Personal zu verwalten und zu steuern ist eine komplexe Aufgabe, selbst für kleine Unternehmen. Angesichts der steigenden Anforderungen im Personalmanagement ist eine Personalverwaltungssoftware für viele Betriebe unverzichtbar. Eine IT-gestützte Mitarbeiterverwaltung spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeit. Das sollten Sie bei der Auswahl der passenden Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen beachten.
Inhalt: Personalverwaltungssoftware
- Personalverwaltung: Definition
- Personalverwaltungssoftware: Was ist das?
- Personalverwaltungssoftware: Was sind die Vorteile?
- Was kann eine Personalverwaltungssoftware?
- Trends und Entwicklungen im Personalmanagement
- Wie wählen Sie die richtige Software aus?
- Personalverwaltungssoftware Vergleich: Den richtigen Anbieter finden
- Personalverwaltungssoftware im direkten Vergleich
Personalverwaltung: eine Definition
Die Personalverwaltung zählt zu den Kernaufgaben des Personalmanagements. Sie umfasst alle administrativen und routinemäßigen Aufgaben des Personalwesens, die mit dem Mitarbeitenden über die gesamte Dauer seiner Betriebszugehörigkeit zu tun haben. Dabei sind vor allem sämtliche gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge der Mitarbeiter zu beachten.
Die Personalverwaltung umfasst grundsätzlich zwei verschiedene Aufgabentypen:
- Aufgaben der Personaladministration aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen Dazu gehört die Bearbeitung von Arbeitszeitsystemen, Sozialversicherungen, Löhnen, Statistiken, Mitarbeitereintritten und -austritten wie auch die Übermittlung von Daten an externe Stellen, beispielsweise im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung an das Finanzamt.
- Personalmanagement-Aufgaben, um personalpolitische und planerisch-strategische Entscheidungen treffen zu können. Dazu zählen beispielsweise das Erstellen von Managementkennzahlen und Leistungsvergleichen oder die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen.
Personalverwaltungssoftware: Was ist das?
Eine Personalverwaltungssoftware hilft Unternehmen die administrativen Aufgaben im Personalmanagement zu erledigen und verschafft Personalern einen besseren Überblick. In einer Personalmanagement-Software lassen sich die persönlichen Daten jedes Mitarbeitenden aus der Personalakte festhalten und Daten zur Entgeltabrechnung, Zeiterfassung, Personalstatistiken, Reisekostenabrechnung und Stellenplanverwaltung zusammentragen. Durch den Einsatz einer Personalverwaltungssoftware können viele manuelle Schritte und repetitive Aufgaben aus verschiedenen HR-Software-Modulen zentralisiert und in einer Software automatisiert bearbeitet werden.
Eine Personalmanagement-Software unterstützt die Personalabteilung somit bei ihren Kernaufgaben und entlastet sie von Routinetätigkeiten. Zudem versetzt sie den Personaler in die Lage, jederzeit aktuelle Personaldaten bereitstellen zu können und so eine optimale innerbetriebliche Kommunikation zu gewährleisten. Denn eine effiziente Personalverwaltung ist eine wichtige Voraussetzung für die reibungslose interne Zusammenarbeit.
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Personalverwaltungssoftware: Was sind die Vorteile?
Wer mit einer Personalverwaltungssoftware arbeitet, profitiert gleich von mehreren positiven Effekten. Die Software bildet sämtliche administrativen Vorgänge ab. Damit hilft sie Zeit und Kosten zu sparen und entlastet bei Routineaufgaben. Mit ihrer Unterstützung können Personalinformationen einfach und schnell beschafft sowie verteilt werden. Außerdem profitieren Personaler durch die Verwendung einer Personalmanagement-Software von einer höheren Qualität in den HR-Prozessen und mehr Rechtssicherheit.
All dies trägt letztlich dazu bei, dass die Mitarbeitenden des Unternehmens zufrieden sind und es bleiben. Denn eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sowie ein funktionierendes Personalmanagement bringen entscheidende Vorteile für einen Betrieb mit sich. Ist die Belegschaft zufrieden, arbeitet sie produktiver und kreativer, ist seltener krank und ihrem Arbeitgeber loyaler gegenüber.
Zeit und Kosten sparen
Durch die Vernetzung der personalrelevanten Daten lassen sich viele Prozesse automatisieren. Das erhöht die Produktivität und spart Zeit und Kosten. Das langwierige Suchen nach Unterlagen, das mehrfache Abtippen von Verträgen – alle diese Zeitfresser fallen durch die Unterstützung einer Personalverwaltungssoftware weg. Effizienter arbeiten heißt zugleich auch wirtschaftlicher arbeiten.
Von Routineaufgaben entlasten
In vielen Bereichen der Personalarbeit fallen Routinearbeiten an. Diese sind lästig, zeitraubend und fehleranfällig. Sie binden wertvolle Arbeitskraft, die für komplexe Aufgaben sinnvoller eingesetzt werden könnte. Die Lohn- und Gehaltsrechnung oder auch Reisekostenabrechnungen sind immer wieder kehrende Tätigkeiten, die mit Hilfe einer Personalverwaltungssoftware automatisiert werden können.
Informationen stets griffbereit
Eine Personalverwaltungssoftware erleichtert zudem die Kommunikation im Unternehmen. Sie informiert Mitarbeitende automatisch über die Genehmigung von Urlaubszeiten, Dienstreisen oder Fortbildungsveranstaltungen. Dadurch, dass sie sämtliche Personaldaten umfassend und einheitlich vorhält, können HR-Mitarbeitende Personal-Auswertungen und -Analysen quasi auf Knopfdruck erstellen.
Hohe Qualität in den Prozessen
Computergesteuerte Prozesse verbessern die oft komplexen Vorgänge in der HR-Abteilung. Eine Personalverwaltungssoftware bietet ein hohes Maß an Standardisierung. Prozesse laufen zum Teil automatisiert ab und sind weniger fehleranfällig.
Mehr Rechtssicherheit
Eine professionelle Personalverwaltungssoftware ist immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung. Alle Änderungen im Arbeits- und Sozialrecht werden zeitnah in der Software abgebildet. Dadurch sind Unternehmen im Umgang mit Ihren Mitarbeitenden stets auf der sicheren Seite. Das betrifft auch den Datenschutz. Personenbezogene Daten unterliegen Zugriffsbeschränkungen. Die Personalverwaltungssoftware sorgt dafür, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden.
Zufriedene Mitarbeiter
Können die Prozesse in der Personalverwaltung durch eine Softwareunterstützung transparenter, schneller und präziser abgewickelt werden, so hilft das nicht nur dem HR-Mitarbeitenden, sondern wirkt sich auch positiv auf die Zufriedenheit der gesamten Belegschaft aus.
Funktionsumfang: Was kann eine Personalverwaltungssoftware?
Eine Personalverwaltungssoftware vereinfacht oder automatisiert alle administrativen und zeitintensiven Aufgaben einer HR-Abteilung. Das kann eine Personalverwaltungssoftware:
- Digitale Personalakten anlegen, verwalten und führen
- Personalzugänge, -abgänge und -veränderungen erfassen
- On- und Off-Boarding durchführen
- Arbeitsverträge und weitere Vereinbarungen wie z. B. Darlehensverträge oder Untermietverträge erstellen
- Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger ausfüllen und Daten übermitteln
- Arbeitszeiten erfassen und das Abwesenheitsmanagement führen
- Lohn- und Gehaltszahlungen betreuen
- Mitarbeiteranträge, z. B. für Urlaub oder Weiterbildungen, bearbeiten
- Personalplanung und -statistiken erstellen
- An Fristen erinnern, Zugriffsrechte und Berechtigungen erteilen
Darauf sind wir stolz:
Bereits über 1200 Projekte und damit über 6 Millionen erreichte
Mitarbeitende in 80 Ländern.
Personalverwaltungssoftware: Trends und Entwicklungen im Personalmanagement
Der Wandel in der Arbeitswelt ist allgegenwärtig. Die digitale Transformation, die zunehmende Automatisierung, der wachsende Fachkräftemangel wie auch die Corona-Pandemie verändern Arbeitsplätze und erfordern flexiblere Strukturen. Damit einhergehend müssen auch das Personalmanagement und die Personalverwaltung sich stetig weiterentwickeln. Eine gute Personalverwaltung ist unabdingbar. Nie zuvor war es so wichtig, Mitarbeitende optimal zu betreuen und aus- und weiterzubilden. Nur so können Betriebsangehörige langfristig ans Unternehmen gebunden und offene Stellen schnell nachbesetzt werden. Die Personalverwaltung ist heute einer der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens.
Dem tragen auch die Software-Hersteller Rechnung. Sie möchten mit ihren Personalmanagement-Softwarelösungen die HR-Abteilung optimal unterstützen, was Effizienz, Transparenz, Flexibilität, aber auch Rechtskonformität und Nutzerfreundlichkeit betrifft. Eine moderne Personalverwaltungssoftware basiert daher auf einer Cloud-basierten Lösung, integriert aktuelle Datenschutzregeln und setzt auf Employee Self Service.
Cloud-basierten Lösungen gehört die Zukunft
Heute gibt es für nahezu jede Aufgabe in der HR-Abteilung eine digitale Lösung. Intelligente Programme sind in der Lage, bestimmte Vorgänge völlig automatisiert durchzuführen. Doch welches Technologieportfolio verschafft Führungskräften und Mitarbeitenden den erwarteten Mehrwert und unterstützt sie optimal bei ihren Aufgaben?
Die Gründe, bei der Technologieauswahl auf eine Cloud-Software zu setzen, sind vielfältig: Cloud-basierte Lösungen benötigen beispielsweise keinen Speicherplatz auf firmeninternen Rechnern und ersparen dem Unternehmen Kosten für Personal, Wartung, Support und Updates. Die Daten liegen auf externen Servern, die in einem Rechenzentrum stehen. Das spart Kosten und bietet eine höhere Flexibilität. Zudem entwickeln etablierte Software-Anbieter seit einigen Jahren neue Funktionalitäten nur noch exklusiv in der Cloud. Viele haben ihre Investitionen in althergebrachte On-Premise-Software gestoppt oder auf Erhaltungsmaßnahmen reduziert.
Rechtssicherheit und Datenschutz
Immer mehr Software-Hersteller berücksichtigen zudem in ihren Produkten Datenschutzregelungen. Das ist ein großes Plus. Denn gerade in Zeiten des sich verschärfenden Datenschutzes gilt es, die Rechtskonformität der Personalvorgänge im Blick zu haben. HR-Mitarbeitende haben täglich mit hochsensiblen und persönlichen Daten wie Name, Anschrift, medizinische Daten, Kontodaten, Zeugnissen und Lebenslauf zu tun. Diese Daten sind per Gesetz besonders schützenswert. Die zuständigen HR-Experten müssen daher bei allen Vorgängen die Regelungen des aktuell geltenden Rechts beachten. Seit dem Inkrafttreten der Datenschutznovelle (EU-DSGVO) im Mai 2018 müssen Unternehmen die Rechtskonformitäten der internen Vorgänge noch stärker im Blick behalten.
Dabei unterstützen sie zunehmend Programme für das Personalmanagement. Manche Softwareprodukte garantieren beispielsweise das automatische Löschen von nicht mehr relevanten Daten nach einer bestimmten Zeit.
Employee Self Services
Eine weitere Möglichkeit die Personalverwaltung zu entlasten, bieten sogenannte Employee Self Services. Mit ihrer Hilfe können Mitarbeitende administrative Tätigkeiten eigenständig vornehmen. Sie können ihre persönlichen Daten selbst einsehen und verändern. Dadurch lassen sich unter anderem Eingabefehler durch die Personalabteilung vermeiden. Einige Employee Self Services bieten auch die Möglichkeit, Urlaubsanträge selbstständig zu stellen und die Zeiterfassung selbst zu verwalten. Dies ist nicht nur vorteilhaft für die Personalverwaltung, sondern auch für die Mitarbeitenden. So erhalten sie einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe und können sich jederzeit einen Überblick über ihre Daten verschaffen, wie den aktuellen Bearbeitungsstatus ihres Urlaubsantrags einsehen.
Personalverwaltungssoftware Vergleich: Wie wählen Sie die richtige Software aus?
Der Markt für HR Technologie wird zunehmend unübersichtlicher. Grundsätzlich lassen sich die HR-Programme in drei Kategorien unterteilen:
- Komplettlösung:
Auch als All-in-One-Software bezeichnet, unterstützt die HR-Abteilung in allen Aufgabenbereichen. Es wird keine weitere Personalsoftware benötigt. Vorteil: Der Personaler muss sich nur in ein Programm einarbeiten. Zudem sind keine Schnittstellen zu anderen Softwareprogrammen notwendig. Nachteil: Kleine Unternehmen benötigen nicht alle Funktionen. Suiten, wie SAP, Workday, Oracle oder P&I, SAGE, und Personio sind Komplettlösungen und setzen auf eine ganzheitliche Lösung für alle Belange in Ihrem Unternehmen. - Insellösung:
Diese Softwareprogramme eignet sich für Unternehmen, die nur einen Teilbereich ihrer Personalabteilung digitalisieren möchten, wie beispielsweise die Personalverwaltung. Vorteil: Das Programm enthält nur die benötigten Funktionen. Nachteil: Entscheidet sich das Unternehmen später weitere Aufgabenbereiche wie das Recruiting zu digitalisieren, ist ein manueller Abgleich der Programme erforderlich. Insellösungen findet man immer seltener auf dem Markt. Insellösungen für die Personalverwaltung bietet beispielsweise der Hersteller HRWorks. - Module zur freien Kombination:
Diese IT-Programme lassen sich frei kombinieren und beliebig nachbuchen. Mögliche Module sind die Personaladministration, das Bewerbermanagement, die Zeiterfassung oder der Employee-Self-Service. Vorteil: die Module bieten maximale Flexibilität und unterstützen Unternehmen dabei ihre HR sukzessive zu digitalisieren. Jacando bietet zum Beispiel eine Software an, die sich in vier Module gliedert.
Die Entscheidung für eine Personalverwaltungssoftware sollte angesichts der Vielfalt an Lösungen wohl überlegt sein. Vor allem sollten sich Unternehmen fragen, welche Digitalisierungsstrategie sie in ihrem HR-Bereich umsetzen möchten: Welche Prozesse und Anwendungen soll die neue Mitarbeiterverwaltung-Software unbedingt unterstützen? Ist es geplant, noch weitere Bereiche der Personalabteilung zu digitalisieren? Folgende Checkliste kann dabei helfen, den Bedarf zu ermitteln und die passende Software zu finden:
Beteiligte sowie Rollen festlegen
Planen Sie die Kompetenzbereiche, Arbeitsabläufe und Zusammensetzung der verschiedenen Beteiligten. Überlegen Sie zudem, wer wann und zu welchen Fragestellungen in den Entscheidungsprozess eingebunden sein wird.
Softwarelebenszyklus miteinbeziehen
Formulieren Sie Anforderungen an alle Lebensphasen der Personalverwaltungssoftware. Betrachten Sie die Konfiguration und Anpassung gleichermaßen wie den Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung sowie das finale Abschalten. Gibt es regelmäßige Updates und Neuerungen? Läuft der Support über verschiedene Kommunikationskanäle? Räumen Sie einer flexiblen gebrauchsfertigen Lösung im Vergleich zu einer unflexiblen Inhouse-Entwicklung den Vorzug ein.
Nutzen und Kosten gegenüberstellen
Achten Sie bei den Anbietern auf eine transparente Darstellung von Funktionsumfang und Kosten. Überlegen Sie bereits vorab, mit welcher Art Partner Sie zusammenarbeiten möchten. Ein stabiler Partner wird sich schlussendlich oft als günstiger erweisen als ein Partner, der Ihnen das niedrigste Erstangebot macht.
Die Software testen
Um einen guten Überblick über die Möglichkeiten des Systems zu bekommen, lassen Sie sich am besten anhand eines Beispiels die Funktionen der Software vorstellen.
Kostenlose Mitarbeiterverwaltung-Software: Vor- und Nachteile
Neben den gängigen Mitarbeiterverwaltungssoftware-Anbietern gibt es außerdem Anwendungen, die entweder kostenlos oder in bestimmten Teilbereichen der Software kostenlos nutzbar sind wie Gratis- und Freemium-Angebote oder auch Open Source Systeme. Letztere setzt allerdings voraus, dass man über Programmierkenntnisse und Zeit verfügt.
Das sind die Vor- und Nachteile einer kostenlosen Personalverwaltungssoftware:
Vorteile:
- Kostenlos bzw. größtenteils kostenlos in der Anwendung
- Besonders geeignet für kleine Unternehmen und Startups mit wenigen Mitarbeitenden
Nachteile:
- Gratisversion bietet häufig einen eingeschränkten Funktionsumfang
- Richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen
- Bei Open Source Software sind eventuell ein größerer zeitlicher Aufwand und spezielle Kenntnisse notwendig
- Möglicherweise sind mehrere Tools notwendig, um alle Personalverwaltungsaufgaben abzudecken
Sie brauchen Hilfe bei der Software-Auswahl? Wir helfen Ihnen, die geeignete Software für Ihr Unternehmen zu finden.
Personalverwaltungssoftware Vergleich: Den richtigen Anbieter finden
Factorial
Der Software-Anbieter Factorial bietet eine All-in-One HR Lösung, um die Prozesse in einer Personalabteilung zu optimieren. Alle wichtigen HR Aufgaben sind auf einer Plattform zentralisiert. Mitarbeitende können dank des benutzerfreundlichen Self-Service und einer intuitiven Benutzeroberfläche viele Aufgaben eigenständig übernehmen.
Zu den Hauptfunktionen gehören neben der Zeiterfassung das Dokumentenmanagement, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, HR Berichte, Performance Management, Spesenmanagement, und Vieles mehr. Die Software ist in drei Paketen erhältlich: Essential, Business und Enterprise.
HRworks
HRworks unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse. Der Software-Hersteller zählt zu den größten und erfolgreichsten Anbietern von HR-Software im deutschsprachigen Raum.
Das Personalmanagement-Tool zeichnet sich durch eine große Funktionsfülle aus und bildet sämtliche HR-Prozesse ab. Es unterstützt Unternehmen ganzheitlich vom Bewerbermanagement bis hin zum Arbeitszeugnis, indem es den Aufwand für Routineaufgaben reduziert, Stammdaten übersichtlich verwaltet, Lohn- und Gehaltsdokumente online übermittelt sowie ein digitales Recruiting, verbesserte Candidate Experience, einen Employee Self Service und einfache Exporte und Reportings anbietet. HRworks punktet zudem mit einem vergleichsweise günstigen Abo-Preis.
Jacando
Die Schweizer Softwareschmiede jacando hat sich auf das Thema Digitalisierung und HR fokussiert. Das Unternehmen bietet seine cloudbasierte HR-Software-Komplettlösung in vier frei kombinierbaren Modulen an. Die ganzheitliche HR-Suite ermöglicht mit produktübergreifenden Funktionen eine nahtlose Zusammenarbeit in den Bereichen Recruiting, Personal- und Talentmanagement und Zeit- und Leistungserfassung. Alle Produkte sind für jede Mitarbeiterzahl skalierbar und können an individuelle Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Kenjo
Kenjo deckt so gut wie alles ab, was in der HR an Funktionen benötigen wird. Im Vergleich zu anderen Personalmanagement-Softwarelösungen fokussiert sich Kenjo nicht ausschließlich auf Verwaltungsaufgaben. Das Programm bietet eine Reihe an Funktionen rund um das Thema Engagement, Performance sowie Entwicklung der Mitarbeitenden.
Kenjo eignet sich vor allem für kleine und mittlere Teams und bietet einen großen Funktionsumfang. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt dafür, dass viele Prozesse einfacher und schlanker werden. Das Tool bietet sich aufgrund des skalierbaren Preises und der flexiblen Vertragsoptionen auch für Startups an.
Personalverwaltungssoftware im direkten Vergleich
| Factorial | HRworks | Jacando | Kenjo | |
| Art | All-in-One-Lösung | Personal-management-Software | All-in-One-Lösung | Personal-management-Software |
| Ziel-gruppe | Alle | KMU | vor allem KMU | KMU |
| Funk-tionen | Deckt zusätz-lich die Per-sonaleinsatz-planung ab | Sehr umfang-reich, viele Funktionen | Enthält wichtigste Funktionen | Funktionsstark und hoher Automatisie-rungsgrad |
| Look & Feel | Ansprechendeund moderne Nutzer-oberfläche | übersichtlich | Modern und verspielt, leicht bedienbar |
Intuitive Bedienung |
| Service | E-Mail-Support FAQ-Bereich |
Schneller Support über alle Kanäle, kostenpflichtig | Umfassender Support auf allen Kanälen | Umfassender Support auf allen Kanälen |
| App-Version | Ja. | Ja. | Ja. | Ja. |
| Preis | Skalierbarer und günstiger Preis: 4 – 6 € pro Nutzer/ Monat | 6 € pro Nutzer/ Monat (Min-destabnahme: 20 Lizenzen) | Mindestens 60 € pro Monat (25 Lizenzen) | Skalierbarer Preis ab 4,50 € pro Nutzer/Monat |
Fazit: Erfolgreiches Personalmanagement mit einer geeigneten Personalverwaltungssoftware
Die aktuelle Situation auf dem Arbeitsmarkt – und nicht zuletzt die Pandemie – haben uns alle ins digitale Zeitalter katapultiert. Und daran führt auch in der Personalabteilung kein Weg mehr dran vorbei. Die Personalverwaltung ist oft der erste HR-Bereich, der durch eine IT-gestützte Lösung unterstützt wird. Denn je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen hat, desto komplizierter wird es die wachsende Belegschaft in Excel-Tabellen abzubilden und den Überblick über alle Verwaltungsprozesse zu behalten. Das kennen selbst kleine Unternehmen aus leidvoller Erfahrung. Das Angebot an Softwarelösungen für das Personalmanagement ist vielfältig und bietet für jeden Bedarf und jede Unternehmensgröße die passende Lösung. Entscheidend ist es, den Bedarf vorab umfassend zu analysieren und eine HR Digitalstrategie festzulegen.
