Eine digitale Akte im Personalbereich ist für die meisten Unternehmen mittlerweile praktisch unverzichtbar. Hier werden sämtliche Daten der MitarbeiterInnen digital und agil gespeichert. Obwohl die digitale Akte ein hocheffizientes Mittel darstellt, ist den wenigsten die gesamte Fülle an Chancen und Möglichkeiten der digitalen Akte bekannt. Auch der Prozess der digitalen Transformation, insbesondere unter dem Aspekt des Datenschutzes, stellt für viele eine Hürde dar.
Was ist eine digitale Personalakte?
Egal ob Stammdaten der MitarbeiterInnen, Angaben zum Arbeitsverhältnis oder Lohnabrechnungen, in einer digitalen Personalakte werden sämtliche Daten der Mitarbeiter:innen digital gespeichert. Der Vorteil: Im Gegensatz zu physischen Personalakten sind digitale Personalakten standortunabhängig und entsprechend agil in ihrer Handhabung. Des Weiteren können ungewünschte Dateneinsichten über Zugriffsberechtigungen vermieden werden. Die digitale Personalakte senkt Kosten und sorgt für lückenloses Human Resource Management – Key Faktoren effizienter Personalarbeit.
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Wofür braucht man digitale Personalakte?
Digitale-Personalakte: Wo bleibt der Datenschutz?
Die Implementierung einer digitalen Akte stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar, bei der das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle spielt. Schließlich erscheinen Daten in einer digitalen Akte um einiges unsicherer als Daten in abschließbaren Roll-Containern, oder doch nicht? Grundsätzlich sind für die Führung einer digitalen Akte jedoch keine anderen Sicherheitsvorkehrungen notwendig, denn bis auf ein paar Besonderheiten gelten für die digitale Akte die gleichen Vorschriften bezüglich der Datenspeicherung wie für die physische Personalakte.
Besonderheiten bei der Implementierung der digitalen Akte ergeben sich für folgende Bereiche:
Beteiligungsrechte des Betriebsrates
Bestreiten der Richtigkeit der Personaldaten durch MitarbeiterInnen
Vollständigkeit und Archivierung
Transparenzgebot
Vertraulichkeit
Löschfristen
Weitere Informationen zu rechtlichen Besonderheiten der digitalen Akte im Vergleich zur physischen Akte finden sie hier.
Digitale-Personalakte: Take-away
Die Digitalisierung und die Schnelllebigkeit der Arbeitswelt machen auch vor der Organisation der Daten von MitarbeiterInnen keinen Halt. Um dem wachsenden Anforderungsprofil weiterhin gerecht zu werden, ist die digitale Akte ein entscheidender, wenn nicht sogar notwendiger Entwicklungsschritt. Die digitale Akte ist ein hoch relevantes Tool für die effiziente Systematisierung von Personaldaten, das die Basis für die Agilität eines Unternehmens sowie dessen Personalentwicklung bildet. Auch wenn es hinsichtlich des Datenschutzes Besonderheiten gibt, unterscheidet sich die digitale Akte im Grundsatz nicht von einer physischen Akte und stellt insgesamt die Weichen für effizientes Human Capital Management (HCM) eines Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen zum Thema digitale Personalakte:
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz.
Darüber hinaus verwaltet die Personalakte alle für das Arbeitsverhältnis wichtigen mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumente, von Bewerbungsunterlagen über Verträge, Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankschreibungen, und beschleunigt die Abwicklung von HR-Prozessen.
Wie funktioniert eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte funktioniert kaum anders als eine klassische -Personalakte – nur eben ohne Papier.
Die persönlichen Dokumente der Mitarbeiter werden bestmöglich automatisiert, in ein digitales Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet.
Im Gegensatz zu einer Papier-Akte kann die digitale Akte von überall aus aufgerufen werden und es gibt Zusatzfunktionen wie Dokumentensuche, digitale Signatur, Reminder bei Fristen und vieles mehr.
Welche Informationen gehören in eine digitale Personalakte?
Was den Inhalt betrifft, umfasst die digitale Personalakte selbstverständlich alle Dokumente, die das Unternehmen auch in der klassischen Personalakte enthält.
Darunter fallen in der Regel alle Daten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis, z.B. der Personalstammbogen, Dokumente wie Führerschein und Zertifizierungen oder die monatliche Gehaltsabrechnung.
Außerdem werden oftmals unternehmensweite Informationen zur Verfügung gestellt wie beispielsweise aktuelle Corona-Richtlinien oder Pressemitteilungen.
Wofür brauchen Unternehmen eine digitale Personalakte?
Der Hauptzweck digitaler Akten besteht darin, den Arbeitsablauf der Personalabteilung effizienter zu gestalten.
Die Automatisierung kann den Workflow zur Erstellung und Verwaltung von Personalakten vereinfachen und beschleunigen, was dem Unternehmen langfristig Zeit und Geld spart.
Außerdem kann die digitale Akte sowohl von HR als auch dem Mitarbeiter selbst an jedem Ort sicher abgerufen werden.
Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?
Im Vergleich zu physischen Personalakten sind digitale Personalakten ortsunabhängig und flexibel in der Bearbeitung.
Zusätzlich können ungewollte Einblicke durch Zugriffsberechtigungen vermieden werden.
Eine digitale Personalakte reduziert Kosten und sorgt für ein reibungsloses Personalmanagement – ein Schlüsselfaktor für effiziente Personalarbeit.
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