Mitarbeitergespräch: die Checkliste zum Erfolg

Jedes Jahr steht es an und sorgt bei manchen für Unbehagen: das Mitarbeitergespräch. Dabei ist dieses Gespräch eine große Chance, – sowohl für Arbeitgeber als auch -nehmer – über Probleme, Wünsche, Anregungen und dergleichen zu sprechen. Im besten Fall sollte es als konstruktiver Austausch gesehen werden. Wir zeigen Ihnen anhand unserer Mitarbeitergespräch-Checkliste, wie Sie dieses Gespräch zu einem erfolgreichen machen.

Mitarbeitergespräche führen: Leitfaden

Ein Mitarbeitergespräch zu führen, stellt durchaus eine gewisse Herausforderung dar. Der Arbeitgeber sollte Fragen stellen, die zielführend sind und beide Gesprächspartner am Ende nicht mit einem Fragezeichen zurücklassen. Im Grunde besteht das Mitarbeitergespräch aus drei wichtigen Eckpfeilern:

  • Feedback (Zufriedenheit der beiden Gesprächspartner mit der Arbeit des Arbeitnehmers)
  • künftige Ziele
  • weitere Entwicklung

Bei einem idealen Mitarbeitergespräch sollten all diese Punkte besprochen werden. Damit das wirklich gelingt, sollte das Gespräch nicht dem Zufall überlassen werden. Vorbereitung ist die halbe Miete. Es wäre ein absolutes No-go, wenn Sie als Arbeitgeber unvorbereitet ins Gespräch starten und dann improvisieren. Das sorgt für Unsicherheit beim Arbeitnehmer und ist nicht zielführend.

Wenn Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten, sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten:

Mitarbeitergespräch – Fragen:

Der wichtigste Teil des Mitarbeitergesprächs sind natürlich die Fragen, die gestellt werden. Überlegen Sie sich daher bei der Vorbereitung, welche Fragen Sie stellen und welche Aspekte Sie allgemein besprochen haben wollen. Die Fragen sollten im Wesentlichen die drei oben genannten Bereiche abdecken. Wichtige Fragen sind demnach:

  • Wie geht es dem Mitarbeiter im Arbeitsumfeld? Kann er seiner Arbeit angemessen nachgehen? Wie zufrieden ist er mit dem Tätigkeitsfeld?
  • Daraufhin sollte dann Feedback zur Leistung vonseiten des Arbeitgebers folgen.
  • Es sollte über etwaige Probleme, Wünsche etc. gesprochen werden.
  • Der nächste Teil sollte Fragen dazu beinhalten, wo sich der Mitarbeiter in Zukunft sieht und welche Ziele er hat.
  • Hier sollte auch wieder Feedback folgen.
  • Überspannendes Ziel ist, dass beide Parteien das Gespräch informiert und am neuesten Stand verlassen.

Feedbackgespräch mit MitarbeiterDetailorganisation:

Klären Sie rechtzeitig mit Ihrem Mitarbeiter ab, wann und wo das Gespräch stattfinden wird. Dies gehört zu einer professionellen Gesprächsvorbereitung dazu. Schließlich sollte auch der Mitarbeiter die Chance bekommen, sich angemessen auf das Gespräch vorbereiten zu können. Er sollte ebenfalls Fragen stellen können und ehrliche Antworten darauf bekommen.

Gut zu wissen:
Wichtig ist darüber hinaus, dass die Logistik bereits rechtzeitig geklärt wird. Organisieren Sie – nach der Verständigung des Mitarbeiters – die Räumlichkeiten, ggf. technische Ausstattung etc.

Checkliste Mitarbeitergespräch: Gesprächsphasen

Wenn die Vorbereitung erfolgreich war und das Gespräch endlich stattfindet, sollte dieses am besten nicht ohne einen roten Faden ablaufen. Die vorbereiteten Fragen können den Gesprächsablauf vorgeben bzw. folgt der Ablauf den Fragen. Starten Sie mit Feedback und gehen Sie dann in die Tiefe. Sprechen Sie über Ziele und Entwicklung.

Welche Phasen sollten Sie konkret während des Gesprächs durchschreiten, um alle relevanten Punkte abhaken zu können?

1)      Angenehme Atmosphäre herstellen

Starten Sie mit klassischem Smalltalk ins Gespräch. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter ein sicheres und angenehmes Gefühl, um ihn auf das Gespräch einzustimmen. Verwenden Sie aber nicht zu viel Zeit für den Einstieg. Schließlich gibt es einige relevante Aspekte zu klären und zu besprechen.

2)      Zum eigentlichen Inhalt übergehen

Vom Smalltalk können Sie direkt zu den einleitenden Fragen zum Wohlbefinden des Mitarbeiters übergehen. Finden Sie heraus, ob er sich im Arbeitsumfeld, mit der Arbeit an sich und mit den Kollegen wohlfühlt. Fragen Sie ihn, ob er seiner Arbeit ungestört nachgehen kann und ob er sich eventuell unter- oder überfordert fühlt.

Als Einstieg in das Gespräch sollten Sie Ihrem Mitarbeiter also Zeit geben, um zu erzählen und seine Sicht auf die Dinge preiszugeben.

3)      Feedback geben

Geben Sie dem Mitarbeiter anschließend Ihre Sichtweise preis und versorgen Sie ihn mit konkretem Feedback zu seiner bisherigen Arbeitsleistung und ggf. seiner Wirkung auf den Rest des Teams. Dies sind wertvolle Informationen für den Mitarbeiter, aus denen er Schlüsse ziehen kann.

Finden Sie beim Geben von Feedback eine gesunde Mischung aus Lob und Problembesprechung. Es ist weder aufschlussreich, wenn Sie Ihren Mitarbeiter über alle Maßen loben, noch, wenn Sie nur über Defizite seinerseits sprechen. Seien Sie stets behutsam und folgen Sie dem Motto „Die Dosis macht das Gift“.

Es ist wichtig, Probleme anzusprechen, um diese rechtzeitig aus dem Weg zu räumen. Genauso wichtig ist es aber, die Stärken des Mitarbeiters hervorzuheben und ihn so weiter zu motivieren.

4)      Zukünftige Entwicklung thematisieren

Ein wesentliches Ziel eines Mitarbeitergesprächs ist es, die zukünftigen Entwicklungsziele des Mitarbeiters zu besprechen. Sehen Sie Potenzial in ihm? Dann sollten Sie in die Tiefe gehen und ihn zu seinen Zielen und Vorstellungen befragen. Mitarbeitergespräche können auch als Teil des Talentmanagements angesehen werden und sind somit zentral für die Identifikation und weitere Förderung von potenziellen Talenten.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, sich die Wünsche und Vorstellungen des Mitarbeiters in Bezug auf die zukünftige Entwicklung im Unternehmen anzuhören. Sie als Arbeitgeber müssen dann evaluieren, wie realistisch diese Vorstellungen sind, und im Falle über weitere Schritte sprechen – wenn es beispielsweise um eine Beförderung geht.

5)      Ziele formulieren

Sprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter darüber, welche konkreten Ziele Sie mit ihm anstreben. Dabei können einerseits seine künftige Position bzw. sein künftiger Aufgabenbereich besprochen werden. Andererseits sollten Sie mit ihm über konkrete Ziele in seinem Tätigkeitsfeld bzw. seiner Abteilung sprechen.

Interessant für jeden Mitarbeiter ist sicherlich, wie das Unternehmen dasteht, welche Ziele im vergangenen Jahr erreicht wurden, welche im kommenden Jahr noch erreicht werden sollen, welche potenziellen personellen Umstrukturierungen es geben wird etc.

6)      Gespräch ausklingen lassen

Am Ende können Sie das Besprochene noch einmal zusammenfassen und dem Gesprächspartner das Stellen von abschließenden Fragen ermöglichen. Unklarheiten sollten spätestens hier aus dem Weg geräumt werden. Am besten schreiben Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs noch einmal in einem Protokoll nieder.

Mitarbeitergespräch, Feedbackgespräch, Personalgespräch: Checkliste

Feedbackgespräch, Mitarbeitergespräch, Personalgespräch? Bezeichnen all diese Begriffe dasselbe? Im Grunde ja. Dennoch können sich Mitarbeitergespräche in ihrem Inhalt und ihrer Thematik unterscheiden. Je nach Status des Mitarbeiters können folgende Gespräche anstehen:

  • Gespräch nach der Rückkehr aus der Elternzeit
  • Gespräch nach einer längeren Krankheit
  • Gespräch bezüglich einer Beförderung
  • Trennungsgespräch
  • Gespräch zur Verlängerung eines befristeten Verhältnisses bzw. Auflösung der Befristung

Je nach Gegenüber und Situation desselben müssen Sie möglicherweise Anpassungen bei den Fragen und beim allgemeinen Ablauf machen. Schließlich werden Sie mit einem Elternzeit-Rückkehrer nicht über dieselben Themen sprechen wie mit einem Beförderungswürdigen.

Mitarbeitergespräch – Checkliste: Elternzeit, Krankheit

Bei Personen, die vor einer Karenz stehen oder aus der Elternzeit oder einem längeren Krankenstand zurückkehren, sollten Sie besprechen, wie es mit den Zuständigkeiten und dem Stundenausmaß weitergeht. Fühlen Sie sich hier in die Situation der Gesprächspartner erst einmal ein und lassen Sie sie zuerst von ihrer Sicht der Dinge erzählen.

Mitarbeitergespräch Elternzeit und Karenz

Mitarbeitergespräch – Checkliste: Entlassung

Bei einem Entlassungsgespräch sieht die Sachlage wiederum komplett anders aus. Hier gilt es, vorsichtig und behutsam vorzugehen und dem Mitarbeiter nicht nur die negativen Aspekte seiner Arbeit vorzuhalten. Stellen Sie ihm sachlich den Grund der Entlassung dar und bedanken Sie sich bei ihm für die getane Arbeit. Lassen Sie den zu Entlassenden auch zu Wort kommen.

Mitarbeitergespräch – Checkliste: Beförderung

In einem Gespräch, bei dem es um eine bevorstehende Beförderung geht, müssen insbesondere die neuen Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten geklärt werden. Möglicherweise sehen Sie ein Mitarbeitergespräch als Möglichkeit, High Potentials ausfindig zu machen, die sich möglicherweise in Ihrem Talent Pool befinden.

Mitarbeitergespräch-Checkliste: So wird das Gespräch zum Erfolg

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Das Gespräch selbst erledigt sich dann quasi von selbst. Wir haben in der folgenden Mitarbeitergespräch-Checkliste nochmal alles zusammengefasst, was bei einem Personalgespräch oder Mitarbeitergespräch wichtig ist.

Vor dem Gespräch

  • Bereiten Sie im Vorhinein die Fragen und Themen vor, die Sie stellen bzw. ansprechen wollen.
  • Geben Sie dem Gesprächspartner rechtzeitig Bescheid, wann und wo das Gespräch stattfinden wird. So kann er sich idealerweise auch ein wenig darauf vorbereiten.
  • Organisieren Sie rechtzeitig etwaige Räumlichkeiten und technische Ausstattung.
  • Legen Sie die Ziele des Gesprächs fest: Welche Erkenntnisse oder Ergebnisse sollen am Ende des Gesprächs von beiden mitgenommen werden?
  • Planen Sie grob den Ablauf: Einstieg, Status des Mitarbeiters, Feedback, Ziele, Entwicklung, mögliche Veränderungen etc.

Während des Gesprächs

  • Folgen Sie während des Gesprächs möglichst genau dem vorher festgelegten Ablauf. So laufen Sie nicht Gefahr, etwas Wesentliches zu vergessen.
  • Finden Sie bei Ihrem Feedback eine gute Mischung aus Lob und Problembesprechung.
  • Seien Sie in Ihrem Ton sachlich, aber konkret und scheuen Sie sich nicht, auch unangenehme Dinge anzusprechen, die aus dem Weg geräumt werden sollten.
  • Legen Sie bei spezifischen Gesprächen zur Entlassung, Beförderung, Rückkehr aus dem Krankenstand oder aus der Elternzeit wichtige Punkte fest, die angesprochen und geplant werden müssen.
  • Setzen Sie Ziele und weitere Entwicklungsschritte mit dem Mitarbeiter fest.
  • Notieren Sie am besten die wichtigsten Stichpunkte.
  • Lassen Sie am Ende des Gesprächs Raum für Verständnisfragen. Mit Missverständnissen und Unklarheiten sollte spätestens hier aufgeräumt werden.
  • Finden Sie einen angenehmen Ausstieg aus dem Gespräch.

Bildquellen:

© bnenin – stock.adobe.com
© F8studio – stock.adobe.com
© zinkevych – stock.adobe.com

Sie haben Fragen?

Kontaktieren Sie uns einfach und wir melden uns bei Ihnen.
Mehr News und Updates hier:
Zurück zur Ratgeber- Übersicht

Sie haben Fragen?

Kontaktieren Sie uns einfach und wir melden uns bei Ihnen.

Einwilligung: Wir verwenden Analyse-Dienste von Drittanbietern, die uns helfen, unser Webangebot zu verbessern. Um diese Dienste verwenden zu dürfen, benötigen wir Ihre Einwilligung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzbestimmung.

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen