Talent Pool: So sieht eine erfolgreiche Mitarbeiterdatenbank aus

Ein Unternehmen ohne eine stabile, effiziente, kompetente und kreative Workforce hat es am Markt schwer. Eine solche Mitarbeitergemeinschaft aufzubauen ist aber nicht ganz so einfach. Ein Tool, das die Rekrutierung wertvoller Talente wesentlich erleichtert, ist der Talent Pool. Was das genau ist und wie man einen Talent Pool am besten aufbaut und handhabt, klären wir in diesem Beitrag.

Definition: Was genau ist ein Talent Pool?

Ein Talent Pool ist nichts anderes, als eine Datenbank, in der die Informationen von Menschen gesammelt sind, deren Kompetenzen besonderes Potential für das Unternehmen bergen. Ihr Kontakt wird hier gespeichert, um ihr Talent für das Unternehmen zu sichern, und bei sich ergebenden Vakanzen auf sie zurückgreifen zu können.

Statt eines umständlichen Recruitingprozesses, der bei der Ausschreibung der Stelle beginnt, steigt man hier via Active Sourcing bereits an einer fortgeschritteneren Stelle im Prozess ein. Das spart einiges an Zeit und Ressourcen und verspricht obendrein, die Stelle mit einer geeigneteren Person zu besetzen. Damit sind Talent Pools ein fester Bestandteil vom Talent Management.

Besonders, wenn man das Unternehmen in Richtung einer agilen Organisation strukturieren möchte, bzw. künftig kurzlebiger besetzen will oder muss, wird so ein Talent Pool unabdingbar. Im projektbezogenen Arbeiten ist es notwendig, Kompetenzen schnell zu Teams und passend zum Aufgabenbereich matchen zu können.

Talent Management Readiness Check

Wie gut ist Ihr Unternehmen darin Talent zu finden, zu binden, zu führen & entwickeln?

Wo liegt Ihre Herausforderung im Talentmanagement?

Haben Sie bereits eine Talentmanagement Software im Einsatz?
Wenn Ja: Welche Software haben Sie im Einsatz?

Haben Sie ein anderes HR IT System im Einsatz?
Wenn Ja: Welches?

Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?

Arten von Talent Pools: interne vs. offene Talent Pools

Prinzipiell lässt sich unter den Talent Pools zwischen internen und offenen Talent Pools unterscheiden. Meistens sind unter dem Begriff allerdings die internen Datenbanken von Unternehmen gemeint. Offene Talent Pools sind im Gegensatz dazu Datenbanken, die meist von Hochschulen oder im künstlerischen Umfeld angeboten werden und offene Plattformen darstellen, in die sich Interessenten einfach eintragen können.

Die Plattformen stehen dann nicht nur einem Unternehmen, sondern beispielsweise einer ganzen Branche zur Verfügung. Die TUM School of Management unterhält beispielsweise eine Plattform für Jobs und Praktika, in die sich Absolventen und Studierende eintragen können.

So viel zu den offenen Talent Pools als side note. Zurück zu den internen Talent Pools und wie auch Sie in Ihrem Unternehmen einen anlegen können. Da sie hauptsächlich für den Recruitingprozess verwendet werden, spricht man von Kandidatenpools. Im weiteren Sinne kann man aber auch alle aktuellen Mitarbeiter dort mit ihren Kompetenzen katalogisieren. So ein Talent Pool dient nicht zuletzt bei der Kompetenzanalyse und der Nachfolgeplanung als wichtiges Werkzeug.

Unternehmen, die bereits von diesem Tool profitieren, sind beispielsweise:
  • Deutsche Bahn
  • Roche
  • Porsche
  • BASF
  • Bosch
  • New Yorker
  • Audi
  • Allianz Global
  • Novartis
  • Daimler

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Vorteile in der Mitarbeiterrekrutierung

  • Verkürzung der time-to-hire
    Eine der wichtigsten KPI’s im Recruitingprozess ist die time-to-hire. Ohne Talent Pool startet die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern beim Schreiben der Stellenanzeige, beim Headhunter und bei der Bewerberverwaltung. Dieser ganze Aufwand fällt weg und man kann direkt bei der Kontaktaufnahme und den Bewerbungsgesprächen beginnen. Diese gehen üblicherweise schneller über die Bühne, da Kandidat und Unternehmen an diesem Punkt bereits in engerem Kontakt stehen.
  • schnelleres Onboarding
    Besonders, wenn ehemalige Mitarbeiter im Talent Pool verbleiben und später wiedergewonnen werden können, gestaltet sich das Onboarding in der Regel um ein Vielfaches schneller. Das Talent kennt die Abläufe bereits zu einem bestimmten Teil und fügt sich ins Team mit den alten Kollegen wieder gut ein.
  • höhere Zusagewahrscheinlichkeit
    Im Talent Pool finden auch Second-Best-Bewerber einen guten Platz. Bei Talenten, die man bereits kennen gelernt hat, bei denen es aber knapp nicht gereicht hat, besteht vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt noch immer das Interesse, für das Unternehmen zu arbeiten. Diese zwar erst abgelehnten, aber deshalb nicht unbedingt inkompetenten Kandidaten, werden im Talent Pool sozusagen „warmgehalten“.

Unsere Tipps für den Aufbau eines Talent Pools

Ein Talent Pool ist praktisch, wichtig und womöglich künftig notwendig für die erfolgreiche und effiziente Besetzung von Arbeitsstellen. Wie baut man einen Talent Pool aber am besten auf, damit er seine Dienste tun kann und nicht zu einer verstaubten Kartei verkommt, sobald man ihn angelegt hat?

Datenstamm aufbauen: Gute Quellen für vielversprechende Talente

Talente findet man nicht an jeder Ecke, aber es gibt einige von diesen Ecken, in denen sie zahlreich anzutreffen sind. Worauf wir immer wieder pochen, ist, dass Praktikanten und junge Talente nicht verloren gehen dürfen. Nachdem sie ihre Ausbildung beendet und ein wenig Erfahrung gesammelt haben, kommen sie vielleicht gerne wieder an ihre Karriereursprünge zurück.

Folgende Quellen bieten sich darüber hinaus an, um nach Talenten Ausschau zu halten:

  • Karriere- und Fachmessen
  • Fachvorträge und weitere Veranstaltungen der Branche
  • Hochschulinitiativen und Karrieretage
  • Second-Best-Bewerber
  • Empfehlungen von Mitarbeitern
  • Social Media

Inhalte, Daten & Infos über die Kandidaten

Nun ist also klar, wo man die Daten für den Talent Pool herbekommt. Stellt sich noch die Frage, welche Daten man am besten erfassen sollte. Dass Mitarbeiter mehr Facetten haben als ihre bisherige berufliche Laufbahn, ist klar. Folgendes sollte außerdem in die Kartei wandern:

  • Fachkompetenzen
  • kommunikative und soziale Kompetenzen
  • persönliche Kompetenzen
  • Karriereziele, Wünsche und Interessen des Talents

Abgestimmt mit und ausgerichtet nach den Fähigkeiten, die in den Stellen Ihres Unternehmens gefragt sind, kann mit so einer Kartei schnell und effizient nach der potentiell idealen Besetzung für die jeweiligen Stellen gesucht werden.

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Pflegen & nutzen Sie den Talent Pool aktiv!

Beim Aufbau und der Pflege des Talent Pools gilt wie so oft: Qualität vor Quantität. Eine umfassende Talentdatenbank ist zwar schön und gut, aber die Spreu sollte man besser vom Weizen trennen, bevor man Daten in die Kartei einträgt. Dort möchte man dann wirklich nur noch Talente haben, die auch wirklich in Frage kommen würden.

Außerdem sind die Informationen up-to-date zu halten. Das funktioniert am besten, indem man den Kontakt zu den Talenten pflegt und sie darum bittet, die Informationen online auf dem aktuellen Stand zu halten. So kann und sollte der Pool direkt eingesetzt werden, wenn sich Bedarf ergibt.

Bleiben Sie in Kontakt!

Auf den Talent Pool sollte man allerdings nicht nur zum Updaten und bei Einstellungen zugreifen. Halten Sie sich Ihre Talente warm, indem Sie sie laufend über Firmenevents, freie Stellen und Neuigkeiten informieren. Sind Sie auf einer Messe oder einem anderen branchenspezifischen Event vertreten? Perfekt – dann laden Sie doch Ihre Kontakte aus dem Talent Pool dorthin ein und betreiben Sie aktives Networking. So behalten die Talente das Gefühl, dass man auf sie zählt und sie nicht umsonst in der Kartei eingetragen sind.

Möchten Sie noch einen Schritt weiter gehen, haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Art Community aufzubauen. Veranstalten Sie Workshops und Keynote-Veranstaltungen, Fachtagungen und ähnliche Events, bei denen sich über aktuelle Diskussionen der Branche ausgetauscht wird. Besonders in Kooperation mit einschlägigen Schulen und Universitäten machen Sie die Durchstarter von morgen ausfindig und gewinnen sie für Ihr Unternehmen.

Talent Pool mit der richtigen Software aufbauen

In der Praxis ist dieser Talent Pool eigentlich nichts anderes, als eine Software, in die Sie Daten und Informationen eintragen können. Diese Talent Relationship Software können und sollten Sie je nach Möglichkeit online zugreifbar machen. So können sich Interessenten direkt eintragen, bzw. ihre Informationen aktualisieren.

Achtung an dieser Stelle: Datenschutz!

Vergessen Sie auf keinen Fall, eine Erlaubnis für das Sammeln von Daten der Talente im Pool einzuholen. Auch sollte die Datenbank selbst mit einem speziellen Schutz versehen sein, damit keine Kontaktdaten in unbefugte Hände gelangen können.

Mithilfe dieser Software haben Sie den gesamten Talent Pool auf einen Schlag übersichtlich griffbereit.

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Die Technologie übernimmt außerdem das Matching mit den jeweiligen Stellen, indem sie die vorhandenen und benötigten Kompetenzen in Sekundenbruchteilen miteinander vergleicht. Das Programm spuckt Ihnen auf Knopfdruck jene Kandidaten aus, nach denen Sie gerade suchen und Sie können direkt in den aktiven Recruitingprozess einsteigen.

Bilder:
© svetazi – stock.adobe.com
© Leonid – stock.adobe.com

FAQs zu Talent Pool

Was ist ein Talent Pool?

Ein Talent Pool ist nichts anderes als eine Datenbank, in der Informationen von Personen gesammelt werden, deren Fähigkeiten besonderes Potenzial für das Unternehmen haben.

Ihre Kontakte werden hier gespeichert, um Ihre Talente im Unternehmen zu sichern und bei offenen Stellen auf Sie zählen zu können.

Welche Arten von Talent Pools gibt es?

Grundsätzlich lässt sich der Talent Pool in einen internen Talent Pool und einen offenen Talentpool unterteilen.

Der interne Talentpool ist eine Datenbank aller interessierten Mitarbeiter und Bewerber im Unternehmen.

Offene Talentpools sind Datenbanken, die hauptsächlich von Universitäten oder Kunstumgebungen bereitgestellt werden und eine offene Plattform darstellen, auf der sich Interessenten einfach anmelden können.

Wie wird ein Talent Pool aufgebaut?

Der Talentpool ist praktisch, wichtig und wahrscheinlich auch in Zukunft notwendig, um Vakanzen erfolgreich und effektiv zu besetzen.

Aber wie baut man am besten einen Talentpool auf, damit er seinen Job macht und nicht schon beim Anlegen zu verstaubten Akten verkommt?

  • Datenstamm aufbauen, damit junge Talente nicht verloren gehen
  • Inhalte, Daten & Infos über die Kandidaten sammeln, um schnell und effizient nach der potenziell idealen Besetzung für die jeweiligen Stellen suchen zu können
  • Pflegen und Nutzen des Talent Pools, um Informationen up-to-date zu halten
  • In Kontakt bleiben, damit junge Talente laufend über Firmenevents, freie Stellen und Neuigkeiten informieren werden können.

Welche Vorteile bietet ein Talent Pool?

Anstatt den langwierigen Rekrutierungsprozess bereits bei der Stellenausschreibung zu starten, setzen Sie mit Active Sourcing an einem höheren Punkt im Prozess an.

Das spart viel Zeit und Ressourcen und verspricht zudem, die Position mit geeigneteren Personen zu besetzen, was den Talent Pool damit zu einem festen Bestandteil des Talentmanagements macht.

Vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen in Richtung einer agilen Organisation strukturieren wollen oder zukünftig kurzfristig Stellen besetzen wollen oder müssen, wird ein solcher Talentpool unabdingbar, da es bei projektbezogener Arbeit besonders notwendig ist, die Fähigkeiten schnell dem Team und dem Verantwortungsbereich zuordnen zu können.

  • Verkürzung der time-to-hire
  • schnelleres Onboarding
  • höhere Zusagewahrscheinlichkeit

Was ist das Ziel eines Talent Pools?

Solche Talentpools sind nicht nur ein wichtiges Instrument zur Kompetenzanalyse und Nachfolgeplanung.

Talentpools ermöglichen es Unternehmen, potenzielle zukünftige Mitarbeiter zu halten und später zu rekrutieren.

Effektives Talentmanagement erhöht die Chancen, offene Stellen auch kurzfristig mit qualifizierten Experten zu besetzen.