Digitale Personalakte: Basis für effizientes HCM

Eine digitale Akte im Personalbereich ist für die meisten Unternehmen mittlerweile praktisch unverzichtbar. Hier werden sämtliche Daten der MitarbeiterInnen digital und agil gespeichert. Obwohl die digitale Akte ein hocheffizientes Mittel darstellt, ist den wenigsten die gesamte Fülle an Chancen und Möglichkeiten der digitalen Akte bekannt. Auch der Prozess der digitalen Transformation, insbesondere unter dem Aspekt des Datenschutzes, stellt für viele eine Hürde dar.

Was ist eine digitale Personalakte?

Egal ob Stammdaten der MitarbeiterInnen, Angaben zum Arbeitsverhältnis oder Lohnabrechnungen, in einer digitalen Personalakte werden sämtliche Daten der MitarbeiterInnen digital gespeichert. Der Vorteil: Im Gegensatz zu physischen Personalakten sind digitale Personalakten standortunabhängig und entsprechend agil in ihrer Handhabung. Des Weiteren können ungewünschte Dateneinsichten über Zugriffsberechtigungen vermieden werden. Die digitale Personalakte senkt Kosten und sorgt für lückenloses Human Resource Management – Key Faktoren effizienter Personalarbeit.

Digitale Personalakte So managen Sie ihre Personaldaten CLEVIS

Arbeitgeberbewertung - HR Benchmarking - CLEVIS
Bewertungen
Übersicht und Transparenz über den Status der Bewerbungsprozesse - Automatische Verwaltung der Bewerbung und Absagen - CLEVIS
Bewerbung
Strategische Beratung - HR-Management - CLEVIS
Verträge
Zieldefinition - HR Analytics - CLEVIS
Stammdaten
Einfache Administration - HR Lernmanagement - CLEVIS
Anträge
Compliance-sicher - HR Lernmanagement - CLEVIS
Zertifikate

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Haben Sie bereits eine digitale Personalakte im Einsatz?
Wenn Ja: Welche?

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Wofür braucht man digitale Personalakte?

Zieldefinition - HR Analytics - CLEVIS
StammdatenWie die physische Personalakte in Papierform dient auch die digitale Akte zunächst der Organisation von Stammdaten der MitarbeiterInnen. Mit zunehmender Digitalisierung der Arbeitswelt stehen Unternehmen aber auch hier vor immer größeren Herausforderungen. Nicht nur die Menge an relevanten Stammdaten wächst kontinuierlich an, sondern auch die Qualität der Daten gewinnt zusehends an Bedeutung. Bei einem effizienten Stammdatenmanagement spielen deshalb Zentralität, Vergleichbarkeit und Vollständigkeit der Daten eine entscheidende Rolle. Die digitale Akte setzt genau an diesen Problemstellungen an: die Speicherung der Daten ist einheitlich, der Abruf schneller und Datenlücken werden schnell erkannt.
Agil - Wie wir arbeiten - CLEVIS
AgilitätWer sich mit Digitalisierung beschäftigt kommt an dem Begriff Agilität nicht vorbei. Softwarelösungen, Arbeitsbedingungen oder Projektmanagement, sind nur drei von unzähligen Unternehmensbereichen, die sich den ständig wechselnden Umweltbedingungen anpassen müssen. So erscheint es ein logischer Schritt, nicht nur die Unternehmenskultur- und Strategie mit agilen Methoden zu gestalten, sondern auch Daten agil und flexibel zu organisieren. Die digitale Akte fügt nicht nahtlos in das agile Arbeitsleben ein. Die digitale Akte ist jederzeit und standortunabhängig einsehbar. Die digitale Akte ermöglicht Sharing von relevanten Informationen sowohl im Top-Down (Sharing von Performance Reviews durch ManagerInnen) als auch im Bottom-Up Prozess (Sharing von Training Certificates durch MitarbeiterInnen). Die digitale Akte ist ein nützliches Tool interne Unternehmensprozesse effizienter und transparenter zu gestalten, sie ist aber vor allem eines: unabdingbar für die Agilität des Unternehmens.
lernkulturfördernd - HR Lernmanagement - CLEVIS
PersonalentwicklungDas frühere Verständnis eines betrieblichen Lebenszyklusses, bei dem MitarbeiterInnen mit der Ausbildung im Unternehmen beginnen und nach 40 Jahren in Rente gehen ist längst dem Konzept der Personalentwicklung gewichen.
Entwicklung - Future Talents -CLEVIS
Doch wen entwickeln und wohin?Mit diesen Fragestellungen beschäftigen sich unter anderem die Bereiche Talent ManagementKompetenzmanagement  und Nachfolgeplanung. Für jeden einzelnen dieser Bereiche ist die Qualität und Vollständigkeit der Personaldaten von immenser Bedeutung. Die digitale Akte bildet hier die entscheidende Schnittstelle zwischen Personaldatenmanagement und Personalentwicklung. Aus der digitalen Akte können sämtliche Mitarbeiterdaten wie Seniorität, Zeugnisse und Fähigkeiten abgerufen und verglichen werden. Die digitale Akte bildet somit die Basis für erfolgreiche Personalentwicklung.

Digitale-Personalakte: Wo bleibt der Datenschutz?

Die Implementierung einer digitalen Akte stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar, bei der das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle spielt. Schließlich erscheinen Daten in einer digitalen Akte um einiges unsicherer als Daten in abschließbaren Roll-Containern, oder doch nicht? Grundsätzlich sind für die Führung einer digitalen Akte jedoch keine anderen Sicherheitsvorkehrungen notwendig, denn bis auf ein paar Besonderheiten gelten für die digitale Akte die gleichen Vorschriften bezüglich der Datenspeicherung wie für die physische Personalakte.

Besonderheiten bei der Implementierung der digitalen Akte ergeben sich für folgende Bereiche:

Beteiligungsrechte des Betriebsrates

Bestreiten der Richtigkeit der Personaldaten durch MitarbeiterInnen

Vollständigkeit und Archivierung

Transparenzgebot

Vertraulichkeit

Löschfristen

Weitere Informationen zu rechtlichen Besonderheiten der digitalen Akte im Vergleich zur physischen Akte finden sie hier.

Digitale-Personalakte: Take-away

Die Digitalisierung und die Schnelllebigkeit der Arbeitswelt machen auch vor der Organisation der Daten von MitarbeiterInnen keinen Halt. Um dem wachsenden Anforderungsprofil weiterhin gerecht zu werden, ist die digitale Akte ein entscheidender, wenn nicht sogar notwendiger Entwicklungsschritt. Die digitale Akte ist ein hoch relevantes Tool für die effiziente Systematisierung von Personaldaten, das die Basis für die Agilität eines Unternehmens sowie dessen Personalentwicklung bildet. Auch wenn es hinsichtlich des Datenschutzes Besonderheiten gibt, unterscheidet sich die digitale Akte im Grundsatz nicht von einer physischen Akte und stellt insgesamt die Weichen für effizientes Human Capital Management eines Unternehmens.

FAQs zu Digitale Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz.

Darüber hinaus verwaltet die Personalakte alle für das Arbeitsverhältnis wichtigen mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumente, von Bewerbungsunterlagen über Verträge, Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankschreibungen, und beschleunigt die Abwicklung von HR-Prozessen.

Wie funktioniert eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte funktioniert kaum anders als eine klassische -Personalakte – nur eben ohne Papier.

Die persönlichen Dokumente der Mitarbeiter werden bestmöglich automatisiert, in ein digitales Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet.

Im Gegensatz zu einer Papier-Akte kann die digitale Akte von überall aus aufgerufen werden und es gibt Zusatzfunktionen wie Dokumentensuche, digitale Signatur, Reminder bei Fristen und vieles mehr.

Welche Informationen gehören in eine digitale Personalakte?

Was den Inhalt betrifft, umfasst die digitale Personalakte selbstverständlich alle Dokumente, die das Unternehmen auch in der klassischen Personalakte enthält.

Darunter fallen in der Regel alle Daten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis, z.B. der Personalstammbogen, Dokumente wie Führerschein und Zertifizierungen oder die monatliche Gehaltsabrechnung.

Außerdem werden oftmals unternehmensweite Informationen zur Verfügung gestellt wie beispielsweise aktuelle Corona-Richtlinien oder Pressemitteilungen.

Wofür brauchen Unternehmen eine digitale Personalakte?

Der Hauptzweck digitaler Akten besteht darin, den Arbeitsablauf der Personalabteilung effizienter zu gestalten.

Die Automatisierung kann den Workflow zur Erstellung und Verwaltung von Personalakten vereinfachen und beschleunigen, was dem Unternehmen langfristig Zeit und Geld spart.

Außerdem kann die digitale Akte sowohl von HR als auch dem Mitarbeiter selbst an jedem Ort sicher abgerufen werden.

Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?

Im Vergleich zu physischen Personalakten sind digitale Personalakten ortsunabhängig und flexibel in der Bearbeitung.

Zusätzlich können ungewollte Einblicke durch Zugriffsberechtigungen vermieden werden.

Eine digitale Personalakte reduziert Kosten und sorgt für ein reibungsloses Personalmanagement – ​​ein Schlüsselfaktor für effiziente Personalarbeit.

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