Wie teuer ist Ihre HR-Software wirklich?

Der inflationäre Anstieg der Digitalisierung macht auch vor HR-Prozessen nicht Halt. Es gibt mittlerweile eine große Bandbreite an HR-Software, so dass es oftmals schwerfällt, sich als Unternehmen in der Softwahlauswahl für „die eine“ Software zu entscheiden. Dabei unterschieden sich die einzelnen Anbieter nicht nur in ihrer Anwendung, sondern vor allem auch hinsichtlich der Kosten, welche durch den Kauf, die Implementierung und die Nutzung (laufende Lizenzgebühren) entstehen. Bekannt ist zwar, dass diese Kosten von Unternehmen zu Unternehmen variieren, bekannt ist aber nicht wie stark und von welchen Faktoren diese Variationen abhängig sind. Ein Benchmarking-Vergleich, welchen viele Unternehmen im Rahmen einer Softwareanbieter-Auswahl gerne durchführen würden, um grobe Abschätzungen zu treffen, mit welchem Kostenrahmen man circa rechnen muss, ist somit schier unmöglich. Deshalb haben wir von CLEVIS es uns zur Aufgabe gemacht Licht ins Dunkel zu bringen und eine höhere Transparenz über HR-IT-Kosten zu schaffen.

Die Herausforderungen der Softwareanbieter-Auswahl

Bevor ein neues Digitalisierungsprojekt sowie die Einführung einer oder mehrerer HR-Softwares starten kann, stehen Unternehmen zumeist vor der großen Herausforderung, für welche Software sich entschieden werden soll. Umso mehr Module eingeführt werden, umso komplexer wird diese Entscheidung. In einem ersten Schritt werden IST-Stand- sowie SOLL-Anforderungserhebungen durchgeführt, um letztendlich einen Anforderungskatalog (RFI) zu erstellen, mit dessen Hilfe die einzelnen Softwareanbieter bewertet werden können. Aber neben den funktionalen Anforderungen, welche eine Software erfüllen muss, spielen natürlich auch die Kosten eine entscheidende Rolle. Unterschieden wird diesbezüglich zwischen einmaligen Kosten, z.B. für die Implementierung sowie laufenden Kosten – diese umfassen die Lizenzgebühr, welche für die Nutzung der Software fällig wird und wird meist pro Mitarbeiter pro Monat oder Jahr angegeben.

Offen und transparent dargestellte HR-IT-Kosten sind selten zu finden

Um ungefähr einordnen zu können, welche Kosten somit auf das Unternehmen in Zukunft zukommen können und in welcher Range sich Unternehmen ähnlicher Größe und / oder Branche ansiedeln lassen, möchten viele Unternehmen vorher ein Benchmarking der HR-IT-Kosten durchführen und diese Benchmarks mit – wie bereits erwähnt – ähnlichen Unternehmen vergleichen. Natürlich hängen die HR-IT-Kosten noch von weiteren Faktoren, wie etwa dem Reifegrad des Unternehmens, der Internationalisierung oder auch der Kundengröße ab. Nichtsdestotrotz wird sich in einer Marktrecherche relativ schnell herausstellen, dass ein Vergleich verschiedener Unternehmen hinsichtlich ihrer aktuellen HR-IT-Kosten zurzeit schwierig zu bewerkstelligen ist, da diese Zahlen kaum öffentlich dargelegt gefunden werden können.

Eine Impulsumfrage von CLEVIS zeigt erste Zahlen für einen Benchmarking-Vergleich

Um in Zukunft eine höhere Transparenz dieser Zahlen gewährleisten zu können und ein Benchmarking für Unternehmen durchzuführen, welche gerade vor der Entscheidung für eine neue HR-Software stehen, hat CLEVIS eine kurze Impulsumfrage bezüglich der HR-IT-Kosten unter ihren Kunden durchgeführt. Markterfahrungen zeigen, dass HR-IT Kosten je nach Reifegrad und Kundengröße, Internationalisierung, Branche und Mitarbeiterstruktur zwischen 10 € – 180 € pro Mitarbeiter pro Monat variieren. Der Durchschnittswert beträgt rund 29 € pro Mitarbeiter pro Monat.

Weitere detaillierte Daten der Impulsumfragen sind in untenstehender Tabelle zu finden:

MitarbeiteranzahlHR-IT-Kosten pro Mitarbeiter pro Monat*
1.40010 €
250112 €
1.10021 €
15.00015 €
18.00019 €
30011 €
2.00013 €
6.50015 €
62.00027 €

Die dargestellten Daten verdeutlichen, dass die Kosten in einzelnen Unternehmen stark variieren – unabhängig von Variablen wie beispielsweise der Unternehmensgröße.

Autoren:* Die HR-IT-Kosten beziehen sich auf die Module elektronische Personalakte, Zeitwirtschaft, Payroll, Organisations-/Stellenmanagementtools, HR Reporting Tools, Mitarbeiter-Self-Services, Recruiting / Onboarding, Performance / Ziele / Kompetenzen, Training / Entwicklung / eLearning-Tools, Nachfolgeplanung und Stammdatensysteme und beinhalten nur jährliche IT Tool-Ausgaben/Lizenzen, keine Implementierungs- oder Inhalts-/Trainingskosten, Assessment-Center-Kosten, etc.

Ein Beispielunternehmen

Ein in der oben dargestellten Tabelle genanntes Unternehmen aus dem Sektor des öffentlichen Dienstes hat derzeit ca. 2.000 Mitarbeiter. Verschiedene HR-IT-Systeme sind im Einsatz, wobei manche Bereiche noch sehr rudimentär ausgeprägt sind. Manche Personalverfahren kommen noch ohne jegliche HR-IT-Systemunterstützung aus.

  • So wird beispielsweise aktuell das Mitarbeitergespräch und die Zielvereinbarungen über Excel durchgeführt und die Personalplanung und -Prognosen ebenfalls in Excel simuliert.
  • Das HR Reporting / Controlling wird derzeit teilweise manuell, teilweise mit einem Reportingsystem durchgeführt.
  • Personalakten sind digitalisiert in einer elektronischen Akte gebündelt, jedoch funktionsbedingt stellenweise um Papierformate erweitert.
  • Zur Zeiterfassung nutzen die Mitarbeiter ein rudimentäres Tool oder eine individuelle Zeiterfassung per Excel. Trackingmöglichkeiten und komplexe Zeiterfassung und/oder Terminals gibt es nicht.
  • Das Organisationsmanagement wird im Intranet oder über eine eigenentwickelte Lösung abgebildet – deren Kosten wurden nicht mit einkalkuliert (keine Lizenzkosten).
  • Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte existieren nahezu nicht. Für Änderungen an Stammdaten oder zur Beantragung einer Stelle wird bspw. der zuständige Ansprechpartner in der Personalabteilung manuell kontaktiert.
  • Die Entgeltabrechnung ist dafür sehr komplex, da sowohl betriebliche Altersvorsorge als auch Pensionäre mitabgedeckt werden, sowie verschiedene Tarifvertragsregelungen und Sonderzahlungen beachtet werden müssen.
  • Das Recruitingsystem besitzt ebenso bereits einen höheren Reifegrad, da vor allem aufgrund der vielen Ausbildungsstellen eine enorme Anzahl an Bewerbungen bewältigt, verwaltet und bearbeitet werden muss.
  • Ein System zur Verwaltung der Weiterbildung befindet sich im Einsatz, auch eLearnings können genutzt werden. Das System ist jedoch veraltet und entspricht nicht den gängigen Marktstandards und Möglichkeiten eines LMS, die Funktionalitäten sind mit modernen Systemen keineswegs vergleichbar.
  • Im Bereich Talentmanagement und Nachfolgeplanung gibt es keine systembasierte Lösung.

Insgesamt werden aktuell für verschiedene Prozesse verschiedene Systeme genutzt, was oftmals zu wenig benutzerfreundlichen Arbeitsvorgängen und prozessualen Unterbrechungen führt.

Insgesamt lässt sich über genanntes Unternehmen sagen, dass der Reifegrad, was die Digitalisierung von HR-Prozessen anbelangt noch vergleichsweise gering ist.

Dabei liegen die HR-IT-Kosten pro Mitarbeiter pro Monat bei aktuell 13 €.

Damit befindet sich das Unternehmen noch weit unter dem Durchschnittswert (29 €) der monatlichen HR-IT-Kosten pro Mitarbeiter, hat aber auch noch sehr großes Entwicklungspotential, was die Vereinfachung und Standardisierung von HR-Prozessen betrifft.

Das soeben dargestellte Beispiel verdeutlicht einmal mehr, dass bei den erhobenen Daten zu beachten ist, dass die Branche und die jeweiligen Produktkategorien, sowie der Digitalisierungsgrad und Umfang der im Einsatz befindlichen HR-Software-Module sich massiv unterscheiden und daher derzeit kaum vergleichbar sind.

Transparent dargestellte HR-IT-Kosten erhalten eine immer höhere Relevanz

Aus diesem Grund ergibt sich für uns von CLEVIS eine sehr hohe Relevanz, unseren Kunden sowie interessierten Unternehmen einen aussagekräftigen, reliablen Benchmarking-Vergleich hinsichtlich der HR-IT-Kosten zur Verfügung zu stellen, in welchem Unterschiede zwischen Unternehmensgröße, Kundengröße, Branchen und weiteren Faktoren ersichtlich werden. Beispielsweise möchten wir dabei bei der Beantwortung folgender Fragen unterstützen:

  • Mit welchen Lizenzausgaben und Implementierungskosten muss ich rechnen, wenn ich ein HR-System, beispielsweise für das Weiterbildungsmanagement, einführe? Die aufgerufenen Marktpreise variieren natürlich auch zwischen den einzelnen Modulen stark, weshalb es für uns von großer Bedeutung ist, auch die Unterschiede zwischen einzelnen Modulen aufzuzeigen, sowie ein Benchmarking für die spezifischen Module zu ermöglichen.
  • Wo liegen wir mit den Ausgaben für HR-Software im Branchen- / Größenvergleich zu anderen Unternehmen? Unterschiedliche Branchen- und Unternehmensgrößen erfordern unterschiedliche Systeme. Aufgrund dessen ist es unerlässlich ein Benchmarking hinsichtlich der Unternehmensbranche und -größe durchzuführen, um eine reliablere und zugleich validere Einschätzung für Unternehmen verschiedener Branchen und Größen zu ermöglichen – denn natürlich hat ein Pharmakonzern andere Anforderungen an eine HR-Softwarelösung als ein mittelständisches, familiär geführtes Handelsunternehmen.
  • Besteht Optimierungsbedarf in Bezug auf verschiedene HR-Prozesse? Welche Prozesse können noch besser digitalisiert werden? Auch heute erleben wir noch in vielen Unternehmen, dass beispielsweise Teilnehmerlisten für Präsenztrainings ausgedruckt, von den einzelnen Teilnehmern unterschrieben und im Nachgang wieder eingescannt werden. Ein solcher Prozess lässt sich heute im Grund mit Hilfe einer digitalen Signatur auch leicht komplett elektronisch abbilden. Dies stellt nur ein Beispiel dar – denn in den meisten Unternehmen existieren heutzutage noch (zu) viele Prozesse, welche auf viel effizienteren, digitalen Wege ausgeführt werden können – welche das sind, möchten wir mit unserer Umfrage aufzeigen.

Bringen Sie mit uns Licht ins Dunkel!

Nehmen Sie an unserer kurzen und anonymen Umfrage zum Thema HR-IT-Kosten in Ihrem Unternehmen teil!

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Profitieren Sie von den Ergebnissen:

Nach Abschluss der Umfrage bekommen alle Teilnehmer die Ergebnisse und Benchmarks zur Verfügung gestellt.

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich:

Ihre Ansprechpartnerin:
Elena Dingfelder

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