Candidate Experience

Ein Arbeitsverhältnis steht und fällt im Bewerbungsprozess. Natürlich kann sowohl das Unternehmen mit einem Bewerber unzufrieden sein, als auch der Bewerber mit dem Unternehmen. Zweiteres kann durch gezieltes und strategisches Optimieren der Candidate Experience vermieden werden. Hier lernen Sie konkrete Ansätze und Hintergrundinformationen kennen.

Candidate Experience: Übersetzung, Definition, Bedeutung

Der Begriff Candidate Experience kann in etwa mit „Erfahrung des Kandidaten“ ins Deutsche übertragen werden. Es geht also dabei um die Eindrücke und Erfahrungen, die ein Bewerber während des Recruiting-Prozesses bekommt und macht. Bewerber bekommen einen ersten Einblick in das Unternehmen und erleben den Arbeitgeber als Marke (Stichwort: employer brand) auf eine bestimmte Art und Weise.

Notwendigkeit der Optimierung

Als Arbeitgeber ist man selbstverständlich auf der Suche nach dem Bewerber, der die Arbeitsstelle am besten ausfüllen kann. Um dessen Gunst gilt es zu buhlen, damit einem die besten Talente nicht während ihrer Candidate Journey abspringen. Besonders in Bereichen mit hohem Fachkräftemangel sind qualifizierte Bewerber, die sich nicht für das Unternehmen entscheiden, verlorenes Potential, womöglich an die Konkurrenz.

Außerdem ist der Bewerbungsprozess zum Teil mit hohem finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden, der mithilfe von Maßnahmen, die der Candidate Experience zuzuordnen sind, minimiert werden kann. Da potentielle Arbeitnehmer beim Bewerbungsprozess einen kleinen Einblick in das Unternehmen bekommen und auf spezielle Weise mit selbigem in Berührung kommen, kann (im Worst-Case-Szenario) bei negativer Candidate Experience das Employer Branding Schaden nehmen.

Ziele und Vorteile der Optimierung der Candidate Experience

Ziel der hier vorgestellten Maßnahmen ist die Optimierung der Candidate Experience und damit den geglückten Aufbau von Vertrauen und einer „Beziehung“ zwischen Unternehmen und Kandidaten. Bewerber sollen sich wohl fühlen und im besten Fall erfolgreich eingestellt werden. Doch auch, wenn von Unternehmensseite keine Einstellung zustande kommt, soll der betroffene Bewerber nicht im Regen stehen gelassen werden.

Ziel ist es, ein gewisses Arbeitgeberimage aufzubauen und zu wahren und favorisierte Kandidaten so abzuholen, dass sie schlussendlich die Job-Offer annehmen.

Die Etappen des Bewerbungsprozesses aus Sicht der „CandEx“

Wichtig bei der Optimierung der Candidate Experience ist, dass kein Schritt im Bewerbungsprozess übersehen wird. Vom ersten Eindruck des Bewerbers (bei der Stellenausschreibung oder bereits davor) bis zur Einarbeitungsphase zählt jeder einzelne Kontaktpunkt. An jeder Stelle können die Kommunikation und der Eindruck des potentiellen Arbeitnehmers optimiert werden.

1. Vorbewerbungsphase2. Bewerbungsphase3. Nachbewerbungsphase
  • erster Eindruck
  • Recruiting-Kanäle
  • Informationssuche
  • E-Mail, Online-Formular, etc.
  • Auswahlverfahren
  • Information über den Status der Bewerbung
  • Einstellungsgespräch
  • Onboarding
  • Bindung als Mitarbeiter

In der Vorbewerbungsphase gilt es vor allem den ersten Eindruck zu stärken. Wie wird potentiellen Kandidaten vermittelt, dass sie für das Unternehmen geeignet sind, was sie im Unternehmen erwartet und wie das Unternehmen prinzipiell aufgestellt ist. Das passiert ganz klassisch über die Stellenanzeige und über die bereitgestellten Informationen auf der Webseite, die beim Thema Personal oft etwas dünn ausfallen. Darüber hinaus kann man gezieltes Marketing in Richtung der Hochschulen betreiben und sich auf Jobmessen präsentieren.

Als nächstes geht der Prozess in die Bewerbungsphase über, besser gesagt, der Bewerber leitet diese mit seiner Bewerbung ein. Nun stellt sich die Frage, ob man als Arbeitgeber ganz klassisch um eine E-Mail mit Bewerbungsunterlagen bittet, die Form der gesendeten Bewerbung offenlässt oder ein Online-Formular bereitstellt. Zweiteres birgt die Möglichkeit, der Kreativität der Bewerber Freiraum zu lassen, während letzteres von Bewerbern oft als unpersönlich empfunden wird.

Zur Bewerbungsphase zählt außerdem das Auswahlverfahren – also Interviews, Assessment Center, etc. Hierbei ist die Qualität der Gespräche entscheidend und wie gut die Bewerber über den Status ihrer Bewerbung informiert werden. Warten sie zu lange auf Antworten, oder bekommen gar keine, wirft das ein schlechtes Licht auf das Unternehmen.

Die Nachbewerbungsphase beinhaltet sowohl die Zu- als auch die Absage, das Einstellungsgespräch, das Onboarding am ersten Arbeitstag und die erste Zeit darüber hinaus, die Arbeitsplatzgestaltung, die Bindung als Mitarbeiter, den Erstkontakt zu Kollegen. Mit der Einstellung ist noch nicht unbedingt alles unter Dach und Fach, denn die Probezeit gilt immerhin für beide Seiten.

Maßnahmen zur Optimierung und Rolle der HR Analytics

Weniges wirkt abschreckender auf potentielle Mitarbeiter, als keine Informationen zu bekommen. Sei es über das Unternehmen selbst, die Arbeitsstelle und die dortigen Anforderungen oder ihre Bewerbung. Einer guten Candidate Experience geht daher kandidatennahe Kommunikation voraus. Er darf sich nicht im Dunkeln gelassen fühlen und muss umfassende Informationen darüber bekommen, was ihn in Zukunft dort erwarten könnte.

Um darüber hinaus herauszufinden, an welchen Stellen im Bewerbungsprozess es scheitert, können KPIs der HR Analytics herangezogen werden. Durch das Sammeln und Auswerten von Daten (Stichwort: deskriptive und explikative Statistik) wird eine Basis geschaffen, um Hypothesen aufzustellen und passende Optimierungsmaßnahmen zu setzen (Stichwort: prediktive Analyse).

Folgende Kennzahlen der HR Analytics können für die CandEx von Relevanz sein:

  • Time-to-Fill
  • Time-to-Interview
  • interne Feedbackzeit
  • Cost-per-Hire
  • Cost-per-Application
  • Cost-of-Vacancy
  • Bewerbungen je Recruiting-Kanal
  • Anzahl der Bewerbungen auf Mitarbeiterempfehlungen
  • Offer-Rate
  • Offer-Acceptance-Rate
  • erfolgreichen Einstellungen nach Recruiting-Kanal
  • Retention Rate (Anzahl der Mitarbeiter, die nach der Probezeit bleiben)
  • Klicks auf die Stellenanzeigen und die Karriereseite
  • Anzahl der ausgefüllten Bewerbungsformulare und Einladungen zum Vorstellungsgespräch
  • Anzahl der Interviews pro Bewerber[1]

Ziel dieser Kennzahlen ist es, den Erfolg unterschiedlicher Recruitingstrategien zu messen und sie dementsprechend zu forcieren oder einzustellen.

Candidate Experience Management in KMUs

Der große Vorteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen in Sachen Candidate Experience ist, dass sie ihre vergleichsweise kleinen Strukturen und flachen Hierarchien voll ausspielen können. Maximaler persönlicher Kontakt ist möglich und im Vergleich zum Bewerbungsprozess in Großkonzernen definitiv ein Vorteil, der nur gesehen und eingesetzt werden muss.

Lockerere und vor allem simplere Strukturen machen kurze Bearbeitungszeiten und Prozesse und einen direkteren Kontakt zum Bewerber möglich. Zudem ist Candidate Experience Management unter KMUs noch nicht sehr verbreitet. Wer sich also früh genug Gedanken dazu macht, wie man Mitarbeiter zufriedenstellen kann, noch bevor sie effektiv Mitarbeiter sind, hat im „War for Talent“ einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Fazit: Digitalisiertes Optimieren der CandEx lohnt sich.

Um den Eindruck vom Bewerbungsprozess positiv ausfallen zu lassen, ist strukturiertes Candidate Experience Management unablässig. Gezielte Methoden werden gesetzt, um den Weg des Bewerbers angenehmer zu gestalten. Bei der Auswahl der zu setzenden Maßnahmen sind HR Analytics hilfreich, die Daten sammeln, auswerten und Knackpunkte im Recruiting ausfindig machen. Hehres Ziel ist Bewerbern einen guten Eindruck zu vermitteln und die „Rosinen“ unter den Kandidaten zu finden, anzuwerben und für sich zu gewinnen.

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