Die Potenzialanalyse ist ein vielfach eingesetztes Instrument in der Berufsorientierung, der Karriereplanung und im Personalwesen. Dieser Beitrag erläutert wie und wofür sie in Unternehmen außerdem zum Einsatz kommt, ihre Erfolgsfaktoren und ihre Aussagekraft.
Definition: Was versteht man unter der Potenzialanalyse?
Die Potenzialanalyse bezeichnet eine strukturierte und systematische Untersuchung, die die Identifizierung aktueller Stärken und Schwächen zum Ziel hat, um daraus prognostische Aussagen über Entwicklungsmöglichkeiten abzuleiten. Gegenstand dieser Stärken-Schwächen-Analysen, oder auch Standortbestimmungen, sind in der Regel Personen, Unternehmen und strategische Geschäftseinheiten.
Häufig bestehen Potenzialanalysen aus Fragebögen, Tests, Analysen und Übungen, mit dessen Hilfe Eigenschaften, Werte und Verhaltensmuster ausfindig gemacht werden. Von diesen werden in weiterer Folge Rückschlüsse auf vorhandene Kompetenzen gezogen und Wahrscheinlichkeitsaussagen über Leistungsmöglichkeiten, also noch nicht vorhandene Kompetenzen, getroffen. Die Beurteilung der erhobenen Faktoren als Stärke, Schwäche oder Potenzial erfolgt über einen Abgleich der Ergebnisse mit Ergebnissen aus einer Vergleichsstichprobe, einem Wettbewerber- oder Wunschprofil.
Einsatzmöglichkeiten und Ziele der Potenzialanalyse in Unternehmen
Die Einsatzmöglichkeiten und Ziele von Potenzialanalysen in Unternehmen sind vielfältig, da sich Potenzialprofile zu den verschiedensten Merkmalen und Situationen erstellen und anpassen lassen. Ihre Anwendung im Bereich des Personalwesens zielt überwiegend darauf ab, zu erwartendes Leistungsvermögen (Fähigkeiten und ihre Verwertung) und bestehende Leistungsreserven (Potenziale) sichtbar zu machen. Ihre Anwendung im Bereich des Managements und Controllings nimmt vorwiegend das Erfolgspotenzial von Unternehmen und Geschäftseinheiten in den Blick. Wichtig ist dabei, dass die Konsequenzen und Absichten des Einsatzes stets transparent gemacht werden und die Datenschutzbestimmungen bei der Übernahme der Ergebnisse in Personaldatenbanken eingehalten werden.
Beispiele im Personalwesen:
- In der Personalauswahl werden Potenzialanalysen beispielsweise eingesetzt, um Bewerber und interne Kandidaten auf ihre Eignung zu prüfen (z.B. bezüglich ihrer Persönlichkeitsmerkmale, ihres Fachwissens, Führungspotenzials, ihrer Intelligenz, Motivation oder Belastbarkeit). Darüber hinaus können mit Potenzialanalysen Anforderungsprofile erstellt und diese mit Bewerberprofilen verglichen werden.
- In der Personalplanung kann die Potenzialanalyse die passgenaue Stellenbesetzung prüfen. Sie kann sich Kompetenzen, Potenziale und Motivationen der Mitarbeitenden anschauen und einen Vergleich zwischen den aktuellen und zukünftigen betrieblichen Anforderungen vornehmen. Dadurch lassen sich zeitintensive und teure Fehlbesetzungen vermeiden, Unter- und Überforderung verhindern sowie Kompetenzen und Karrierepotenziale gezielt nutzen. Wiedereinsteiger können veränderte Prioritäten erkennen, und reflektieren, ob der alte auch der neue Arbeitsplatz sein soll. Aus Potenzialanalysen lassen sich Einsatzalternativen, Anpassungsförderungen und Versetzungen ableiten und die Nachfolgeplanung leichter gestalten.
- In der Personalentwicklung können Potenzialanalysen bei der Aufstellung von Prognosen über mögliche Veränderungen, Neuorientierungen und Weiterentwicklungen unterstützen. Sie beantworten inwieweit jemand schon bereit für die Übernahme von Aufgaben mit höheren Anforderungen ist (High Potentials, Führungskräftenachwuchs, Beförderungen) oder ob und wo es noch Förderung bedarf. Daraus folgt, dass sich Umschulungen, Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen individuell besser zuordnen und effizienter organisieren lassen. Die sogenannte sequenzielle Potenzialanalyse prüft hierbei das Potenzial im Hinblick auf die nächsthöhere Karrierestufe und die absolute Potenzialanalyse, inwieweit und wohin sich Mitarbeitende allgemein entwickeln können. Letztlich kann die Potenzialanalyse auch als Anreiz im Performance Management zur Unterstützung der Mitarbeiterbindung zum Einsatz kommen.
Beispiele im Management und Controlling:
- In der strategischen Planung kann die Potenzialanalyse durch das Sichtbarmachen der Potenziale und Defizite die Strategieentwicklung und -umsetzung eines Unternehmens unterstützen.
- Im Benchmarking ermöglicht sie den Vergleich von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen. Bei einem Vergleich mit Wettbewerbern müssen an dieser Stelle jedoch sowohl interne als auch externe Informationen eingeholt werden.
- Und kommen Potenzialanalysen zum Einsatz um Alleinstellungsmerkmale herauszuarbeiten, können diese in vielen Bereichen wie der Unternehmensführung (in die Kultur und Werte), im Marketing oder im Kundendienst eingebunden werden.
Potenzialanalyse: Methoden und Tools
Auf dem Markt existieren bereits viele wissenschaftliche und individuell maßgeschneiderte Verfahren für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche. Allgemein kann eine Potenzialanalyse unimethodal, mit nur einer diagnostischen Methode, oder multimethodal, mit einer Kombination aus mehreren Methoden, sowie einzelfall- oder auch gruppenbezogen erfolgen. Für ein umfassendes und aussagekräftiges Ergebnis wird in der Regel ein multimethodaler Ansatz empfohlen.
Bei Methoden, die Personen als Gegenstand ihrer Analyse haben, handelt es sich oft um psychologische Testverfahren, bestehend aus einer Selbsteinschätzung, Fremdeinschätzungen sowie biografischer und verhaltensorientierter Verfahren. Weitere Beispiele sind Fähigkeits- und Logiktests, Assessment Center bestehend aus verschiedenen Übungen und Spielen wie Konstruktions-, Kooperationsübungen, Problemlösepuzzle, Rollenspielen, Diskussionen und Planungsproblemen. Methoden, die Unternehmen und Geschäftseinheiten als Gegenstand haben, widmen sich oft den Markt-, Wettbewerbs-, Zielgruppenanalysen, der Forschung, Prognoserechnungen und dem Vergleich von Unternehmenszahlen. Ein Beispiel hierfür ist die SWOT-Analyse, die sowohl Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses) und Potenziale (Chancen, Opportunities) als auch Risiken (Threats) erhebt.
Welche Kompetenzen werden in der Potenzialanalyse von Personen erfasst?
In Persönlichkeitsverfahren werden am häufigsten die folgenden fünf Merkmale erfasst:
- Die Methodenkompetenz: Sie besagt, dass Probleme mithilfe von Techniken und Methoden eigenständig gelöst werden können, betriebliche Zusammenhänge erfasst, Defizite erkannt und sich Wissen erarbeitet werden kann.
- Die Sozialkompetenz: Sie bedeutet, dass der Wille nach zwischenmenschlicher Interaktion besteht, nach Arbeit im Team und die Fähigkeit vorliegt, konstruktive Beziehungen durch Konfliktfähigkeit, Kooperationsfähigkeit und Kommunikationskompetenz zu gestalten.
- Die Fachkompetenz: Sie entspricht der Fähigkeit erlerntes Wissen lösungsorientiert einzusetzen (z.B. Technologien, Verfahren oder Sprachen) und zeugt von einem tieferen Verständnis über die Zusammenhänge eines Fachgebiets.
- Die Personale Kompetenz: Sie offenbart Einstellungen und Werte und beschreibt die Fähigkeit, das eigene Handeln in unterschiedlichen Situationen kritisch reflektieren, analysieren und bewerten zu können. Der Besitz der Personalen Kompetenz bedeutet sich selbst einbringen, weiterentwickeln und motivieren zu können sowie stressigen Situationen standzuhalten.
- Die Veränderungskompetenz: Sie bezieht sich auf die Lernbereitschaft, die intellektuelle Beweglichkeit und das Organisationsgeschick einer Person, das dazu befähigt, flexibel auf Veränderungen im Umfeld zu reagieren.
Um derartige Kompetenzen in Potenzialanalysen zu erfassen, werden ihnen bestimmte Kriterien zugeordnet, die sich leichter identifizieren lassen (z.B. wird das Kriterium Kooperationsfähigkeit für die Bestimmung der Sozialkompetenz erhoben oder die Belastbarkeit für die Bestimmung der Personalen Kompetenz). Die Qualität einer Potenzialanalyse wird oft maßgeblich von dieser Auswahl der Kriterien bestimmt.
Erfolgsfaktoren: Was gilt es bei der Potenzialanalyse zu beachten?
Unabhängig davon, ob eine Potenzialanalyse wissenschaftlich oder nicht-wissenschaftlich, durch einen qualifizierten externen Anbieter oder interne Verantwortliche durchgeführt wird, erhöht die Beachtung folgender Faktoren eine erfolgreiche Auswahl und Anwendung erheblich:
- Das Commitment der Geschäftsleitung
- Die richtige Haltung und Einstellung aller Beteiligten: Offenheit, auch für Kritik, Ehrlichkeit, Unvoreingenommenheit, Reflexionsbereitschaft und Motivation
- Eine transparente Kommunikation: Sie schafft Vertrauen, Verständnis und erhöht die aktive Beteiligung
- Die Passung der Potenzialanalyse zum Anwendungskontext: Sie sollte auf das Ziel und den Anlass des Einsatzes, z.B. eine bestimmte berufliche Anforderungssituation oder ein Erfahrungsniveau, zugeschnitten sein, dadurch werden Ergebnisse verwendbar und Ressourcen optimal und effizient eingesetzt
- Bestmögliche Rahmenbedingungen: Minimierung von Einflussfaktoren und Kostentreiber, Ungestörtheit, Verfügbarkeit notwendiger Räumlichkeiten und Arbeitsmaterialien
- Gute Testgütekriterien: Wissenschaftlich fundierte psychologische Testverfahren, wie z.B. Persönlichkeitstests oder Intelligenztests, können anhand ihrer Gütekriterien auf ihre Qualität hin überprüft werden, je näher der Wert der drei Hauptgütekriterien Objektivität, Validität und Reliabilität an 1 ist, desto eher sind die Ergebnisse unabhängig von Untersuchungsbedingungen, liegt Messgenauigkeit vor und misst der Test oder eine bestimmte Skala das Merkmal, was er oder sie auch angibt zu testen
- Der Einsatz standardisierter Verfahren: Je detaillierter und festgelegter die Anwendung eines Verfahrens und seine Protokollierung beschrieben sind (z.B. die zu beobachtenden Merkmale in Beobachtungsbögen bei einem Assessment Center), desto höher ist ihre Objektivität und Vergleichbarkeit in den Ergebnissen
- Eine inkludierte Ergebnisbesprechung: Nur mithilfe eines (Feedback-)Gesprächs können Einflussfaktoren in die Ergebnisse miteinbezogen und ein Abgleich der Definitionen vorgenommen werden (verstehen Anwender und Anbieter unter einem Begriff dasselbe oder liegt beispielsweise derzeit akuter Stress vor), außerdem kann das Gespräch die Nachvollziehbarkeit der zustande gekommenen Ergebnisse erhöhen, bei denen es sich oftmals um Wahrscheinlichkeitsaussagen handelt
- Passende und aktuelle Vergleichskomponente: Die Beurteilung darüber ob ein Merkmal im Hinblick auf ein bestimmtes Ziel eine Stärke oder Schwäche darstellt, kann nur mit einer entsprechenden Vergleichsgruppe oder einem Wettbewerber stattfinden (z.B. Führungskräften, Marktführer oder dem am schnellsten wachsenden Nachzügler), daher kann auch eine Aktualität der Ergebnisse der gewählten Vergleichskomponente erforderlich sein, wissenschaftlich fundierte Potenzialanalysen sind zur Eichung verpflichtet und können oft mehrere Vergleichsgruppen anbieten, Datenquellen der Wettbewerber müssen hingegen häufig selbst beschafft werden, z.B. durch Kataloge und Preislisten, Produkttests, Messen, Kooperationspartner und Lieferanten, Umfragen durch Agenturen und Marktforschungsunternehmen oder die Befragung eigener Fachkräfte
Potenzialanalyse: Gestaltung und Durchführung
Die Gestaltung einer Potenzialanalyse lässt sich in drei Schritte unterteilen:
- Vorarbeit: Zuerst wird der äußere Rahmen abgesteckt und bestimmt wer und mit welchem Ziel die Potenzialanalyse durchgeführt werden soll. Eventuell werden externe Berater:innen oder neutrale Moderator:innen hinzugezogen. Dann werden alle relevanten Faktoren gesammelt, ggf. zu Clustern verdichtet, strategische Schlüsselfaktoren definiert (ca. 10-20 Faktoren), Kriterien abgeleitet sowie Erhebungsquellen und die Vergleichskomponente bestimmt. Beispiele für weitere Faktoren sind: Produktqualität, Innovationsgrad, Marktanteile, -wachstum, Markenimage, Preisgefüge, Kundenzufriedenheit, -service, Lieferbereitschaft, Automatisierungsgrad, personelle Faktoren wie fachliche Qualifikationen und persönliche Eigenschaften. Ein Tipp: Zur Sammlung der Faktoren können systematisch alle Unternehmensbereiche und Funktionen inklusive ihrer Aufgabenbereiche durchgegangen werden.
- Durchführung: Um die eigene aktuelle Unternehmens-/Position in den Schlüsselfaktoren zu messen, werden die entsprechende Methoden durchgeführt. Wenn keine Vergleichsstichprobe vorliegt, werden die Methoden auch für die Vergleichskomponente eingesetzt und die Ergebnisse im Stärken-Schwächen-Profil visualisiert. Um Ergebnisse richtig einordnen zu können, sollten relevante Einflussfaktoren (z.B. Gesetzgebung, politische Faktoren, psychologisch bedeutende Lebensereignisse) identifiziert und beachtet werden.
- Auswertung: Für die Bewertung der Ergebnisse kann beispielsweise die Stärke der Ausprägung betrachtet werden, die Differenz zwischen genutztem und ungenutztem Potenzial, da diese die Chancen aufzeigt, oder auch der prozentuale Erfolgszuwachs in Relation zu bestimmten Ausgangspunkten. Nachfolgend ist diesem Punkt aufgrund seiner Komplexität ein eigener Absatz gewidmet.
Potenzialanalyse: Ergebnisse und die Auswertung mit dem Stärken-Schwächen-Profil
Die Ergebnisse einer Potenzialanalyse können je nach Anbieter und Umfang unterschiedlich dargestellt werden und ebenso schriftliche Auswertungen beinhalten. Nachfolgend ist eine Möglichkeit dargestellt, wie mithilfe einer einfachen Skalierung die Ergebnisse einer Potenzialanalyse in einem Stärken-Schwächen-Profil abgebildet werden können. Wenngleich der Begriff „Schwäche“ im Sprachgebrauch weit verbreitet ist, lohnt es sich zur Förderung der Selbstwirksamkeit von Unternehmen und Personen anstelle von Schwächen hingegen von Entwicklungsbereichen zu sprechen.
Der Durchschnitt der Vergleichsgruppe (die Spitze der Normalverteilung) oder der Wettbewerber liegt im Profil bei der Nulllinie. Fällt die Bewertung besser als Null aus, handelt es sich um eine Stärke, fällt sie schwächer aus, handelt es sich um einen Entwicklungsbereich im Vergleich zur Konkurrenz. Oft wird auch ein Bereich der Übersteigerung hinzugefügt, der hinterfragen soll, ob ein Faktor „zu viel des Guten“ sein kann.
Auf diese Weise lassen sich Potenzialvorsprünge und -defizite direkt aus der Grafik ableiten. Das Potenzialprofil beantwortet damit Fragen wie:
- Was kann und liegt XY mehr und was weniger?
- Wie ist XY mehr und wie weniger?
- Was will XY mehr und was weniger?
- Wohin will XY mehr und wohin weniger?
Um strategische Maßnahmen finden und ableiten zu können, hilft die Beantwortung folgender Fragen:
- Welche Stärken entsprechen den Schlüsselfaktoren und sind damit strategische Erfolgsfaktoren?
- Welche Chancen und Vorteile ergeben sich aus diesen Schlüsselfaktoren?
- Welche Faktoren sind im Profil besonders stark oder schwach ausgeprägt?
- Wo sind Potenziale bereits ausgeschöpft oder fehlt die Profilierung?
- Welche Risiken können durch Entwicklungsbereiche entstehen?
- Welche Risiken werden mit den Stärken, ihrem Ausbau und Erhalt reduziert?
- Welche Faktoren hängen zusammen und verstärken sich gegenseitig?
- Wie lassen sich Potenzialdefizite verringern?
- Wie lässt sich daraus ein strategischer Wettbewerbsvorteil erarbeiten?
Wichtig ist dabei, dass das Ergebnis nicht fest ist, sondern nur eine Aussage über eine Wahrscheinlichkeit abbildet, dass eine Person oder ein Unternehmen ein gewisses Kriterium zeigt. Abgesehen davon, dass Dinge gelernt, aufgebaut und ausgeglichen werden können, besagt das Ergebnis nicht, dass ein Faktor überhaupt nicht vorhanden sein muss. Möglicherweise sagt es nur aus, dass zur Ausübung eines Faktors mehr Energie benötigt wird oder dieser im Vergleich zum Wettbewerber unterrepräsentiert ist. Möglich ist auch, dass sich ein Faktor nur in einem bestimmten Kontext zeigt. Im besten Fall lernt sich der Anwender, das Unternehmen oder die Geschäftseinheit dadurch einfach selbst besser kennen und kann sich dadurch bewusster und zielgerichteter verhalten. Je besser sich eine Person oder ein Unternehmen kennt und reflektieren kann, desto präziser können nämlich eigene Kompetenzen, Stärken und Entwicklungsbereiche wahrgenommen, kommuniziert, genutzt oder ausgebaut werden.
HR Beratung Recruiting
Fazit: Die Potenzialanalyse als wichtiges Instrument zur Unterstützung persönlicher und unternehmerischer Entwicklungsvorhaben
Die Potenzialanalyse gleicht einem systematischen Reflexionsprozess, was ihr unzählige Einsatzmöglichkeiten verschafft. Für eine erfolgreiche Durchführung sind jedoch, unabhängig davon, ob die Potenzialanalyse eigenständig oder durch einen externen Anbieter durchgeführt wird, einige Faktoren zu beachten. Zudem braucht es oft statistische Kenntnisse, um Ergebnisse mit Aussagekraft zu erhalten und eine hohe Feinfühligkeit für ihr Einsatzgebiet. Aus diesem Grund wird ein stärken- und entwicklungsorientierter Ansatz unbedingt empfohlen, der sich sowohl in der Haltung, der Sprache als auch dem Ergebnis widerspiegelt. Auf diese Weise können Potenzialanalysen nämlich Mut machen und Hoffnung schaffen, indem sie beispielsweise bereits gewählte Wege bestätigen, sie können das Selbstvertrauen stärken, indem sie Stärken ins Bewusstsein holen, die vorher vielleicht als selbstverständlich erachtet wurden und sie können neue Wege, Chancen und Potenziale aufzeigen. Ansätze wie „Stärken stärken, zu Superstärken“, „Schwächen minimieren“, „Schwächen in Stärken verwandeln“ oder „Potenziale nutzen“ können mit ihrer Hilfe individuell angepasst und verfolgt werden. Der Einsatz von Potenzialanalysen empfiehlt sich daher insbesondere zur Unterstützung persönlicher und unternehmerischer Entwicklungsvorhaben.
