In der heutigen dynamischen Geschäftslandschaft ist ein effizientes Gehaltsabrechnungsmanagement ein entscheidender Bestandteil erfolgreicher HR-Operationen. Da viele Unternehmen ihre globale Präsenz ausweiten oder sich auf Remote-Arbeit konzentrieren, steigt die Komplexität der Gehaltsabrechnung über mehrere Länder und Regionen erheblich an.
Hier kommen globale Gehaltsabrechnungssysteme ins Spiel. Die Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems sorgt für effiziente Abläufe, Einhaltung von Vorschriften und präzises Vergütungsmanagement.
In diesem Blogbeitrag teilen wir alle wesentlichen Informationen zur Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems und stellen zudem eine Erfolgsgeschichte eines führenden Unternehmens im Bereich Transportmobilität vor.
Was ist globale Gehaltsabrechnung?
Globale Gehaltsabrechnung bezieht sich auf die Verwaltung der Gehaltsabrechnung über mehrere Länder hinweg. Sie beinhaltet die Berechnung und Verteilung von Mitarbeitergehältern, Steuern, Sozialabgaben und anderen relevanten Aufgaben, unter Einhaltung verschiedener lokaler Bestimmungen.
Da Unternehmen international expandieren, erhöht sich die Komplexität der Gehaltsabrechnung. Eine umfassende Lösung ist erforderlich, um unterschiedliche Prozesse in diversen Regionen zu koordinieren.
Was ist ein Gehaltsabrechnungssystem?
Ein Gehaltsabrechnungssystem ist eine Lösung, die darauf abzielt, den Gehaltsabrechnungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Von der Datenerfassung und Gehaltsberechnung bis hin zu Steuerabzügen und Zahlungsauszahlungen kann ein Gehaltsabrechnungssystem fast jede Stufe des Prozesses abdecken.
Ein gut implementiertes Gehaltsabrechnungssystem nutzt HR-Technologie, um Genauigkeit, Effizienz und Compliance zu erhöhen, während manuelle Fehler und Verwaltungsaufwand minimiert werden.
Welche Vorteile bietet ein Gehaltsabrechnungssystem?
Die Implementierung eines modernen Gehaltsabrechnungssystems bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die alle dazu beitragen, Ihre HR-Teams bei der Weiterentwicklung strategischer Initiativen zu unterstützen. Die fünf Hauptvorteile sind:
- Effizienz: Reduzierung des Zeitaufwands und der Anstrengungen, die für die Gehaltsabrechnung erforderlich sind, und Freisetzung der HR-Teams für wertorientiertere Aufgaben.
- Genauigkeit: Reduzierung menschlicher Fehler bei Berechnungen und Gewährleistung genauer Vergütung und Steuerabzüge.
- Compliance: Ständige Anpassung an sich stets weiterentwickelnden Steuer- und Arbeitsgesetze in verschiedenen Ländern und Regionen.
- Datenzentralisierung: Konsolidierung von Mitarbeiterdaten auf einer einzigen Plattform, die Berichterstattung und Analyse erleichtert.
- Kosteneinsparungen: Reduzierung der administrativen Kosten, die mit manueller Gehaltsabrechnung verbunden sind.
Der Auswahlprozess von Anbieter
Die Entwicklung eines Gehaltsabrechnungssystems ist an sich bereits eine komplexe Aufgabe. Die Entwicklung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems ist noch komplizierter. Hierfür ist eine sorgfältige Überlegung und strategische Planung erforderlich, um einheitliche und optimierte Gehaltsabrechnungsprozesse und -daten über Grenzen hinweg zu koordinieren, einschließlich der Integration wichtiger HR-Technologielösungen. Ihre Entscheidungen werden weitreichende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.
Nachdem Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, ist es wichtig, zwischen drei und fünf der besten Anbieter auf dem Markt auszuwählen, die diesen Anforderungen entsprechen. Anschließend müssen Sie diese Anbieter gründlich überprüfen, sie miteinander vergleichen und eine detaillierte Analyse erstellen, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.
Hier gibt es drei Hauptoptionen zur Berücksichtigung: manuell, nur System oder (teilweises) Outsourcing. Für globale Gehaltsabrechnungssysteme gibt es auch eine vierte Option: Employer of Record (EoR).
Durch das Mapping von Anbietern und die Bewertung Ihrer Optionen auf der Grundlage von Schlüsselkriterien legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen und effizienten Gehaltsabrechnungsprozess.
Weitere Informationen zum Auswahlprozess von Anbietern finden Sie in unserem Leitfaden zu Gehaltsabrechnungssystemen.
Kundenerfolgsgeschichte & Use Case
Der Kunde stand vor der Herausforderung, einen effizienten internationalen Gehaltsabrechnungsprozess mit ihrem ausgewählten globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu implementieren. Das Projekt zielte darauf ab, Gehaltsabrechnungsabläufe für über tausend Mitarbeiter in verschiedenen Ländern zu zentralisieren und zu integrieren, während Compliance und Effizienz gewährleistet wurden. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf Deutschland, wo die Verwaltung von Sachleistungen und die Unterstützung bei Lohnsteuerprüfungen entscheidend waren.
Herausforderungen während des Projekts
Die Navigation durch die Komplexitäten der Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems brachte verschiedene Herausforderungen mit sich. Ein enger Zeitplan, komplexe globale und länderspezifische Anforderungen sowie begrenzte interne Ressourcen schufen Hürden.
Das Gehaltsabrechnungsteam des Kunden hatte mit einer hohen Fluktuation und einer überwältigenden Arbeitslast zu kämpfen. Die Abstimmung mehrerer Interessengruppen, einschließlich des oberen Managements, der Buchhaltung, der Personalverwaltung und der länderspezifischen Dienstleister, erforderte eine sorgfältige Koordination. Darüber hinaus erhöhten Herausforderungen bei der Abstimmung von Zusatzleistungen und der Sicherstellung einer genauen Besteuerung in Deutschland die Komplexität.
Eine erfolgreiche Transformation
Nach engagierten Anstrengungen, die drei Monate dauerten, erreichte das Gehaltsabrechnungsteam des Kunden bemerkenswerte Meilensteine. Die Einführung eines globalen Abrechnungssystems ermöglichte es ihnen:
- Die monatlichen Gehaltsabrechnungen zu stabilisieren;
- Interne Prüfanforderungen unter der Leitung des Buchhaltungsteams zu erfüllen;
- Die Gehaltsabrechnung für drei von zehn Ländern auf den ausgewählten Dienstleister umzustellen;
- Die Gehaltsabrechnung für alle 10 Länder in nur 6 Monaten zu übertragen;
- Länderspezifische Prozessdokumentation einzuleiten.
Die Umsetzung des Wechsels der Gehaltsabrechnung zum ausgewählten Dienstleister des Kunden war ein Erfolg, und die Vorbereitungen für die verbleibenden Länder sind im Gange. In Deutschland wurde eine umfassende Überprüfung der Zusatzleistungen in Bezug auf Dokumentationsgenauigkeit und Compliance durchgeführt. Eine gründliche Überprüfung der Steuer- und Sozialversicherungscompliance wurde durchgeführt und dokumentiert.
Der Projektansatz und die Zusammenarbeit
Der Projektansatz umfasste praktische Führung, Themenstrukturierung und betriebliche Anleitung durch das CLEVIS-Team. Regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern sorgte für Prozessstabilität. Gemeinsame Erfolge beinhalteten die Stabilisierung der Gehaltsabrechnungen, die Verbesserung der Sichtbarkeit in länderspezifische Anforderungen und die Optimierung der Effizienz des Provider-Managements.
Wie implementiert man effektiv ein globales Gehaltsabrechnungssystem?
Wie man aus unserem Kundenfallbeispiel sehen kann, erfordert die Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems zunächst viel Zeit. Wenn man jedoch einen strategischen Ansatz verfolgt, der alle entscheidenden Elemente umfasst, wird die Implementierung hochwirksam sein.
Jeder Schritt bei der Implementierung trägt zur Integration und Verwaltung der Gehaltsabrechnungen in verschiedenen Ländern bei. Unten sind die Schlüsselkomponenten und Strategien für eine erfolgreiche Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems:
- Gehaltskalender: Erstellen Sie einen umfassenden Gehaltskalender, der sich an länderspezifische Fristen und Vorschriften anpasst.
- Interne Datenüberprüfung: Überprüfen und bereinigen Sie interne Mitarbeiterdaten, um die Genauigkeit vor der Migration sicherzustellen.
- Monatlicher Prozess: Entwickeln Sie einen standardisierten monatlichen Gehaltsabrechnungsprozess, der unterschiedliche Vorschriften und Anforderungen berücksichtigt.
- Dateivorbereitung für Eingaben: Erstellen Sie standardisierte Eingabedateien, um die Dateneingabe und -berechnung zu vereinfachen.
- Prozessdokumentation: Dokumentieren Sie die End-to-End-Gehaltsabrechnungsprozesse für jedes Land für Transparenz und Compliance.
- Schatzamt-Koordination: Arbeiten Sie mit den Schatzämtern zusammen, um rechtzeitige Geldtransfers für die Gehaltsauszahlung zu verwalten.
- Workflow für Gehaltsabrechnungsgenehmigung: Implementieren Sie einen strukturierten Genehmigungsablauf, um die Genauigkeit vor der Finalisierung sicherzustellen.
- Varianzberichte: Erstellen Sie Varianzberichte, um Abweichungen zu identifizieren und Fehler umgehend zu korrigieren.
- Bonuszyklus-Management: Gestalten Sie Bonuszyklen, die mit den lokalen Praktiken und Vorschriften übereinstimmen.
- Mitarbeiter Onboarding, Verwaltung, Off-boarding: Integrieren Sie nahtlose Prozesse für das Onboarding, die Verwaltung und das Off-boarding von Mitarbeitern.
Was sind die Erfolgsfaktoren bei der Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems?
Es ist wichtig, sehr effektive Wege zur Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems sicherzustellen. Dies gilt jedoch nicht nur für individuelle Elemente. Es gibt mehrere allgemeine Erfolgsfaktoren, die in die erfolgreiche Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems einfließen:
- Fachkenntnisse: Beauftragen Sie Fachleute mit fundiertem Wissen über globale Gehaltsabrechnungsvorschriften und bewährte Methoden.
- Stakeholder-Abstimmung: Koordinieren Sie die Anstrengungen über Abteilungen hinweg und stimmen Sie HR-, Finanz- und IT-Teams ab.
- Technologieauswahl: Wählen Sie einen umfassenden HR-Tech-Anbieter aus, der vielfältige länderspezifische Anforderungen bewältigen kann.
- Kommunikation: Halten Sie offene Kommunikationskanäle aufrecht, um Herausforderungen und Änderungen umgehend anzugehen.
- Projektmanagement: Setzen Sie effektive Projektmanagement-Methoden ein, um sicherzustellen, dass Zeitpläne und Ziele erreicht werden.
Wie man die globale Gehaltsabrechnung transformiert: 8 Umsetzbare Schritte
Schließlich gehen wir der großen Frage nach: Welche konkreten Schritte kann man unternehmen, um den globalen Gehaltsabrechnungsprozess zu transformieren? Inspiriert durch unseren Anwendungsfall oben, sind hier acht Schritte, die zu einer erfolgreichen Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems führen:
- Bewertung: Evaluieren Sie gründlich Ihre aktuellen Gehaltsabrechnungsprozesse und identifizieren Sie Schwachstellen sowie Verbesserungsbereiche.
- Technologieauswahl: Analysieren und wählen Sie eine globale Gehaltsabrechnungslösung, die zu Ihrer Unternehmensgröße, Branche und Wachstumsplänen passt.
- Datenmigration: Übertragen Sie vorhandene Gehaltsabrechnungsdaten in das neue System und stellen Sie Genauigkeit und Vollständigkeit sicher.
- Prozessharmonisierung: Standardisieren Sie alle Gehaltsabrechnungsprozesse des Unternehmens in den verschiedenen Regionen und berücksichtigen Sie dabei länderspezifische Anforderungen und Gesetze.
- Schulung: Schulen Sie HR- und Finanzteams im effektiven Umgang mit dem neuen Gehaltsabrechnungssystem.
- Testen: Bevor Sie das neue System sofort starten, ist es entscheidend, gründliche Tests durchzuführen, um genaue Berechnungen, Genehmigungen und Berichterstattung sicherzustellen.
- Change-Management: Kommunizieren Sie die Vorteile des neuen Systems an die Mitarbeiter und gehen Sie auf Bedenken ein.
- Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen und optimieren Sie die Gehaltsabrechnungsprozesse regelmäßig, um sich an veränderte Vorschriften und Geschäftsanforderungen anzupassen.
Gehaltsabrechnung für operative Exzellenz optimieren
In einer zunehmend vernetzten Welt ist die Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems ein entscheidender Schritt zur Erreichung von operativer Exzellenz und internationalem Wachstum. Die Erfolgsgeschichte unseres Kunden zeigt die transformative Wirkung einer gut durchgeführten Implementierung eines Gehaltsabrechnungssystems.
Durch die Entwicklung eines neuen Systems, das Ihre Prozesse automatisiert, um sie effizienter zu gestalten, Fehler in Daten und Berechnungen zu reduzieren und Zeit und Geld zu sparen, können Organisationen die Komplexität der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen über Grenzen hinweg bewältigen.
Ob Sie ein multinationales Unternehmen oder ein schnell expandierendes Start-up sind, ein robustes globales Gehaltsabrechnungssystem ermöglicht es Ihnen, Abläufe zu straffen, die Genauigkeit zu verbessern und nachhaltiges Wachstum zu fördern.
Für weitere Informationen zur Gehaltsabrechnung finden Sie unsere anderen Beiträge zu diesem Thema:
Falls Sie eine ausführlichere Beratung wünschen, können Sie sich gerne direkt an uns wenden.
Über die Autoren
Daniel Zinner, Associate Partner und Franziska Nippold, Junior Consultant haben bei der CLEVIS Consult den Fokus auf globaler HR-Management- und Transformationsberatung. Neben der Digitalisierungs- und HR Strategieberatung für HR ist CLEVIS auch als Sponsor der People Mobility Alliance engagiert. Diese bringt Gleichgesinnte zusammen, die den Menschen ins Zentrum ihres Handelns setzen.
CLEVIS – HR Beratung, HR Digitalisierung, Business Transformation, HR Strategie Expertise, HR neu zu denken, neu auszurichten, zu digitalisieren und zu positionieren
