Kosten HR Software – Wie teuer ist eine HR Software wirklich?

Der inflationäre Anstieg der Digitalisierung macht auch vor HR-Prozessen nicht Halt. Es gibt mittlerweile eine große Bandbreite an HR-Software, so dass es oftmals schwerfällt, sich als Unternehmen in der Softwahlauswahl für „die eine“ Software zu entscheiden. Dabei unterschieden sich die einzelnen Anbieter nicht nur in ihrer Anwendung, sondern vor allem auch hinsichtlich der Kosten der HR Software, welche durch den Kauf, die Implementierung und die Nutzung (laufende Lizenzgebühren) entstehen. Bekannt ist zwar, dass diese Kosten von Unternehmen zu Unternehmen variieren, bekannt ist aber nicht wie stark und von welchen Faktoren diese Variationen abhängig sind. Ein Benchmarking-Vergleich, welchen viele Unternehmen im Rahmen einer Softwareanbieter-Auswahl gerne durchführen würden, um grobe Abschätzungen zu treffen, mit welchem Kostenrahmen man circa rechnen muss, ist somit ohne erfahrene Beratung kaum möglich. Deshalb haben wir von CLEVIS – mit über 11 Jahren Markterfahrung – es uns zur Aufgabe gemacht, eine höhere Transparenz über HR Software Kosten zu schaffen.

Der D/A/CH HR Software Markt und Kostenunterschiede zwischen den Anbietern

Im D/A/CH-Markt gibt es eine Vielzahl an HR Softwareanbietern. Nicht nur deutsche, alteingesessene Anbieter und junge Start-ups sondern auch immer mehr ausländische Spezialisten drängen auf den Markt. Grundsätzlich kann man diese anhand von ein paar Kernfragen erstmal wie folgt unterteilen:

Sie unterscheiden sich im ersten Schritt darin, welche verschiedenen HR Prozesse sie abdecken (Module) und welche Kundengröße sie bespielen. Eine fachliche Ausrichtung lässt sich in zwei grobe Richtungen einteilen: administrativ orientierte HR Software Anbieter oder Talent Management orientiere Anbieter. Ersteres hat ihren Ursprung in den Themen Zeitwirtschaft, Abrechnungen, Dokumentenmanagement und administratives Recruiting. Zweiteres konzentriert sich auf die Entwicklungsthemen wie Lernmanagement und Weiterbildung, Performance Management und Führung, Nachfolgeplanung sowie Recruiting und Onboarding.

Eine vollständige Listung aller bestehender HR Softwareanbieter ist nur bedingt möglich, da sich nicht nur die angebotenen Module und Ausrichtungen der Anbieter häufig ändern, sondern auch zahlreiche neue Anbieter und Third Party Lösungen ständig auf den Markt drängen.

In folgendem Überblick wollen wir dennoch die für den D/A/CH Markt eher üblichen Anbieter listen und eine grobe Einordnung geben. Für eine Überprüfung der genauen Passung zwichen HR Softwareanbieter und Unternehmen bedarf es jedoch eine detaillierte Analyse.

HR Software Kosten: nur grobe Voreinschätzung möglich

Die Kosten am HR Software Markt schwanken beträchtlich. In den letzten Jahren gab es immer wieder mal kurzfristige Preiserhöhungen aber auch Preissenkungen durch stärkeren Wettbewerb. Markterfahrungen zeigen, dass HR-IT Kosten je nach Reifegrad und Kundengröße, Internationalisierung, Branche und Mitarbeiterstruktur und gefragten zu digitalisierenden HR Prozessen stark schwanken. Es zeigen sich außerdem am Markt eher kostengünstige Anbieter mit einer Breite an Themen aber auch eher kostenintensivere Spezialisten mit einer Thementiefe.

Generell rechnen die meisten Anbieter die Kosten nach Anzahl der Mitarbeitenden (unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende später auch tatsächlich das System nutzen werden). Ganz grob im Durchschnitt kann der Preis zwischen 3 € – 30 € pro Mitarbeitenden pro Monat variieren.

Ein Beispielunternehmen

Ein in der oben dargestellten Tabelle genanntes Unternehmen aus dem Sektor des öffentlichen Dienstes hat derzeit ca. 2.000 Mitarbeiter. Verschiedene HR-IT-Systeme sind im Einsatz, wobei manche Bereiche noch sehr rudimentär ausgeprägt sind. Manche Personalverfahren kommen noch ohne jegliche HR-IT-Systemunterstützung aus.

• So wird beispielsweise aktuell das Mitarbeitergespräch und die Zielvereinbarungen über Excel durchgeführt und die Personalplanung und -Prognosen ebenfalls in Excel simuliert.
• Das HR Reporting / Controlling wird derzeit teilweise manuell, teilweise mit einem Reportingsystem durchgeführt.
• Personalakten sind digitalisiert in einer elektronischen Akte gebündelt, jedoch funktionsbedingt stellenweise um Papierformate erweitert.
• Zur Zeiterfassung nutzen die Mitarbeiter ein rudimentäres Tool oder eine individuelle Zeiterfassung per Excel. Trackingmöglichkeiten und komplexe Zeiterfassung und/oder Terminals gibt es nicht.
• Das Organisationsmanagement wird im Intranet oder über eine eigenentwickelte Lösung abgebildet – deren Kosten wurden nicht mit einkalkuliert (keine Lizenzkosten).
• Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte existieren nahezu nicht. Für Änderungen an Stammdaten oder zur Beantragung einer Stelle wird bspw. der zuständige Ansprechpartner in der Personalabteilung manuell kontaktiert.
• Die Entgeltabrechnung ist dafür sehr komplex, da sowohl betriebliche Altersvorsorge als auch Pensionäre mitabgedeckt werden, sowie verschiedene Tarifvertragsregelungen und Sonderzahlungen beachtet werden müssen.
• Das Recruitingsystem besitzt ebenso bereits einen höheren Reifegrad, da vor allem aufgrund der vielen Ausbildungsstellen eine enorme Anzahl an Bewerbungen bewältigt, verwaltet und bearbeitet werden muss.
• Ein System zur Verwaltung der Weiterbildung befindet sich im Einsatz, auch eLearnings können genutzt werden. Das System ist jedoch veraltet und entspricht nicht den gängigen Marktstandards und Möglichkeiten eines LMS, die Funktionalitäten sind mit modernen Systemen keineswegs vergleichbar.
• Im Bereich Talentmanagement und Nachfolgeplanung gibt es keine systembasierte Lösung.

Insgesamt werden aktuell für verschiedene Prozesse verschiedene Systeme genutzt, was oftmals zu wenig benutzerfreundlichen Arbeitsvorgängen und prozessualen Unterbrechungen führt.

Insgesamt lässt sich über genanntes Unternehmen sagen, dass der Reifegrad, was die Digitalisierung von HR-Prozessen anbelangt noch vergleichsweise gering ist.

Dabei liegen die HR-IT-Kosten pro Mitarbeiter pro Monat bei aktuell 13 €.

Damit befindet sich das Unternehmen noch weit unter dem Durchschnittswert (29 €) der monatlichen HR-IT-Kosten pro Mitarbeiter, hat aber auch noch sehr großes Entwicklungspotential, was die Vereinfachung und Standardisierung von HR-Prozessen betrifft.

Das soeben dargestellte Beispiel verdeutlicht einmal mehr, dass bei den erhobenen Daten zu beachten ist, dass die Branche und die jeweiligen Produktkategorien, sowie der Digitalisierungsgrad und Umfang der im Einsatz befindlichen HR-Software-Module sich massiv unterscheiden und daher derzeit kaum vergleichbar sind.

Transparent dargestellte HR-IT-Kosten erhalten eine immer höhere Relevanz

Aus diesem Grund ergibt sich für uns von CLEVIS eine sehr hohe Relevanz, unseren Kunden einen aussagekräftigen, individuell zugeschnittenen Benchmarking-Vergleich hinsichtlich der HR Software Kosten zur ermitteln.

Beispielsweise können wir Sie bei der Beantwortung folgender Fragen unterstützen:

• Mit welchen Lizenzausgaben und Implementierungskosten muss ich rechnen, wenn ich ein HR-System einführe? Die aufgerufenen Marktpreise variieren natürlich auch zwischen den einzelnen Modulen stark, weshalb es für uns von großer Bedeutung ist, auch die Unterschiede zwischen einzelnen Modulen aufzuzeigen, sowie ein Benchmarking für die spezifischen Module zu ermöglichen.
• Wo liegen wir mit den Ausgaben für HR-Software im Branchen- / Größenvergleich zu anderen Unternehmen? Unterschiedliche Branchen- und Unternehmensgrößen erfordern unterschiedliche Systeme. Aufgrund dessen ist es unerlässlich ein Benchmarking hinsichtlich der Unternehmensbranche und -größe durchzuführen, um eine reliablere und zugleich validere Einschätzung für Unternehmen verschiedener Branchen und Größen zu ermöglichen – denn natürlich hat ein Pharmakonzern andere Anforderungen an eine HR-Softwarelösung als ein mittelständisches, familiär geführtes Handelsunternehmen.
• Besteht Optimierungsbedarf in Bezug auf verschiedene HR-Prozesse? Welche Prozesse können noch besser digitalisiert werden? Auch heute erleben wir noch in vielen Unternehmen, dass beispielsweise Teilnehmerlisten für Präsenztrainings ausgedruckt, von den einzelnen Teilnehmern unterschrieben und im Nachgang wieder eingescannt werden. Ein solcher Prozess lässt sich heute im Grund mit Hilfe einer digitalen Signatur auch leicht komplett elektronisch abbilden. Dies stellt nur ein Beispiel dar – denn in den meisten Unternehmen existieren heutzutage noch (zu) viele Prozesse, welche auf viel effizienteren, digitalen Wege ausgeführt werden können – welche das sind, möchten wir mit unserer Umfrage aufzeigen.