Digitale Personalakte: Basis für effizientes HCM

Digitale Personalakte: Basis für effizientes HCM

Digitale Akte So managen Sie ihre Personaldaten CLEVIS

Eine digitale Akte im Personalbereich ist für die meisten Unternehmen mittlerweile praktisch unverzichtbar. Hier werden sämtliche Daten der MitarbeiterInnen digital und agil gespeichert. Obwohl die digitale Akte ein hocheffizientes Mittel darstellt, ist den wenigsten die gesamte Fülle an Chancen und Möglichkeiten der digitalen Akte bekannt. Auch der Prozess der digitalen Transformation, insbesondere unter dem Aspekt des Datenschutzes, stellt für viele eine Hürde dar.

Digitale Personalakte: Definition

Egal ob Stammdaten der MitarbeiterInnen, Angaben zum Arbeitsverhältnis oder Lohnabrechnungen, in einer digitalen Personalakte werden sämtliche Daten der MitarbeiterInnen digital gespeichert. Der Vorteil: Im Gegensatz zu physischen Personalakten sind digitale Personalakten standortunabhängig und entsprechend agil in ihrer Handhabung. Des Weiteren können ungewünschte Dateneinsichten über Zugriffsberechtigungen vermieden werden. Die digitale Personalakte senkt Kosten und sorgt für lückenloses Human Resource Management – Key Faktoren effizienter Personalarbeit.

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Digitale Personalakte: Wofür braucht man sie?

Stammdaten

Wie die physische Personalakte in Papierform dient auch die digitale Akte zunächst der Organisation von Stammdaten der MitarbeiterInnen. Mit zunehmender Digitalisierung der Arbeitswelt stehen Unternehmen aber auch hier vor immer größeren Herausforderungen. Nicht nur die Menge an relevanten Stammdaten wächst kontinuierlich an, sondern auch die Qualität der Daten gewinnt zusehends an Bedeutung. Bei einem effizienten Stammdatenmanagement spielen deshalb Zentralität, Vergleichbarkeit und Vollständigkeit der Daten eine entscheidende Rolle. Die digitale Akte setzt genau an diesen Problemstellungen an: die Speicherung der Daten ist einheitlich, der Abruf schneller und Datenlücken werden schnell erkannt.

Agilität

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt kommt an dem Begriff Agilität nicht vorbei. Softwarelösungen, Arbeitsbedingungen oder Projektmanagement, sind nur drei von unzähligen Unternehmensbereichen, die sich den ständig wechselnden Umweltbedingungen anpassen müssen. So erscheint es ein logischer Schritt, nicht nur die Unternehmenskultur- und Strategie mit agilen Methoden zu gestalten, sondern auch Daten agil und flexibel zu organisieren. Die digitale Akte fügt nicht nahtlos in das agile Arbeitsleben ein. Die digitale Akte ist jederzeit und standortunabhängig einsehbar. Die digitale Akte ermöglicht Sharing von relevanten Informationen sowohl im Top-Down (Sharing von Performance Reviews durch ManagerInnen) als auch im Bottom-Up Prozess (Sharing von Training Certificates durch MitarbeiterInnen). Die digitale Akte ist ein nützliches Tool interne Unternehmensprozesse effizienter und transparenter zu gestalten, sie ist aber vor allem eines: unabdingbar für die Agilität des Unternehmens.

Personalentwicklung

Das frühere Verständnis eines betrieblichen Lebenszyklusses, bei dem MitarbeiterInnen mit der Ausbildung im Unternehmen beginnen und nach 40 Jahren in Rente gehen ist längst dem Konzept der Personalentwicklung gewichen.

Doch wen entwickeln und wohin?

Mit diesen Fragestellungen beschäftigen sich unter anderem die Bereiche Talent ManagementKompetenzmanagement  und Nachfolgeplanung. Für jeden einzelnen dieser Bereiche ist die Qualität und Vollständigkeit der Personaldaten von immenser Bedeutung. Die digitale Akte bildet hier die entscheidende Schnittstelle zwischen Personaldatenmanagement und Personalentwicklung. Aus der digitalen Akte können sämtliche Mitarbeiterdaten wie Seniorität, Zeugnisse und Fähigkeiten abgerufen und verglichen werden. Die digitale Akte bildet somit die Basis für erfolgreiche Personalentwicklung

Digitale Akte: Wo bleibt der Datenschutz?

Die Implementierung einer digitalen Akte stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar, bei der das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle spielt. Schließlich erscheinen Daten in einer digitalen Akte um einiges unsicherer als Daten in abschließbaren Roll-Containern, oder doch nicht? Grundsätzlich sind für die Führung einer digitalen Akte jedoch keine anderen Sicherheitsvorkehrungen notwendig, denn bis auf ein paar Besonderheiten gelten für die digitale Akte die gleichen Vorschriften bezüglich der Datenspeicherung wie für die physische Personalakte.

Besonderheiten bei der Implementierung der digitalen Akte ergeben sich für folgende Bereiche:

  • Beteiligungsrechte des Betriebsrates
  • Bestreiten der Richtigkeit der Personaldaten durch MitarbeiterInnen
  • Vollständigkeit und Archivierung
  • Transparenzgebot
  • Vertraulichkeit
  • Löschfristen

Weitere Informationen zu rechtlichen Besonderheiten der digitalen Akte im Vergleich zur physischen Akte finden sie hier.

Digitale-Personalakte: Take-away

Die Digitalisierung und die Schnelllebigkeit der Arbeitswelt machen auch vor der Organisation der Daten von MitarbeiterInnen keinen Halt. Um dem wachsenden Anforderungsprofil weiterhin gerecht zu werden, ist die digitale Akte ein entscheidender, wenn nicht sogar notwendiger Entwicklungsschritt. Die digitale Akte ist ein hoch relevantes Tool für die effiziente Systematisierung von Personaldaten, das die Basis für die Agilität eines Unternehmens sowie dessen Personalentwicklung bildet. Auch wenn es hinsichtlich des Datenschutzes Besonderheiten gibt, unterscheidet sich die digitale Akte im Grundsatz nicht von einer physischen Akte und stellt insgesamt die Weichen für effizientes Human Capital Management eines Unternehmens.

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