Bewerbermanagement – Definition, Aufgaben und Systeme

Den geeigneten Kandidaten für eine Stelle zu finden, gestaltet sich oftmals sehr schwierig. Ein gutes Bewerbermanagement hilft dabei, den Recruitingprozess zu organisieren und eingehende Bewerbungen effizient und effektiv zu bearbeiten. In folgendem Beitrag erfahren Sie, was man genau unter Bewerbermanagement versteht und was Sie dabei beachten müssen.

Bewerbermanagement: Definition

Das Management der Bewerber ist ein wichtiger Bestandteil des Recruitings und gehört damit zum Human Resource Management. Es bezeichnet die Gesamtheit aller Methoden, Mittel und Prozesse, die für einen effizienten und effektiven Recruitingprozess notwendig sind. Ziel des Bewerbermanagements ist es, Zeit und Kosten zu sparen sowie qualifizierte Mitarbeiter einzustellen.

Achtung: Bewerbermanagement ≠ Bewerbungsmanagement
Bewerbermanagement dreht sich rund um die Organisation des Recruitingprozesses seitens des Unternehmens. Bewerbungsmanagement hingegen bezieht sich darauf, wie und mit welchen Mitteln der Bewerber selbst seine Bewerbung organisiert.

Bewerbermanagement ist deshalb wichtig, weil Bewerber umständliche Bewerbungsverfahren und zu langsame Reaktionen des Unternehmens als negativ empfinden. Laut einer aktuellen Studie brechen in etwa die Hälfte aller Kandidaten ihre Bewerbung aus genau diesen beiden Gründen ab. Ein effizientes Bewerbermanagement setzt genau an dieser Stelle an und sorgt für einen reibungslosen und schnelleren Bewerbungsprozess.

Bewerbermanagement vs. E-Recruiting

Bewerbermanagement wird oftmals synonym zu E-Recruiting verwendet. Das stimmt jedoch nicht ganz, da sich E-Recruiting auf den technischen Aspekt bezieht. Von E-Recruiting spricht man immer dann, wenn für das Management der Bewerber eine Softwarelösung verwendet wird.

Von erfolgreichem Bewerbermanagement spricht man immer dann, wenn qualifizierte Mitarbeiter eingestellt und die Employer Brand dank einer positiven Candidate Experience nachhaltig gestärkt wurde. Ein schlechtes Bewerbermanagement wiederum führt dazu, dass qualifizierte Kandidaten sowie das professionelle Image des Unternehmens verloren gehen.

Bewerbermanagement: Das gehört zu den Aufgaben

Das Bewerbermanagement beginnt mit dem Schalten der Stellenanzeige und endet, wenn die Stelle neu besetzt wurde. Schon der erste Schritt – das Schreiben der Stellenanzeige – stellt für viele eine große Herausforderung dar.

Achten Sie darauf, dass die Stellenanzeige professionell geschrieben ist und keine unnötigen Füllwörter den Lesefluss stören. Eine umfangreiche Beschreibung der ausgeschriebenen Stelle sowie ausführliche Informationen über den Bewerbungsprozess sind das A und O einer guten Stellenbeschreibung.

Die Stellenanzeige ist online und die ersten Bewerbungen trudeln ein? Dann ist es wichtig, diese schnellstmöglich zu erfassen und den Kandidaten eine Bestätigungsemail zu schicken. Im weiteren Schritt werden die Kompetenzen der einzelnen Bewerber überprüft und miteinander verglichen. Am besten macht dies nicht nur ein Recruiter allein, sondern ein Team bestehend aus Recruitern, Abteilungsleitern und anderen internen Ansprechpartnern.

Haben Sie die wertvollsten Talente herausgefiltert, müssen Sie diese nun anschreiben und zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Achten Sie auf eine persönliche Einladung, um ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. Im Bewerbungsgespräch geht es darum, zu überprüfen, ob Bewerber und Unternehmen zusammenpassen und die nötigen Fähigkeiten vorhanden sind. Im Idealfall verwenden Sie einen Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch.

Am Ende der Vorstellungsrunde müssen Sie alle geeigneten Kandidaten nochmals evaluieren. Wer hat Sie überzeugt und wer kommt für die Stelle nicht in Frage? Gegebenenfalls bedarf es noch weiteren Vorstellungsrunden. Am Ende steht das Versenden der Zu- bzw. Absage an alle Bewerber und die Vertragsunterzeichnung mit den neu eingestellten Mitarbeitern.

Bewerbermanagement Jobzusage

Es ist wichtig, dass Sie ausnahmslos jedem Kandidaten am Ende des Bewerbungsprozesses eine Rückmeldung geben – sei es positiv oder negativ. Auch hier gilt wieder: Möglichst persönlich statt Einheitsbrei.

Während des gesamten Prozesses stehen die Kandidaten immer im Mittelpunkt. Alle Schritte, die Sie als Unternehmen während des Recruitingsprozesses tätigen, sollten eine positive Candidate Experience schaffen.

Ein guter Bewerbungsprozess ist u.a. gekennzeichnet durch:

  • optimierte Karriereseiten
  • aussagekräftige Stellenangebote
  • angemessene Anforderungen
  • zeitnahe Rückmeldung
  • personalisierte Ansprache und Feedback
  • kontinuierliche Kommunikation
  • Transparenz
  • professionelles und klares Auswahlverfahren

Bewerbermanagementsystem: Die richtige Software

Modernes Bewerbermanagement kommt heutzutage nicht mehr ohne eine geeignete Software aus. Vor allem größere Unternehmen, die jedes Jahr eine Vielzahl von Stellen zu besetzen haben und mit einer regelrechten Bewerberflut rechnen, greifen oft auf eine solche HR-Software zurück.

Ein Bewerbermanagementsystem ist nichts anderes als eine Software, die dazu dient, den Recruitingprozess anhand unterschiedlicher Tools zu organisieren. Andere Namen dafür sind Recruitment-Software oder Applicant Tracking System (ATS).

Ziel ist es auch hier wieder, den Bewerbungsprozess zu optimieren und positiv zum Employer Branding beizutragen.  Prinzipiell können Sie entweder auf eine vorgefertigte Software zurückgreifen oder aber ein auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse ausgelegtes System einrichten lassen.

Eine Recruiting-Software sammelt alle Bewerbungen an einem Ort in einheitlicher Form. Dadurch wird es leichter, die einzelnen Bewerbungen durchzusehen und geeignete Kandidaten für Ihr Unternehmen herauszufiltern. Bei vielen Systemen ist es sogar möglich, die erste Auswahl von einem Algorithmus durchführen zu lassen. Dieser schätzt dann selbst ein, wie gut die Kandidaten zum Unternehmen passen.

Zudem halten Bewerbermanagementsysteme die einzelnen Schritte des Recruitingprozesses detailliert fest. Dies macht es anschließend leichter, den Bewerbungsprozess zu analysieren und optimieren. Des Weiteren verfügen viele dieser Softwares über Schnittstellen zu sozialen Netzwerken und Karrierewebsites, wodurch Bewerber Daten automatisch mittels CV Parsing übertragen können.

Verschiedene Systeme bieten unterschiedliche Funktionen. Zur Standardausstattung gehört eine Datenbank für Bewerber, meist sogar mit einem zusätzlichen Talent Pool. Hier werden alle Bewerber an einem Ort und in einheitlicher Form gesammelt und mit nur einem Klick können Sie abgewiesene Bewerber in den Talent Pool verschieben. Gute Softwarelösungen unterstützen verschiedene Sprachen und verfügen zusätzlich über ein mobiles Format, normalerweise in Form einer App.

Bewerbermanagementsystem Deskop und Mobile

Recruiting-Softwares zielen auf die Automatisierung des Bewerbungsprozesses ab. Dies erreichen sie beispielsweise durch automatisierte Eingangsbestätigung an die Bewerber nach der Einreichung der Bewerbung. Sie sind DSVGO-konform, wodurch Sie sich um die datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Bewerbungsprozess keine Sorgen mehr machen müssen.

Die meisten Systeme beinhalten außerdem Vorlagen für Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Zusagen, Absagen etc. In jedem Fall besteht die Möglichkeit, solche Vorlagen selbst zu erstellen. Dies spart viel Zeit, jedoch ist es ratsam, diese Funktion nur sehr spärlich zu verwenden. Für die Candidate Experience und das Employer Branding ist es besser, auf eine möglichst personalisierte Kommunikation zu setzen.

Welche Software die richtige für Ihr Unternehmen ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Bei der Auswahl des Bewerbermanagementsystems spielt immer die Perspektive des Unternehmens sowie jene des Bewerbers mit. Die Software muss einerseits den Anforderungen der Zielgruppe gerecht werden und andererseits die Arbeit der Recruiter erleichtern und die Time-to-Hire verkürzen.

Folgende Kriterien können Ihnen bei der Auswahl der richtigen Recruiting-Software helfen:

  • Optionen zum Multiposting
  • Kommunikationsmöglichkeiten mit den Bewerbern
  • internationale Einsatzmöglichkeiten
  • Bedienbarkeit (sowohl seitens des Unternehmens als auch des Bewerbers)
  • automatisches sowie manuelles Screening der Kandidaten
  • interne Vernetzungsmöglichkeiten im Team
  • Reportingfunktionen
  • technologische Umsetzung
  • Kosten
  • Flexibilität
  • Transparenz

Fazit: Softwareunterstütztes Bewerbermanagement

Recruitingprozesse benötigen viel Planung, Zeit und Geduld. Ein gut strukturiertes Bewerbermanagement erleichtert Ihnen den Bewerbungsprozess erheblich und sorgt für eine positive Candidate Experience. Eine geeignete Software ist dabei unverzichtbar für den Erfolg. Sie erleichtert die Sichtung der Bewerbungen, ermöglicht die interne sowie externe Kommunikation und stellt Ihnen Reporting-Tools zur Seite, um künftige Bewerbungsprozesse zu optimieren.

Bildquellen:

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