Personalmanagement: Definition, Aufgaben & Ziele

Personalmanagement: Welche Funktion hat es im Unternehmen?

Im Laufe der letzten Jahrzehnte hat das Personalmanagement enorm an Bedeutung gewonnen. Denn Mitarbeitende gehören zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens, da sie durch ihre Qualitäten und Fähigkeiten das Unternehmensergebnis maßgeblich beeinflussen. Mit ihnen steht und fällt der Erfolg. Das Personalmanagement ist somit ein zentraler Unternehmensbereich. Dabei steht er stets in einem Spannungsverhältnis zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und denen der Mitarbeitenden.

Definition: Was ist Personalmanagement?

Das Personalmanagement vereint alle personalrelevanten Strategien, Maßnahmen und Handlungsfelder, die zur Entwicklung des Unternehmens beitragen. Dabei umfasst es verschiedene Tätigkeitsbereiche, wie die Personalplanung, -entwicklung und -führung oder das Personalcontrolling. All dies bildet die Basis, um qualifizierte Mitarbeitende gewinnen und halten zu können. Dabei ist ein gut strukturiertes Personalmanagement nicht allein Aufgabe der HR-Abteilung. Es ist eine Führungsaufgabe. Die Geschäftsführung wie auch leitende Angestellte spielen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, für ein gutes Betriebsklima zu sorgen oder Mitarbeitende zu motivieren.

Wie unterscheidet sich das Personalmanagement von Human Resource Management?

Das Personalmanagement versteht sich als ein traditioneller Ansatz zur Steuerung und Führung von Mitarbeitenden. Das Human Resource Management hingegen verfolgt eine wertschöpfende Ausrichtung und betont das aktive Management der wertvollen Ressource Personal

Hier die wichtigsten Unterschiede auf einem Blick

Personalmanagement Human Resource Management
Aufgaben Personal verwalten, Wohlbefinden der Mitarbeitenden und Arbeitsbeziehungen stärken Mitarbeitende akquirieren, entwickeln und motivieren
Rolle der Mitarbeitenden Mitarbeitende als Produktionsfaktor Mensch als wichtige und wertvolle Ressource
Fokus Möchte durch eine optimale Verwaltung des Personals, Unternehmensziele erreichen Legt großen Wert auf Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Arbeitsform Strikte Arbeitsteilung Gruppen- und Teamarbeit
Entscheidungen Trifft das Management des Unternehmens gemäß den vorhandenen Regeln und Vorschriften Werden gemeinsam unter Beteiligung der Mitarbeitenden und der Berücksichtigung von Dezentralisierung und Wettbewerb getroffen.

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Personalmanagement: Ziele und Aufgaben

Wie wertvoll Personal ist, merkt manche Führungskraft erst, wenn er zu wenig qualifizierte Mitarbeitende hat, um anstehende Aufträge zu erledigen. In Zeiten des demographischen Wandels und Fachkräftemangels muss das Personalmanagement daher vor allem ein Ziel erreichen: Jeder Unternehmensbereich muss jederzeit mit entsprechendem Fachpersonal besetzt sein. Denn ohne qualifizierte Mitarbeiter kann kein Unternehmen langfristig wirtschaftlich erfolgreich sein.

Die Hauptaufgabe des Personalmanagements ist es daher, entsprechend den Unternehmenszielen Mitarbeitende auszuwählen, einzusetzen und zu fördern. Dies setzt jedoch eine strategische und nachhaltige Planung voraus.

Ziele im Personalmanagement

Wie in vielen anderen Unternehmensbereichen stehen in der Personalabteilung betriebswirtschaftlichen Ziele im Fokus. Das wirtschaftliche Ziel lautet, das Unternehmen unter Berücksichtigung der Personalkosten bestmöglich mit geeigneten Mitarbeitenden auszustatten und diese wirtschaftlich einzusetzen. Doch nicht die HR-Abteilung eine Sonderrolle ein. Die wirtschaftliche Zielsetzung ist eng mit sozialen Zielen verbunden.

Mitarbeitende als Menschen und nicht nur als Arbeitskräfte wahrzunehmen, wirkt sich positiv auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus. Daher interessiert sich das Personalmanagement auch für die individuellen Bedürfnisse, Wünsche, Ansprüche und Möglichkeiten der Mitarbeiter. Ziel ist es, die Arbeitsumstände bestmöglich zu gestalten und die Mitarbeiterzufriedenheit im Einklang mit den Unternehmenszielen zu stärken bzw. hoch zu halten. Wer an seinem Arbeitsplatz zufrieden ist, erbringt gute Leistungen und identifiziert sich leichter mit seinem Arbeitgeber. Motivierte Mitarbeiter sorgen für einen guten Output, einen hohen Qualitätsstandard, viel Verantwortungsgefühl und erkranken seltener. Das führt nicht nur zu niedrigeren Personalkosten, sondern trägt in der Regel direkt und indirekt zum Erfolg eines Unternehmens bei. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es besonders wichtig, gute Mitarbeitende langfristig zu binden.

Um die wirtschaftlichen und sozialen Ziele zu erreichen, müssen Personalmanager:

  1. Unternehmensziele und Mitarbeiterwünsche in Einklang bringen.
  2. Die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und halten.
  3. Personalkosten reduzieren und das Unternehmen wettbewerbsfähig halten.

Aufgaben im Personalmanagement

Grundsätzlich dreht sich im Personalmanagement alles um die Mitarbeitenden. Dabei unterscheidet man zwischen potenziellen Mitarbeitenden und bestehendem Personal. Während das externe Personalmanagement zukünftige Angestellte im Blick hat und sich mit der Personalplanung und dem Recruitung beschäftigt, kümmert sich das interne um Themen wie Personalverwaltung und -entwicklung, aber auch um das Entgeltmanagement und die Personalbeurteilung und das Personalcontrolling.

Einige Aufgaben sind strategisch ausgerichtet wie etwa die Personalentwicklung oder das Entgeltmanagement oder Personalentwicklung. Bei anderen Tätigkeitsfeldern wie beispielsweise bei der Personalverwaltung geht es um die Sicherstellung personalrelevanter Abläufe und Prozesse. Alles Aufgabenbereiche zielen darauf ab, das Unternehmen nachhaltig weiterzuentwickeln und am Markt zu behaupten.

Personalmanagement - Definition, Aufgaben & Ziele

Was umfasst das Personalmanagement?

Um das passende Personal auszuwählen, es an den richtigen Stellen einzusetzen und entsprechend zu fördern, bedarf es eines strategischen Vorgehens. Dazu stehen dem Personalmanagement unterschiedliche Tätigkeitsfelder zur Verfügung, die aufeinander abgestimmt werden sollten:

  • Personalplanung
  • Recruiting
  • Personalverwaltung und -einsatz
  • Personalentwicklung
  • Entgeltmanagement
  • Personalcontrolling

Personalplanung

Wie viel Personal benötigt das Unternehmen? Welche Qualifikationen werden gebraucht? Die Personalplanung ermittelt den Bedarf an Mitarbeitenden sowie die benötige Qualifizierungen, und dies kurz-, mittel- und langfristig. Ziel ist es, für einen reibungslosen Betrieb eines Unternehmens jederzeit die erforderlichen Fachkräfte zur Verfügung zu haben. Die Personalplanung ist eine zentrale Komponente der Unternehmensplanung.

Recruitung

Aufgabe des Recruitings ist es, neue Mitarbeitende zu gewinnen, sobald eine Stelle frei oder neu eingerichtet ist. Die Personalsuche kann sowohl intern als auch extern erfolgen. Die wesentlichen Schritte in der Personalbeschaffung sind: ein Anforderungsprofil zu erstellen, Stellenanzeigen zu schalten, die Bewerber zu managen und abschließend in Abstimmung mit der jeweiligen Fachabteilung das Personal auszuwählen. Dabei kann ein gutes Personalmarketing sehr hilfreich sein.

Personalverwaltung und -einsatz

Die Personalverwaltung kümmert sich um alle administrativen HR-Aufgaben angefangen beim Onboarding eines Mitarbeitenden bis hin zu seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Dazu gehören die Erstellung von Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen, die Bearbeitung von Mitarbeiteranträgen, die Kommunikation mit Ämtern, Krankenkassen und Vieles mehr. Es trägt zur Zufriedenheit der Belegschaft bei, wenn alle Vorgänge der Personalverwaltung zeitnah und transparent abgewickelt werden.

Außerdem gibt die Personalverwaltung die allgemeinen Arbeitsbedingungen vor und überprüft deren Einhaltung. Dazu gehören die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitsplatzsicherheit und betrieblichen Mitbestimmung, aber auch das Angebot von flexiblen Arbeitszeitmodellen und die Bereitstellung geeigneter Arbeitsmittel.

Bei der Planung des Personaleinsatzes geht es vor allem darum, das Personal entsprechend seiner Qualifikationen und Talente bestmöglich einzusetzen. Das ist nicht nur wirtschaftlich, sondern trägt den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden. So lässt sich im Idealfall ein Mehrwert für alle erzielen – für das Unternehmen und die Arbeitnehmer:innen.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung steuert und koordiniert alle Maßnahmen, die dazu beitragen, Mitarbeiterkompetenzen zu erhalten und auszubauen. Dazu gehören Aus- und Weiterbildungsangebote, Coachings, Trainings, Job-Rotationen, Mentoren-Programme und Umschulungen. Dabei sollten auch die Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. So kann eine zielgerichtete Strategie der Personalentwicklung einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben.

Entgeltmanagement

Das Entgeltmanagement beschäftigt sich mit allen Aspekten der Entlohnung vom Grundgehalt bis zum persönlichen Bonus. Durch überdurchschnittliche Einstiegsgehälter und Lohnerhöhungen können Unternehmen leichter hochqualifizierte Mitarbeiter finden und binden. Indem das Gehalt oder der Lohn an erbrachte Leistungen gekoppelt werden, lassen sich zudem die Motivation und Zielorientierung der Mitarbeitenden steigern. Die Entlohnung ist ein nicht zu vernachlässigbarer Faktor der Mitarbeiterzufriedenheit.

Personalcontrolling

Personalrelevante Zahlen, Daten und Fakten: Damit beschäftigt sich das Personalcontrolling. Es liefert KPIs (Key Performance Indicator) und Kennzahlen, um personale Vorgänge planen, kontrollieren und steuern zu können. Der Fokus liegt auf der Messung von quantitativen Faktoren wie z. B. Personalkosten. Darüber hinaus werden auch qualitative Aspekte wie die Mitarbeiterzufriedenheit oder Sozialkompetenz untersucht. Im Mittelpunkt steht dabei immer eine Gruppe, nie der einzelne Mitarbeiter.

Einsatzgebiete Personalmanagement

Ein modernes Personalmanagement zeichnet sich durch Veränderung und Weiterentwicklung aus. Die Zeiten, in denen sich die Personalarbeit hauptsächlich auf die Verwaltung der Belegschaft konzentrierte, sind vorbei. Heute sollten Personalmanager stets die Unternehmensstrategie im Blick haben und gestalterisch wirken. Sie unterstützen nicht nur die Führungskräfte, sondern binden diese mit einem möglichst vernetzten Angebot ein.

Nur wer im Personalmanagement ganzheitlich denkt und handelt, kann die Wechselwirkungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, Teams, Abteilungen und der Geschäftsleitung den Playern im Unternehmen ausloten und in eine gemeinsame, Richtung lenken. Damit ist die HR-Abteilung mehr als nur ein „Personalverwalter“. Sie wird zu einem wichtigen Berater des Managements und kommuniziert auf Augenhöhe.

Wer kann Personalmanagement nutzen?

Jedes Unternehmen kann und sollte ein Personalmanagement nutzen, ganz gleich welcher Branche und welcher Größe. Der Grund: Firmen ähneln sich in ihren Leistungen und Angeboten auf dem globalen Markt immer mehr. Darum ist es wichtig, sich durch Qualität, Kundenorientierung und Effizienz am Markt hervorzuheben. Vor allem für mittelständische Betriebe spielt dabei die Wahl der richtigen Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle, um im „War of Talents and Experts“ bestehen zu können.

Immer noch ist für viele kleine und mittlere Betriebe das Personalmanagement ein Randthema. Sie beschäftigen im Verhältnis zu ihrer Mitarbeiterzahl weniger Personalexperten als Großunternehmen das tun. Auch fehlt es oftmals an einer strategischen Aussichtung. Viele KMU’s beschränken sich auf die Tätigkeitsfelder Personalbeschaffung und Personalcontrolling. Personalentwicklung findet wenn, dann nur sporadisch statt. Für Weiterbildung gebe es keine Zeit, so die Inhaber.

Beispiele für Personalmanagement

Es gibt viele Methoden, um Personalmanagement zu gestalten. In der Personalentwicklung sind beispielsweise Motivationstrainings, Workshops und Coachings, häufig verwendete Instrumente, um Mitarbeitenden weitere Kompetenzen und Fähigkeiten zu vermitteln. Methoden wie die Rotation, Job Enlargement und Job Enrichment bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, über den Tellerrand zu schauen und neue bzw. anspruchsvollere Tätigkeiten zu übernehmen.

Auch finanzielle Anreizsysteme, in denen zum Beispiel bei Erreichen eines Ziels ein Bonus ausgezahlt wird, werden häufig genutzt, um die Motivation und Leistungen der Arbeitnehmer:innen zu steigern. Aber auch eine gute Mitarbeiterkommunikation ist für die Erreichung der wirtschaftlichen und sozialen Ziele förderlich. Um mit den Mitarbeitenden regelmäßig im Austausch zu stehen, setzen Personalmanager beispielsweise auf ein Firmen-Intranet, eine Mitarbeiterzeitung, Betriebsversammlungen oder ein schwarzes Brett. Um die Personalverwaltung zu optimieren, können Personalinformationssysteme eingerichtet werden, auf die auch die Arbeitnehmer:innen Zugriff haben. Das erhöht für die Mitarbeitenden die Transparenz und die Verfügbarkeit von relevanten Personalinformationen.

Referenz -und Vorgehensmodelle zur Entwicklung organisationsspezifischer Lösungsmuster im Personalmanagement

Um die verschiedenen Tätigkeitsfelder des Personalmanagements aufeinander abzustimmen und im Sinne einer ganzheitlichen Strategie umzusetzen, gibt es verschiedene Vorgehensmodelle. Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP e.V.) hat ein Modell für ein integriertes professionelles Personalmanagement entwickelt.[1] Dieses Modell verbindet lebenszyklusorientierte mit übergeordneten Gestaltungsfeldern. Die lebenszyklusorientierten Gestaltungsfelder beziehen sich auf alle Aufgaben, die mit Mitarbeitenden in den Leistungserstellungsprozessen von Unternehmen entstehen. Die übergeordneten Gestaltungsfeldern betreffen die strategischen, kulturellen und organisatorischen Voraussetzungen der Personalarbeit des Unternehmens.

Personalmanagement - Definition, Aufgaben & Ziele

Ein professionelles Personalmanagement bearbeitet alle zwölf Gestaltungsfelder. Hierzu gehört nicht nur eine konzeptionelle Ausrichtung (Strategie), sondern auch die Unterstützung durch geeignete Instrumente und Methoden zur Umsetzung des jeweiligen Konzepts und die klare Festlegung von Prozessen und Verantwortlichkeiten. Aus dem Zusammenspiel dieser unterschiedlichen Dimensionen innerhalb eines Gestaltungsfelds und der Gestaltungsfelder untereinander ergibt sich die Konfigurationsprofessionalität.

Die Konfigurationsprofessionalität hat einen Einfluss auf die Strategiedurchdringung, die Arbeitgeberattraktivität, die Güte der Sozialpartnerschaft, die Effizienz der Personalprozesse, die Innovationsfähigkeit der Organisation sowie auf die Qualität und Verfügbarkeit von Personal, und all das wirkt sich letztlich auf den Unternehmenserfolg aus.

Copyright © DGFP e.V. – ISSN 1613-2785 / PraxisPapier 3 / 2011 – Seite 6

Fazit: Funktion des Personalmanagements im Unternehmen

Die Arbeitswelt hat sich stark verändert. Das gilt auch für die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft. Während ein möglichst hohes Einkommen für die Arbeitnehmer:innen nicht mehr das Maß aller Dinge ist, haben Flexibilität, Gestaltungsmöglichkeiten und ein gutes Betriebsklima an Bedeutung gewonnen. Die Pandemie hat diesen Veränderungsprozess weiter beschleunigt. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt haben Mitarbeitende neue Bedürfnisse und Anforderungen. Zudem verschärft sich der globale Wettbewerb um gefragte Talente und Experten zunehmend.

In einer Arbeitswelt, in der sich Geschäftsmodelle kontinuierlich verändern, verschiedenste Megatrends wie Digitalisierung oder die demographische Entwicklung wirken und die Mitarbeiterschaft neue Anforderungen an ihre Arbeit formuliert, ist es mehr denn je notwendig, die richtigen Prioritäten für das Personalmanagement von
morgen zu setzen.

Ein strategisches und mitarbeiterzentriertes Personalmanagement hilft Unternehmen dabei, auf aktuelle Veränderungen reagieren und Mitarbeitende bestmöglich rekrutieren, einsetzen und fördern zu können. Ist es langfristig ausrichtet, hat es einen enormen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Um eine einheitliche, in sich abgestimmte Strategie zu garantieren, sollten dabei sämtliche Teilbereiche des Personalmanagements berücksichtigt werden.

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