Ein Human Resource-Informationssystem (HRIS) vereint viele Aufgaben des HR-Managements auf einer einzigen digitalen Plattform. Seine Aufgabe ist es, Personaldaten einfach und effizient miteinander zu verknüpfen, zu analysieren und auszuwerten. Das entlastet die Personalabteilung bei Routineaufgaben und schenkt HR-Manager:innen wertvolle Zeit, um sich komplexen und strategischen Aufgaben widmen zu können. Sie wissen nicht, ob ein HRIS das richtige für Ihr Unternehmen ist? Erfahren Sie hier, was Personalinformationssysteme leisten können und was Sie bei der HRIS Auswahl beachten sollten.
Definition: Was versteht man unter HRIS?
Ein HRIS ist eine intelligente Datenbank, die Personaldaten speichert, verarbeitet und verwaltet. Dazu gehören Mitarbeiterdaten wie zum Beispiel Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Visa- oder Arbeitserlaubnisinformationen. Mit einem HRIS können Personaler:innen alle Kernaufgabe der HR-Abteilung vollständig elektronisch und effizient – manchmal sogar mit nur einem Knopfdruck – erledigen. Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Daten, vielfältige Anwendungen und Reporting-Funktionen macht ein Personalinformationssystem Personaldaten für HR-Manager:innen zugänglich und nutzbar, kurz zu einem echten Wert.
HRIS: Funktionen und Ziele
Ein Personalinformationssystem sorgt vor allem für eine Standardisierung der Prozesse und erleichtert ein präzises und effizientes Reporting. Darüber hinaus liefert es in kürzester Zeit wichtige Daten für strategische Entscheidungen im Personalmanagement.
Funktionen von HRIS
Ein HRIS bietet ein breites Funktionsspektrum. Es kann eine Vielzahl von HR-Prozessen und ‑Interaktionen abbilden und unterstützen. Das reicht von den Kernaufgaben einer HR-Abteilung bis hin zu zusätzlichen Funktionen wie Rekrutierung, Bewerberverfolgung, Zeit- und Anwesenheits-Management, Leistungsbeurteilung und Leistungsverwaltung. Es gibt auch HRIS, die Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende oder Buchhaltungsfunktionen enthalten.
Die Technologie erlaubt es, über System- und Geschäftsfunktionsgrenzen hinweg Arbeitsabläufe intelligent zu automatisieren. Es stellt dem Unternehmen und den Mitarbeitenden Personalinformationen optimiert und effizient zur Verfügung. Was eine HRIS-Plattform im Einzelnen kann, hängt vom jeweiligen Anbieter ab.
HRIS-Funktionen im Überblick
Mithilfe eines HRIS lassen sich alle Daten der Personalabteilung und der Beschäftigten verwalten. Sämtliche Personaldokumente werden in einer einzigen, leicht zugänglichen Datenbank gespeichert. HR-Prozesse lassen sich so problemlos automatisieren und Berichte auf Knopfdruck erstellen. Das ist übersichtlich und erfüllt die Datenschutzanforderung.
An diesem Prozess sind viele beteiligt, intern wie auch extern: Personaler:innen, Lohnbuchhalter:innen, Steuerberater:innen, aber auch Mitarbeitende des Finanzamts sowie der Sozialversicherungen. Das macht die Payroll sehr komplex.
Jedes HRIS-System bietet auch Funktionen zur Zeitverwaltung an. Zeiterfassungssysteme erfassen das Kommen und Gehen der Mitarbeitenden elektronisch und erinnern die Beschäftigten daran, ihre Zeiterfassungsbögen pünktlich für die Lohnabrechnung einzureichen. Außerdem können Krankheitstage, bezahlte Freistellungen, Urlaubstage und vieles mehr über ein Personalinformationssystem beantragt und genehmigt werden.
In einigen Personalinformationssystemen lässt sich der gesamte Vergütungsmanagementprozess abwickeln, einschließlich Gehaltsprüfungen, Boni und Aktienzuteilung. Alle Beteiligten wie Personal- und Finanzabteilung, Geschäftsleitung und Manager haben jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten.
Einige HRIS-Systeme unterstützen auch das Talentmanagement. Sie bieten 360-Grad-Leistungsbeurteilungen sowohl für Mitarbeitende vor Ort als auch für externe Beschäftigte an. Die Ergebnisse von Mitarbeitergesprächen lassen sich mit wenigen Klicks festhalten und prüfen.
Mit Self Service Funktionen können Angestellte über ein HRIS ihre personalbezogenen Daten selbst verwalten. Sie haben jederzeit Zugriff auf personalrelevante Daten wie beispielsweise Fehlzeiten, Urlaubstage oder Arbeitszeiten. Das sorgt für Transparenz und beschleunigt die Personalprozesse. Damit nicht alle Daten für jeden sichtbar sind und der Datenschutz gewahrt bleibt, gibt es individuelle Zugriffsrechte.
Ein HRIS kann auch dabei helfen, die besten Fachkräfte auf dem Markt zu finden und auszuwählen. Das Stellenangebot kann, zum Beispiel auf mehreren Portalen gleichzeitig eingestellt und die Bewerbungen leicht gesichtet werden. Einige Personalinformationssysteme bieten auch Funktionen für das Onboarding neuer Mitarbeitende an.
Mithilfe zahlreicher Analysefunktionen kann HRIS aussagekräftige Informationen plattformübergreifend in Echtzeitdaten zusammenstellen. Ob Mitarbeiterzahl, Wachstum, Mitarbeiterbindung und Fehlzeiten: mit nur wenigen Klicks lassen sich Entwicklungen im Zeitverlauf darstellen.
Ziele von HRIS
Ziel eines HRIS ist es, relevante Personaldaten zusammenzuführen und den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Das sorgt für eine optimierte Verwaltung sowie Steuerung der Mitarbeiterkompetenzen und bessere Leistungsergebnisse. Zudem trägt ein datenbasiertes, optimiertes Personalmanagement dazu bei, das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Ein Personalinformationssystem kann dabei helfen, eine Belegschaft aufzubauen, die über die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten verfügt.
Warum ist der Einsatz von HRIS für Unternehmen so effektiv?
Der Vorteil einer HRIS-Lösung liegt auf der Hand: Alle HR-Anwendungen können über eine einzige Datenbank abgewickelt werden. Sämtliche HR-Funktionen greifen ineinander. Die zentrale und intelligente Datenbank speichert Personalinformationen präzise und aktuell, führt sie zusammen und wertet sie aus. So lassen sich Prozesse automatisieren und zeitaufwändige Routineaufgaben verkürzen, aber auch das Funktionsspektrum in der Personalarbeit erweitern. Personaler:innen bleibt mehr Zeit, strategische Aufgaben wahrzunehmen.
Ändern sich beispielsweise Unternehmensregeln oder gesetzliche Vorschriften, können HRIS- Systeme Berichtsstrukturen automatisch anpassen. Gleichzeitig sind Personalinformationssysteme in der Handhabung komfortabel und benutzerfreundlich. Zudem müssen sich Unternehmen nur einmal mit der Auswahl einer HR-Software beschäftigen und die Mitarbeitenden sich nur einmal einarbeiten.
Die meisten HRIS-Systeme arbeiten mit einer Cloud-Plattform. Diese ermöglicht es problemlos, sehr große Datenmengen zu speichern und ergänzende Anwendungen, wie Personalabrechnung, Bewerbermanagement und anderen HR-Systemen einfach zu integrieren.
Ein HRIS ist:
- flexibel und konfigurierbar
- kombinierbar mit anderen HR-Softwarelösungen und HR-Plattformen
- sicher und schützt sensible Personaldaten
- effizient und nutzerfreundlich
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Vorteile durch den Einsatz von HRIS
Ein HRIS kommt allen Menschen innerhalb einer Organisation zugute, einschließlich Personaler:innen, Führungskräften und Mitarbeitenden. Automatisierte Workflows und zentralisierte Echtzeitdaten schaffen Effizienz, was wiederum die Produktivität im gesamten Unternehmen steigert. Der Einsatz eines HRIS bietet zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten sind:
Viele Personalabteilungen sammeln und archivieren Mitarbeiterdaten in Excel-Listen oder klassischen Ordnern. Mit HRIS lassen sich alle relevanten Personaldaten elektronisch und automatisiert in einer zentralen Datenbank speichern. Damit haben HR-Manager:innen jederzeit gezielt Zugriff auf den aktuellen Datenstand. Sie können alle Daten sichten, ohne erst lange nach dem richtigen Ordner suchen zu müssen.
Das Personalinformationssystem aktualisiert Personaldaten automatisch. Urlaubsanträge können mit nur einem Knopfdruck bearbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Fehlerquote, die bei manuellen Prozessen entstehen können.
Durch die automatisierten Prozesse können Personalverantwortliche Aufgaben schneller, komfortabler und nicht zuletzt kostengünstiger erledigen. Wertvolle Arbeitszeit kann somit eingespart werden, und zwar dauerhaft. Dem gegenüber stehen die Kosten eines HRIS-Systems, die sich in der Regel aus einer Einrichtungsgebühr und einer geringen Pauschale pro Mitarbeitenden zusammensetzt. Unter dem Strich ergibt sich ein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen profitieren von einer HRIS-Lösung. Viele haben keine eigene Personalabteilung und lagern bislang aufwändige und komplexe Aufgaben des Personalwesens an einen externen Dienstleister aus. Und das kostet Geld, das sich mit einem Personalinformationssystem einsparen ließe.
Ein HRIS-System spart Zeit, Kosten und verschafft einen besseren Überblick über die Personaldaten. Die Personalabteilung hat ständig alle Abwesenheiten im Blick. Die HR-Mitarbeitenden können sehen, wer krank bzw. wer im Urlaub ist und wer im Homeoffice arbeitet. Es ist eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.
Die meisten HRIS bieten eine breite Self-Service-Funktionalität an. Mitarbeitende haben damit die Möglichkeit, ihre eigenen Daten selbst zu pflegen. So können Beschäftigte einige Personalprozesse selbst managen wie das Aktualisieren von persönlichen Daten, das Stellen eines Urlaubsantrags oder das Abrufen von Weiterbildungsangeboten. All dies führt zu mehr Transparenz und dazu, dass sich Mitarbeitende stärker eingebunden fühlen und zufriedener sind.
In einem HRIS-System sind alle personenbezogenen Informationen und Daten zentral abgelegt. Das erleichtert es, die Daten zu schützen und alle geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten. Gibt es neue Sicherheitslösungen oder neue Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten, aktualisieren sich Personalinformationssysteme automatisch.
Beispiele für HRIS
Je nach Anforderung können Unternehmen ein HRIS-System für unterschiedliche Ziele nutzen. Hier einige Beispiele:
Sie möchten zeitintensive Arbeit reduzieren?
Gemeinsame HRIS-Funktionen – wie Automatisierung, Analytik und künstliche Intelligenz – können dazu beitragen, dass Personalabteilungen zeitintensive Aufgaben schneller erledigen können. So lassen sich im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und anderen manuellen Verwaltungsarbeiten die Arbeitszeit und die Arbeitskosten verringern.
Sie wünschen sich ein nutzerfreundliches Arbeiten?
Ein HRIS bietet benutzerfreundliche Schnittstellen und mobile Apps. Das erleichtert es, Bewerbungen auszufüllen, sich für Leistungen anzumelden und andere HR-Aufgaben auszuführen.
Sie möchten datengesteuert Entscheidungen treffen?
Einige Personalinformationssysteme verfügen über prädiktive Analysefunktionen, einschließlich Prognosen und Modellierung, die HR-Manager:innen helfen können, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Immer mehr Personalabteilungen nutzen Datenauswertungen, um Prozesse zu verbessern und Mitarbeitende gewinnen, halten und entwickeln zu können.
Sie wollen für die Zukunft digital gut aufgestellt sein?
Ist ein Unternehmen auf Wachstumskurs, wächst das HRIS mit. Die Cloud-basierte Technologie ist meistens in der Lage, steigende Mitarbeiterzahlen, Transaktionen und Datenvolumen sowie Erweiterungen auf neue Standorte zu bewältigen.
HRIS Systeme/Services: Definition & Einsatzbereiche
In der Vergangenheit setzten vor allem Betriebe mit einer mittleren bis großen Belegschaft Personalinformationssysteme ein. Doch dank der minimalen Infrastruktur- und Implementierungskosten für cloud-gehostete HRIS-Systeme können mittlerweile auch kleinere, wachstumsorientierte Unternehmen von den Vorteilen und Effizienzsteigerungen durch ein HRIS profitieren.
Kleinere und mittlere Unternehmen setzen sinnvollerweise auf ein Personalinformationssystem, mit dem sie einen Großteil aller Personalaufgaben abdecken. Für Spezialbereiche, wie das Wissensmanagement oder neue Recruiting-Methoden, können Sie das HRIS gezielt durch weitere Lösungen ergänzen.
Auch große Unternehmen wählen für die Verwaltungsaufgaben häufig eine umfassende Lösung. Für Aufgaben wie Recruiting oder Personalentwicklung, in denen es auf Innovation ankommt, werden dagegen eigene Software-Anwendungen eingesetzt.
Definition: Was bedeutet HRIS System?
HRIS steht für das vernetzte Datenmanagement verschiedener HR-Prozesse wie Sozialleistungen, Personalmanagement, Entgeltabrechnung und zentrale HR-Funktionen. Das HRIS hilft beim Pflegen, Verwalten und Verarbeiten von detaillierten Mitarbeiterinformationen sowie HR-bezogenen Richtlinien und Verfahren. Die modernsten HRIS sind interaktive Informationsmanagementsysteme, die HR-Aufgaben und -Prozesse standardisieren und gleichzeitig die genaue Aufzeichnung und präzises Reporting erleichtern. Das HRIS ermöglicht einen effizienten Austausch zwischen Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Es erlaubt HR-Experten eine strategischere, hochwertigere Arbeit zu leisten.
Einsatzbereiche von HRIS im Unternehmen
HRIS-Systeme optimierten und automatisierten Workflows und unterstützen die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen:
- Personaler:innen können Stellenausschreibungen veröffentlichen, Personalinformationen aufrufen und bearbeiten sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützen.
- Vorgesetzte können die Teamstruktur überwachen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten verfolgen, Gehaltsänderungen für Teammitglieder kontrollieren und beantragen sowie Urlaubs- und Abwesenheitsanträge genehmigen.
- Mitarbeitende können persönliche Daten bearbeiten, Organisationsdiagramme einsehen, Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten beantragen.
HR Digitalisierung
Was benötigt ein Unternehmen für die Verwendung von HRIS?
Eine HRIS-Implementierung ist eine gewaltige Aufgabe und sie bezieht das gesamte Personalwesen mit ein. Aufgrund dieser Abhängigkeiten muss bei einer HRIS-Implementierung über den Tellerrand hinweggedacht werden – denn sie wirkt sich auf fast alle Bereiche aus. Folgende Voraussetzungen sollte ein Unternehmen mitbringen:
Budget
Keine Frage! Ein neues HRIS ist eine Investition. Einzelne HR-Softwarelösungen sind für weit weniger Geld zu haben. Dennoch bietet ein Personalinformationssystem zahlreiche Vorteile, die sich mittel- und langfristig für ein Unternehmen auszahlen.
Zeit
Eine HRIS-Implementierung kann Jahre dauern. Zum Aufbau eines HRIS gehören grundsätzlich eine dialogorientierte Datenbank, Anwendungssoftware, IT-Infrastruktur bzw. Hardware und Schnittstellen. Es handelt sich dabei um einen vollständigen Transformationsprozess der IT-Landschaft im Personalwesen.
Personelle Ressourcen
Bei einer HRIS-Einführung sind alle HR-Mitarbeitenden voll eingespannt. Einige HRIS-Plattformen sind so aufgebaut, dass Personaler:innen die Lösung ohne Unterstützung der IT-Abteilung konfigurieren und implementieren können. Dauerhaft sorgt ein Personalinformationssystem aufgrund seiner Effektivität und Effizient für einen geringeren Personalbedarf.
Akzeptanz und Mitbestimmung
Bei der Implementierung eines Personalinformationssystems müssen auch die verschiedenen Sichtweisen der mit dem System in Berührung kommenden Personen berücksichtigt werden. Die Einbindung bei Beteiligten in den Einführungsprozess führt zu einer höheren Akzeptanz des HRIS.
Die Einführung von Self Services Funktionen trägt ebenso dazu bei, dass HR-Prozesse transparenter und Mitarbeitende zufriedener werden.
Wie wählen Sie das richtige HRIS aus?
Sie möchten die Vorteile eines HRIS für den Personalmanagementprozess in Ihrem Unternehmen nutzen? Dann stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung, die einen Einfluss darauf haben kann, ob Sie bestimmte Geschäftsziele erreichen. Folgende Vorgehensweise hat sich bewährt:
- Identifizieren Sie Probleme oder Herausforderungen bei aktuellen Personalprozessen
- Untersuchen Sie, wie ein HRIS helfen kann, diese Hindernisse zu überwinden
- Erstellen Sie eine HRIS-Anforderungscheckliste
- Bewerten Sie HRIS-Anbieter anhand der Checkliste
Diese Kriterien können bei der Auswahl eines passenden HRIS hilfreich sein:
- Kosten: Wie hoch sind die Einrichtungs- und Nutzungskosten eines HRIS?
- Funktionalität: Welche Funktionen benötigen Sie wirklich?
- Kundensupport: Benötigen Sie einen 24/7-Support? Oder reicht es Ihnen, wenn der Kundendienst während der üblichen Geschäftszeiten zur Verfügung steht?
- Branchenexpertise: Wie viel Branchenexpertise sollte Ihr HRIS haben? Ist es auf die Bedürfnisse Ihrer Personalabteilung zugeschnitten?
HRIS-Specialist: Aufgaben & Definition
In der Personalabteilung eines Unternehmens sind HRIS-Specialist:innen gefragte Fachkräfte. Sie kombinieren Personalwissen mit technischem Know-how und sind für den reibungslosen Betrieb eines HRIS zuständig.
Definition: Was ist ein HRIS-Specialist?
Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien gehört im Human Resource Management längst zum Alltag. Immer mehr analoge Strukturen und Prozesse werden in digitale überführt. HRIS-Manager:innen sind Spezialisten für HR-Informationssysteme. Sie wissen, wie man personalrelevante Informationen in IT-Systemen intelligent aufbewahrt und nutzt. HRI-Specialists denken HR-Prozesse grundsätzlich neu und bilden diese in einem digitalen System ab. Sie sind Personaler:in und ITler:in in einer Person.
Aufgabenbereiche & Tätigkeitsfelder eines HRIS Specialists
HRIS-Spezialist:innen sind für das reibungslose Funktionieren aller IT-Systeme zuständig, die in einer Personalabteilung im Einsatz sind. Dazu gehören das Bewerber:innen-Tracking, das Personalmanagement, die Personalentwicklung, die Gehaltsabrechnung und Vieles mehr. HRIS automatisiert Routineaufgaben, damit Personaler:innen mehr Zeit für die strategische Weiterentwicklung des Human Resource Managements bleibt.
Zu den wichtigsten Aufgaben eines HRIS-Specialists zählen:
- HR Daten analysieren: das Sammeln und Auswerten von Personaldaten zu unterschiedlichen strategischen Fragestellungen.
- Warten der HR-IT-Systeme und technischer Support
- Schulen der Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen HR-Systemen
- Personal planen
- HR-Prozesse verbessern
Qualifikationen und Gehalt eines HRIS-Specialists
Von HRIS-Spezialist:innen werden mehrere Qualifikationen erwartet. Sie müssen sowohl übertechnisches Know-how, Wissen in der Datenanalyse und HR-Expertise verfügen. In der Regel haben HRIS Specialists einen Studienabschluss in Personalmanagement. Ein Bachelor in Informationstechnologie oder einem verwandten Bereich kann für Arbeitgeber:innen ebenfalls sehr interessant sein.
Das durchschnittliche Gehalt für HR-IT-Experten liegt in Deutschland bei 74.400 Euro (Glassdoor Oktober 2022). Aufgrund der wachsenden Bedeutung der HR-Digitalisierung wird auch der strategischen Funktion eines HRIS-Managers im Unternehmen zukünftig ein immer höherer Stellenwert beigemessen. Diese Entwicklung wird sich voraussichtlich auch im Anstieg der Gehälter widerspiegeln.
FAQ zu HRIS
Was ist HRIS?
Ein Personalinformationssystem oder HRIS ist eine intelligente Datenbank, die Personaldaten speichert, verarbeitet und verwaltet. Mit einem Personalinformationssystem können Personaler:innen alle Kernaufgabe der HR-Abteilung vollständig elektronisch und effizient erledigen.
Warum ist HRIS so wichtig?
Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Daten, vielfältige Anwendungen und Reporting-Funktionen macht ein HRIS Personaldaten für HR-Manager:innen zugänglich und nutzbar. So können Personaler:innen datenbasierte Entscheidungen treffen und zum Unternehmenserfolg beitragen.
Was macht ein HRIS Spezialist?
HRIS-Spezialist:innen kombinieren Personalwissen mit technischem Know-how. Sie sind für das reibungslose Funktionieren aller IT-Systeme zuständig, die in einer Personalabteilung im Einsatz sind.
Was sind die Vorteile von HRIS?
Der Vorteil einer HRIS-Lösung liegt auf der Hand: Alle HR-Anwendungen können über eine einzige Datenbank abgewickelt werden. Das ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Personalinformationen, weniger Aufwand und geringe Kosten für die Personalverwaltung, jederzeit einen perfekten Überblick, eine hohe Transparenz und einen umfassenden Datenschutz.
Welche HRIS Anbieter gibt es?
Was eine HRIS-Plattform im Einzelnen kann, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Einige Systeme konzentrieren sich auf die Kernaufgaben einer HR-Abteilung, andere bieten zusätzliche Funktionen wie Rekrutierung, Bewerberverfolgung, Zeit- und Anwesenheits-Management, Leistungsbeurteilung und Leistungsverwaltung an. Es gibt auch Personalinformationssysteme, die Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende oder Buchhaltungsfunktionen enthalten.
Ein HRIS vereint viele Aufgaben des HR-Managements auf einer einzigen digitalen Plattform. Indem es Personaldaten einfach und effizient miteinander verknüpft, zu analysiert und auswertet, entlastet es die Personalabteilung bei Routineaufgaben und schenkt HR-Manager:innen wertvolle Zeit, um sich komplexen und strategischen Aufgaben widmen zu können.
Fazit: HRIS
Ein HRIS verbessert grundsätzlich die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden und erhöht die Transparenz der HR-Prozesse. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Alle profitieren davon, effizienter arbeiten zu können und mehr Transparenz sowie Autonomie über die eigenen Daten zu gewinnen.
Für welche HRIS-Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Betriebes ab. Grundsätzlich bieten HRIS-Plattformen eine hohe Flexibilität und können zum Herzstück des digitalen HR-Transformationsprozesses werden.
