Payroll und Payrollsysteme

Was ist ein Payrollsystem?

Was ein Stammdatensystem? Und was ist dann ein Human Resource Information System (HRIS), ein Human Resource Management System oder ein Human Capital Management (HCM) System? Und was unterscheidet sie alle voneinander? Und was haben sie gemeinsam? In diesem Artikel möchten wir nur die erste Frage beantworten. Sowie die Antwort zu den anderen Fragen abgrenzen. Für ein umfassenderes Bild zu erwähnten Schnittstellen-Themen folgen Sie bitte den jeweilig hinterlegten Links.

Das Thema Payroll-Systeme ist noch immer ein großes Mysterium auf dem Markt, spielt allerdings interessanterweise eine Schlüsselrolle in der HR-IT-Landschaft. In diesem Artikel möchten wir der Frage nachgehen was ein Payroll-System ist. Und was nicht. Wir fassen den Ablauf einer Payroll-System-Auswahl im nationalen wie auch globalen Umfeld übersichtlich zusammen und stellen einen groben Vergleich von aktuellen Anbietern aus allen Payroll-Lösungs-Kategorien bereit. Bei weiteren Fragen zum Thema, zukünftigen Artikelwünschen oder Unterstützungsbedarf für einen detaillierteren System-Vergleich und eine Payroll-System-Auswahl-Beratung kontaktieren Sie uns gerne.

Was ist Payroll?

In Deutschland wird Payroll als Entgeltabrechnung bezeichnet. Sie ist der Oberbegriff und fasst die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung zusammen. Sie kann sowohl das eigentliche Dokument bezeichnen, das Mitarbeiter:innen als Gehaltsnachweis erhalten, wie auch den gesamten Prozess, der hinter der Ausstellung des Dokumentes liegt. Inzwischen ist im deutschsprachigen Raum das Wort Payroll als englisches Synonym in bedeutungsgleicher Verwendung stark verbreitet.

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Warum Payroll?

Die Durchführung der Payroll (Lohnbuchhaltung) ist entscheidend um Gehälter auszuzahlen, Steuern und Sozialabgaben an die Gesellschaft abzuführen und eine rechtssichere Dokumentation von beiden Bestandteilen zu gewährleisten. In Deutschland gilt daher für alle Unternehmen eine Finanzbuchführungspflicht.

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Wie ist Payroll?

Der Entgeltabrechnungs-Prozess lässt sich in drei Schritte unterteilen. Im Ersten, der Daten-Vorbereitung, werden alle relevanten Daten und Unterlagen der Mitarbeiter:innen vorbereitet. Im zweiten Schritt werden daraus die Vergütung sowie Steuer- und Sozial-Abgaben berechnet. Im Letzten folgen vielfältige Aufgaben wie das Versenden von Meldungen an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger), der Monatsabschluss, die Geldüberweisungen, Buchungen an die Finanzbuchhaltung (Unterschied Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung) und Übermittlung der Gehaltsabrechnung an die Mitarbeiter:innen.

Wer ist Payroll?

An diesem Prozess sind viele Stakeholder beteiligt, was zu der Komplexität beiträgt. Neben Mitarbeitenden, der Personalabteilung und Lohnbuchhalter:innen im Unternehmen, kann auch die externe Lohnbuchhaltung und Steuerberater:innen (bzw. Steuerbüros) involviert sein. Von diesen Stakeholdern wird ein oder mehrere Systeme verwendet, um die Daten der Mitarbeitenden zu erfassen, zu verwalten, vorzubereiten und in der Payroll zu verarbeiten. Die Ergebnisse gehen neben den Mitarbeitenden unter anderem an das Finanzamt sowie an die SV-Träger.

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Warum ein Payroll-System?

Wie beschrieben ist die Payroll-Erstellung ein vielschichtiger Prozess mit vielen Beteiligten. Im internationalen Vergleich sind Deutschland, Frankreich, Italien und Belgien unter den Ländern mit den höchsten oder komplexesten Anforderungen an die Payroll-Erstellung. Permanente Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht erschweren zusätzlich standardisierte Prozesse. Weil jedes Land über die Welt verteilt sehr eigene und individuelle, rechtliche Steuer-, Lohn- und Sozialsystem-Strukturen hat, ist die Payroll im globalisierten Kontext eine sogar noch größere Herausforderung. Trotzdem gibt es inzwischen nationale und auch globale, agile Lösungen. Ziel eines Payroll-Systems ist, so viel wie möglich des Payroll-Prozesses zu automatisieren. Große Kosten- und Zeitersparnisse, Qualitätssicherung und Fehlerminimierung sind Hauptgründe für die Einführung und Verwendung eines Payroll-Systemes.

Was ist ein Payroll-System nicht?

Da der Payroll-Prozess aus vielen Bestandteilen besteht, ist was ein Payroll-System definiert uneindeutig. Einige Eckpunkte lassen sich dennoch darüber festmachen, was ein Payroll-System trotz allem nicht ist: Payroll-Systeme sind nicht zu verwechseln mit HCM-Systemen, HRM-Systemen, HRI-Systemen, PI-Systemen (PIS oder Personalinformations-System), Stammdaten-Systemen, dem Lohnbüro oder dem Steuerberater.

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Das Ziel eines Payroll-Systems ist es, den Großteil des Prozesses zu automatisieren, dazu gehört vor allem der dritte Prozess-Schritt („Payroll“). Ein gutes Payroll-System übernimmt auch die Berechnung, die Daten-Vorbereitung („Vorbereitende Payroll“) und möglicherweise alle Funktionen eines Stammdaten-Systems mit Schnittstellen zur Zeiterfassung und anderen Systemen. Da Payroll-Systeme über Grenzen hinweg die staatlich am strengsten regulierten Systeme in Unternehmen sind, eigenen sie sich insbesondere als Stammdatensysteme. Da Payroll-Systeme dementsprechend oft auch die meisten Schnittstellen anbieten, werden Payroll-Anbieter tendenziell zu HCMS/HRMS/HRIS/PIS-Anbietern. Ein Steuerberater oder Lohnbüro wählen ebenso ein eigenes Payroll-System, um die Arbeit ähnlich wie auch im Unternehmen auszuführen.

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Hinweis zur Systemdefinition: Definition System. Auch wenn heute wenig verbreitet, ist es wichtig ein System nicht gleichzusetzten mit dem Begriff Software oder Digitalisierung. Ein System besteht aus vielen Komponenten, unter anderem Software, Hardware, Menschen und Prozessen. Im Digitalisierungsprozess ist das Ziel analoge Systeme (Papier, Ordner, …) wertschaffend durch digitale Systeme zu ersetzten.

Die Payroll-System-Auswahl

Der Auswahl-Prozess eines Payroll-Systems ist komplex. Vorgelagert sind mehrere unternehmensinterne, strategische Entscheidungen zu treffen. Danach kann eine Vorauswahl von drei bis fünf Anbietern aus dem Markt anhand beliebiger Prioritäten stattfinden. Diese werden auf Muss-Kriterien geprüft, dann in einer detaillierteren Analyse verglichen und priorisiert, um die Basis für die finale Entscheidung zu schaffen.

Die strategischen Kriterien zwischen einer national- und global-orientierten Lösungsauswahl unterscheiden sich stark. Das Ziel einer nationalen Lösung ist, den Payroll-Prozess bestmöglich zu automatisieren. Das Ziel einer globalen Lösung hingegen ist eine vereinheitlichte, und damit optimierte, Koordination von Payroll-Prozessen und Daten über Ländergrenzen hinweg. Daher unterscheiden wir zwischen den zwei Entscheidungswegen: „National“ und „Global“.

Hinweis: Aus der Auswahl von globalen Lösungs-Arten wie der Datenübersicht oder Anbieter als Vermittler, folgt die eigentliche Payroll-System-Auswahl auf nationaler Ebene.

Payroll und Payrollsysteme

Die erste und wichtigste Frage ist: (Warum) Wird ein Payroll-System benötigt?

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Es lassen sich grob drei Optionen unterscheiden, die zur Wahl stehen.

Option A: Manuell

Die manuelle Erstellung der Payroll. Dies ist zum heutigen Stand der Technik nicht mehr zu empfehlen. Bereits bei 1-Personen-Unternehmen ist es sinnvoll, eine Software wie Lexware, Lexoffice, WISO oder Lohnfix für ca. fünf bis zehn Euro pro Monat zu erwerben.

Option B: Nur System

Eine System-Lösung nutzen, aber die komplette Payroll weiterhin im Unternehmen mithilfe der Software durchführen. Passende Payroll-System-Lösungen sind inzwischen sehr kosteneffizient und stehen für alle Unternehmensgrößen zur Verfügung.

Option C: (Teil-) Outsourcing.

Die Payroll-Erstellung teilweise oder ganz an ein Lohnbüro und/oder Steuerberater auslagern. Die Kosten schrecken im ersten Moment ab, allerdings sind die Arbeitszeit-Ersparnisse im eigenen Unternehmen sowie die Abnahme  mit einzurechnen. Die korrekte Bereitstellung der Daten lässt sich aber nicht auslagern. Es wird weiterhin ein verlässliches Stammdatensystem benötigt, aus dem die Daten im Rahmen einer vorbereitenden Payroll regelmäßig exportiert werden können. Hier gilt es einen konkreten Kosten-Nutzen-Vergleich zwischen Option B und C durchzuführen.

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Nach der Entscheidung zwischen Option B oder C gibt es mehrere Haupt-Kriterien, nach denen Payroll-Systeme unterschieden werden. Neben der Prozess-Holistik (wie viele und welche Schritte des Payroll-Prozesses sollen abgebildet werden?), sind die gewünschte System-Holistik (wie viele und welche andere HR-Funktionen soll der Anbieter abdecken können?), die Industrie-Spezialisierung (welche Industrie-Spezial-Anforderung, wie Baulohn oder Pflege in Deutschland, müssen vom System abgedeckt werden?) und die Internationalität (für welche Länder brauche ich eine oder mehrere Payroll-Lösungen? Mögliche Synergien?) strategische Schlüssel-Entscheidungen, die der Vorauswahl vorgelagert sind.

Hinweis für Kleinunternehmen: Für diese sind die genannten Haupt-Kriterien weniger relevant. Wichtiger ist die Entscheidung zwischen einer PC- bzw. Standort-basierten Lizenz (ca. 10 – 25€ pro Nutzer pro Monat) oder einer Mitarbeiter-Anzahl-basierten Lizenz (ca. 5 – 10€ pro Mitarbeiter:innen pro Monat). Mitarbeiter-basierte Lösungen können von beliebig vielen Nutzern verwendet werden. Die Lizenzierung macht ab mehr als fünf Mitarbeitenden einen großen Kostenunterschied für Unternehmen. Daher ist abzuwägen, ob die von Mitarbeiter-basierten Lizenzen meist angebotene Cloud-Lösungen, Employee-Self-Services und Schnittstellen durch die Daten-Synchronisation, Erreichbarkeit und Automatisierung-Effizienz Ihre Kosten rechtfertigen (meist erst ab ca. 50 oder mehr Mitarbeitenden der Fall).

Anhand der oben genannten strategischen Kriterien kann eine Vorauswahl der passenden drei bis fünf Anbieter und Lösungen getroffen werden. Es ist entscheidend, die jeweiligen Lösungen der Anbieter bei der Vorauswahl einer entsprechenden Strategie zuzuordnen, um eine Vergleichsbasis zu schaffen. Ein Anbieter kann auch mehreren strategischen Kategorien zugeordnet werden (wie z.B. DATEV). Wählen Sie die Anbieter priorisiert anhand ihrer Kriterien und der bisherigen Informationsbasis mit minimaler Zeit-Investition in die Lösungs-Recherche. Dazu haben wir für Sie einige der besten Payroll-Systeme im Software-Vergleich weiter unten beispielhaft zusammengestellt.

Nach der erfolgten Vorauswahl müssen die Systeme auf die entsprechenden länderspezifischen MUSS-Kriterien wie Rechtskonformität (DEÜV, GoBD, …) und Abdeckung von Spezialfällen (Baulohn, Pflege…) geprüft werden, bevor die Zeit für einen nähere Analyse und Vergleich investiert wird. Kontaktieren Sie dazu die Anbieter mit Ihrem MUSS-Kriterien-Katalog mit der Bitte diesen zu bearbeiten.

Eine nachfolgende von Ihnen angefragte Demo und Angebot sollten auch bei „intransparenten“ Marktteilnehmern spätestens die Möglichkeit bieten, die Standard-System-Kriterien zu beantworten. Gängige Standard-System-Kriterien sind Preis, Design, Komplexität, Schnittstellen-Unterstützung (Werden benötigte Schnittstellen wie zu Systemen der Time & Attendance, digitale Akte etc. unterstützt?), Support-Qualität, Zukunfts-Sicherheit und Vision (Wie groß ist der Anbieter? Wird das System stetig weiterentwickelt?). Stellen Sie die Informationen aller Anbieter gegenüber und treffen Sie Ihre Entscheidung.

Hier geht’s zum HR-Software-Vergleich

Im globalen Kontext stellt sich nicht die Frage, ob eine Payroll-Lösung benötigt wird, sondern nur welche. Es gibt grob vier verschiedene Kategorien von Payroll-Lösungen, deren Auswahl für Ihre strategische Ausrichtung maßgebend sind. Länderspezifische Kombinationen sind möglich, allerdings ist das Ziel stets eine vereinheitlichte, und damit optimierte Koordination von Payroll-Prozessen über Ländergrenzen hinweg.

Payroll und Payrollsysteme

Datenübersicht:

Ein Daten-Analyse-System mit offenen Schnittstellen, um nationale Payroll-Systeme aus aller Welt anzubinden. Es werden hier wohlgemerkt weiterhin nationale Payroll-Lösungen benötigt, die eigenständig verwaltet werden. Der Schnittstellen-Koordinations-Aufwand ist dementsprechend hoch. Und bietet sich nur bei bereits existierenden globalen Payroll-Strukturen an. Die Kosten liegen bei ca. 5 – 20 € pro Mitarbeiter:in pro Monat. Klassische Beispiele sind die Anbieter SAGE, SAP und ADP.

Vermittler:

Erfüllt alle Eigenschaften der Datenübersicht, vermittelt allerdings zu länderspezifischen nationalen Payroll-Lösungen mit welchen bereits Schnittstellenerfahrungen existieren. Die länderspezifischen Lösungen müssen getrennt erworben und verwaltet werden. Schnittstellen sind aber bereits erprobt. Die Kosten liegen bei ca. 10 – 25 € pro Mitarbeiter:in pro Monat. Bekannte Beispiele sind die Anbieter SAP und Workday.

Partner-Netzwerk:

Erfüllt alle Kriterien des Vermittlers. Die Anbieter arbeiten im Hintergrund mit länderspezifischen Lösungs-Anbietern zusammen. Die Kosten der globalen Lösung beinhalten bereits die Kosten der länderspezifischen Lösungen. Es werden weiterhin mehrere Systeme verwendet, aber die Systeme und Ihre Schnittstellen werden zentral von dem globalen Anbieter verwaltet. Die Kosten sind stark abhängig von den jeweiligen nationalen Lösungen aber liegen bei ca. 20 – 50 € pro Mitarbeiter:in pro Monat. Bekannte Beispiele sind die Anbieter SD Worx und ADP.

Employer of Record (EOR):

Der Anbieter nutzt ein Netzwerk von Drittorganisation, die einen erheblichen Teil der Arbeit übernehmen, die mit der Einstellung von Mitarbeitenden im Ausland verbunden sind. Das Konzept des „Employer of Record“ ist das Gegenteil zur deutschen „Arbeitnehmer-Überlassung“. Hier wird kein Arbeitnehmer, sondern ein Arbeitgeber für eigene Mitarbeitende „geleast“. Dementsprechend rekrutiert ein Employer of Record nicht, sondern wird in den Prozess eingebunden, sobald ein Kandidat für das entsprechende Land ausgewählt wurde. Der EOR ist der registrierte Arbeitgeber für den Arbeitnehmer („Employer of Record“) und tätigt als solcher alle administrativen Tätigkeiten wie die nationale Payroll und stellt sicher, dass du durchgängig regelkonform handelst. Du bist weiterhin derjenige, der die Entscheidungen über Vergütung, Positionspflichten, Projekte und Kündigungen trifft. Employer of Record ist mit Abstand die teuerste Art der Payroll-Lösungen. Die Kosten liegen je nach Land bei ca. 300 – 800 € pro Mitarbeiter:in pro Monat. Erfolgreiche Beispiele sind unter anderem die Anbieter Papaya Global, Lano, Oyster, Globalization Partners, Deel und Workmotion.

Exkurs: Professional Employer Organisation (PEO, auf Deutsch professionelles Arbeitgeber-Unternehmen) ist ein junger Begriff im deutschsprachigen Raum. Eine PEO geht über einen EoR hinaus. Sie bietet zum Beispiel gegebenenfalls auch strategische Dienstleistungen an, und kann somit je nach Bedarf alle Aufgaben des ursprünglichen Arbeitgebers abdecken. PEO und EoR werden bisher oft austauschbar verwendet. In unserem Artikel wird PEO nicht näher betrachtet, da PEOs Zusatzservices zu der EoR-Dienstleistung anbieten, die für eine Payroll-Lösung nicht relevant sind.

Nach der Entscheidung für eine oder eine Kombination der oben genannten Kategorien kann eine Vorauswahl der passenden drei bis fünf Anbieter und Lösungen getroffen werden. Es ist entscheidend, die jeweiligen Lösungen der Anbieter bei der Vorauswahl einer entsprechenden Kategorie zuzuordnen, um eine Vergleichsbasis zu schaffen. Wählen Sie die Anbieter priorisiert anhand ihrer Kriterien und der bisherigen Informationsbasis mit minimaler Zeit-Investition in die Lösungs-Recherche. Dazu haben wir für Sie einige der besten Payroll-Systeme im Software-Vergleich weiter unten beispielhaft zusammengestellt.

Nach der erfolgten Vorauswahl müssen die Anbieter auf die entsprechenden MUSS-Kriterien wie Rechtskonformität, Abdeckung von Spezialfällen und unterstützte Länder (ein „globaler“ Anbieter unterstützt keineswegs alle Länder, wie viele und welche Länder unterstützt werden ist individuell unterschiedlich) geprüft werden, bevor die Zeit für eine nähere Analyse und Vergleich nach den Standard-System-Kriterien investiert wird. Kontaktieren Sie dazu die Anbieter mit Ihrem MUSS-Kriterien-Katalog mit der Bitte, diesen zu bearbeiten.

Eine nachfolgende von Ihnen angefragte Demo und Angebot sollten auch bei „intransparenten“ Marktteilnehmern spätestens die Möglichkeit bieten, alle weiteren offene Fragen zu den Standard-System-Kriterien wie Produkt-Design, Preis, etc. zu beantworten. Die nationalen und globalen Standard-System-Kriterien decken sich (wie z.B. „Design“ und „Komplexität“), denn ein Employer of Record beispielsweise wird Ihnen auch eine System-Lösung zur Verfügung stellen, über welche Sie Ihre Auslands-Mitarbeiter:innen verwalten werden. Stellen Sie die Informationen aller Anbieter gegenüber und treffen Sie Ihre Entscheidung.

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In welchen Bereichen soll die Software eingesetzt werden?

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Nutzen Sie aktuell bereits eine HR Software?
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Was ist Ihnen bei der neuen Software besonders wichtig?

Der Payroll-System-Vergleich

Die Software-Vorauswahl ist für viele Unternehmen der schwierigste Schritt im Entscheidungsprozess für ein System. Dabei sollte diese Vorauswahl mit minimaler Zeit-Investition in die Lösungs-Recherche stattfinden. Um die erste Hürde zu nehmen, haben wir Ihnen für jede Lösungskategorie einige Anbieter bzw. Lösungen mit Link und einigen Standardkriterien zusammengestellt.

Transparente Anbieter veröffentlichen Ihre Preis-Struktur auf Ihrer Webseite und bieten kostenlose Test-Systeme zum sofortigen Ausprobieren an. Halb-transparente Anbieter veröffentlichen nur Ansätze zu Ihrer Preispolitik und geführte online Touren in Form von Videos oder Präsentationen durch das System. Preise und Produkte intransparenter Lösungen werden nur auf Nachfrage individuell bereitgestellt. Die Software-Auswahl mit diesen Anbietern ist aufgrund dessen zeitintensiver und komplexer. Soweit möglich haben wir dennoch Angaben zu den jeweiligen Lösungen gemacht. Nutzen Sie gerne diese Tabellen-Übersicht als Vorlage für Ihren individuellen Software-Vergleich mit mehr Kriterien und Lösungen.

Lösung Preis Produkt Preis* Design Komplexität Länder
Employer of Record            
Oyster Transparent Transparent 350 – 650 € Sehr gut Niedrig 180+
Deel Transparent Transparent 560 €+ Sehr gut Niedrig 80+
Papaya Global Transparent Intransparent 600 €+ Gut Niedrig 160+
Lano Transparent Intransparent 400 €+ n/a n/a 150+
Remote Halb-Transparent Intransparent 250 €+ n/a n/a 65+
Workmotion Intransparent Transparent n/a Gut Niedrig n/a
Globalization Partners Intransparent Halb-Transparent n/a Gut n/a n/a
GoGlobal Intransparent Intransparent n/a n/a n/a 50+
Rippling Intransparent Intransparent n/a n/a n/a n/a
ADP Intransparent Intransparent n/a n/a n/a 200+
Partner            
Papaya Global Transparent Intransparent 20 – 90 € Gut Niedrig 160+
Lano Transparent Intransparent 15 € n/a n/a 150+
SD Worx Intransparent Intransparent n/a n/a n/a n/a
ADP Intransparent Intransparent n/a n/a n/a 200+
Vermittler            
SAP Central Payroll Intransparent Intransparent 6€+ Ok Hoch n/a
Workday Intransparent Intransparent n/a n/a n/a
Datenübersicht            
Papaya Global Transparent Intransparent 230 € pro Jahr Gut Niedrig 160+
SAGE Global Intransparent Intransparent n/a n/a n/a n/a
HCM+Payroll            
Personio/DATEV Transparent Transparent 25 €+ Gut Niedrig DE
Emply/Paychex Intransparent Halb-Transparent n/a Sehr gut Niedrig DE
SAGE 100/XR Intransparent Intransparent n/a n/a n/a n/a
Spezialisten            
DATEV Transparent Transparent 15 €+ Ok Mittel DE
Hansalog Intransparent Intransparent n/a Ok Mittel DE
eGECKO Intransparent Intransparent n/a Ok Mittel DE
MA-Lizenzen            
Personio/DATEV Transparent Transparent 25 €+ Gut Niedrig DE
SAGE Lohnabrechnung Transparent Transparent 5 €+ Sehr gut Niedrig DE
Emply/Paychex Intransparent Halb-Transparent n/a Sehr gut Niedrig DE
PC-Lizenzen            
Lexoffice Transparent Transparent 10 €+ Ok Mittel DE
Lexware Transparent Transparent 25 €+ Ok Mittel DE
DATEV Transparent Transparent 15 €+ Ok Mittel DE

Zusammenfassung

Die Auswahl eines passenden Payroll-Systems (oder Mehreren) und Gestaltung des eigenen Payroll-Prozesses ist eines der vielschichtigsten Themen in der HR-Welt. Glücklicherweise ist die Fluktuationsquote in diesem Segment eine der niedrigsten aller HR-Systeme: selten wird das Payroll-System gewechselt aufgrund des verbundenen Aufwandes. Umso wichtiger ist es, dass bei einer Software-Auswahl eine besonders strategische und damit langfristige Entscheidung getroffen wird. Bei Fragen zum Thema oder Unterstützungsbedarf für einen detaillierteren System-Vergleich und eine Payroll-System-Auswahl-Beratung kontaktieren Sie uns gerne.

Key-Take-Aways

Prüfen Sie in diesem kurzen Rückblick mit diesen Key-Take-Aways, was sie von diesem Artikel mitnehmen:

  • Begriffsabgrenzung Payroll
  • Definition und Ziel eines Payroll-Systems
  • Die 4 strategischen Haupt-Kriterien nationaler Lösungen
  • Die 4 strategische Kategorien globaler Lösungen
  • Der Payroll-Auswahlprozess

Weiterführende Artikel und Quellen

Hier haben wir für Sie einige weiterführende Themen im Zusammenhang mit Payroll & Systemen zusammengestellt: