Personal zu verwalten und zu steuern ist eine komplexe Aufgabe, selbst für kleine Unternehmen. Angesichts der steigenden Anforderungen im Personalmanagement ist eine Personalverwaltungssoftware für viele Betriebe unverzichtbar. Eine IT-gestützte Mitarbeiterverwaltung spart nicht nur Zeit, verringert Fehler, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeit. Das sollten Sie bei der Auswahl der passenden Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen beachten.
Inhalt: Personalverwaltungssoftware
- Personalverwaltung: Definition
- Personalverwaltungssoftware: Was ist das?
- Personalverwaltungssoftware im direkten Vergleich
- Funktionsumfang: Was kann eine Personalverwaltungssoftware?
- Personalverwaltungssoftware: Was sind die Vorteile?
- Vergleich: Wie wählen Sie die richtige Software aus?
- Vergleich: Den richtigen Anbieter finden
- Trends und Entwicklungen im Personalmanagement
- Fazit
Personalverwaltung: eine Definition
Die Personalverwaltung zählt zu den Kernaufgaben des Personalmanagements. Sie umfasst alle administrativen und routinemäßigen Aufgaben des Personalwesens, die mit dem Mitarbeitenden über die gesamte Dauer seiner Betriebszugehörigkeit zu tun haben. Dabei sind vor allem sämtliche gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge der Mitarbeiter zu beachten.
Personalverwaltungssoftware: Was ist das?
Eine Personalverwaltungssoftware hilft Unternehmen die administrativen Aufgaben im Personalmanagement zu erledigen und verschafft Personalern einen besseren Überblick. In einer Personalmanagement-Software lassen sich die persönlichen Daten jedes Mitarbeitenden aus der Personalakte festhalten und Daten zur Entgeltabrechnung, Zeiterfassung, Personalstatistiken, Reisekostenabrechnung und Stellenplanverwaltung zusammentragen. Durch den Einsatz einer Personalverwaltungssoftware können viele manuelle Schritte und repetitive Aufgaben aus verschiedenen HR-Software-Modulen zentralisiert und in einer Software automatisiert bearbeitet werden.
Eine Personalverwaltung-Software unterstützt die Personalabteilung somit bei ihren Kernaufgaben und entlastet sie von Routinetätigkeiten. Zudem versetzt sie den Personaler in die Lage, jederzeit aktuelle Personaldaten bereitstellen zu können und so eine optimale innerbetriebliche Kommunikation zu gewährleisten. Denn eine effiziente Personalverwaltung ist eine wichtige Voraussetzung für die reibungslose interne Zusammenarbeit.
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Personalverwaltungssoftware im direkten Vergleich
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| Art | All-in-One-Lösung | Personal-management-Software | All-in-One-Lösung | Personal-management-Software | Personal-management-Software |
| Ziel-gruppe | KMU | KMU | vor allem KMU | KMU | KMU |
| Funk-tionen | Deckt zusätz-lich die Per-sonaleinsatz-planung ab | Sehr umfang-reich, viele Funktionen | Enthält wichtigste Funktionen | Funktionsstark und hoher Automatisie-rungsgrad | Modular erweiterbar |
| Look & Feel | Übersichtlich | Übersichtlich | Modern und verspielt, leicht bedienbar |
Intuitive Bedienung | Intuitiv und übersichtlich |
Funktionsumfang: Was kann eine Personalverwaltungssoftware?
Eine Personalverwaltungssoftware vereinfacht oder automatisiert alle administrativen und zeitintensiven Aufgaben einer HR-Abteilung. Das kann eine Personalverwaltungssoftware:
- Digitale Personalakten anlegen, verwalten und führen
- Personalzugänge, -abgänge und -veränderungen erfassen
- On- und Off-Boarding durchführen
- Arbeitsverträge und weitere Vereinbarungen wie z. B. Darlehensverträge oder Untermietverträge erstellen
- Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger ausfüllen und Daten übermitteln
- Arbeitszeiten erfassen und das Abwesenheitsmanagement führen
- Lohn- und Gehaltszahlungen betreuen
- Mitarbeiteranträge, z. B. für Urlaub oder Weiterbildungen, bearbeiten
- Personalplanung und -statistiken erstellen
- An Fristen erinnern, Zugriffsrechte und Berechtigungen erteilen
Personalverwaltungssoftware: Was sind die Vorteile?
Wer mit einer Personalverwaltungssoftware arbeitet, profitiert gleich von mehreren positiven Effekten. Die Software bildet sämtliche administrativen Vorgänge ab. Zu den Vorteilen gehören:
- Zeit und Kosten sparen
- Von Routineaufgaben entlasten
- Informationen stets griffbereit
- Hohe Prozessqualität
- Mehr Rechtssicherheit
- Zufriedene Mitarbeiter
Zeit und Kosten sparen
Durch die Vernetzung der personalrelevanten Daten lassen sich viele Prozesse automatisieren. Das erhöht die Produktivität und spart Zeit und Kosten. Das langwierige Suchen nach Unterlagen, das mehrfache Abtippen von Verträgen – alle diese Zeitfresser fallen durch die Unterstützung einer Personalverwaltungssoftware weg. Effizienter arbeiten heißt zugleich auch wirtschaftlicher arbeiten.
Von Routineaufgaben entlasten
In vielen Bereichen der Personalverwaltung fallen Routinearbeiten an. Diese sind oft lästig, zeitraubend und deshalb auch sehr fehleranfällig. Sie binden wertvolle Arbeitskraft, die für komplexe Aufgaben sinnvoller eingesetzt werden könnte. Die Lohn- und Gehaltsrechnung oder auch Reisekostenabrechnungen sind immer wieder kehrende Tätigkeiten, die mit Hilfe einer Personalverwaltungssoftware automatisiert werden können.
Informationen stets griffbereit
Eine Personalverwaltungssoftware erleichtert zudem die Kommunikation im Unternehmen. Sie informiert Mitarbeitende automatisch über die Genehmigung von Urlaubszeiten, Dienstreisen oder Fortbildungsveranstaltungen. Dadurch, dass sie sämtliche Personaldaten umfassend und einheitlich vorhält, können HR-Mitarbeitende Personal-Auswertungen und -Analysen quasi auf Knopfdruck erstellen. Außerdem sind alle Daten gesammelt an einem Ort und für alle (mit entsprechenden Berechtigungen) jederzeit und überall zugänglich.
Hohe Qualität in den Prozessen
Computergesteuerte Prozesse verbessern die oft komplexen Vorgänge in der HR-Abteilung. Eine Personalverwaltungssoftware bietet ein hohes Maß an Standardisierung. Prozesse laufen zum Teil automatisiert ab und sind weniger fehleranfällig. Dadurch verbessert sich sowohl die Zuverlässigkeit der Daten, wie auch ihre Qualität, was langfristig wiederum zu starken Zeiteinsparungen führt.
Mehr Rechtssicherheit
Eine professionelle Personalverwaltungssoftware ist immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung. Alle Änderungen im Datenschutz-, Arbeits- und Sozialrecht werden zeitnah in der Software abgebildet. Dadurch sind Unternehmen im Umgang mit Ihren Mitarbeitenden stets auf der sicheren Seite. Personenbezogene Daten unterliegen Zugriffsbeschränkungen, die sich auch in der Software definieren lassen. Die Personalverwaltungssoftware sorgt dafür, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden und kann auch auf mögliche Schwachstellen aufmerksam machen.
Zufriedene Mitarbeiter
Können die Prozesse in der Personalverwaltung durch eine Softwareunterstützung transparenter, schneller und präziser abgewickelt werden, so hilft das nicht nur dem HR-Mitarbeitenden, sondern wirkt sich auch positiv auf die Zufriedenheit der gesamten Belegschaft aus. Wiederholtes hin und her zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitenden wird verringert und Anträge und Formulare sind schneller verfügbar. Eine reibungslose und effiziente interne Kommunikation sollte als Standard gelten und Personalverwaltungssoftware ermöglicht dies.
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Personalverwaltungssoftware Vergleich: Wie wählen Sie die richtige Software aus?
Der Markt für HR Technologie wird zunehmend unübersichtlicher. Grundsätzlich lassen sich die HR-Programme in drei Kategorien unterteilen:
- Komplettlösung:
Auch als All-in-One-Software bezeichnet, unterstützt die HR-Abteilung in allen Aufgabenbereichen. Es wird keine weitere Personalsoftware benötigt. Vorteil: Der Personaler muss sich nur in ein Programm einarbeiten. Zudem sind keine Schnittstellen zu anderen Softwareprogrammen notwendig. Nachteil: Kleine Unternehmen benötigen nicht alle Funktionen. Suiten, wie SAP, Workday, oder P&I, SAGE, und Personio sind Komplettlösungen und setzen auf eine ganzheitliche Lösung für alle Belange in Ihrem Unternehmen. - Insellösung:
Diese Softwareprogramme eignet sich für Unternehmen, die nur einen Teilbereich ihrer Personalabteilung digitalisieren möchten, wie beispielsweise die Personalverwaltung. Vorteil: Das Programm enthält nur die benötigten Funktionen. Nachteil: Entscheidet sich das Unternehmen später weitere Aufgabenbereiche wie das Recruiting zu digitalisieren, ist ein manueller Abgleich der Programme erforderlich. Insellösungen findet man immer seltener auf dem Markt. Insellösungen für die Personalverwaltung bietet beispielsweise der Hersteller HRWorks. - Module zur freien Kombination:
Diese IT-Programme lassen sich frei kombinieren und beliebig nachbuchen. Mögliche Module sind die Personaladministration, das Bewerbermanagement, die Zeiterfassung oder der Employee-Self-Service. Vorteil: die Module bieten maximale Flexibilität und unterstützen Unternehmen dabei ihre HR sukzessive zu digitalisieren. Jacando bietet zum Beispiel eine Software an, die sich in vier Module gliedert.
Die Entscheidung für eine Personalverwaltungssoftware sollte angesichts der Vielfalt an Lösungen wohl überlegt sein. Vor allem sollten sich Unternehmen fragen, welche Digitalisierungsstrategie sie in ihrem HR-Bereich umsetzen möchten? Welche Prozesse und Anwendungen soll die neue Mitarbeiterverwaltung-Software unbedingt unterstützen? Ist es geplant, noch weitere Bereiche der Personalabteilung zu digitalisieren? Folgende Checkliste kann dabei helfen, den Bedarf zu ermitteln und die passende Software zu finden:
Verantwortlichkeiten und Rollen festlegen
Planen Sie die Kompetenzbereiche, Arbeitsabläufe und Zusammensetzung der verschiedenen Beteiligten. Überlegen Sie zudem, wer wann und zu welchen Fragestellungen in den Entscheidungsprozess eingebunden sein wird. Dies sollte passieren, bevor Sie sich mit den möglichen Anbietern auseinandersetzen, um sicherzustellen, das ihre internen Strukturen gut abgebildet werden können.
Softwarelebenszyklus miteinbeziehen
Formulieren Sie Anforderungen an alle Lebensphasen der Personalverwaltungssoftware. Betrachten Sie die Konfiguration und Anpassung gleichermaßen wie den Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung sowie das finale Abschalten. Gibt es regelmäßige Updates und Neuerungen? Läuft der Support über verschiedene Kommunikationskanäle? Räumen Sie einer flexiblen gebrauchsfertigen Lösung im Vergleich zu einer unflexiblen Inhouse-Entwicklung den Vorzug ein.
Nutzen und Kosten gegenüberstellen
Achten Sie bei den Anbietern auf eine transparente Darstellung von Funktionsumfang und Kosten. Neben den Kosten für die Software können gerade zu Beginn der Implementierung weitere Kosten für einen möglichen Implementierungsberater und Schulungen für das Personal hinzukommen.
Die Software testen
Um einen guten Überblick über die Möglichkeiten des Systems zu bekommen, lassen Sie sich am besten anhand eines Beispiels die Funktionen der Software vorstellen. Legen Sie im Voraus die Kernfunktionalitäten fest, die eine Software abdecken kann und lassen Sie sich zeigen, wie diese umgesetzt wird. Unterschiedliche Software Anbieter werden verschiedene Lösungen für ihre Anforderungen haben.
Sie brauchen Hilfe bei der Software-Auswahl? Wir helfen Ihnen, die geeignete Software für Ihr Unternehmen zu finden.
Personalverwaltungssoftware Vergleich: Den richtigen Anbieter finden
Die Landschaft der Personalverwaltung Software Anbieter ist sehr groß und es bleibt schwer den Überblick zu behalten. Jeder Anbieter hat unterschiedliche Stärken und legt den Fokus ihrer Lösung auf verschiedenen Aspekte. Im folgenden werden 5 Anbieter vorgestellt, weiter Anbieter und ihr Angebot lassen sich im Software Vergleich finden.
Umantis
Umantis ist eine umfangreiche Personalverwaltungssoftware, die sich vor allem auf kleine und mittelständische Unternehmen fokussiert hat, aber auch im Konzernumfeld Anwendung findet. Umantis hat eine Multikomponentenstrategie. Haufe unterstützte mit seiner Software den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Dabei kommen die einzelnen Module alle aus einer Hand.
HRworks
HRworks unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse. Der Software-Hersteller zählt zu den größten und erfolgreichsten Anbietern von HR-Software im deutschsprachigen Raum.
Das Personalmanagement-Tool zeichnet sich durch eine große Funktionsfülle aus und bildet sämtliche HR-Prozesse ab. Es unterstützt Unternehmen ganzheitlich vom Bewerbermanagement bis hin zum Arbeitszeugnis, indem es den Aufwand für Routineaufgaben reduziert, Stammdaten übersichtlich verwaltet, Lohn- und Gehaltsdokumente online übermittelt sowie ein digitales Recruiting, verbesserte Candidate Experience, einen Employee Self Service und einfache Exporte und Reportings anbietet. HRworks punktet zudem mit einem vergleichsweise günstigen Abo-Preis.
Jacando
Die Schweizer Softwareschmiede jacando hat sich auf das Thema Digitalisierung und HR fokussiert. Das Unternehmen bietet seine cloudbasierte HR-Software-Komplettlösung in vier frei kombinierbaren Modulen an. Die ganzheitliche HR-Suite ermöglicht mit produktübergreifenden Funktionen eine nahtlose Zusammenarbeit in den Bereichen Recruiting, Personal- und Talentmanagement und Zeit- und Leistungserfassung. Alle Produkte sind für jede Mitarbeiterzahl skalierbar und können an individuelle Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Personio
Personio ist eine All-in-One Personalverwaltungssoftware, die den gesamten Employee Life Cycle abbilden kann. Der Fokus von Personio liegt auf der Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsschritten, um so die Personalabteilung zu entlasten und zu unterstützen. Personio ist ein stark wachsendes deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in München. Die verschiedenen Module von Personio lassen sich auch unabhängig voneinander nutzen und in alle anderen HR-Systeme einbinden. Der Fokus von Personio lag anfangs auf kleinen und mittelständischen Unternehmen, weitet sich aber mit wachsender Expertise nun auch auf das Konzernumfeld aus.
Rexx Systems
Rexx bietet eine modulare Software Lösung für die Personalverwaltung, die sich sehr leicht und intuitiv bedienen lässt. Als Basis dient die digitale Personalakte und je nach Bedarf können alle weiteren Module (Recruiting, Learning, Stellenbörse) hinzugefügt werden, um die gesamte Personalverwaltung abzudecken. Wegen des Modularen Aufbaus bietet sich die Software für Unternehmen unterschiedlicher Größe an und kann nach Bedarf mit dem Unternehmen wachsen und hochskaliert werden.
Personalverwaltungssoftware: Trends und Entwicklungen im Personalmanagement
Der Wandel in der Arbeitswelt ist allgegenwärtig. Die digitale Transformation, die zunehmende Automatisierung, der wachsende Fachkräftemangel verändern Arbeitsplätze und erfordern flexiblere Strukturen. Damit einhergehend müssen auch das Personalmanagement und die Personalverwaltung sich stetig weiterentwickeln. Eine gute Personalverwaltung ist unabdingbar. Nie zuvor war es so wichtig, Mitarbeitende optimal zu betreuen und aus- und weiterzubilden. Nur so können Betriebsangehörige langfristig ans Unternehmen gebunden und offene Stellen schnell nachbesetzt werden. Die Personalverwaltung ist heute einer der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens.
Dem tragen auch die Software-Hersteller Rechnung. Sie möchten mit ihren Personalmanagement-Softwarelösungen die HR-Abteilung optimal unterstützen, was Effizienz, Transparenz, Flexibilität, aber auch Rechtskonformität und Nutzerfreundlichkeit betrifft. Eine moderne Personalverwaltungssoftware basiert daher auf einer Cloud-basierten Lösung, integriert aktuelle Datenschutzregeln und setzt sehr stark auf Employee Self Service. Die ersten Anbieter nutzen auch schon die Vorteile von künstlicher Intelligenz in ihren Software Lösungen.
Cloud-basierten Lösungen gehört die Zukunft
Die Gründe, bei der Technologieauswahl auf eine Cloud-Software zu setzen, sind vielfältig: Cloud-basierte Lösungen benötigen beispielsweise keinen Speicherplatz auf firmeninternen Rechnern und ersparen dem Unternehmen Kosten für Personal, Wartung, Support und Updates. Die Daten liegen auf externen Servern, die in einem Rechenzentrum stehen. Das spart Kosten und bietet eine höhere Flexibilität. Zudem entwickeln etablierte Software-Anbieter seit einigen Jahren neue Funktionalitäten nur noch exklusiv in der Cloud. Viele haben ihre Investitionen in althergebrachte On-Premise-Software gestoppt oder auf Erhaltungsmaßnahmen reduziert.
Rechtssicherheit und Datenschutz
Immer mehr Software-Hersteller berücksichtigen zudem in ihren Produkten Datenschutzregelungen. Denn gerade in Zeiten des sich verschärfenden Datenschutzes gilt es, die Rechtskonformität der Personalvorgänge im Blick zu haben. HR-Mitarbeitende haben täglich mit hochsensiblen und persönlichen Daten wie Name, Anschrift, medizinische Daten, Kontodaten, Zeugnissen und Lebensläufen zu tun. Diese Daten sind per Gesetz besonders schützenswert. Die zuständigen HR-Experten müssen daher bei allen Vorgängen die Regelungen des aktuell geltenden Rechts beachten. Seit dem Inkrafttreten der Datenschutznovelle (EU-DSGVO) im Mai 2018 müssen Unternehmen die Rechtskonformitäten der internen Vorgänge noch stärker im Blick behalten.
Dabei unterstützen sie zunehmend Programme für das Personalmanagement. Manche Softwareprodukte garantieren beispielsweise das automatische Löschen von nicht mehr relevanten Daten nach einer bestimmten Zeit.
Employee Self Services
Eine weitere Möglichkeit die Personalverwaltung zu entlasten, bieten sogenannte Employee Self Services. Mit ihrer Hilfe können Mitarbeitende administrative Tätigkeiten eigenständig vornehmen. Sie können ihre persönlichen Daten selbst einsehen und verändern. Dadurch lassen sich unter anderem Eingabefehler durch die Personalabteilung vermeiden. Einige Employee Self Services bieten auch die Möglichkeit, Urlaubsanträge selbstständig zu stellen und die Zeiterfassung selbst zu verwalten. Dies ist nicht nur vorteilhaft für die Personalverwaltung, sondern auch für die Mitarbeitenden. So erhalten sie einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe und können sich jederzeit einen Überblick über ihre Daten verschaffen, wie den aktuellen Bearbeitungsstatus ihres Urlaubsantrags einsehen.
Einen tieferen Einblick in Employee Self Service finden Sie hier.
Was ist eine Personalverwaltung Software?
Personnel management software, also known as HR management software, is a comprehensive solution designed to streamline and automate various HR processes within an organization. It encompasses functionalities such as employee data management, payroll processing, benefits administration, performance tracking, training and development, and compliance management. Personnel management software helps HR professionals efficiently manage the entire employee lifecycle, from recruitment to retirement, while ensuring compliance with regulations and driving organizational efficiency.
Was macht eine Personalverwaltung Software?
A personnel management software, also known as HR management software, provides organizations with a range of functionalities to effectively manage their workforce. It typically includes features such as employee data management, payroll processing, benefits administration, performance tracking, training and development, and compliance management. This software streamlines HR processes, improves data accuracy, and enables HR professionals to efficiently handle various aspects of employee management, contributing to organizational efficiency and compliance.
Was gehört alles zur Personalverwaltung?
Personnel management encompasses various aspects of managing the workforce within an organization. It includes activities such as recruitment and selection, onboarding and orientation, employee data management, payroll processing, benefits administration, performance management, training and development, employee relations, and compliance with labor laws and regulations. Effective personnel management ensures the smooth functioning of HR processes, promotes employee engagement, and supports organizational success.
Welches Ziel hat die Personalverwaltung?
The goal of human resources management (HRM) is to strategically align the organization’s human capital with its business objectives. It involves attracting, developing, and retaining a skilled workforce while creating a positive work environment. HRM aims to optimize the potential of employees, foster their engagement and productivity, and contribute to the overall success and growth of the organization.
Fazit: Erfolgreiches Personalmanagement mit einer geeigneten Personalverwaltungssoftware
Die aktuelle Situation auf dem Arbeitsmarkt haben uns alle ins digitale Zeitalter katapultiert. Und daran führt auch in der Personalabteilung kein Weg mehr dran vorbei. Die Personalverwaltung ist oft der erste HR-Bereich, der durch eine IT-gestützte Lösung unterstützt wird. Denn je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen hat, desto komplizierter wird es die wachsende Belegschaft in Excel-Tabellen abzubilden und den Überblick über alle Verwaltungsprozesse zu behalten. Das kennen selbst kleine Unternehmen aus leidvoller Erfahrung. Das Angebot an Softwarelösungen für das Personalmanagement ist vielfältig und bietet für jeden Bedarf und jede Unternehmensgröße die passende Lösung. Entscheidend ist es, den Bedarf vorab umfassend zu analysieren und eine klare HR Digitalstrategie festzulegen.
