Absage auf Bewerbung: 7 Muster, wie Sie Arbeitnehmern höflich absagen

Die engere Auswahl ist getroffen und die ausgeschriebene Stelle schon so gut wie besetzt? Dann kommt als nächstes der Teil, den wohl keine Personalabteilung gerne erledigt: Es gilt, abgelehnte Bewerber höflich darüber zu informieren. In diesem Ratgeber finden Sie 7 Muster, wie Sie die Absage auf eine Bewerbung schreiben und dabei auf den Grund eingehen können. Auch für den umgekehrten Fall werden Sie fündig: Wie sieht die Lage aus, wenn der Arbeitnehmer dankend absagt?

7 Muster für Arbeitgeber: Ablehnungsschreiben für Ausbildungsplatz, Initiativbewerbung etc.

Egal, wie groß ein Unternehmen ist: Theoretisch sollte es für jede einzelne Bewerbung Feedback geben. Denn eine Absage ist immer noch besser als gar keine Rückmeldung. Nicht zuletzt in Hinblick auf Employer Branding spielt es durchaus eine Rolle, ob und wie Sie die Bewerbungsabsage schreiben.

Im Anschluss haben wir diverse Vorlagen zusammengestellt, wie Sie die Absage auf eine Bewerbung höflich formulieren können. Alle Muster sind als Anregung zu verstehen; je individueller Sie das Ablehnungsschreiben gestalten, desto besser für die Candidate Experience. Zugleich wissen die Bewerber natürlich, dass nicht jedes Unternehmen Zeit hat, eine individuelle Absage zu formulieren. Machen Sie es sich nicht schwerer als nötig – aber auch auf keinen Fall zu leicht.

1. Basis-Vorlage für die höfliche Absage auf eine Bewerbung

Im ersten Musterbeispiel gehen wir davon aus, dass Sie schon anhand der Bewerbungsunterlagen feststellen: Diese Person passt nicht in das Unternehmen. In so einem Fall könnte die Absage wie folgt aussehen.

Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Stelle] und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir sehr viele Bewerbungen bekommen haben und Sie nicht in die engere Auswahl aufnehmen können.

Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten. Im Bewerbungsprozess sind letztendlich oft kleine Details ausschlaggebend für die Entscheidung.

Mit Ihrem Einverständnis möchten wir Sie jedoch gerne in unseren Talent Pool aufnehmen und informieren, falls weitere Stellen frei werden. Folgen Sie dazu bitte diesem Link: [Link zur Zustimmungserklärung für den Talent Pool]

Wir wünschen in der Zwischenzeit viel Erfolg für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

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Sie müssen selbstverständlich nicht bei jeder Absage auf den Talent Pool verweisen. Dort sollen schließlich nur Bewerbungen landen, die wirklich Potenzial haben.

Sobald Sie jemanden in dieses Sammelbecken aufnehmen möchten, müssen Sie allerdings die Zustimmung einholen, da es sich um personenbezogene Daten handelt. Mit der passenden HR-Software lässt sich der Talent Pool ohne großen Aufwand managen.

 

2. Absage auf eine Initiativbewerbung

Eine vielversprechende Bewerbung liegt auf dem Tisch, doch es gibt keine freie Stelle: Auch in diesem Fall ist es Zeit für eine höfliche Absage. Verweisen Sie auf den Talent Pool, sofern es sich anbietet!

Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und Ihre Bewerbungsunterlagen, die wir mit großem Interesse durchgesehen haben.

Leider gibt es derzeit keine freie Stelle in unserem Unternehmen, die zu Ihrem Profil passt.

Da Ihre Qualifikationen jedoch sehr vielversprechend sind, möchten wir Sie für künftige Stellen gerne in unseren Talent Pool aufnehmen. Falls Sie damit einverstanden sind und Benachrichtigungen erhalten wollen, folgen Sie bitte diesem Link: [Link zur Zustimmungserklärung für den Talent Pool]

Wir wünschen in der Zwischenzeit viel Erfolg für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

3. Bewerbungsabsage auf Englisch

Gesetzt den Fall, Sie müssen einem Kandidaten auf Englisch absagen, können Sie sich an dieser Vorlage orientieren:

Dear Mr/Ms …,

thank you for your interest in our company and for sending us your job application.

After reviewing the many applications we received for this vacancy, we regret to inform you that we cannot consider you as a candidate. Although you are highly qualified, another candidate’s profile was even better suited to what we are currently looking for.

Nevertheless, we wish you success for your future career.

Kind regards,

Unterschrift

schon gewusst?

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4. Absage nach dem Probearbeiten

Das Probearbeiten ist eine bewährte Methode, um zu testen, ob Unternehmen und Bewerber tatsächlich kompatibel sind. Im besten Fall stellen beide Seiten sofort fest, dass die Chemie stimmt. Genauso kann es allerdings passieren, dass sich schnell das Gegenteil herausstellt.

Absage Bewerbung Probearbeiten

Idealerweise sagen Sie als Unternehmen nicht per Mail ab, sondern per Anruf. Es ist ein Zeichen von Respekt, immerhin hat der oder die potenzielle Kandidat/in einigen Aufwand auf sich genommen. Sollten Sie per Nachricht absagen, bietet sich eine Formulierung wie diese an:

Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unser Unternehmen bei einem Probearbeiten besser kennenzulernen.

Leider sind wir nach eingehender Beratung zu dem Schluss gekommen, dass wir noch weiter nach der idealen Besetzung für die freie Stelle suchen möchten.

Es tut uns leid, dass wir keine positive Rückmeldung geben können. Danke für Ihren Einsatz und viel Erfolg für Ihren weiteren Weg!

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

5. Absage auf die Bewerbung für einen Ausbildungsplatz

Besonders bei der Absage für einen Ausbildungsplatz ist Fingerspitzengefühl gefragt. Für die Personalabteilung ist es nicht mehr als eine schnelle E-Mail – für einen jungen Menschen aber womöglich ein geplatzter Traum.

Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen. Es freut uns sehr, dass Sie sich für eine Ausbildung bei [Unternehmen] interessieren und Ihre Karriere bei uns beginnen möchten.

Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt keinen Ausbildungsplatz anbieten können. [Hier ggf. eine Begründung ergänzen: andere Kandidaten mit noch mehr Potenzial o. Ä.] Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten.

Wir wünschen viel Erfolg für Ihren weiteren Weg!

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

6. Absage nach dem Vorstellungsgespräch

Genau wie das Probearbeiten ist das Vorstellungsgespräch ein entscheidender Punkt im Bewerbungsprozess. Doch nicht immer fällt diese Entscheidung positiv aus, und umso größer ist dann womöglich die Enttäuschung auf Bewerberseite. Zeigen Sie in der Absage, dass Sie den Einsatz zu schätzen wissen:

Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…

vielen Dank, dass Sie sich im Rahmen Ihrer Bewerbung die Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben. Es hat uns gefreut, Sie kennenzulernen und Sie haben einen äußerst positiven Eindruck hinterlassen.

Leider müssen wir Ihnen dennoch mitteilen, dass wir uns nach reiflicher Überlegung für eine/n andere/n Bewerber/in entschieden haben.

Es tut uns leid, dass es nicht funktioniert hat – wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

7. Absage der Bewerbung für ein Praktikum

Praktikanten werden oft belächelt – ein Fehler, denn nicht selten stellen sie sich als ungenutzter Talentpool heraus. Widmen Sie also den Praktikumsabsagen ebenso viel Aufmerksamkeit, wie Sie es für eine feste Stelle tun würden. Man weiß nie: Vielleicht sagen Sie gerade einem Talent von morgen ab und verspielen die Chance darauf, dass diese Person sich in Zukunft noch einmal bewirbt!

Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau…,

vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen – es freut uns, dass Sie sich für ein Praktikum bei [Unternehmen] interessieren.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt keinen Praktikumsplatz anbieten können. Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten.

Wir sind uns sicher, dass Sie viel zu bieten haben und würden uns freuen, Sie in unseren Talent Pool aufzunehmen. Falls Sie das möchten, folgen Sie bitte diesem Link: [Link zur Zustimmungserklärung für den Talent Pool]

Wir wünschen viel Erfolg für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

Wertschätzende Absagen schreiben: Wie Sie Bewerbungsabsagen formulieren können

Fakt ist: Die Absage auf eine Bewerbung spiegelt zu einem gewissen Teil die Unternehmenskultur wider. Den Bewerbern wird im Gedächtnis bleiben, ob sie eine Absage erhalten und wenn ja, wie diese geschrieben ist.

Höfliche Absage Bewerbung Arbeitnehmer

Hier einige Empfehlungen, wie sich der Text der Bewerbungsabsage höflich, freundlich und wertschätzend gestalten lässt:

  • Achten Sie auf die persönliche Anrede und die richtige Namensschreibweise. So viel Zeit muss sein – „sehr geehrte/r Bewerber/in“ zeugt von völligem Desinteresse.
  • Passen Sie den Stil an. Eine Managerin mit 10 Jahren Berufserfahrung erwartet in der Absage andere Formulierungen als ein Schulabsolvent, der gerade einen Ausbildungsplatz sucht.
  • Sparen Sie nicht mit Lob. Eine Bewerbung hat Sie besonders beeindruckt? Sprechen Sie das ruhig aus! Eine anerkennende Absage ist leichter zu verdauen.
  • Setzen Sie Ihre Nachricht aus sinnvollen Textbausteinen zusammen, statt eine starre Vorlage zu verwenden. Phrasen wie „in Evidenz halten“ oder „die Bewerbung passt nicht ins Profil“ sind ein Startpunkt, aber nicht pauschal die beste Lösung.
  • Geben Sie einen sinnvollen Grund, sofern möglich – mehr dazu im Anschluss!

Der Absage-Grund: Do’s und Dont’s, wenn Sie eine Bewerbung absagen

Die Frage nach dem Warum ist ein heikles Thema. Viele Unternehmen verzichten darauf, einen Grund für die Absage zu nennen und wollen kein Risiko eingehen, gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu verstoßen. Dieses Gesetz besagt, dass niemand aufgrund von Alter, Herkunft, Geschlecht etc. abgelehnt werden darf. (Achtung, auch die Stellenanzeige muss dem AGG entsprechen!)

Eine rechtlich sichere Absage ist jedenfalls dann gegeben, wenn Sie sich auf sachbezogene Gründe berufen, z. B.:

  • Ein anderer Bewerber hat mehr Erfahrung oder eine bessere Ausbildung.
  • Die Stelle wurde spontan bereits intern besetzt.
  • Es gibt aktuell keine freie Stelle (bei Initiativbewerbungen).
  • Die Gehaltsvorstellungen sind zu hoch (laut Statista für viele Personalentscheider ein maßgeblicher Grund für Absagen). Eine mögliche Formulierung wäre in diesem Fall: „Leider weichen Ihre Gehaltsvorstellungen von unseren derzeitigen Budgetmöglichkeiten für diese Stelle ab.

Und was, wenn die Bewerbung vor allem deshalb abgelehnt wird, weil sie zu viele Fehler enthält? Dann ist Vorsicht geboten: Werfen Sie z. B. niemandem schlechtes oder fehlerhaftes Deutsch vor – Sie können nie wissen, ob Legasthenie oder eine andere Beeinträchtigung dahintersteckt. Das als Grund zu nennen, wäre ein Verstoß gegen das AGG.

Absage Bewerbung Fehler

Es scheitert an der katastrophalen äußeren Form? Dann stellt sich durchaus die Frage, ob Sie den Kandidaten darauf hinweisen möchten. Freundlich formuliert, versteht sich, etwa so: „Bitte verstehen Sie diese Anmerkung als gut gemeinten Ratschlag, der auf meiner Erfahrung als Personaler/in basiert: Ihre Bewerbungsunterlagen könnten davon profitieren, wenn Sie die Formatierung noch nachbessern.“

Sollten Sie keinen Grund nennen, müssen Sie ggf. damit rechnen, dass die Bewerber um eine Begründung nachfragen. Verwenden Sie daher unbedingt einen Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch. Auf diese Weise wird die Entscheidung am Ende leichter und Sie haben die Begründungen für Zu- und Absagen schriftlich parat.

Für Arbeitnehmer: Antwort und höfliche Absage bei einer Bewerbung

Begeben wir uns einmal auf die andere Seite, nämlich die des Arbeitnehmers. Auch hier kann es vorkommen, dass man das Stellenangebot dankend absagen muss, z. B. weil…

  • ein anderer Arbeitgeber schneller zugesagt hat.
  • die Chemie beim Vorstellungsgespräch/Probearbeiten nicht gestimmt hat.
  • sich die Umstände des Arbeitnehmers unerwartet drastisch ändern (Umzug o. Ä.).

Wie kann es also aussehen, wenn man die Bewerbung zurückziehen muss?

Am Wichtigsten ist, dass die Absage überhaupt kommuniziert wird. Die Rückmeldung hinterlässt einen guten Eindruck, und wenn es nur der kurze Dank ist. Es reichen schon einige Zeilen. Darin sollte die Bedankung, die Absage selbst und ggf. eine knappe Begründung stehen. Letzteres ist allerdings nicht verpflichtend und liegt im eigenen Ermessen.

Grundregeln: Höfliche Absage auf eine Bewerbung

Absagen sind nicht beliebt – weder beim Sender noch beim Empfänger. Immerhin gibt es aber einige goldene Regeln, wie Sie die Absage auf eine Bewerbung so gestalten können, dass Ihr Unternehmen in guter Erinnerung bleibt:

  1. Bleiben Sie freundlich, höflich und respektvoll – mit einem Wort: professionell. Das gilt selbst dann, wenn ein Bewerber sich exakt andersherum verhält.
  2. Antworten Sie zeitnah. Ein Großteil der Bewerber erwartet sich laut einer Umfrage von 2019, dass zwischen Bewerbung und Rückmeldung 1-2 Wochen liegen.
  3. Senden Sie die Bewerbungsunterlagen vollständig zurück. Sie gehören rechtlich gesehen der Person, die sie auf eine Stellenanzeige hin abgeschickt hat.
  4. Die Ansprechpersonen wechseln nicht ständig. Falls Sie nach dem Vorstellungsgespräch absagen, sollte die Absage von einer Person kommen, die beim Gespräch dabei war.

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Übersicht Inhalt:

Basis-Vorlage
Absage auf Initiativbewerbung
Absage auf Englisch
Absage nach Probearbeiten
Absage Ausbildungsplatz
Absage nach Vorstellungsgespräch
Absage Praktikum
Do's and Dont's
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