Personaleinsatzplanung-Software: Vergleich der wichtigsten Anbieter | CLEVIS

Personaleinsatzplanung-Software: Vergleich der Anbieter

Personal und Zeit sind heutzutage wichtige Wettbewerbsfaktoren. Daher ist eine gut durchgedachte Personaleinsatzplanung eine grundlegende Voraussetzung für Unternehmen, um erfolgreich zu sein. Diese Aufgabe ist oftmals sehr komplex. Viele Betriebe setzen auf digitale Lösungen. Doch welche ist die passende Personaleinsatzplanung-Software (PEP) für Ihr Unternehmen? Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie die richtige Lösung finden, und stellen einige wichtige Anbieter vor.

Personaleinsatzplanung-Software: Was ist das?

Die Hauptaufgabe einer Personaleinsatzplanung ist es, Arbeitnehmer:innen mit den erforderlichen Qualifikationen in der benötigten Anzahl zur rechten Zeit am richtigen Ort zu haben. Stets geht es darum, die richtige Anzahl entsprechend qualifizierter Mitarbeitende genau zu der Zeit einzusetzen, wenn sie gebraucht werden. Dabei kann sich der Personalbedarf kurz-, mittel- oder auch langfristig verändern. Es kann zu Personalengpässen kommen oder es fallen teure Leerlaufzeiten und Überstunden an.

Die Personalplanung ist für den Human Resources Manager und die Geschäftsführung ein zentraler Aufgabenbereich. Denn die Planung von Personalkapazitäten und -kosten kann sich nachhaltig auf die Unternehmensplanung und -strategie auswirken. Um so wichtiger ist es, diesen vielschichtigen Planungsprozess präzise zu steuern. Das ist keine leichte Aufgabe, angesichts der inhaltlichen Komplexität, des hohen Anspruchs an die Datenqualität, der vielen Prozessbeteiligten, der schnellen Abstimmungsprozesse sowie der zahlreichen Informationsquellen. Für viele Betriebe ist der Einsatz einer PEP-Software daher unverzichtbar. Sie reduziert nicht nur den Aufwand, sondern kann den Planungsprozess viel besser auf die zu erreichenden Ziele abstimmen und transparent machen.

Ebenso aufwändig und langwierig ist es, Schichtpläne zu erarbeiten und zu verwalten. Planende müssen dabei eine Vielzahl an Aspekte berücksichtigen, wie betriebsinterne Vereinbarungen, gesetzliche Vorschriften und Wünsche der Mitarbeitenden. Manchmal ist es erforderlich, die Einsatzplanung aufgrund von Personalausfall komplett neu zu strukturieren. Werden Dienstpläne mittels Excel oder auf Papier erstellt, kann dies zu umständlichen und fehleranfälligen Listen, Zettelwirtschaft und eine zeitintensive Kommunikation via E-Mail oder Telefon führen. Eine digitale Schichtplanung bietet hingegen zahlreiche Vorteile für die Geschäftsleitung, Personalmitarbeitende, Schichtplaner:innen und nicht zuletzt auch für die betroffenen Arbeitnehmer:innen.

Die Personaleinsatzplanung-Software hilft beispielsweise bei der Planung des Personaleinsatzes von Einzel- und Wechselschichten, kann Übersichten unter Berücksichtigung von Tagesanwesenheitskontrollen und Jahresurlaubsplanungen erstellen und unterstützt bei der Analyse von Einsatz- und Urlaubszeiten und bei der Erstellung von Dienstplänen pro Mitarbeitende. Die Software für Personaleinsatzplanung ist in der Regel branchenneutral. Es gibt allerdings auch PEP- Lösungen für spezielle Branchen wie das Gesundheitswesen, den Handel, für soziale Einrichtungen und das Facility- oder Event-Management.

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Meine Anforderung an eine Personaleinsatzplanungssoftware umfassen:

Haben Sie bereits eine Personaleinsatzsoftware im Haus?
Wenn Ja: Welche Software haben Sie im Einsatz und was ist der Grund für die geplante Ablösung?

Wie viele Mitarbeitende sollen über die Software gemanagt werden?

Personalplanung-Software: Was sind die Vorteile?

Wer die Einsätze seines Personals mit einer Software plant, profitiert gleich von mehreren Vorteilen. Er setzt Personalressourcen intelligenter und effizienter ein, reduziert die Personalkosten durch die Vermeidung teurer Überstunden und Leerlaufzeiten, motiviert seine Mitarbeitenden und verbessert die Zufriedenheit seiner Kunden durch eine präzise und transparente Planung.
Diese Vorzüge bietet eine Software für Personaleinsatzplanung:

Automatisierung als Schlüssel für eine präzise Planung

Werden in einem Unternehmen Planungsprozesse automatisiert, spart dies Zeit und vermeidet Fehler. Das gilt auch für die Planung von Personaleinsätzen. Das manuelle Erstellen aufwändiger Dienstpläne mit Zettelbergen und Excel-Listen, die zudem ab einer gewissen Größenordnung unübersichtlich und schwer händelbar sind, braucht Zeit. Bei der digitalen Personaleinsatzplanung hingegen laufen viele Prozesse automatisiert ab. Das hilft, Zeit zu sparen.

Eine Schichtplanung ist zudem ein fehleranfälliger Prozess, vor allem, wenn er manuell durchgeführt wird. Schichtplanende müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigen und die Planung stets flexibel an veränderte Umstände anpassen. Das händische Eintragen eines telefonisch vereinbarten Einsatzes beispielsweise in einen Schichtplan, ist nicht nur zeitintensiv, sondern führt zu Medienbrüchen und Mehrarbeit. Korrekturen und Änderungen im Plan können zu weiteren Fehlern führen.

Mit Hilfe einer Personalplanung-Software lassen sich solche Fehler vermeiden, da die Prozesse automatisiert ablaufen. Änderungen im Plan sind sofort sichtbar. Die intelligente Software erkennt Planungskollisionen und warnt, wenn man einen Mitarbeitende für die gleiche Schicht mehrmals zuweisen möchte, oder meldet, wenn ein Teammitglied wegen Urlaub oder Krankheit nicht zu einer Schicht zugeteilt werden kann. Bei einer manuellen Planung muss der Schichtplanende erst weitere Dokumente wie Urlaubspläne etc. zu Rate ziehen.

Flexibel reagieren

Die Erstellung eines Dienstplans ist meist ein sehr aufwändig: Diverse Telefonate und Mails können nötig sein, um herauszufinden, welcher Mitarbeitende verfügbar ist. Eine digitale Lösung erlaubt es durch kurze, direkte und unkomplizierte Kommunikationswege flexibel und rasch zu reagieren. Ist der Schichtplan veröffentlich, wird jeder Mitarbeitende automatisch informiert, anstatt dass jeder Kollege einzeln kontaktiert werden muss. Zudem müssen für die Kommunikation keine privaten Kanäle der Angestellten genutzt werden.

Kosten optimieren

Sobald feststeht, was für die Vorbereitung und Ausführung eines zukünftigen Projekts erforderlich ist, hilft eine Personaleinsatzplanung-Software dabei, Personalressourcen effektiv planen und finanzielle Ergebnisse im Auge behalten zu können, und dies über die gesamte Dauer des Projektes. Der Planungsaufwand lässt sich dadurch auf ein Minimum reduzieren, und der Zeitaufwand für alle Planungsmaßnahmen deutlich verringern. Das erhöht die Effektivität, vermeidet Frust, spart Arbeitsaufwand und somit Geld. Das Software-Tool gibt einen Gesamtüberblick über den Personaleinsatz und hilft dabei, Ressourcenengpässe zu vermeiden und möglichen Schwierigkeiten vorzubeugen. Eine effektive Personaleinsatzplanung sorgt zudem dafür, dass Teammitglieder gemäß ihren beruflichen Qualifikationen eingesetzt werden. Sie kann dazu beitragen, eine Überlastung der Mitarbeitenden zu vermeiden und möglichen Projektverzögerungen, die das Unternehmen unter Umständen teuer zu stehen kommen, vorzubeugen.

Besserer Überblick und mehr Transparenz für alle

Excel-Tabellen oder Pläne in Papierform sind oft unübersichtlich, da man in verschiedenen Spalten suchen und Daten vergleichen muss. Digitale Lösungen hingegen sind darauf ausgelegt, dem Planenden auf einen Blick darzustellen, ob alle Schichten ausreichend besetzt sind und welche Arbeitnehmer:innen verfügbar sind. Die Stunden der Mitarbeitenden können online gezählt und mögliche Konflikte angezeigt werden. Jede Änderung ist sofort in Echtzeit sichtbar. Ein digitales Tool verschafft auch den Mitarbeitenden einen besseren Überblick: Sie können sich jederzeit online – bei manchen Software-Lösungen auch mobil via App – über ihre Arbeitszeiten informieren.

Zufriedenere Mitarbeitende – höhere Mitarbeiterbindung

Darüber hinaus bezieht eine Personaleinsatzplanung-Software die Mitarbeitenden in den Planungsprozess direkt mit ein. So bekommen sie die Möglichkeit, sich jederzeit online einen aktuellen Überklick über ihren Dienstplan und eventuelle Änderungen zu verschaffen. Die Planungsprozesse sind für jeden nachvollziehbar. Manche Software-Lösungen sehen vor, dass sich die Mitarbeitenden selbständig auf Schichten bewerben können. Das fördert die Selbstbestimmung und die Zufriedenheit der Teammitglieder und erspart viel Konfliktpotential. Schließlich ist die Verwendung einer Software-Lösung zeitgemäßer und kann speziell bei jüngeren Menschen für eine höhere Bindung an das Unternehmen sorgen.

Datenschutzkonform und Einhaltung der arbeitsrechtlichen Anforderungen

Auch der Datenschutz spielt bei der Personaleinsatzplanung eine wichtige Rolle. Personenbezogene Daten, wie Name und Adresse des Mitarbeitenden, aber auch Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankentage oder Überstunden müssen geschützt und dürfen nicht einfach veröffentlicht und anderen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden. Der öffentliche Aushang eines Dienstplans, wie es in vielen Betrieben üblich ist, ist deshalb aus Datenschutzgründen problematisch.
Eine PEP-Software erfüllt sämtliche DSGVO-Anforderungen und ist gleichzeitig funktional. Sie gewährt Mitarbeitende Zugang zu ihrem Dienstplan, ohne dass sie Einblick in die personenbezogenen Daten anderer Arbeitnehmer:innen erhalten. Über eine Rechteverwaltung kann der Arbeitgebende bzw. Planende genau kontrollieren, was welcher Mitarbeitende sehen kann.

Die digitale Erfassung von Arbeits-, Pausen- oder Abwesenheitszeiten schürt bei manchem die Angst vor dem „gläsernen Mitarbeitenden“. Tatsächlich hat die Verwendung einer entsprechenden Software-Lösung aber Vorteile: Die detaillierte Aufzeichnung der Arbeitszeiten ist Voraussetzung dafür, dass Mitarbeitende die ihnen zustehenden Pausen und Ruhezeiten einhalten. Das System kann warnen, wenn Ruhe- und Pausenzeiten unterschritten werden. Auf diese Weise werden die Arbeitnehmer:innen geschützt und der Arbeitgeber dabei unterstützt, gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten.

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Funktionsumfang: Was kann eine Personaleinsatzplanung-Software?

Softwarelösungen für die Personalplanung verfügen über sehr unterschiedliche Funktionen. Im einfachsten Fall bieten sie Planungsvorlagen, in denen der Planende seinen Mitarbeitenden Schichten, Arbeitszeiten oder Abwesenheitsgründe zuteilen kann. Umfassendere Systeme berechnen zusätzlich auf Basis des jeweils aktuellen Planungsstandes und des aktuellen Stands der Zeitkonten den zu erwartenden zukünftigen Stand der Zeitkonten. Einige Systeme können über die Standardfunktionen hinaus anzeigen, inwieweit der jeweilige Personalbedarf gedeckt ist oder ob es zu einer Über- bzw. Unterdeckung kommt.
Eine klassische Software zur Personaleinsatzplanung beinhaltet folgende Funktionen:

  • Planungsvorlagen, in denen die Arbeitszeiten geplant werden können
  • Gemeinsame Nutzung des Zeitplans mit dem gesamten Team
  • Hochrechnung von Zeitkonten auf Basis der Planung
  • Übersicht über die Bedarfsdeckung auf Basis der Planung
  • Verwaltung von Schichtwechseln und automatische Erinnerung der Mitarbeitenden an bevorstehende Schichten Darstellung eines schichtbezogenen Personalbedarfs
  • Funktionen zur Verfolgung der Verfügbarkeit von Teammitgliedern, Urlaubsanfragen und -Genehmigungen
  • Schnittstellen, um Daten von Zeitkonten einzulesen oder Einsatzpläne zu exportieren
  • Funktionen zur Arbeitskostenplanung
  • Flexibler Zugang zu Aktualisierung des Einsatzplanes in Echtzeit über eine mobile App

Personaleinsatzplanung-Software-Vergleich: Wie wählen Sie die richtige Software aus?

Der Markt bietet unzählige Software-Lösungen für die Einsatzplanung von Personal. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen verschiedenen Arten. Einige Lösungen widmen sich explizit der Personalplanung. Alle Funktionen beziehen sich auf den Planungsprozess. Darüber hinaus gibt es Zeiterfassungssysteme mit integrierter Planungssoftware. Diese Programme erfassen schwerpunktmäßig Arbeitsstunden. Ergänzt werden sie durch einige Planungsmodule. Zudem gibt es HR-Softwarelösungen, die auch die Personaleinsatzplanung unterstützen. Doch Achtung: Nicht jede dieser Komplettlösungen für Personalmanagement verfügt über diese Funktionen.

Ob Kleinunternehmen oder ein Konzern mit über 10.000 Mitarbeitende, es gibt für jeden Betrieb eine passende Personaleinsatzplanung-Software. Wichtig ist es, bei der Auswahl der digitalen Personaleinsatzplanung die Arbeitsabläufe und Prozesse direkt in die Planung einzubeziehen.

Folgende Kriterien sollten Sie bei der Auswahl beachten:

    1. Anzahl der Mitarbeitenden und Standorte
      Je nach Größe des Unternehmens sind die Anforderung an eine PEP-Software sehr unterschiedlich. Je mehr Mitarbeitende und Standorte, desto komplexer ist der Planungsprozess. Einige Softwarelösungen eignen sich nur für kleine Unternehmen mit einem Standort. Andere wiederum sind auf Wachstum ausgelegt. Wie sieht die Zukunft Ihres Unternehmens aus? Möchten Sie expandieren und weitere Standorte eröffnen? Dann entscheiden Sie sich für eine Lösung, die den aktuellen Anforderungen, aber auch Ihren Zukunftsplänen gerecht wird.
    2. Zeiterfassung inklusive
      Für manche Betriebe ist es wichtig, die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer:innen exakt zu erfassen. Dies ist vor allem der Fall, wenn auf Stundenbasis abgerechnet wird. Für andere Unternehmen hingegen genügt es, die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu dokumentieren. Dies gilt es bei der Wahl eines Anbieters zu bedenken. Denn manche Softwarelösungen für Personalplanung bieten direkt eine integrierte Zeiterfassung mit an.
    3. Mobile Lösung – ja oder nein?
      Arbeiten Ihre Angestellten von zuhause aus oder sind sie viel unterwegs? Oder möchten Sie die Einsatzplanung zur Not auch außerhalb des Büros erledigen? Dann ist eine webbasierte Lösung empfehlenswert. Mit einer mobilen App können Sie die Planung jederzeit flexibel durchführen und den Mitarbeitenden Nachrichten und Erinnerungen direkt auf ihr mobiles Endgerät senden.
    4. Allgemeine oder branchenspezifische Lösung
      Die meisten digitalen Personalplanungslösungen sind in allen Branchen einsetzbar. Es gibt allerdings auch branchenspezifische Lösungen, die auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind, wie beispielsweise auf die Gastronomie oder die Pflege. Falls Sie eine auf Ihre Ansprüche zugeschnittene Lösung suchen, sollten Sie eine Branchenlösung in Erwägung ziehen.
    5. Zusatzfunktionen und Extras
      Viele Personalplanungsprogramme verfügen über Zusatzfunktionen wie bestimmte Kommunikationsfeatures, die Kontrolle von Überstunden oder einen personalisierten Zugriff für bestimmte Mitarbeitende und Vieles mehr. Doch nicht jedes Unternehmen benötigt jedes Feature. Überlegen Sie sich daher gut, was Ihr Betrieb wirklich braucht.

Darauf sind wir stolz:
Bereits über 700 Projekte und damit über 4 Millionen erreichte
Mitarbeitende in 80 Ländern.

Personaleinsatzplanung-Software-Vergleich: Den richtigen Anbieter finden

Atoss

Die ATOSS Software AG ist seit rund 30 Jahren auf professionelles Workforce Management und Software zur bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung spezialisiert. Das Unternehmen bietet Lösungen für alle Branchen und Unternehmensgrößen an. Die Atoss Workforce-Management-Lösung unterstützt Betriebe bei der Kapazitäts- und Terminplanung sowie der Zeit- und Anwesenheitserfassung. Die cloudbasierte Software verfügt über klassische Zeitwirtschaft-Tools und mobile Apps. Sie ermöglicht eine detaillierte Personalbedarfsermittlung, eine anspruchsvolle Personaleinsatzplanung und strategische Kapazitäts- und Bedarfsplanung. Die PEP-Software bietet umfassende Funktionen und ist komplett plattformunabhängig. Ein Minuspunkt: die Lösung ist teilweise kompliziert.

Medifox

Medifox entwickelt Softwarelösungen für die Pflegebranche. Medifox stationär richtet sich an stationäre Pflegeeinrichtungen und unterstützt bei allen Aufgaben der stationären Pflege von der Verwaltung über die Planung bis hin zur Dokumentation und Abrechnung. Um Personalressourcen effizient planen zu können, umfasst das Programm eine integrierte Personaleinsatzplanung einschließlich einer mehrstufigen Dienstplanung, einer Zeiterfassung wie auch einer Urlaubs- und Fortbildungsverwaltung.

Teamhero

Die Personalmanagement Lösung Teamhero ist vor allem für den Einsatz in personalintensiven Unternehmen geeignet. Die Softwareanwendung kann von Unternehmen als zentrale Plattform zur Personalverwaltung genutzt werden. Hierfür sind in das Programm Funktionen integriert, welche die Nutzer u. a. in den Bereichen Personaleinsatzplanung, Mitarbeiterrekrutierung, Arbeitszeiterfassung und Dokumentenverwaltung unterstützen. Teamhero wird vom Hersteller als Software-as-a-Service Lösung angeboten und kann daher geräteunabhängig verwendet werden.

Ultimate Kronos Group (UKG)

Kronos zählt zu den weltweiten Marktführern von Workforce-Management-Lösungen bzw. Software zur Personaleinsatzplanung in der Cloud. 2020 fusionierte das Unternehmen mit Ultimate Software. Die Ultimate Kronos Group (UKG) unterstützt Unternehmen weltweit mit der Software-Lösung UKG Ready bei der Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und beim Fehlzeitenmanagement, um Personalkosten zu kontrollieren, Compliance-Risiken zu minimieren und sowohl die Produktivität als auch die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig zu steigern. UKG Ready wurde für Unternehmen mit hundert oder mehr Mitarbeitende entwickelt und ist eine cloudbasierte Lösung, die Kompetenzverfolgung, Leistungsmanagement, Schichttausch und mehr bietet.

ZMI

ZMI entwickelt Softwarelösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen. Mit der ZMI Komplettlösung für Zeiterfassung können Arbeitszeiten, Projektzeiten und Auftragszeiten ortsunabhängig, digital und in Echtzeit erfasst werden – ob über stationäre Terminals im Betrieb, online im Webbrowser, mobile Terminals im Baucontainer oder Fahrzeug sowie mit Apps für iOS und Android auf Smartphone oder Tablet. Ergänzend gibt es Zusatzmodule für eine digitale Personalakte, die automatisierte Führerscheinkontrolle, Workflow-Management und Zutrittskontrolle.

Personaleinsatzplanung-Software-Anbieter im direkten Vergleich

  Atoss Medifox Teamhero UKG (Kronos) ZMI
Art Allgemeine PEP-Software Branchen-lösung Allgemeine PEP-Software HR Software Komplettlösung zur Zeiterfassung
Ziel-gruppe Unternehmen aller Größen und Branchen Pflegeunter-nehmen Personal-intensive Unter-nehmen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitende Unternehmen aller Größen und Branchen
Funk-tionen Sehr umfangreich Maßge-schneidert für die Branche Überdurch-schnittlich viele umfangreich Wenige Planungstools
Look & Feel Teilweise Kompliziert Intuitiv
6 Sprach-versionen
Einfach und übersicht-lich Intuitiv und benutzerfreund-lich Einfache Bedienung
Service 24/7 Live-Support 24/7 Live-Support Selfservice,
Telefon-support
E-Mail, Chat, Telefon, Wissens-datenbank 24/7 Live-Support
App-Version Ja. Nicht für stationär Nein. Ja. Cloudbasiert Ja. Cloudbasiert
Preis Keine kostenlose Version, kein Gratistest Individuelle Finanzierungs-konzepte, u. a. Leasing Keine Preisangabe Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis Keine kostenlose Version, Gratistest möglich

Fazit: Software für die Personaleinsatzplanung

Personaleinsätze mit einer Software zu planen, bringt einem Unternehmen viele Vorteile. Es spart Zeit und Geld. Es sorgt für Flexibilität, Transparenz und zufriedenere Mitarbeiter. Der Markt bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen Softwareprogramme für die Personalplanung. Die gute Nachricht: Je nach Unternehmensgröße, Branche und Anforderungen gibt es für jeden Betrieb die passende Lösung. Wichtig ist es, sich vorab die richtigen Fragen zu stellen. Wie nutze ich die Software? Welche Features bringen mir einen wirklichen Mehrwert? Wie kann mir das Programm helfen, meine Ziele zu erreichen? Und vor allem: In der Personalarbeit „nur“ die Personaleinsatzplanung zu digitalisieren, ist deutlich zu kurz gedacht. Vielmehr sollte man die Digitalisierung der Personalplanung als Teil eines strategischen Umbruchs sehen.