Payroll: Die Entgeltabrechnung der Zukunft

Arbeit muss vergütet werden. So steht es im Arbeitsvertrag. Tatsächlich ist das Payrolling ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten. Die Anforderungen sind vielfältig, vor allem für global tätige Unternehmen. Payroll Systeme bieten Betrieben die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Entgeltabrechnungen zu automatisieren. Das spart Kosten und Zeit, hilft Fehler zu vermeiden und sichert die Qualität.

Definition: Was versteht man unter Payroll?

Was früher die Lohnbuchhaltung war, wird heute Payroll oder in Deutschland auch Entgeltabrechnung genannt. Die Payroll ist der Oberbegriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie umfasst alle Zahlungen, die an bzw. für Mitarbeitende geleistet werden. Dazu gehören neben Löhnen und Gehältern auch freiwillige Sozialleistungen, Boni, Steuern, Firmenwagen usw. Die Payroll bezeichnet sowohl den Gehaltsnachweis, den Mitarbeitende erhalten, als auch den gesamten Prozess, der damit zusammenhängt, wie zum Beispiel das Abführen von Steuern und Sozialabgaben sowie die Zeiterfassung.

Payroll: Funktionen und Ziele

Es gehört zu den Aufgaben der HR-Abteilung, dafür zu sorgen, dass das Personal pünktlich und regelmäßig seine Entgeltabrechnung erhält. Dazu müssen nicht nur Löhne und Gehälter berechnet und ausgezahlt werden. Im Rahmen des Payroll Prozesses werden auch Steuern und Sozialabgaben abgeführt und eine rechtssichere Dokumentation gewährleistet.

Funktionen von Payroll

Beim Payrolling wird erfasst, welche Mitarbeitenden in einem Unternehmen angestellt sind und wie diese bezahlt werden. Dabei geht es bei dem Begriff Bezahlung finanz- und steuerrechtlich auch um geldwerte Vorteile sowie die Lohnnebenkosten und die Abgaben zur Sozialversicherung. Der Payroll Prozess lässt sich in drei Schritte unterteilen:

  • Vorbereitung alle relevanten Daten und Unterlagen der Mitarbeitenden, die für die Entgeltabrechnung benötigt werden.
  • Berechnung der Vergütung sowie der Steuer- und Sozialabgaben.
  • Versenden von Meldungen an die Sozialversicherungsträger, der Monatsabschluss, die Geldüberweisungen, Buchungen an die Finanzbuchhaltung und Übermittlung der Entgeltabrechnung an die Angestellten.

An diesem Prozess sind viele beteiligt, intern wie auch extern: Personaler:innen, Lohnbuchhalter:innen, Steuerberater:innen, aber auch Mitarbeitende des Finanzamts sowie der Sozialversicherungen. Das macht die Payroll sehr komplex.

Ziele von Payroll

Ziel einer Payroll ist es, vergütungsrelevante Daten der Mitarbeitenden zu erfassen, zu verwalten, vorzubereiten und zu verarbeiten. Dabei müssen alle Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechtlichen Aspekte berücksichtigt werden. Der Aufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte möglichst auf ein Minimum reduziert und die Fehler weitgehend vermieden werden.

Warum ist der Einsatz von Payroll Systemen für Unternehmen so essenziell?

Die Erstellung einer Payroll ist ein anspruchsvoller Prozess mit vielen Beteiligten. Zudem erschweren permanente Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht es, die Abläufe zu standardisieren.  Besonders gefordert ist die Payroll in Unternehmen mit komplexen Entlohnungssystemen bestehend aus Benefits, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen. In all diesen Situationen wird von der Lohnbuchhaltung erwartet, dass sie die richtigen Schritte einleitet und die Einhaltung aller relevanten Normen und Vorgaben gewährleistet. Was es dazu braucht sind Payroll-Expert:innen. Daher trennen viele Unternehmen die Payroll von der Personalabteilung und überlassen diese Aufgabe ihren Steuerberater:innen. Doch genau hier liegt die Crux: Zwar verfügen Steuerberater:innen über das notwendige Know-how, eine Entgeltabrechnung zu erstellen, doch sind sie darauf angewiesen, dass ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen.  Ein Payroll System kann die im HR-System erfassten Daten automatisch an das System von externen Dienstleistern übertragen und nach der Abrechnung wieder in das System übernehmen. Der Aufwand für die Datenübertragung lässt sich so auf ein Minimum reduzieren und senkt die Fehlerquote praktisch auf null.

Aber auch flexible Beschäftigungsverhältnisse sind eine besondere Herausforderung für die Entgeltabrechnung. Und diese werden angesichts des schwierigen wirtschaftlichen Umfelds weiter zunehmen. Neben einer Teilzeitbeschäftigung und befristeten Anstellungen gibt es weitere Arbeitsmodelle, die den Unternehmen erlauben, flexibel auf ihre Auftragslage zu reagieren.  Immer mehr Unternehmen arbeiten beispielsweise mit selbständigen Freelancern zusammen, oder sie verleihen und entleihen Arbeitskräfte und setzen auf Mitarbeitende auf Abruf. Müssen bereits bei herkömmlichen Arbeitsverhältnissen zahlreiche Normen und Gesetze eingehalten werden, lauern bei flexiblen Arbeitsverhältnissen unzählige Fallstricke. Hier kann es unter anderem um die Frage der Scheinselbstständigkeit bei Freelancern gehen oder um Vorschriften und Pflichten im Personalverleih. Auch bei der Beschäftigung von Mitarbeitenden auf Abruf stellen sich viele komplexe Fragen, insbesondere in Bezug auf Mindestentschädigung und Versicherungspflicht.

Ebenso stellen sich bei der Payroll internationaler Unternehmen besondere Herausforderungen. Payroll-Expert:innen müssen auf die Standorte der einzelnen Mitarbeitenden und die dort geltenden gesetzlichen Vorgaben achten. Jedes Land hat seine eigenen Steuer-, Lohn- und Sozialsystem-Strukturen und rechtlichen Bedingungen. Diese muss man kennen. Inzwischen gibt es Payroll Systeme auch als globale und agile Lösungen.

Payroll: Die Entgeltabrechnung der Zukunft

Kurz: Payroll Systeme spielen inzwischen eine Schlüsselrolle in der HR-IT-Landschaft. Und das hat seinen Grund!

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Vorteile durch den Einsatz von Payroll Systemen

Mit einem Payroll System gelingt es, den Prozess der Entgeltabrechnung so weit wie möglich zu automatisieren. Damit entlastet es Personaler fachlich und technisch und garantiert eine stabile Planung der Entgeltabrechnung. Dies vereinfacht nicht nur den gesamten Prozess, sondern erhöht auch die Genauigkeit. Ein Payroll System hilft dabei, Zeit- und Kosten zu sparen, die Qualität zu sichern und die Fehlerquote zu senken.

Eine gute Payroll Software kann neben der Erstellung des Gehaltsnachweises auch die Berechnung und die Vorbereitung der Daten übernehmen. Einige Entgelt-Systeme umfassen zudem alle Funktionen eines Stammdatensystems mit Schnittstellen zur Zeiterfassung und anderen Programmen. Da Payroll Systeme streng regulierte Systeme sind, eigenen sie sich auch als Stammdatensysteme.

Die Vorteile auf einen Blick:

Effizienz

Ein Payroll System spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Kosten, indem es viele Arbeitsschritte automatisiert. Das sorgt für mehr Effizienz, und das völlig unabhängig von der Größe des Unternehmens. Selbst eine Vielzahl an Zahlungsberechnungen kann innerhalb kürzester Zeit durchgeführt werden. Personaler:innen bleibt so mehr Zeit für andere Aufgaben.

Sicherheit

Payroll Systeme berücksichtigen die legalen und rechtlichen Aspekte ihres Aufgabenbereiches. Dadurch lassen sich Flüchtigkeitsfehler vermeiden und dem Unternehmen bleiben mögliche Strafzahlungen erspart. Payroll Systeme arbeiten datenschutzkonform und sichern die sensiblen Daten der Mitarbeitenden und des Unternehmens.

Vereinfachung

Eine Payroll Software vereinfacht den gesamten Payroll Prozess. Sämtliche Mitarbeiterdaten werden zentral an einem Ort gespeichert. Dank der Schnittstellen funktioniert der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten reibungslos und berechtigte Personen haben jederzeit Zugriff auf die Daten. Automatische Benachrichtigungen über den Erhalt der Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtern zudem die Kommunikation. Eine Payroll Software beinhaltet auch die Zeiterfassung und Dokumentation der Arbeitsschritte.

Wird die Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister ausgelagert, bringt das für ein Unternehmen zahlreiche weitere Vorteile mit sich. Viele Betriebe nutzen daher Payroll Services.

Payroll Services: Definition & Einsatzbereiche

Payroll-Prozesse gelten als Zeit- und Ressourcenfresser, und das zu Recht. Immer mehr Unternehmen lagern daher die Aufgaben der Entgeltabrechnung und Lohnbuchhaltung an einen Payroll Service aus. Das schafft Kapazitäten für das HR-Team und spart Kosten.

Definition: Was sind Payroll Services?

Payroll Services-Anbieter sind Experten für Lohnbuchhaltung. Sie übernehmen für ihre Auftraggeber die Entgeltabrechnung und vereinfachen sie durch Automatisierung. Unternehmen können die Payroll teilweise oder komplett an einen Payroll-Service auslagern. Externe Payroll Services-Anbieter wissen genau, worauf es bei der Entgeltabrechnung ankommt. Sie bieten die Kombination aus fundiertem und aktuellem Wissen – und können so die Anforderungen des Unternehmens optimal bedienen. Vor allem garantieren Payroll-Service-Dienstleister die Richtigkeit und Rechtskonformität der Entgeltabrechnung.

Payroll: Die Entgeltabrechnung der Zukunft

Einsatzbereiche von Payroll im Unternehmen

Die Aufgaben eines Payroll-Service können sehr vielfältig sein. Dazu gehören:

Lohnabrechnung

Das Kerngeschäft eines Payroll Service ist Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu gehören die Überwachung der Stunden, die Berechnung des Entgelts und Einbehalten, die Abwicklung von Direkteinzahlungen, das Ausfüllen von Steuerunterlagen und die Verwaltung des Mitarbeiterportals des Unternehmens. Der Service deckt die gesamte Entgeltabrechnung ab und sorgt für eine korrekte und zeitnahe Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch die Automatisierung der Prozesse lässt sich der Zeitaufwand für die Berechnung der Löhne erheblich reduzieren.

Gerade bei ausländischen Arbeitgeber:innen kann die Abrechnung kostspielig und zeitaufwendig sein. Auch die Gesetzgebung ist oftmals nicht eindeutig und benötigt viel Recherche. So müssen ausländische Unternehmen beispielsweise für ihre Mitarbeitenden in Deutschland Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen, auch wenn sie keine Niederlassung in Deutschland haben.

Steuerdienstleistungen

Payroll Services sorgen vor allem dafür, dass alle Lohn- und Gehaltssteuern der Mitarbeitenden einbehalten und pünktlich an die Steuerbehörde gezahlt werden. Darüber hinaus bieten viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister weitere Steuerdienstleistungen an. Beispielsweise berechnet ein Payroll-Service, in welche Steuerklasse ein Unternehmen fällt, welche Steuern fällig sind und wann die Fälligkeitstermine näher rücken. Die meisten Payroll Services füllen auch Steuerunterlagen für das Unternehmen aus und reichen diese rechtzeitig ein, um die erforderliche Steuerkonformität sicherstellen. Da Payroll Services-Anbieter mit dem Unternehmenssteuerrecht vertraut sind, können sie genaue Steueraufzeichnungen führen und potenziellen Steuerproblemen vorbeugen. Einige Payroll Dienstleister kümmern sich auch um die Steuerformulare für die Mitarbeitenden und prüfen, drucken und verteilen sie, wenn die Steuersaison beginnt.

Service für Mitarbeitende

Payroll Services-Anbieter geben Mitarbeitenden in Mitarbeiterportalen die Möglichkeit, alle wichtigen und wesentlichen Dokumente rund um die Entgeltabrechnung einzusehen. Dort können sie auch persönliche Daten ändern, ohne dass Vorgesetzte eingebunden werden müssen.

Arbeitsvorschriften

Einige Payroll Services unterstützen Unternehmen auch bei der Einhaltung der Arbeitsvorschriften. Sie kennen die unterschiedlichen Vorgaben, die für Unternehmen unterschiedlicher Größe, Arbeitnehmertypen und Branchen gelten, und weisen ihre Kund:innen darauf hin. Zudem achten sie darauf, dass Betriebe ihre Mitarbeitenden fair bezahlen und die Gesetze einhalten.

Berichte

Payroll Services können Berichte erstellen, die ein tiefes Verständnis der Funktionsweise des Unternehmens vermitteln. Sie geben einen Überblick über die tatsächliche Arbeitszeit von Mitarbeitenden, einzelnen Teams und ganzen Abteilungen sowie deren Produktivität und anderen Arbeitsmerkmalen. Diese Berichte helfen Arbeitgeber:innen die Nutzung von Ressourcen, Geld und Zeit durch sie und ihr Personal zu verbessern.

Zeitdokumentation

Vor allem wenn Mitarbeitende im Home-Office arbeiten, ist die Zeitdokumentation besonders wichtig, um zwischen privaten und beruflichen Angelegenheiten trennen zu können. Payroll Services können mithilfe von Time-Tracking-Tools aufgezeichnete Stunden direkt in die Abrechnung übernehmen.

Payroll Services bieten heutzutage eine breite Palette von Funktionen, die einem Unternehmen helfen, seine Fähigkeiten und Mitarbeiterbindung zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbeziehungen in jeder Hinsicht gesetzeskonform zu gestalten.

Was benötigt ein Unternehmen für die Verwendung von Payroll?

Entscheidend ist, dass Unternehmen die Stammdaten und Bewegungsdaten des Personals pflegen und aktualisieren. So können persönliche Daten, Verträge, Fragebögen, Reisekosten und Bescheinigungen zusammen mit den sonstigen Lohnunterlagen ohne großen Aufwand an die Steuerberater:innen oder den Payroll Dienstleister übermittelt werden. Zudem benötigen Unternehmen die entsprechenden Schnittstellen, um ein Payroll System optimal in die HR-Arbeit integrieren zu können. Das spart Zeit und Ressourcen, Daten und Tabellenkalkulationen abzustimmen.

Zusätzliche Funktionalitäten:

Employee-Self-Services

Mithilfe von Employee-Self-Service können Mitarbeitende eigene Abwesenheiten, Personaldaten oder Arbeitszeiten einsehen und selber aktualisieren. Fehlzeiten wie krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaub oder Elternzeit lassen sich so schneller und effektiver dokumentieren. Das sorgt für Transparenz und spart Verwaltungsaufwand.

Integration der Zeiterfassung

Durch die Integration der Zeiterfassung in das Abrechnungssystem lässt sich dieser HR-Prozess vollständig automatisieren. Die direkte Verbindung von Zeiterfassung und Payroll ermöglicht eine sofortige Abrechnung.

Direktüberweisungen

Direktüberweisungen sind ein weiterer wichtiger Bestandteil eines Payroll Systems.  Sie sind kostengünstig und garantieren, dass der Verdienst rechtzeitig auf dem richtigen Konto eingeht und keine unnötigen Wartezeiten entstehen.

Automatische Updates

Payroll Systeme verfügen in der Regel über automatische Updates zu gesetzlichen Vorgaben und die Sicherungen von Daten über beispielsweise iCloud oder OneDrive.

Payroll Manager/Payroll Specialist: Aufgaben & Definition

Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung müssen nicht nur über umfangreiche Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügen, sondern sich aufgrund der Vielzahl an Änderungen von komplexen Richtlinien und Verfahren stets auf dem Laufenden halten. Treffen Vorgesetzte und andere HR-Manager Vereinbarungen ohne fundierte Kenntnisse der rechtlichen Gegebenheiten, sollten Payroll Manager die erkennen, um das Unternehmen bzw. den Verwaltungsrat oder die Geschäftsleitung vor möglichen strafrechtliche Konsequenzen zu schützen.

Definition: Was ist ein Payroll Manager/Payroll Specialist?

Die Person, die sich mit der Payroll beruflich befasst, wird im Englischen als Payroll Manager oder Payroll Specialist bezeichnet. Payroll Manager:inen bzw. Payroll Specialisten beschäftigen sich mit der Abwicklung der Lohnbuchhaltung. Dabei müssen sie insbesondere Fristen und rechtliche Vorschriften im Auge behalten sowie Sonderzahlungen und Boni verwalten. Zum Verantwortungsbereich Payroll Management gehört auch die Zeiterfassung und die Überwachung der Arbeitsstunden sowie der Fehlzeiten einzelner Angestellter.

Aufgabenbereiche & Tätigkeitsfelder eines Payroll Managers/Payroll Specialists

Payroll Manager:innen übernehmen neben der Lohnbuchhaltung oft allgemeine Verwaltungsaufgaben und kümmern sich, je nach Größe des Unternehmens, auch um die Finanzbuchhaltung. Zu ihren Aufgaben gehören:

  • Erstellung und Verwaltung von Gehaltsabrechnungen
  • Einhaltung tarifrechtlicher Bestimmungen und Fristen bei Steuerzahlungen und Sozialabgaben
  • Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern
  • Begleitung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
  • Erstellung von Berichten für die HR-Abteilung
  • Pflege der Personalstammdaten und das Führen der Personalakten
  • Überprüfung tarifrechtlicher Bestimmungen
  • Unterstützung des Rechnungswesens

Gehalt eines Payroll Managers/Payroll Specialists

Die Einstellungsvoraussetzung für Payroll-Manager:innen ist eine kaufmännische Ausbildung. Auch ein Quereinstieg über Weiterbildungen ist möglich. Um mit den technologischen und rechtlichen Entwicklungen Schritt zu halten, müssen auch erfahrene Lohn- und Gehaltsabrechner:innen sich laufend fortbilden. Das Gehalt variiert je nach Verantwortung, Erfahrung und Region und liegt zwischen 32.300 EUR und 54.900 EUR.

FAQ zu Payroll

Was ist Payroll?

Die Payroll ist der Oberbegriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie umfasst alle Zahlungen, die an bzw. für Mitarbeitende geleistet werden.

Warum ist Payroll so wichtig?

Payroll Systeme bieten eine breite Palette von Funktionen, die einem Unternehmen helfen, seine Fähigkeiten und Mitarbeiterbindung zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbeziehungen in jeder Hinsicht gesetzeskonform zu gestalten.

Was macht ein Payroll Specialist?

Payroll Manager:inen bzw. Payroll Specialisten beschäftigen sich mit der Abwicklung der Lohnbuchhaltung. Dabei müssen sie insbesondere Fristen und rechtlichen Vorschriften im Auge behalten sowie Sonderzahlungen und Boni verwalten.

Was sind die Vorteile von Payroll?

Ein Payroll System zielt darauf ab, den Prozess der Entgeltabrechnung so weit wie möglich zu automatisieren. Es hilft dabei, Zeit- und Kosten zu sparen, die Qualität zu sichern und Fehler zu vermeiden.

Welches Ziel verfolgt Payroll?

Ziel einer Payroll ist es, vergütungsrelevante Daten der Mitarbeitenden zu erfassen, zu verwalten, vorzubereiten und zu verarbeiten. Dies geschieht stets unter Berücksichtigung aller Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechtlichen Aspekte.

Die Payroll spielt inzwischen eine Schlüsselrolle in der HR-IT-Landschaft. Die Auswahl des passenden Payroll Systems ist daher mit einer besonders strategischen und langfristigen Entscheidung verbunden.

Fazit: Payroll als eines der komplexesten Themen im HR-Bereich

Dem Payrolling kommt im Unternehmen eine wichtige Aufgabe zu. Die Vielzahl der gesetzlichen Vorschriften und die Tatsache, dass Unternehmen durch die zunehmende Globalisierung immer internationaler aufgestellt sind, haben dazu geführt, dass die Entgeltabrechnung immer vielschichtiger wird. Die Auswahl des passenden Payroll Systems ist daher mit einer besonders strategischen und damit langfristigen Entscheidung verbunden.

Aufgrund der hohen Komplexität entscheiden sich viele Betriebe dazu, die Lohnbuchhaltung – zumindest teilweise – an externe Dienstleister, sogenannte Payroll Services-Anbieter auszulagern. Das ist für fast jedes Unternehmen eine sinnvolle Ergänzung. Die externen Payroll Experten verfügen über das notwendige Know-how und die entsprechende Expertise, um die Payroll im unternehmerischen Alltag gesetzes- und richtlinienkonform umzusetzen. Denn Fehler in der Lohnbuchhaltung sind nicht nur ärgerlich – sie kosten das Unternehmen meistens eine Menge Geld und sind damit von wirtschaftlicher Tragweite.

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