Vergleichen ausgewählter Faktoren zwischen Unternehmen: Das ist Benchmarking kurz und bündig zusammengefasst. Konzentriert auf unseren Bereich der Expertise wird daraus HR Benchmarking, wobei wir uns dabei auf jahrzehntelang erarbeitetes Wissen stützen können, denn diese Art der Optimierungsstrategie ist alles andere als eine neue Errungenschaft.
Definition: Was ist HR Benchmarking?
Graben wir uns doch ein wenig genauer in die Materie – beginnend mit einer Definition.
HR Benchmarking ist im Prinzip nichts anderes als ein Optimierungsinstrument. Der englische Begriff Benchmark bedeutet im Deutschen so viel wie ‚Maßstab‘. Was mit Benchmarking also gemeint ist, erklärt sich damit fast von selbst. Es werden relevante und von diversen Mitstreitern gesetzte Benchmarks und Maßstäbe ausgewählt. An diesen kann man sich orientieren und die Prozesse so optimieren, dass man selbst neue Maßstäbe setzt.
Um dies zu tun, werden also andere Unternehmen und ihre Prozesse und Kennzahlen mit denen des eigenen Unternehmens verglichen. Das klingt ein wenig nach Abkupfern, es ist aber natürlich viel mehr als das. Vielmehr wird unternehmens- und organisationsübergreifend voneinander gelernt. Mit den Vergleichsdaten ist es einfacher, den richtigen Weg zu finden, um den Erfolg des Unternehmens zu steigern.
Mehr über HR Benchmarking erfahren
HR-Ziele: die Chancen der Benchmark-Analyse
Übergeordnetes Ziel:
Selbst zum Maßstab / der Benchmark werden
Status-Quo feststellen
Umfassender Einblick in Unternehmensprozesse
Aufzeigen etwaiger Schwachstellen
Gezielte und kontrollierte Optimierung
Position des Unternehmens im Wettbewerb
Anregung durch neue Ideen
Benchmarking
Wo steht meine Organisation im Vergleich zum Wettbewerb
Prozess des Benchmarkings in HR: Tools & Aufgaben
Methoden definiert man am besten, indem man die einzelnen Etappen erläutert. Was sind also die Schritte, die zur erfolgreichen Implementierung von HR Benchmarking führen? Wir verraten Ihnen hier bereits vorab die wichtigsten Tools, auf die wir bei dieser Methode setzen.
Schritt Nr. 1:
Benchmarks definieren
Der erste Schritt erfolgreichen Benchmarkings ist das Schaffen stabiler Grundlagen und das bedeutet in erster Linie, die Ziele zu definieren. Welches Gebiet im Rahmen der HR soll unter die Lupe genommen und optimiert werden? Was soll der Outcome dieser Maßnahme sein?
Schritt Nr. 2:
Benchmarkpartner finden und auswählen
Benchmarkingmaßnahmen scheitern oft an der unpräzisen Umsetzung und diese beginnt bei der Auswahl der Partnerunternehmen. Diese sollten der eigenen Organisation so ähnlich wie nur möglich sein, damit die erhobenen Informationen auch einen Vergleichswert haben. Der sprichwörtliche Vergleich von Äpfeln mit Birnen ist hier so unangebracht, wie sonst auch.
Schritt Nr. 3:
KPIs, Metrics und Messverfahren wählen
Ist festgelegt, wer miteinander verglichen wird, sieht man sich an, was genau untersucht werden soll. Man wählt die geeigneten KPIs und die dazu passenden Messverfahren aus und erstellt somit die Strategie für die Erhebung. Folgende Metrics könnten beispielsweise für Ihr HR Benchmarking von Relevanz sein:
- Verhältnis der Anzahl von Bewerbungsgesprächen zu der Anzahl der Einstellungen
- Kosten pro Neueinstellung vs. Kosten für Weiterbildung
- Verhältnis der Anzahl von Überstunden zur Regelarbeitszeit
- HR Kosten pro Mitarbeiter
- HR Kosten in Prozent vom Umsatz
- Verhältnis der HR FTEs (engl. abgek. full time equivalent) zur Anzahl der Mitarbeiter
- v.m.
Schritt Nr. 4:
Erhebungen, Surveys etc. durchführen
Nun geht es an die Kernarbeit des HR Benchmarking, nämlich herauszufinden, wo die Benchmarks liegen und wie nahe ihnen die eigene Organisation in ihrer Performance kommt. Die eben definierten Messungen werden vorbereitet und durchgeführt.
Schritt Nr. 5:
Analysen und Reports auf Grundlage von Daten erstellen
Rohe Daten sprechen oft noch nicht ganz die Sprache, die man versteht. Um die korrekten Schlüsse aus den Daten zu ziehen, werden diese ausgewertet, wobei ein hohes Maß an Hintergrundwissen über die jeweiligen Zusammenhänge notwendig ist.
Schritt Nr. 6:
Interpretation und Auswahl von Verbesserungsmaßnahmen
Das Herausgefundene muss schließlich noch korrekt interpretiert werden, was die Grundlage dafür bildet, zielführende Optimierungsmaßnahmen auswählen zu können. Verspekuliert man sich hier, werden unter Umständen Entscheidungen getroffen, die das Unternehmen nur noch weiter vom Level der Benchmark entfernt.
Schritt Nr. 7:
Analyse / Feedback nach Implementierung / neuerliche Messungen
Um zu wissen, ob die gewählten Maßnahmen gefruchtet haben, wird kontinuierlich aufs Neue gemessen. Das ist vor allem auch wichtig, um zu sehen, ob gewissen Höhe- oder Tiefpunkte bei den Messungen auf Zufall gründen, oder tatsächlich den Zustand der Unternehmensprozesse widerspiegeln.
Mit HR Benchmarking gehen Sie in Ihrer HR Abteilung den nächsten Schritt und werden selbst zur führenden Benchmark. Am Ende wird man sich von den Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen eine Scheibe abschneiden können. Der erste Schritt in diese Richtung beginnt bei einem kompetenten Partner, der mit Ihnen HR-Benchmarking plant und organisiert durchführt.
