Software einfach zu bedienen, sowohl für Ihre HR-Teams als auch für die Bewerber?
  • Skalierbarkeit: Kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an ändernde Bedürfnisse anpassen?
  • Datensicherheit: Wie steht es um die Datensicherheit und den Datenschutz? Erfüllt die Software die geltenden Standards und gesetzlichen Anforderungen?
  • Support: Welchen Service und Support bietet der Anbieter? Gibt es eine aktive Nutzergemeinschaft oder einen zuverlässigen Kundenservice?

Jedes Unternehmen steht hier vor eigenen Herausforderungen, hat einen anderen Grad der Internationalisierung, andere Prozesse, andere Philosophien, Unternehmensstrukturen und -Standorte, Stellenprofile, Recruiting-Strategien und -Ziele. Ein Bewerbermanagement Software Vergleich kann also nicht nach einem vorgefertigten Kriterienkatalog durchgeführt werden, sondern sollte immer passgenau auf das Unternehmen abgestimmt sein.

Bewerbermanagement-Software-Vergleich: Differenzierungsfaktoren

Unter den Bewerbermanagement Software Lösungen gibt es einige Unterscheidungsmerkmale, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten:

  • Funktionalität: Die Kernfunktionen einer Bewerbermanagement Software umfassen das Erfassen und Verwalten von Bewerberdaten, das Nachverfolgen von Bewerbungen und den Kommunikationsverlauf mit Bewerbern, die Planung von Vorstellungsgesprächen sowie das Erstellen von Berichten und Analysen. Einige Systeme bieten zusätzliche Funktionen wie Talent-Pools und Onboarding-Tools an. Überlegen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind.
  • Preis: Der Preis ist ein weiterer wichtiger Faktor. Einige Anbieter rechnen auf der Basis von Benutzerlizenzen ab, andere berechnen eine Gebühr pro Stellenausschreibung oder pro Bewerber. Es ist wichtig, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die enthaltenen Leistungen genau zu prüfen.
Bewerbermanagement Software - Vergleich der Anbieter
  • Flexibilität: Eine gute Bewerbermanagement Software sollte flexibel genug sein, um sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Prozesse anzupassen. Dies kann die Anpassung von Formularen und Workflows, die Möglichkeit zur Erstellung individueller Berichte oder die Integration mit anderen Systemen betreffen.
  • Benutzererfahrung: Nicht zuletzt spielt die Benutzererfahrung eine wichtige Rolle. Die Software sollte nicht nur für HR-Mitarbeiter, sondern auch für Bewerber leicht zu nutzen sein. Überprüfen Sie, ob die Software eine ansprechende, intuitive Benutzeroberfläche bietet und ob sie auf verschiedenen Geräten gut funktioniert.

Dies sollte vor dem Bestreben stehen, große Bewerberaufkommen möglichst effizient zu screenen und je nach Passung in einem weiteren Prozess im Detail zu durchleuchten. Hier gilt es je nach Herausforderungen, die möglichen Systeme auf Flexibilität abzuprüfen, damit sie das eigene Unternehmen bestmöglich unterstützen.

Bewerbermanagement-Software-Vergleich: Strategische Aspekte

Neben der Ausprägung der Kernfunktionalitäten in der Administration, Steigerung der Steuerungstransparenz, Gewährleistung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und den individuellen Aspekten des unternehmenseigenen Prozesses sollten dringend auch strategische Aspekte beleuchtet werden.

Es gilt zu bedenken, dass Software-as-a-Service-Partnerschaften dann erfolgreich sind, wenn beide Partner sich auch zukünftig in die gleiche Richtung bewegen, da es nur begrenzte Möglichkeiten einer tiefergehenden Individualisierung der Software gibt. Wichtige Aspekte sind:

Zukunftssicherheit

Technologie entwickelt sich rasant weiter und es ist wichtig, dass Ihre Bewerbermanagement Software mit diesen Entwicklungen Schritt halten kann. Achten Sie auf Anbieter, die regelmäßig Updates und Verbesserungen durchführen und die auf kommende HR-Trends und technologische Entwicklungen reagieren.

Globale Einsatzmöglichkeiten

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist oder dies plant, sollten Sie sicherstellen, dass die Software mehrsprachig ist und unterschiedliche Zeitzonen, Währungen und rechtliche Anforderungen unterstützt.

Strategische Integration

Die Bewerbermanagement Software sollte in der Lage sein, mit anderen HR- und Unternehmenssystemen zu interagieren. Eine nahtlose Integration mit Systemen wie Payroll, Mitarbeiterentwicklung oder Performance Management kann dazu beitragen, einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Employee Lifecycle zu gewährleisten.

Analytische Fähigkeiten

Datengetriebene Entscheidungen sind im modernen HR-Management von entscheidender Bedeutung. Eine Software mit starken analytischen Fähigkeiten kann dabei helfen, Muster und Trends in Ihren Bewerbungsdaten zu erkennen, die Leistu