Bewerbermanagement-Software: Vergleich der besten Anbieter
Eine Bewerbermanagement-Software ist für die Organisation des gesamten Bewerbungsprozesses für die meisten Unternehmen mittlerweile praktisch unverzichtbar. Hier werden sämtliche Abläufe vom Erhalt der Bewerbung bis hin zur Einstellung koordiniert. Es ist aber nicht jede Software für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. In diesem Bewerbermanagement-Software-Vergleich erfahren Sie alles zu den besten Anbietern und welche Software am besten zu Ihnen passt.
Bewerbermanagement: Definition
Unter Bewerbermanagement wird die Administration von Bewerbern verstanden – das bedeutet alle Prozessschritte ab Erhalt der Bewerbung bis zur Entscheidung über die beste Bewerbung. Die darunter subsumierenden Teilaufgaben umfassen somit im Wesentlichen alle Aufgaben der Bewerberselektion, der Kommunikation mit dem Bewerbenden, der Koordination des Bewerbungsprozesses sowie der einzubindenden Personen.
Im folgenden Beitrag zum Bewerbermanagement-Software-Vergleich wird der Begriff etwas weiter gefasst und behandelt Aspekte von der Stellenausschreibung bis zur tatsächlichen Einstellung des Kandidaten.
Bewerbermanagement-Software / Recruitment-Software: Was ist das?
Eine Bewerbermanagement-Software ist eine HR-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, die einzelnen Prozessbausteine des Recruitments effizient und effektiv durchzuführen. Neben der Unterstützung bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten im Prozess, wie z. B. der Kommunikation mit dem Bewerber, der Einbindung von Führungskräften oder der Organisation von Bewerbungsgesprächen, ermöglichen derartige Software-Lösungen auch Vorteile bei z. B. der Reichweite im Posting von Stellen.
Bewerbermanagement-Software Vergleich
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Bewerbermanagement Software Funktionen: Das sollte sie können
Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welches Reporting und welche Konnektoren unterstützt werden müssen. Grundsätzlich umfassen aber alle gängigen Bewerbermanagementsysteme folgende Funktionen im Standard.
Stellengenehmigung
Recruiting-Software unterstützt durch individuell konfigurierbare Workflows die Abstimmung zwischen den notwendigen Rollen. In der Regel werden Anträge für neue Stellen von Führungskräften an übergeordnete Stellen adressiert. Nach Freigabe der Stellen bzw. im Freigabeprozess wird/kann HR involviert werden. Spätestens nach der Freigabe einer Stelle wird diese an HR gemeldet, sodass die Stellenausschreibung beginnen kann.
Stellenausschreibung/Multiposting
In der Regel bieten Recruiting-Systeme hier Workflows, die sicherstellen, dass die Anforderungen an einen Bewerber an HR adressiert werden können und HR wiederum die zu veröffentlichende Stellenausschreibung von der Führungskraft final freigeben lassen kann. Wichtig ist hier, dass System-Vorlagen (Templates) zur Verfügung stehen, auf deren Basis dann immer wieder effizient Stellenausschreibungen formuliert werden können.
Mit Custom-Feldern lassen sich alle notwendigen, zusätzlichen Details einer Stelle zur Dokumentation festlegen. Unterschiedliche Einstellungsprozesse und beteiligte Personen lassen sich in der Software bestenfalls definieren. Auch der jeweils dazugehöre Auswahlprozess und Bewerbungsfragen lassen sich in vielen Systemen bei Bedarf mit dem dazugehörigen Template anpassen (z. B. interner vs. externer Kandidat, Sprachen, Auto-Disqualifizierungs-Fragen).
Wichtig ist im Prozess ebenfalls die systematische Unterstützung beim Veröffentlichen der Stelle (Posting). In der Regel bieten Systeme über sogenannte Multiposter-Funktionen und Schnittstellen zu Stellenportalen die Möglichkeit, zeitsparend Stellenanzeigen direkt auf mehreren Portalen zu veröffentlichen und natürlich auch auf der unternehmenseigenen Karriereseite zu posten. In der Regel offerieren Softwareanbieter auch entsprechende Templates für eine eigene Karriereseite.
Bewerbungseingangsmanagement
Ab hier unterstützen Recruiting-Softwares beim Verlaufstracking einer jeder Bewerbung über unternehmensspezifische Stufen hinweg. Wichtig ist, dass jeder Bewerbungseingang genau erfasst wird. Wann kam eine Bewerbung an und über welches Portal kam die Bewerbung? Diese Frage ist wichtig, um zum einen für eine adäquate Kommunikation mit dem Bewerber zu sorgen, und zum anderen Nutzen und Effektivität von Stellenportalen und Agenturen zu ermitteln.
Bewerberauswahl und -Verwaltung
In diesen Bereich fallen einige Funktionen, die eine Recruitment-Software mitbringen sollte. Im Folgenden führen wir Sie in die wichtigsten ein.
Kommunikation mit Bewerbern
Ein schneller und transparenter Umgang mit den Kandidaten gewährleistet Ihnen, dass sich Bewerber wertgeschätzt fühlen und nicht im Prozess verlorengehen. Systeme unterstützen diese Anforderung mit Funktionen wie automatischen Antworten und zeitpunktbezogener Kommunikation z.B. für Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Gesprächen, die Anforderung von Dokumenten, Angebotserstellung und Absagen.
Sortier- und Clusterfunktionen
Besonders für Recruiter ist es essenziell, den Überblick über die Masse der Bewerber zu behalten, sodass ein reibungsloser und professioneller Recruiting-Prozess möglich ist. Bewerber können im System nach unterschiedlichem Status, Handlungsempfehlungen, Stellen oder Organisationseinheiten gefiltert und sortiert werden. Übersichten und Dashboards halten nicht nur Recruiter, sondern auch Hiring Manger und andere Stakeholder stets über den aktuellen Istzustand des Bewerberfunnels am Laufenden.
Rating
Um den Bewerbungsprozess effektiv und effizient zu gestalten, müssen die entsprechenden Rollen eingebunden und Übersicht über die Bewertung gehalten werden. Die Bewerber-Unterlagen sollten für alle eingebundenen Personen einfach zugänglich sein, Notizen zu Gesprächen oder andere Kommentare können hinterlegt werden und die Beurteilung des Kandidaten kann von verschiedenen Rollen vorgenommen werden.
Assessment Center – Funktionalitäten
Überprüfen Sie, welche Schnittstellen das System bietet, um ggf. online Assessments oder Raumverwaltungsfunktionen frühzeitig zu bedenken und später im System abbilden zu können.
Koordination und Organisation von Interview-Einladungen
Bei geeigneten Bewerbern unterstützt eine Recruiting-Software oftmals auch bei der Vereinbarung von Interviews:
- Es können verschiedene Interview-Leitfädenzur Verfügung gestellt werden,
- eine Outlook-Integration ermöglicht die einfache Terminfindung im System,
- die Anbindung an Online-Meeting-Anbieter kann automatisch virtuelle Räumein die Einladung integrieren,
- Zu- und Absagen zu Terminslots von Interviewern und Interviewten werden dokumentiert und gemanagt, sodass möglichst schnell und einfach der nächste Schritt im Recruitingprozess gegangen werden kann und einem Gespräch nichts im Wege steht.
Zusätzlich sollten folgende Funktionsbereiche auf inhaltliche Tiefe in der Auswahl der geeigneten Bewerbermanagement-Software überprüft werden, da diese Themen nicht immer im Standard enthalten sind:
Vertragsmanagement
Das Erstellen und Versenden von Verträgen bietet oftmals die Zusatzfunktion des Vertragsmanagements, welche die Möglichkeit gibt, auch die vertraglichen Schritte mit dem Bewerber im System zu dokumentieren.
- Templates können verwendet,
- Verträge im Bausteine-System erstellt,
- zur Genehmigung übermittelt,
- an den Bewerber versendet
- und von ihm digital unterschrieben
- oder das unterschreibende Dokument hochgeladen werden.
Onboarding Management
Im Bereich des Recruiting-Software-Marktes ist das Onboarding-Modul je nach Anbieter ein eigenständiges Modul oder im Recruiting-Modul enthalten bzw. zusätzlich integrierbar. Die Onboarding-Funktionalitäten reichen
- von einer Willkommensnachricht,
- Unternehmensvideos und
- Vorstellung des zukünftigen Arbeitgebers bis hin zu
- digitalen Schulungen vor dem ersten Tag (Compliance-Schulungen oder Arbeitsplatzanweisungen),
- Beantragungen von Kantinenkarten,
- Erfassung der Stammdaten und Übermitteln derselben an das Stammdatensystem.
Auch für die HR-Abteilung kann das digitale Onboarding hilfreich sein: Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters (wie Beantragung der IT-Ausstattung oder der Reminder an die Führungskraft) können automatisiert werden.
Talent Relationship Management
Für eine nachhaltige Sicherung des Talentpools ist eine technische Funktion zur Verwaltung, Sortierung und Pflege von potenziell passenden Kandidaten essenziell. Damit attraktive Bewerber, welche für eine Stelle nicht passend waren oder nur marginal schlechter abgeschnitten haben als der eingestellte Bewerber, nach der Absage nicht verlorengehen, stellt die Bewerbermanagement-Software hier eine Verwaltungsfunktion zur Verfügung.
Generell haben die unterschiedlichen Recruiting-Softwares größtenteils ähnliche oder identische Kernfunktionen. Der Unterschied bei den Funktionalitäten liegt hier oftmals im Detail, weshalb eine genaue Anforderungsanalyse bei der Softwareauswahl zwingend notwendig ist.
Welche Vorteile bietet eine Bewerbermanagement-Software?
Der Einsatz von Bewerbermanagement-Software bringt grundsätzlich drei entscheidende Vorteile:
1. Der Prozess wird beschleunigt und vereinfacht:
Originär beschleunigt jede Art der Digitalisierung auch im Falle des Recruitings den Prozess entscheidend und verkürzt somit die Time-to-Hire maßgeblich.. Neben der einfachen Ablage von Bewerberdatensätzen sind es vor allem die Kommunikation und Interaktion im Bewerberauswahlprozess, die viel schneller und einfacher erfolgen. Das liegt daran, dass alle beteiligten Rollen immer direkt am Datensatz interagieren können und Informationen für alle in Echtzeit verfügbar sind.
2. Eine bessere Übersicht wird gewährleistet:
Weiter ist die Transparenz über den jeweiligen Status der einzelnen Bewerbungsverfahren einfacher herzustellen bzw. ad hoc verfügbar, was insbesondere HR in die Lage versetzt, den Prozess effizient zu steuern und auch qualitativ auf Basis von Kennzahlen weiterzuentwickeln.
3. Datenschutzanforderungen können leichter umgesetzt werden:
Ein weiterer übergeordneter Punkt, den Recruiting-Software vereinfacht, ist die Einhaltung von Anforderungen des Datenschutzes: Das zentrale Management der Daten in einem System verhindert fahrlässigen Umgang mit personenbezogenen Daten besser als deren Handling über Excel und Dokumentenablagen und erleichtert so ein DSGVO konformes Recruiting.
Die drei genannten Basisanforderungen können als eher banal bezeichnet werden – sie werden im Grunde durch jede gängig Bewerbermanagement-Software unterstützt. Das weiterführende Ziel sollte sein, die Candidate Experience der eigenen Bewerber optimal zu gestalten und die unternehmensspezifischen Recruiting-Prozesse ideal für alle Stakeholder zu unterstützen.
Bewerbermanagement Software Vergleich: Wie wählen Sie die richtige aus?
Ein Bewerbermanagementsystem kann ein Unternehmen in grundlegenden Aspekten der Bewerberorganisation unterstützen. Allerdings sollte die Wahl der Bewerbermanagement-Software eher nach individuellen Gesichtspunkten getroffen werden. Beim Bewerbermanagement Software Vergleich sollten Sie sich fragen: An welchen Märkten suchen Sie nach Ihren Bewerbern? Was sind die „Painpoints“ im eigenen Recruiting?
Zahlreiche Differenzierungskriterien und spezifische Faktoren können beim Bewerbermanagement Software Vergleich beleuchtet werden. Mit unserem Bewerbermanagement Software Vergleich haben Sie im besten Fall bereits einen Anhaltspunkt, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passen könnte.
Bewerbermanagement-Software Vergleich: Wichtige Aspekte und Fragen
Um für sich die passende Recruiting-Software zu finden, sollte man die vermeintlich einfache Aufgabe im Detail für die eigene Organisation beleuchten. Erfolgreiches Recruiting berücksichtigt die jeweiligen Umwelteinflussvariablen. Zu nennen wären hier:
- Bekanntheit des Arbeitgebers,
- Reichweite der Stellenausschreibung,
- Optionen im Kontext Vergütung und Benefits, die man Bewerbern bieten kann.
- Wichtige Fragen hierbei sind:
- Welche notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen braucht es für die Stelle und wie verfügbar sind Kandidaten am Arbeitsmarkt?
- Welche internen Entscheidungsmechanismen gibt es in der Stellenbesetzung und wie beeinflussen diese die Dauer des Recruiting-Prozesses?
- Wie stark ist der Wettbewerb mit anderen Unternehmen um die besten Kandidaten?
- Auch Gesamtunternehmen-umfassende Faktoren wie Standorte, Produkt, Markenimage und Publicity sind ausschlaggebende Faktoren im Recruiting.
Demnach gibt es im Recruiting viele unterschiedliche Stellschrauben, die es zu beachten gilt, um der jeweiligen individuellen Situation mit dem passenden Recruiting-Ansatz zu begegnen. Jedes Unternehmen steht hier vor eigenen Herausforderungen, hat einen anderen Grad der Internationalisierung, andere Prozesse, andere Philosophien, Unternehmensstrukturen und -Standorte, Stellenprofile, Recruiting-Strategien und -Ziele. Ein Bewerbermanagement Software Vergleich kann also nicht nach einem vorgefertigten Kriterienkatalog durchgeführt werden, sondern sollte immer passgenau auf das Unternehmen abgestimmt sein.
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Recruitment-Software: Universalität ist das Stichwort
Diese Unterschiede können sich nicht nur zwischen den einzelnen Unternehmen zeigen, sondern treten zum Teil auch innerhalb verschiedener Bereiche oder strategischer Einheiten eines Unternehmens auf. Bewerbermanagement-Software sollte daher nicht einfach nur einen Standardprozess bedienen können, sondern analog zu den unterschiedlichen Stellenprofilen im Unternehmen oder den Anforderungen anderer Standorte und internationaler Einheiten auch deren Anforderungen abbilden können:
- Wie viele Stufen hat der Prozess z. B. in der Kandidatenauswahl?
- Wie autonom sollen Standorte und internationale Einheiten den Prozess handhaben können?
- Welche Sprachen muss das System unterstützen?
- Welche regulatorischen Aspekte müssen abgedeckt sein bzgl. lokaler Mitbestimmung und Datenschutz?
- Wie sieht die jeweilige Einbettung der Karriere-Websiteaus?
- Welche Schnittstellen zu anderen lokalen Systemen gibt es?
Recruiting-Software-Vergleich: Differenzierungsfaktoren
Ob und inwiefern eine spezifische Recruitment-Software zum eigenen Unternehmen passt, sollte aus einer individuellen Perspektive heraus betrachtet werden. Dabei ergeben sich folgende relevante Differenzierungsfaktoren im Recruiting-Prozess des eigenen Unternehmens:
- Was sind die wirklichen „Painpoints“ im eigenen Recruiting?
- Vor welchen stellenspezifischen Herausforderungen stehen die Recruiter?
- In welchen Arbeitsmärkten finden wir Kandidaten für die unterschiedlichen Stellen und inwiefern kann das Recruiting-System dabei unterstützen, in diesen Märkten aktiv zu sein – beispielsweise über eine Reichweitenoptimierung im Posting oder ggf. über Optionen des unterstützten Active Sourcings?
Eins ist klar: Recruiting ist nicht gleich Recruiting. Je nach Stellenprofil sind die Herausforderungen eher darin zu sehen, in einem hohem Bewerbungsaufkommen die beste Bewerbung zu finden oder überhaupt erst mit Kandidaten in Kontakt zu kommen.
Dies sollte vor dem Bestreben stehen, große Bewerberaufkommen möglichst effizient zu screenen und je nach Passung in einem weiteren Prozess im Detail zu durchleuchten. Hier gilt es je nach Herausforderungen, die möglichen Systeme auf Flexibilität abzuprüfen, damit sie das eigene Unternehmen bestmöglich unterstützen.
Recruiting-Software-Vergleich: Strategische Aspekte
Neben der Ausprägung der Kernfunktionalitäten in der Administration, Steigerung der Steuerungstransparenz, Gewährleistung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und den individuellen Aspekten des unternehmenseigenen Prozesses sollten dringend auch strategische Aspekte beleuchtet werden.
Es gilt zu bedenken, dass Software-as-a-Service-Partnerschaften dann erfolgreich sind, wenn beide Partner sich auch zukünftig in die gleiche Richtung bewegen, da es nur begrenzte Möglichkeiten einer tiefergehenden Individualisierung der Software gibt. Wichtige Aspekte sind:
Fit zur eigenen HR-IT-Strategie
Gibt es noch weitere HR-Funktionen, die ebenfalls digitalisiert werden sollen? Je nach Anbieter der Bewerbermanagement-Software bieten diese auch weitere Module für z. B. die Payroll, HR-Administration, digitale Personalakte etc. Je nach Tiefe der Anforderungen kann es also Sinn machen, auch die Digitalisierungsoptionen mit einem breiter aufgestellten Anbieter zu erweitern.
User Experience (UX) und User Interface (UI)
Die Klarheit und Eingängigkeit, mit welchen der Recruiting-Prozess umgesetzt werden kann, und die optische Reife sind ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz der Lösung. Es gilt zu bedenken, dass das Bewerberportal oft den ersten Eindruck zur Employer Brand prägt und daher den Bewerber direkt erreichen kann.
Weiters gilt es aber auch, die eigenen Hiring-Manager professionell zu betreuen – auch hier spiegelt das Werkzeug Wertschätzung und Bedeutung wider, die das Thema für das eigene Unternehmen hat.
Technische Integrationsoption
Je nach Herausforderung im Recruiting ist es von Bedeutung, ob mit Einführung des Bewerbermanagementsystems auch die Reichweite und der Zugang zu neuen Kandidatenpotentialen unterstützt werden sollen. Hier sind Aspekte wie Multiposting und One-Click-Apply über Social-Mediaplattformintegrationen zu nennen. Sofern es sich um einen Anbieter handelt, der ausschließlich Bewerbermanagement liefert, stellt sich die Frage nach der Schnittstellenfähigkeit zu anderen internen HR-Tools: Hier muss beispielsweise die Integration von Kalender-Tools wie z. B. Outlook für Terminkoordinationen etc. bedacht werden.
Anbieterstrategie
Last but not least sollte hinterfragt werden, inwiefern der Hersteller der geeignete Partner ist – unabhängig von der Software im Status quo. Wie wirtschaftlich stabil ist der Hersteller? Welche Entwicklungsstrategie verfolgt der Anbieter mit der Software? Inwiefern bietet der Anbieter geeigneten Service und Support zur Software? Gerade bei SaaS-Lösungen sind diese Fragen von Bedeutung, da man als Kunde bei der Weiterentwicklung der Lösung auf die Zielkongruenz mit der des Anbieters angewiesen ist.
Bewerbermanagement-Software-Test: Finden Sie hier den richtigen Anbieter
Aus den oben genannten Punkten heraus ergibt sich, dass ein simpler Bewerbermanagement-Software-Vergleich auf Basis der reinen Funktionalitäten nicht immer sinnvoll ist. Die Eignung einer Recruitment-Software ergibt sich aus den eigenen unternehmensspezifischen Herausforderungen und der Digitalisierungsstrategie des HR-Bereichs insgesamt.
Im Folgenden finden sich daher die gängigsten Anbieter von Recruiting-Lösungen entlang der möglichen Digitalisierungsstrategien sowie deren potenzielle Passung bezogen auf Unternehmensgrößen. Sofern Sie eine passgenaue HR-Softwareauswahl benötigen, zeigen wir Ihnen gerne über den HR-Software-Vergleich Ihre Optionen auf.
| Anbietertyp | Anbieter | Modulstrategie | Kernmarkt | Herausragendes im Recruiting |
| ERP Suite | SuccessFactors | Integration aller HR-Module im Rahmen SuccessFactors | größerer Mittelstand und Konzernumfeld |
SuccessFactors bietet eine global ausgerichtete und cloud-basierte Recruiting-Lösung. Die end-to-end-Lösung bietet neben der Möglichkeit einer einzelnen Karriereseite für verschiedene Länder und Unternehmen auch interne Recruiting-Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung. Des Weiteren bietet sie durch einen vollumfänglichen SelfService eine große Autonomie für Recruiter, Kandidaten und Führungskräfte. Erweitert wird dies durch unterschiedliche Analyse-Tools, um auch durch maschinelles Lernen die richtigen Kandidaten zu finden. |
| People Suite | Cornerstone | Eine durchgängige Talentmanagement-Software mit Basisbestandteilen in der HR-Administration | Mittelstand und Konzernumfeld |
Cornerstone bietet einen gesamtheitlichen Ansatz im Thema Recruiting, um eine reibungslose Kandidatenerfahrung zu garantieren. Dabei spielen die geeigneten Social Tools, Bewerber-Tracking, einfach zu konfigurierende Karriereseiten, ein einfaches Onboarding und viele mögliche Integrationen zu Job Boards, Multipostern und Backgroundchecks zusammen, um die passenden Talente zu gewinnen. |
| Recruiting-Spezialist | SmartRecruiter | Spezialisiert auf Recruiting | Mittelstand und Konzernumfeld |
SmartRecruiters bietet in allen Schritten des Recruitings eine Vielzahl an Funktionen: von der Anwerbung über die Auswahl bis hin zur Anstellung. Die end-to-end Recruiting-Lösung und vierteljährlichen Produkt-Updates helfen Ihnen, in der Talentsuche wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den aktuellen Trends im Recruiting Schritt zu halten. Von der One-Click-Bewerbung über eine integrierte SMS-Kommunikation oder der Field-Recruiting-App bis hin zur Anmeldung für Talentpools: SmartRecruiters ermöglicht eine perfekte Candidate Experience. Mit einem Kampagnen-Management, intelligentem Stellenmarketing, frei konfigurierbaren Workflows und Referral-Möglichkeiten unterstützt die Software auch Hiring-Manager und Recruiter optimal in der Talentsuche. |
| KMU Suite | Haufe | Full-Range-HR-Digitalisierer mit Multikomponentenstrategie | Fokus Mittelstand aber auch im Konzernumfeld |
Das Haufe Bewerbermanagement unterstützt alle Prozesse rund um das Thema Bewerbermanagement – d. h. alle Prozesse vom Stellenantrag über die Ausschreibung bis hin zur Vertragserstellung und der Vertragsunterschrift werden durch das Modul unterstützt. Schnittstellen zu Job-Portalen, Google-for-Jobs-konforme Stellenausschreibungen und Integrationen für ein erleichtertes Active Sourcing sind neben vielen automatisierten Workflows nur einige Highlight-Funktionalitäten. |
Implementierung einer Recruiting-Software: So funktioniert es
Sobald man den passenden Anbieter gefunden hat, geht es nun darum, die Bewerbermanagement-Software schnellstmöglich zum Einsatz zu bringen. Jeder Anbieter hat hierfür eigene Implementierungsberater, welche die Kunden in der Einführung begleiten.
Der Implementierungsprozess von Recruiting-Software folgt innerhalb der verschiedenen Anbieter ähnlichen Regeln, unterscheidet sich jedoch doch im Detail je nach Best Practice und Projektmanagement-Praktik des Implementierungspartners. Generell sind aber folgende Bausteine relevant:
- Zuerst werden gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen und Zielstellungenim Detail nochmal klar erarbeitet und reflektiert.
- Zielstellung, Timeline und Aufgabenverteilungdes Implementierungsprojektes werden festgelegt und Aufgabenpakete definiert. Das Projekt kann erst dann erfolgreich werden, wenn Implementierungspartner und HR-Verantwortliche eng zusammenarbeiten, da die technische Umsetzung sowie die konzeptionelle und inhaltliche fachliche Vorbereitung Hand in Hand gehen.
- Im Anschluss daran werden die Anforderung Ihrerseits technisch in der Software umgesetzt und implementiert.
- In einem Proof-of-Concept-Workshop werden Umsetzung, Rollenverteilung und Prozessschritte im Detail und live im System erstmals demonstriert und besprochen.
- Nach dem Kundenfeedback geht es in eine zweite Iterationsschleife inkl. stellenweisem Testing, bis der Prototyp finalisiert ist. In diesem Schritt ist es hilfreich, wenn spätere Systemverantwortliche sich möglichst früh mit dem System vertraut machen und offene Fragen oder Änderungswünsche frühzeitig an den Implementierungspartner kommunizieren, anstatt potenzielle Schwachstellen erst nach dem Go Livezu entdecken. Gerade deshalb ist ein ausgiebiges und umfangreiches Testing im Anschluss notwendig.
Dieses kann auch für eine erste Einführung in das System später relevanter Rollen genutzt werden. Ein begleitendes Change-Management-Konzept ist essenziell. Transparenz, gute Schulungen und Kommunikation sind das A und O der Nutzerakzeptanz und des Erfolges Ihres Projektes. Die Endnutzer sollen Lust auf die neue Software bekommen, das Management sollte sich der Vorteile und Erfolge des Projektes bewusst sein.
Bevor die Software jedoch eingeführt werden kann, gilt es einige Schritte zu beachten. Übrigens: Die Implementierung kann mehrere Wochen bis Monate (oder manchmal auch Jahre) dauern.
Wichtige Fragen vor der Implementierung
Es empfiehlt sich als Kunde, vorab den aktuellen HR-Prozess im Unternehmen zu skizzieren. Bestenfalls sind diese Fragen bereits vor dem Auswahlprozess geklärt:
- Wie ist der SOLL-Prozess?
- Wie läuft es in der Realität ab?
- Welche Schritte können durch die Digitalisierung automatisiert werden?
- Wie kann der Prozess optimiert werden?
- Welche Daten sollen erfragt werden?
- Welche Daten benötige ich ggf. aus oder in meinem Stammdatensystem?
- Welche Rollen und Drittanbieter sind involviert?
Von den Fragen an den Bewerber bis hin zum Ablauf und dem Zusammenspiel verschiedener Parteien sollte der Prozess beleuchtet werden. Da die meisten Anbieter SaaS-Lösungen sind, variiert der Anpassungsspielraum hier. Einige Anbieter sind flexibler als andere. Einige haben integrierte Schnittstellen mit Stellenportalen. Andere haben Onboarding-Funktionen.
Wichtige Vorbereitungen
Durch einen guten Softwareauswahl-Prozess lässt es sich vermeiden, dass an dieser Stelle des Projektes Funktionalitäten nicht umsetzbar sind. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner wird dann lediglich eine Strategie entwickelt, wie man den neuen Wunschprozess im System umsetzt. Dieser berät einen mit Best-Practice-Lösungen und verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten.
Nicht zu vergessen ist, bereits früh zu beginnen, notwendige Ansprechpartner für technische Integrationen zu involvieren. Ob das Stammdatensystem, die IT zwecks der Karriereseite oder Single-Sign-On, Raumbuchungstools oder einen Drittanbieter – je früher Sie die Integration anstoßen, desto reibungsloser gelingt die Implementierung.
Wichtige Testungen
Nachdem alle Inhalte wie Stellenbeschreibungslayout, Bewerberfragen, Rollenkonzepte, Übersetzungen und Datenschutzerklärungen in einigen Iterationsrunden finalisiert wurden und der Prozess im System eingebunden ist, geht es an das User Acceptance Testing. Es ist wichtig, den Prozess für alle Rollen Ende-zu-Ende durchzutesten. Sowohl aus Bewerber-Sicht als auch aus Sicht aller beteiligten Recruiting-Rollen.
Sobald das Bewerbermanagementsystem finalisiert ist, sollten Sie die Anwender schulen. Ein begleitendes Change-Management und Kommunikations-Konzept können hier einen entscheidenden Vorteil in der User Acceptance bringen. Je besser Ihre Nutzer mit dem System umgehen können, desto zufriedener werden sie nach Go-Live sein – und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.
Die Erfahrung zeigt, dass es von Vorteil ist, wenn es einen (oder mehrere) direkte Projektverantwortliche/n im Unternehmen gibt, die die Software langfristig auch nach der Einführung betreuen und weiterentwickeln. Ansonsten gilt es, den Ressourcen-Aufwand vorher genau zu klären, um ein reibungsloses Projekt zu gewährleisten. Nicht zu unterschätzen ist ein internationaler Roll-Out im Vergleich zu einem nationalen.
FAQs zu Bewerbermanagement-Software
Was bedeutet Bewerbermanagement?
Unter Bewerbermanagement versteht man das Management von Bewerbenden – also alle Prozessschritte vom Eingang einer Bewerbung bis zur Entscheidung über die beste Bewerbung.
Die Teilaufgaben darunter umfassen im Wesentlichen die Bewerber:innenauswahl, die Kommunikation mit den Bewerbenden, die Koordination des Bewerbungsverfahrens und alle Aufgaben der Beteiligten.
Was ist eine Bewerbermanagement-Software?
Eine Bewerbermanagement-Software ist eine Personalsoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, verschiedene Prozessbausteine des Recruitings effektiv durchzuführen.
Neben der Unterstützung verschiedener administrativer Tätigkeiten im Prozess, wie z. B. der Kommunikation mit Bewerber:innnen, der Teilnahme von Führungskräften oder der Organisation von Vorstellungsgesprächen, verschaffen solche Softwarelösungen auch Vorteile, z. B. bei der Reichweite im Posting von Stellen.
Welche Funktionen hat eine Bewerbermanagement-Software?
Welche Reports und welche Konnektoren unterstützt werden müssen, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden.
Grundsätzlich beinhalten jedoch alle gängigen Bewerbermanagementsysteme folgende Standardfunktionen:
- Stellengenehmigung
- Stellenausschreibung/Multiposting
- Bewerbungseingangsmanagement
- Bewerber:innenauswahl und -verwaltung
- Vertragsmanagement
- Onboarding Management
- Talent Relationship Management
Welche Vorteile bietet eine Bewerbermanagement-Software?
Der Einsatz einer Bewerbermanagement-Software hat im Wesentlichen drei entscheidende Vorteile:
- Der Prozess wird beschleunigt und vereinfacht
- Eine bessere Übersicht wird gewährleistet
- Datenschutzanforderungen können leichter umgesetzt werden
Wie wird die richtige Bewerbermanagement-Software ausgewählt?
Ein Bewerbermanagementsystem kann Unternehmen in grundlegenden Aspekten der Bewerber:innenorganisation unterstützen.
Allerdings sollte die Wahl einer Bewerbermanagement-Software eher nach persönlichen Aspekten erfolgen.
Es gibt eine Reihe von Unterscheidungskriterien und spezifischen Faktoren, die beim Vergleich von Bewerbermanagement-Software untersucht werden können.
Fazit: Die beste Bewerbermanagement-Software für Ihr Unternehmen
Es gibt nicht DIE beste Software für Ihr Recruitment, aber die für Ihre Organisation passende. Achten Sie darauf, ob die Recruitment-Software alle notwendigen Kernbestandteile Ihres Recruiting-Prozesses abbilden kann. Weiter ist es wichtig, hier nicht nur an den aktuellen, eigenen Prozess zu denken, sondern auch daran, ob das System Anforderungen anderer Einheiten und Standorte abbilden kann.
Darauf sind wir stolz:
Bereits über 1000 Projekte und damit über 6 Millionen erreichte
Mitarbeitende in 80 Ländern.
