Digitale Personalakte: Vergleich der Anbieter
Im Employee Life Cycle von allen Mitarbeiter:innen fallen viele Dokumente, Verträge, Zeugnisse und andere wichtige Dokumente an. Beginnend mit der Bewerbung, dem Lebenslauf und den nötigen Zeugnissen bis hin zu Versicherungsnachweisen, Gehaltsangaben und Arbeitszeugnissen. Unternehmen sammeln diese Daten zu allen Mitarbeitern uns sind teils verpflichtet diese für einen vorgegebenen Zeitraum aufzubewahren. Um vor allem die Übersicht und den Zugriff auf diese Akten zu behalten werden digitale Personalakten genutzt. Welche Vorteile und Herausforderungen diese mit sich bringen wird in diesem Artikel verdeutlicht. Außerdem wird eine Auswahl an verschiedenen Anbietern vorgestellt und verglichen.
Digitale Personalakte: Definition und Inhalt
Unter einer digitalen Personalakte versteht man, wie der Name es vermuten lässt, die digitale Abbildung der Personalakte eines Mitarbeitenden, die alle Dokumente enthält, die sich über den Zeitraum der Beschäftigung ansammeln. Zu einer digitalen Personalakte gehört auch die entsprechenden Zugriffsrechte, Datenschutzvorkehrungen und meist auch Aufbewahrungszeiträume von bestimmten Dokumenten, um die Verfügbarkeit, Sicherheit und Aktualität der Akten zu gewährleisten. Zu den Dokumenten in einer digitalen Personalakte gehören unter anderem:
Darüber hinaus gibt es weiterhin Dokumente, die gesetzlich vorgeschrieben neben der digitalen Version auch im physischen Original vorliegen müssen. Die Regelungen dazu sind in verschiedenen Ländern unterschiedlich, in Deutschland unterliegen Arbeitsverträge beispielsweise der Schriftformerfordernis.
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Vorteile einer digitalen Personalakte
Die digitale Aufbewahrung von Personalakten bringt viele Vorteile mit sich, die nicht nur die Personalabteilung entlasten können, sondern oft auch zu Einsparnissen in andern Bereichen und einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Verbesserte Zugänglichkeit und Transparenz
Einer der auffälligsten Vorteile der digitalen Personalakte ist der schnelle Zugriff und die allgemeine Verfügbarkeit. Vergessen Sie das Durchwühlen von Aktenordnern und das manuelle Suchen nach bestimmten Dokumenten. Mit nur wenigen Klicks können HR-Mitarbeiter und berechtigte Personen auf benötigte Informationen zugreifen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Effizienz der Arbeitsabläufe und steigert auch die Skalierbarkeit. Es bedarf meist keiner neuen Arbeitsweise, denn der Umgang mit digitalen Daten ist allen geläufig und ermöglicht so auch eine schnelle und einfache Umstellung.
Erhöhte Datensicherheit
Die Anbieter von digitalen Personalakten erlauben es Zugriffsrechte auf sensible Mitarbeiterdaten einzuführen und stellen so sicher, das nur die richtigen Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Sehr sensible Daten können darüber hinaus verschlüsselt werden. Außerdem sind die Daten der Mitarbeiter übersichtlich an einem gesammelten Ort und es kann nicht dazu kommen, das Akten verschwinden oder verlegt werden. Das bedeutet auch, dass Akten bzw. die enthaltenen Informationen nicht mehr innerhalb des Unternehmens verschickt werden müssen, was ein großes Sicherheitsrisiko darstellt.
Verbesserte Rechtssicherheit (compliance)
Nicht zu unterschätzen ist auch die Rolle der Compliance. Mit digitalen Akten können Unternehmen sicherstellen, dass sie gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften einhalten, ohne von Hand überprüfen zu müssen, welche Dokumente wann vernichtet werden müssen. Automatisierte Systeme können dies übernehmen und tragen dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren und die Mitarbeitenden rechtzeitig über Sicherheitslücken oder Fristen zu informieren.
Umweltfreundlich und Platzsparend
Oft sind die Büros von Personalabteilungen mit riesigen Aktenschränken gefüllt mit tausenden Seiten Papier, die es nicht braucht. Sicher ist es nötig einige Dokumente auch im Original aufzubewahren, aber den Großteil des Papiers kann eine digitale Personalakte einsparen. Dies verbessert sowohl den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens stark und spart gleichzeitig Platz in Räumen und auf den Schreibtischen.
Verbindung zu weiteren digitalen HR Lösungen des Unternehmens
Die digitale Verwaltung von Personaldaten erlaubt es auch Verbindungen zu weiteren HR-Software Lösungen herzustellen. Dies erlaubt es unter anderem neue Mitarbeiter aus einem abgeschlossenen Recruiting Prozess automatisch anzulegen und die wichtigen Dokument aus dem Recruiting Prozess in ihrer digitalen Personalakte abzuspeichern. Es lassen sich auch aus Weiterbildungen die Zeugnisse speichern oder die Mitarbeiterbeurteilungen nach Mitarbeitergesprächen. Die meisten Anbieter ermöglichen Anbindungen dieser Art und einige bieten auch über die digitale Personalakte hinaus noch weitere eigene HR Software Lösungen an.
Einführung von Employee Self Service
Die Einführung der digitalen Personalakte ist der erste Schritt, um es Mitarbeitenden zu ermöglichen ihre persönlichen Daten selbst zu verwalten. Dies erhöht sowohl die Qualität der Daten als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da es weniger hin und her zwischen Mitarbeiter:in und Personalabteilung bedarf und somit mehr Zeit geschaffen wird für wichtige Themen, die von einer persönlichen Beratung profitieren. Hier finden sie weitere Vorteile von Employee Self Service.
Digitale Personalakte: Herausforderungen
Während die Vorteile digitaler Personalakten zahlreich und überzeugend sind, gibt es bei ihrer Implementierung auch diverse Herausforderungen zu berücksichtigen. Die erfolgreiche Einführung und Nutzung erfordert eine sorgfältige Planung und Überlegung in verschiedenen Bereichen. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen, denen sich Unternehmen gegenübersehen könnten:
Übertragung der Daten
Zu den größten Herausforderungen und sicher auch dem Grund, weshalb sich viele Unternehmen gegen die Einführung einer digitalen Personalakte entscheiden ist die Übertragung der physischen Akten und Dokumente in ein digitales Format. Je nach Größe des Unternehmens kann es sich bei dieser Aufgabe um ein sehr zeitaufwändiges Projekt handeln das. Da es sich bei den Daten, oft um sehr sensible Daten handelt, ist es auch nicht möglich, das jeder diese Daten in die Hand bekommt. Dieser Prozess ist jedoch notwendig und erlaubt es gleichzeitig auch Ordnung und Klarheit in die gesammelten Akten zu bringen. Wächst das Unternehmen weiter wird der Prozess nur weiter hinausgezögert und verlängert. Es gibt Unternehmen, die sich auf die Digitalisierung von Akten spezialisiert haben und dies datenschutzgerecht digitalisieren. Dies ist jedoch mit weiteren Kosten verbunden. Ist dieser Prozess jedoch erstmal abgeschlossen wird bei jeder neuen Suche, Verwaltung oder Einpflegung neuer Daten Zeit eingespart.
Datenschutz und Sicherheit
Der Aspekt des Datenschutzes wurde auch in den Vorteilen aufgeführt. Es ist aber an dieser Stelle wichtig, dass sowohl die Übertragung als auch die digitale Speicherung von Daten auch im Hinblick auf den Datenschutz nicht unproblematisch ist. Die Datenübertragung wurde schon angesprochen, doch auch der Aspekt des Datenschutzes ist wie bei allen digitalen Programmen bzw. Produkten zu beachten. Gerade deshalb achten auch die Anbieter stetes darauf die Daten mit den aktuellsten Sicherheitsmaßnahmen zu schützen und auch DSGVO konform zu bleiben. Für den Umgang mit den digitalen Daten ist es unter Umständen nötig das Personal entsprechend zu schulen und auf mögliche Sicherheitsrisiken aufmerksam zu machen.
Obwohl digitale Daten im Vergleich zu physischen Dokumenten besser gegen viele Gefahren geschützt sind, können sie immer noch durch Systemabstürze, Viren oder andere technische Probleme verloren gehen. Es ist wichtig, robuste Backup-Systeme und Wiederherstellungsprozesse zu haben, um sicherzustellen, dass Personalinformationen bei einem Datenverlust schnell wiederhergestellt werden können.
Digitale Personalakte: Vergleich der Anbieter
Der Markt der Anbieter im Bereich der HR Software Lösungen ist groß und es bleibt schwer dabei eine gute Übersicht zu behalten. Im Anschluss stellen wir vier Anbieter von digitalen Personalakten und ihre verschiede Merkmale vor. An dieser Stelle ist es wichtig, zu betonen, dass alle Anbieter einer digitalen Personalakte ähnliche Grundfunktionen bereitstellen und es je nach Größe, speziellen Anforderungen und bestehenden HR Lösungen für jedes Unternehmen einen passenden Anbieter gibt.
HR Software Vergleich: Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte von Umantis ermöglicht durch klare Aufgabenverteilung und die Möglichkeit der internen Kommunikation HR Aufgaben schnell und im Rahmen einer Plattform zu lösen. Sie ermöglicht die Speicherung aller Personaldaten und die Nutzung von vorgefertigten Vorlagen für die Erstellung neuer Dokumente. Über das HR-Dashboard lassen sich Aufgaben einsehen, verwalten und erledigen.
Personio bietet eine digitale Personalakte, die sich auf kleine und mittelständische Unternehmen fokussiert. Sie erlaubt sowohl eine Verwaltung am Computer, als auch über eine mobile App. Der Fokus von Personio liegt auf der Automatisierung, deshalb werden automatisch an Daten und Fristen erinnert und es erlaubt auch den Mitarbeitern die Daten selbst zu aktualisieren. Personio bietet darüber hinaus noch weiter HR Software Lösungen an, die sich sehr leicht mit der digitalen Personalakte kombinieren oder erweitern lassen.
PeopleDoc ist eine Plattform, die es erlaubt die Dokumente aus verschiedenen HR-Informationssystemen (HRIS) zu sammeln und falls nötig auch wieder zu exportieren. Es erlaubt die Kategorisierung der Dokumente, um sie durch die erweiterte Suchfunktion leichter zu finden. Außerdem erlaubt es PeopleDoc Dokumente selbst zu erstellen und Vorlagen aufzusetzen, die sich je nach Mitarbeiter automatisch anpassen. Signierte Dokumente werden automatisch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet. Durch das elektronische Schließfach haben auch Mitarbeitende die Möglichkeit ihre Daten selbst zu verwalten und zur Verfügung zu stellen.
Sage bietet einen HR Software Plattform mit dem Fokus auf Personalmanagement. Die digitale Personalakte von stellt ein Modul der Sage DPW Gesamtlösung dar und lässt sich nahtlos auch mit anderen Modulen kombinieren bzw. erweitern. Sie ermöglicht die digitale Speicherung aller Mitarbeiterdaten und dient außerdem als Archiv für Unternehmensunterlagen. Die Personalakten lassen sich automatisch auf Vollständigkeit prüfen und es wird eine Änderungshistorie über alle Dokumente geführt, um Transparenz zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen zum Thema digitale Personalakte:
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz.
Darüber hinaus verwaltet die Personalakte alle für das Arbeitsverhältnis wichtigen mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumente, von Bewerbungsunterlagen über Verträge, Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankschreibungen, und beschleunigt die Abwicklung von HR-Prozessen.
Wie funktioniert eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte funktioniert kaum anders als eine klassische -Personalakte – nur eben ohne Papier.
Die persönlichen Dokumente der Mitarbeiter werden bestmöglich automatisiert, in ein digitales Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet.
Im Gegensatz zu einer Papier-Akte kann die digitale Akte von überall aus aufgerufen werden und es gibt Zusatzfunktionen wie Dokumentensuche, digitale Signatur, Reminder bei Fristen und vieles mehr.
Welche Informationen gehören in eine digitale Personalakte?
Was den Inhalt betrifft, umfasst die digitale Personalakte selbstverständlich alle Dokumente, die das Unternehmen auch in der klassischen Personalakte enthält.
Darunter fallen in der Regel alle Daten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis, z.B. der Personalstammbogen, Dokumente wie Führerschein und Zertifizierungen oder die monatliche Gehaltsabrechnung.
Außerdem werden oftmals unternehmensweite Informationen zur Verfügung gestellt wie beispielsweise aktuelle Corona-Richtlinien oder Pressemitteilungen.
Wofür brauchen Unternehmen eine digitale Personalakte?
Der Hauptzweck digitaler Akten besteht darin, den Arbeitsablauf der Personalabteilung effizienter zu gestalten.
Die Automatisierung kann den Workflow zur Erstellung und Verwaltung von Personalakten vereinfachen und beschleunigen, was dem Unternehmen langfristig Zeit und Geld spart.
Außerdem kann die digitale Akte sowohl von HR als auch dem Mitarbeiter selbst an jedem Ort sicher abgerufen werden.
Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?
Im Vergleich zu physischen Personalakten sind digitale Personalakten ortsunabhängig und flexibel in der Bearbeitung.
Zusätzlich können ungewollte Einblicke durch Zugriffsberechtigungen vermieden werden.
Eine digitale Personalakte reduziert Kosten und sorgt für ein reibungsloses Personalmanagement – ein Schlüsselfaktor für effiziente Personalarbeit.
Fazit
Die digitale Personalakte stellt eine wesentliche Bestandteil in der modernen HR-Praxis dar, die das Potential hat, die Personalverwaltung erheblich zu optimieren. Trotz der Vielfalt an Herausforderungen – von Datenschutzbedenken über Integration bis hin zur Übertragung der Daten – sind die langfristigen Vorteile dieser Umstellung evident. Sie reichen von schnellem Zugriff und effizienten Abläufen bis hin zu bedeutenden Kosteneinsparungen und Umweltschutzmaßnahmen. Während der Einführungsprozess Ressourcen erfordert und eine sorgfältige Planung voraussetzt, lohnt sich die Investition in die Digitalisierung der Personalakten für jedes Unternehmen. Unabhängig von seiner Größe und Branche stellt sie einen Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsvorteil dar. Es ist eine Investition, die sich in der effizienteren und effektiveren Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und der damit verbundenen Geschäftsagilität langfristig auszahlt.
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