HR-Prozesse digitalisieren: Warum diese Entwicklung immer relevanter wird

HR-Prozesse digitalisieren: Das ist mehr als nur ein Trend. Sie ist die Antwort auf eine sich im Wandel befindende Arbeitswelt, in der sich auch die Rolle und die Erwartungen an ein modernes Personalwesen verändert haben. Personal managen bedeutet heute weit mehr, als nur eine Belegschaft zu verwalten.  Das digitale Personalwesen berät Führungskräfte und Mitarbeitende strategisch. Eine tiefgreifende HR-Transformation ist daher für Unternehmen keine Option, sondern ein Muss.

Definition: Was bedeutet HR-Digitalisierung?

Das Personalwesen zu digitalisieren, bedeutet, analoge HR-Strukturen und -Prozesse im in digitale zu überführen sowie die gewonnen Daten intelligent zu speichern und zu nutzen. Dies sollte möglichst im Rahmen einer digitalen Gesamtstrategie umgesetzt werden. Denn wer HR-Prozesse digitalisiert, sorgt nicht nur für mehr Transparenz, Flexibilität und Effizienz. Die Digitalisierung von HR hat auch das Potenzial die Art, wie wir zusammenarbeiten, das Rollenverständnis und das Führungsverhalten neu zu denken und zu verändern.

Digitalisierung von HR-Prozessen: Funktionen und Ziele

Wer seine HR-Prozesse digitalisiert, legt den Grundstein für ein modernes Personalwesen. Letztlich verändert die HR-Digitalisierung das gesamte Aufgabenfeld im Personalwesen. Zum einen lassen sich administrative Tätigkeiten zunehmend automatisieren. Zum anderen erschließen sich neue Aufgabenfelder, die enorme Wertschöpfungspotenziale eröffnen.

Funktionen der HR-Digitalisierung

Im Personalwesen fallen tagtäglich viele administrative Aufgaben an. Diese wiederkehrenden Tätigkeiten, wie etwa die Entgeltabrechnung, die Bearbeitung von Dokumenten oder das Anfragenmanagement, sind wahre Zeitfresser und zudem fehleranfällig, solange sie manuell erledigt werden. Standardisierte HR-Prozesse zu digitalisieren, hilft dem Unternehmen daher Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen.

Grundsätzlich lassen sich alle wiederkehrenden, regelbasierten Personal-Prozesse mit Algorithmen abbilden und automatisieren. Entscheidend ist, dabei zielgerichtet vorzugehen und vor allem die HR-Prozesse zu digitalisieren, bei denen sich die größten Vorteile erzielen lassen. Das sind vor allem die Prozesse, die die meisten Ressourcen beanspruchen und die ineffizient sind.  In der Regel lohnt sich die Digitalisierung von HR-Prozessen immer dann, wenn dies die Effizienz signifikant steigert oder die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Außerdem eröffnet die HR-Digitalisierung Personalern neue Aufgabenfelder, Kompetenzen und Rollen. Durch die Entlastung von Routineaufgaben können sie sich beispielsweise intensiver der Personalentwicklung widmen und das Wissen, die Fähigkeiten und die Motivation der Mitarbeitenden gezielt fördern. Sie sind Sparringspartner:innen für Führungskräfte und begleiten diese im Sinne einer modernen Führungskultur. Sie bilden die Schnittstelle zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Als Gestalter:innen unterstützen sie den digitalen Wandel im Unternehmen und fördern eine entsprechende Kultur.

Ziele der HR-Digitalisierung

Durch die Digitalisierung im HR-Management eröffnen sich enorme Potenziale. Ziel der HR-Digitalisierung ist es, dass Personaler Mitarbeitende bestmöglich bei ihrer Arbeit unterstützen und für mehr Zufriedenheit im Unternehmen sorgen.

Und das können Unternehmen, die HR-Prozesse digitalisieren, erreichen:

  • Mehr Effizienz
  • Mehr Transparenz
  • Mehr Flexibilität
  • Mehr Mobilität
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Größere Arbeitgeberattraktivität

Transformation Readiness Check

Ist meine Organisation bereit für die Digitalisierung der Arbeitswelt?

Was wollen Sie verändern?

Was ist Ihr Geschäftsmodell?

Was ist die Motivation Ihres Anliegens?

Warum ist die Digital-HR für Unternehmen so essenziell?

Die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Zunehmend werden Prozesse digitalisiert, das gilt auch für das Personalwesen. Ob Fachkräftemangel, Führungskultur in Zeiten von Homeoffice oder die Betreuung von Kolleg:innen mit flexiblen Arbeitszeiten: starre Strukturen weichen flexibleren Arbeitsmodellen. Eine digitale, mobile und ortsunabhängige Zusammenarbeit ist bereits in vielen Unternehmen Realität.

Gleichzeitig erhöht sich der Wettbewerbsdruck auf einem zunehmend globalisierten Markt. Wer zukunftsfähig bleiben will, braucht digitale, automatisierte Prozesse, um Mitarbeitende zu entlasten, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten und die Effizienz zu steigern. Dies gilt insbesondere auch für das Personalwesen. Gerade die HR hat eine besondere Verantwortung, diesen Wandel gewinnbringend zu begleiten. Sie muss qualifizierte Mitarbeitende für das Unternehmen finden, sie möglichst langfristig binden und kontinuierlich weiterentwickeln. Zudem ist es Aufgabe der Personalabteilung, den digitalen Wandel im Unternehmen zu unterstützen und eine entsprechende Kultur zu fördern. In diesem digitalen Transformationsprozess sollte HR allen Mitarbeitenden zur Seite stehen und sich um deren Weiterentwicklung kümmern.

Vorteile der HR-Digitalisierung

Um diese Herausforderungen zu meistern, brauchen Personaler Zeit. Sie dürfen sich nicht länger mit zeitraubenden administrativen Tätigkeiten aufhalten, sondern müssen die Mitarbeitenden ins Zentrum ihrer Aufmerksamkeit rücken. Den nötigen Freiraum dafür erhalten sie, indem sie HR-Prozesse digitalisieren und Routine-Aufgaben automatisieren.
Zeit- und arbeitsaufwändige HR-Prozesse zu digitalisieren, bietet zahlreiche Vorteile. Im Mittelpunkt stehen dabei Routineaufgaben, die sich regel- oder unregelmäßig wiederholen und gut standardisieren lassen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

  • Routineaufgaben lassen sich vollautomatisch oder teilautomatisiert bearbeiten.
  • HR-Verantwortliche haben mehr Zeit für strategische Aufgaben.
  • HRM kann sich intensiver mit den Mitarbeitenden auseinanderzusetzen, da viele administrative Tätigkeiten entfallen.

HR 4.0 als signifikante Herausforderung für Personaler

Die Digitalisierung der HR-Prozesse verändert nicht nur einzelne Arbeitsabläufe in der Personalabteilung, sondern transformiert das Personalmanagement von Grund auf. HR 4.0 verknüpft Technologie und Datenauswertung mit agiler Personalplanung und -organisation. Damit verändert sich das gesamte Berufsbild des Personalers. Generell stellt die HR 4.0 höhere Anforderungen an HR Verantwortliche. Sie müssen über die notwendigen Kompetenzen und das technische Know-how verfügen, um die neuen Technologien zur Datenverarbeitung anwenden und die Mitarbeitenden dabei begleiten zu können. Außerdem müssen sie in der Lage sein, die immensen Datensammlungen nutzen und auswerten zu können. Aber nicht nur das: Sie müssen die Organisationsstrukturen des gesamten Unternehmens überarbeiten, damit HR flexibel, schnell und „agil“ auf personelle Herausforderungen reagieren kann.

HR-Prozesse digitalisieren

Digitale HR-Software als lösender Handlungsträger

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich darauf, nur einzelne HR-Prozesse zu digitalisieren, wie beispielsweise die Arbeitszeiterfassung, die Urlaubsbeantragung oder die Entgeltabrechnung. Andere HR-Experten stehen vollautomatisierten Prozessen noch zögerlich gegenüber. Sie befürchten, dass ihre Mitarbeiter digitale HR-Prozesse nicht akzeptieren. Hier muss ein Umdenken stattfinden. Personaler sollten die Digitalisierung als Chance begreifen. Denn indem sie administrative HR-Prozesse digitalisieren, gewinnen sie Zeit für wichtige Aufgaben. Je früher HR-Abteilungen sich vollständig transformieren und auf ein digitales Personalwesen setzen, desto besser können sie ihrer neuen, strategischen Rolle gerecht werden.
Dabei sollten HR-Abteilungen ihre Digitalisierung pragmatisch vorantreiben, d. h. zunächst dort eine HR-Software einführen, wo sich die größten Vorteile erzielen lassen. Um eine Lösung für die HR-Digitalisierung zu finden, die das Unternehmen voran bringt, müssen Personaler:innen und IT-Spezialist:innen gemeinsam den Bedarf analysieren und den Markt sondieren. Dabei gilt es, Kosten und Nutzen gut gegeneinander abzuwägen. Nutzen Sie dazu auch unseren kostenlosen HR-Softwarevergleich. Gerne beraten Sie bei der Entwicklung Ihrer HR-Digitalstrategie auch die HR-Software-Experten von CLEVIS Consult.

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Die entscheidenden Schritte zur Digital-HR: Wie geht man vor?

HR-Prozesse zu digitalisieren, ist ein komplexer Prozess, da in der Regel fast alle Mitarbeitenden von den Veränderungen betroffen sind. Daher empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen. Wer sich für die HR-Digitalisierung entscheidet, muss zunächst klären, in welchen Bereichen der Einsatz einer IT-Lösung am meisten Sinn macht und welche Prozesse man zuerst digitalisiert.

Schritt 1: Aufgaben auflisten

In einem ersten Schritt listen Sie zunächst alle HR-Aufgaben auf, die man regelmäßig durchführt. Das können Informationen sein, die in Excel-Tabellen gesammelt werden oder Tätigkeiten sein, die mithilfe von Papier- oder E-Mail-Formulare durchgeführt werden. Es ist ratsam, die einzelnen Aktivitäten nach Aufgabenfeldern zu sortieren. Das erleichtert den Überblick.

Beispiel:
Recruiting: Bewerbermanagement, Onboarding …
Administrative Themen: Digitale Personalakte, Anfragenmanagement …
Transformative Themen: Zielvereinbarung, Mitarbeitergespräche, Personalentwicklung …
HR-Management: Personaleinsatzplanung, Reporting & Analyse …

Schritt 2: Zeit- und ressourcenaufwändige Aufgaben identifizieren

Berechnen Sie nun für jede Aufgabe, wieviel Zeit Sie im Monat dafür aufwenden. Manche Aufgaben fallen nur einmal im Monat an, manche täglich. Schreiben Sie jede Tätigkeit auf, selbst wenn sie nur 5 Minuten dauert. Am Ende des Monats summiert sich diese Zeit auf.  Diese Auflistung ermöglicht es Ihnen, die zeitaufwändigsten Aufgaben zu identifizieren, die als erstes automatisiert und digitalisiert werden sollten. Gleichzeitig können Sie sehen, wie viel Zeit Sie mit der HR-Software sparen können.

Schritt 3: HR-Lösung auswählen

Nur, weil eine Aufgabe vollständig digital gelöst werden kann, heißt das noch lange nicht, dass die Arbeit dadurch effizienter und zufriedenstellender ist. Definieren Sie zunächst die Ziele und Anforderungen der digitalisierten HR-Prozesse. Wählen Sie eine HR-Lösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Sie sollte effizient und transparent sein, zuverlässig funktionieren und allen Beteiligten das Leben erleichtern. Achten Sie darauf, dass die gewählte Software-Lösung skalierbar ist und eine größtmögliche Flexibilität ermöglicht. Ist ein Zugriff über Smartphone und Tablet möglich? Können Lizenzen ohne Weiteres reduziert werden? Lassen sich weitere HR-Prozesse digitalisieren und problemlos in die HR-Lösung integrieren? Außerdem sollte die HR-Software intuitiv und einfach zu bedienen sein, damit die Mitarbeitenden zu auch nutzen.

Da es bei der Einführung einer HR-Lösung in der Regel um die Digitalisierung personenbezogener Daten geht, spielt ebenfalls der Datenschutz eine wichtige Rolle. Die HR-Software sollte entsprechend zertifiziert sein und Rollen- und Zugriffsberechtigungen vergeben können. Das stellt sicher, dass Anwender:innen nur auf die Bereiche der Software zugreifen können, die auch für ihre Arbeit relevant sind.

Wichtig ist auch die Frage der Digitalisierungsstrategie: Was passt besser zu Ihrem Unternehmen: Einzellösungen oder eine All-in-One-Strategie? Jede Strategie hat ihre Vor- und Nachteile. Entscheiden Sie sich für den „Best-of-Breed“-Ansatz, lassen sich die einzelnen HR-Prozesse agiler und flexibler digitalisieren. Einzelne Lösungen sind zumeist schneller implementiert und an bestehende Arbeitsabläufe besser anpassbar. Bei dem „All-in-One“-Ansatz, auch „Best-of-Suite“ genannt, greift man zumeist auf einen etablierten, erfahrenen Software-Anbieter zurück. Der Vorteil:  Die IT-Abteilung und die Belegschaft müssen sich nur mit einer Benutzeroberfläche auseinandersetzen. Das reduziert die Prozesskosten. Außerdem fallen in der Regel geringere Lizenzkosten an, als wenn Lizenzen bei mehreren Einzelanbietern erworben werden müssen.

Schritt 4: Daten integrieren

Beginnen Sie damit, alle relevanten Daten einzupflegen. Personaldaten, Arbeitszeiten und weitere wichtige Informationen müssen in das System eingegeben werden. Planen Sie ausreichend Vorbereitungszeit ein. Dieser Schritt kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wird jedoch normalerweise nur einmal durchgeführt. Wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeitende beschäftigt, sollten Sie den Software-Anbieter fragen, ob ein Datenimport möglich ist.

Schritt 5: Mitarbeitende einbeziehen

Oft gibt es bei Digitalisierungsprojekten Vorbehalte seitens der Mitarbeitenden. Begeistern Sie alle Teams dafür, mit digitalen HR-Lösungen zu arbeiten, und kommunizieren Sie die Vorteile. Vermitteln Sie die benötigten digitalen Kompetenzen und ermutigen Sie die Mitarbeitenden, die HR-Tools zu nutzen. Planen Sie Zeit für die Schulungen ein. Je besser die Belegschaft mit der HR-Software umgehen kann, desto mehr wird Ihr Unternehmen davon profitieren.

Aktuelle Trends der HR-Digitalisierung: Was ist derzeit angesagt?

Digitale Anwendungen gibt es im Personalwesen für alle Aufgabenbereiche. Die folgenden HR-Lösungen liegen derzeit im Trend.

Videokonferenzen

Eines der Top-Themen der HR-Digitalisierung sind Videokonferenzen. Wir leben in einer Zeit, in der Meetings nicht mehr ohne weiteres in Präsenz stattfinden können. Für ein modernes Personalwesen sind Vorstellungsgespräche per Videokonferenz inzwischen State-of-the-Art. Dabei können Videointerviews in einem Bewerbermanagement-System nicht nur live, sondern auch zeitversetzt geführt werden. Das heißt, dass das Recruiting-Team seine Fragen aufzeichnet und diese Videosnippets an die Bewerber:innen verschickt. Die Kandidat:innen zeichnen ihrerseits ihre Antworten auf und schicken diese an die Recruiter:innen. Dies ist vor allem nützlich, wenn Kandidat:innen sich in einer anderen Zeitzone aufhalten.

Sourcing-Tools

Mithilfe so genannter Sourcing-Tools können Recruiter:innen ausgewählte Skills definieren, nach denen sie im Internet geeignete Bewerber:innen suchen. Ein Klick und die Technik durchforstet das Netz nach passenden Kandidat:innen, die im nächsten Schritt angesprochen werden können.

Virtuelle Räume

Dank virtueller Räume können viele HR-Abstimmungsprozesse direkt im System abgewickelt werden. Das bietet sich beispielsweise für die Erstellung von Stellenanzeigen an, die nach Abstimmung mit der Fachabteilung über eine Schnittstelle direkt auf der eigenen Karriereseite und auf verschiedenen Jobbörsen per Multiposting geschaltet werden können.
Auch bei Bewerbungen kann sich das Recruiting-Team über Talente im Chat austauschen oder diese in einer Scorecard mit Sternchen bewerten. Das erspart Meetings und lange Absprachen.

Employee Self-Service

Der Employee Self-Service bedeutet eine enorme Erleichterung für den zuständigen Personalverantwortlichen. Denn administrative Aufgaben, die früher HR oblagen, können nun von den Mitarbeitenden selbst erledigt werden. Über einen persönlichen Login erhalten sie Zugriff auf ihre persönlichen Daten, um diese selbst zu verwalten. Mit einem Klick auf einen bestimmten HR-Bereich lassen sich die eigenen Daten abrufen. Die Anwender:innen können zum Beispiel Änderungen der Bankverbindung oder des Wohnsitzes selbst vornehmen, Urlaubs- und Krankheitstage managen, die jüngste Gehaltsabrechnung einsehen oder sich per Downloadfunktion die aktuelle Lohnsteuerbescheinigung herunterladen.

HR- App

Immer häufiger setzen Unternehmen HR-Apps für die Nutzung von Personal-Tools auf Smartphones und Tablets ein. Zum Beispiel werden in der internen Kommunikation spezielle Corporate Social Networks eingesetzt. Sie bieten aktuelle Informationen, die für ganze Belegschaft wichtig sind. So ist jeder jederzeit gut informiert über und fühlt sich nicht abgehängt. Das ist gerade in Zeiten wichtig, in denen nicht mehr alle gemeinsam im Büro sitzen.

Virtuelles Lernen

Innerhalb der Personalentwicklung sind inzwischen auch Lern-Apps eine wichtige Ergänzung der Präsenz-Fort- und Weiterbildungen. Sie eröffnen Mitarbeitenden die Chance, immer dann zu lernen, wenn sie gerade Zeit haben. In den Apps können sie Quizzes lösen und ihr Wissen spielerisch vertiefen, sie können sich Webinare und Video-Tutorials anschauen oder an gestreamten Seminaren teilnehmen. So bleibt die Personalentwicklung nicht auf der Strecke, auch wenn Präsenz-Weiterbildungen nicht stattfinden können.

HR-Prozesse digitalisieren

Beispiele für das Digitalisieren von HR-Prozessen

Es gibt viele Wege und Möglichkeiten, HR-Prozesse zu digitalisieren. Das Spektrum der eingesetzten HR-Software ist groß. Laut dem HR-Software-Report 2021[1] nutzen 92 Prozent der Arbeitgeber:innen eine HR-Software. Häufig verbreitet sind Lösungen für das Arbeitszeitmanagement (86 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten damit), die Personalverrechnung, das Bewerbermanagement und Recruiting. HR-Prozesse, wie die Personalplanung, die Personaleinsatzplanung oder auch die Potenzialanalyse werden weitaus seltener digital unterstützt.

Zu den häufigsten digitalen HR-Prozessen zählen:

  • Bewerberinnen- und Bewerbermanagement
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Arbeitszeitmanagement
  • digitale Personalakten
  • Personalentwicklung
  • Mitarbeitende-Portale
  • Onboarding

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen überprüfen, an welcher Stelle im Personalwesen sich durch die HR-Digitalisierung am meisten Arbeitsaufwand einsparen lässt. Für einen Systemgastronomen, der eine hohe Mitarbeiterfluktuation hat und pro Jahr 20.000 Arbeitsverträge schreiben muss, lohnt sich zum Beispiel eine automatische Dokumentenerzeugung. Er kann einen Arbeitsvertrag dann in wenigen Sekunden erstellen und spart dadurch bis zu 20.000 Arbeitsstunden pro Jahr. Wer dagegen nur zehn neue Mitarbeitende pro Jahr einstellt, für den ist eine automatisierte Vertragserstellung nicht rentabel. Sie einzuführen wäre teurer als die Ersparnis, die sie einbringt.

Doch gibt es auch digitale Anforderungen, die von außen an das Unternehmen herangetragen werden. Beispielsweise hat der Gesetzgeber beschlossen, dass ab dem 1. Januar 2023 Krankenkassen Arbeitsunfähigkeitsdaten ausschließlich elektronisch an den Arbeitgeber verschicken. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll den bürokratischen Aufwand reduzieren, Arbeitgeber:innen und -nehmer:innen entlasten und die Papierform ersetzen.

FAQs zu HR-Prozesse digitalisieren

Was versteht man unter HR-Digitalisierung?

HR-Prozesse zu digitalisieren, heißt, analoge Strukturen und Prozesse im Personalmanagement in digital zu überführen und die dabei gewonnen Daten intelligent zu speichern und zu nutzen.

Warum ist die digitale HR für Unternehmen so wichtig?

Eine digitale, mobile und ortsunabhängige Arbeitswelt ist bereits in vielen Unternehmen Realität. Wer zukunftsfähig bleiben will, braucht digitale HR-Prozesse, um Mitarbeitende zu entlasten, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten und die Effizienz zu steigern.

Was ist bei der Digitalisierung von HR-Prozessen zu beachten?

HR-Prozesse zu digitalisieren, ist ein komplexer Prozess. Daher empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen. Wer sich für die HR-Digitalisierung entscheidet, muss zunächst klären, in welchen Bereichen der Einsatz einer IT-Lösung am meisten Sinn macht und welche Prozesse als Erstes digitalisiert werden sollen.

Wo wird die digitale HR verwendet?

Zu den grundlegenden digitalen HR-Prozessen zählen das Arbeitszeitmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung, digitale Personalakten, das Bewerberinnen- und Bewerbermanagement, die Personalentwicklung, Mitarbeitende-Portale und das Onboarding.

Welche Herausforderungen können bei der Digital-HR entstehen und wie können sie gemeistert werden?

Entscheidend ist es, eine HR-Lösung zu finden, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Für eine gelungene Digitalisierung der HR-Prozesse sind daher eine gründliche Bestandsaufnahme der HR-Prozesse, eine ausführliche Marktrecherche und eine sorgfältige Auswahl der Lösungen ratsam.

HR-Prozesse digitalisieren, ist für Unternehmen keine Option, sondern ein Muss. Erfahren Sie hier, was Sie bei der HR-Digitalisierung beachten sollten und wie sie gelingen kann.

Ihr Weg zur Transformation

Fazit: Digitale HR als futuristische Unternehmensstütze

Derzeit findet in den meisten Unternehmen ein Umdenken im Personalwesen statt. Immer mehr Betriebe entscheiden sich, ihre HR- Prozesse zu digitalisieren. Einen wesentlichen Schub brachte die Corona-Krise. Sie war wie ein Weckruf und hat der Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sehr klar vor Augen geführt, wie wichtig digitale Technologien sind. Jetzt heißt es auch für das Personalmanagement, eine digitale Infrastruktur aufzubauen und HR-Prozesse umfassend zu digitalisieren. Eine gelungene HR-Digitalisierung ist jedoch eine Herausforderung. Immer wieder kommt es vor, dass die Schnittstellen zu anderen Lösungen nicht funktionieren oder die HR-Software nicht alle Prozesse abbilden kann. Wer seine HR-Prozesse digitalisieren möchte, sollte daher vor allem auf eine gründliche Bestandsaufnahme der HR-Prozesse, eine ausführliche Marktrecherche und eine sorgfältige Auswahl der Lösungen setzen.

[1] HRM Institute (Hrsg.): HR-Software-Report 2021. https://www.personal-manager.at/fileadmin/user_upload/2650_PM/epaper/hr-software-aktuell-2122/index.html#6, zuletzt aufgerufen März 2022.