Effizienz und Produktivität sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine Zeitwirtschaft Software unterstützt Betriebe dabei, Mitarbeitende möglichst effizient und effektiv einsetzen zu können. Zudem machen New Work Konzepte, flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice eine Digitalisierung der Zeitwirtschaft unabdingbar. Lesen Sie in diesem Beitrag, was eine Zeitwirtschaft Software leisten kann und wie Sie das passende Zeitwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen finden.
Definition: Was versteht man unter Zeitwirtschaft?
Im Human Ressource Management versteht man unter Zeitwirtschaft alle Maßnahmen, die eingesetzt werden, um die Zeitdaten der Belegschaft eines Unternehmens zu erfassen, zu bewerten und zu verwalten. Dazu zählen neben der Arbeitszeit auch Abwesenheiten und Fehlzeiten.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Methoden der Zeitwirtschaft:
- Positive Zeitwirtschaft
Erfasst alle Daten rund um die Arbeitszeit und verarbeitet sie. - Negative Zeitwirtschaft
Dabei werden ausschließlich Abweichungen vom Soll-Plan verarbeitet.
Zeitwirtschaft Software: Funktionen und Ziele
Eine Zeitwirtschaft Software unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten. Mit ihrer Nutzung kommen Arbeitgeber:innen nicht nur ihren gesetzlichen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung nach. Eine Zeitwirtschaft Software automatisiert zeitwirtschaftliche Prozesse, sorgt für mehr Transparenz in der gesamten Organisation und integriert Mitarbeitende in die Zeitwirtschaft.
Funktionen von Zeitwirtschaft Software
Eine moderne Zeitwirtschaft Software bietet zahlreiche nützliche Funktionen, die viele Arbeitsprozesse im Unternehmen, insbesondere in der Personalabteilung, erleichtern und optimieren. Eine Zeitwirtschaft Software kann
Diese Funktion ist unentbehrlich für Unternehmen, die beispielsweise für Abrechnungszwecke die Arbeitszeit präzise erfassen müssen.
Diese Option erleichtert die Planung und Überwachung von abteilungsübergreifenden Projekten und Aufgaben.
Das ist vor allem für Organisationen interessant, deren Mitarbeitende z. B. im Außendienst viel unterwegs sind. Die Beschäftigten können die Zeitwirtschaft Software auf ihren mobilen Endgeräten nutzen und ihre Arbeitszeiten von jedem Ort aus selbstständig erfassen und verwalten. Mit der direkten Teilnahme und Zugriff der Beschäftigten auf das Zeitwirtschaftssystem wird die Eigenverantwortung und die Motivation der Mitarbeitenden gefördert.
Immer mehr Unternehmen ermöglichen Mitarbeitenden, flexibel oder im Homeoffice zu arbeiten. Eine Zeitwirtschaft Software kann verschiedenen Arbeitszeitmodelle – Teilzeit, Schichtdienst oder auch hybrides Arbeiten –abbilden.
Überstunden sind Mehrarbeit, also Leistungen, die über die arbeitsvertragliche Vereinbarung hinausgehen. Sie korrekt zu erfassen und auszugleichen oder zu vergüten, ist für das Arbeitgeber-Mitarbeiterverhältnis enorm wichtig. Darüber hinaus bietet eine moderne Zeitwirtschaft Software auch Funktionen zur selbstständigen Urlaubsverwaltung durch die Mitarbeitenden. Das trägt zur Zufriedenheit der Beschäftigten bei und verringert den Verwaltungsaufwand.
Diese Funktion ermöglicht Unternehmen, Berichte zu generieren, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, z. B. wenn sie die Arbeitszeit eines Teams bewerten wollen.
Eine moderne Zeitwirtschaft Software übernimmt alle Aufgaben, die zum wirtschaftlichen Umgang mit Arbeitszeitdaten im Unternehmen gehören – vom Erfassen über das Speichern bis zum Verarbeiten.
Erfassen
- Arbeitszeiten betriebs-, tarif- und gesetzeskonform erfassen.
- Verschiedene Arbeitszeitmodelle, wie Teilzeit, Vollzeit, Schichtdienst integrieren.
- Projektzeiten, Auftragszeiten und Bearbeitungszeiten erfassen.
Speichern
- Zeit bewerten und automatisch in Lohnarten umzuwandeln, um Lohnabrechnung zu vereinfachen.
- Schichtzeiten automatisch erkennen.
- Erfasste Daten in Echtzeit synchronisieren.
Bearbeiten
- Transparenz bieten.
- Arbeitssalden übersichtlich darstellen.
- Soll- und Ist-Daten vergleichbar machen.
- Reports und Auswertungen bereitstellen.
- Integrierte Personalplanung ermöglichen.
- Optimierungspotenziale aufzeigen.
Ziele von Zeitwirtschaft Software
Mit Hilfe einer Zeitwirtschaft Software lassen sich Projekte realistisch planen und terminieren und Ressourcen und Mitarbeitende optimal – d. h. idealerweise ohne Über- und Unterbelastung – einsetzen. Eine Zeitwirtschaft Software zielt darauf ab, die Produktivität und Wirtschaftlichkeit im Betrieb zu erhöhen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Gleichzeitig lässt sich durch die Softwarelösung auch der administrative Aufwand, beispielsweise in der Personalabteilung, reduzieren.
Die Ziele im Überblick:
- Planungssicherheit geben
- Projekte realistisch terminieren
- Personalplanung optimieren
- Produktivität steigern
- Wirtschaftlichkeit erhöhen
- Administrativen Aufwand reduzieren
- Mitarbeiterzufriedenheit verbessern
Warum ist der Einsatz von Zeitwirtschaft Software für Unternehmen so effektiv?
Seit September 2022 ist die Einführung von elektronischen Arbeitszeiterfassungssystemen für viele Unternehmen vorgeschrieben, so ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts. Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitenden sind damit nach Ablauf einer Übergangsfrist dazu verpflichtet, Beginn und Ende und damit die gesamte Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden präzise zu erfassen. Diese Maßnahme soll in erster Linie dem Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden dienen. Dabei können Unternehmen in vielfältiger Weise von einer Zeitwirtschaft Software profitieren.
Mit einer digitalen Zeitwirtschaft lassen sich Arbeitszeiten und Arbeitsressourcen effektiv planen und verwalten. Anhand der Echtzeitdaten können Führungskräfte umgehend auf Veränderungen reagieren und die Arbeitsbelastung entsprechend anpassen. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer besseren Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
Zudem sind Zeitdaten die Grundlage für ein professionelles Zeitmanagement im Unternehmen. Sie werden benötigt, um betriebliche Prozesse sowie Arbeitsabläufe zu beschreiben und geben eine genaue Übersicht über die Ist-Zeiten von Verfahren und auszuführenden Tätigkeiten. Ohne eine Zeitwirtschaft ist eine präzise Planung, Steuerung, Kontrolle und letztlich Optimierung der Abläufe nicht möglich. Mithilfe der Analyse und Bewertung der erfassten Ist-Zeiten können Soll-Zeiten abgeleitet und als Standards festgelegt, Zeitaufwände für anstehende Projekte abgeschätzt, leistungsgerechte Entgelte berechnet und Produktionsprozesse und Personaleinsatz aufeinander abgestimmt werden.
Exakte Zeitdaten sind ebenso unentbehrlich für das Aufstellen von Kennzahlen und ein effektives Controlling. Sie können das Fällen von strategischen und operativen Unternehmensentscheidungen unterstützen.
Besonders Unternehmen, die New Work Konzepte umsetzen, sollten auf eine Zeitwirtschaft Software setzen. Sie kann vielfältige Arbeitszeitmodelle abbilden und ermöglicht es den Mitarbeitenden, Arbeitszeiten selbstständig und mobil zu erfassen und einzusehen. Die Software-Lösungen sind in der Regel einfach bedienbar und bieten viele Funktionen.
Eine Zeitwirtschaft Software kann auch dazu beitragen, die Zufriedenheit der Belegschaft zu erhöhen. Denn dank der präzisen Zeiterfassung können Mitarbeitende sicher sein, dass sie fair bezahlt werden und dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird.
Eine korrekte Zeiterfassung kann aber auch Arbeitgeber:innen helfen, Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern zu vermeiden, die unerlaubt Überstunden machen oder ihre Arbeitszeiten bzw. Pausenzeiten nicht einhalten.
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Vorteile durch den Einsatz von Zeitwirtschaft Software
Der Einsatz einer Zeitwirtschaft Software bringt Personalern und Mitarbeitenden deutliche Vorteile und erleichtert den Arbeitsalltag. Die Arbeitszeit korrekt zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten, ist im Interesse aller Beteiligten. Alle Beschäftigten erfassen ihre Arbeitszeit genau dort, wo sie anfällt. Jeder Datensatz steht Personalern und Führungskräften in Echtzeit zur Verfügung und die Zeitwirtschaft bewertet sie automatisch.
Vorteile für Personaler
- enorme Zeitersparnis durch die digitale Datenerfassung
- Automatisierung vieler Arbeitsschritte, wie automatische Schichterkennung
- Synchronisierung von Daten in Echtzeit
- Sicherheit dank lückenloser Erfassung
- Schneller Überblick
- Tiefgehende Berichte und Auswertungen
- Vereinfachte Lohn- und Gehaltsabrechnung durch HR-Schnittstellen
Vorteile für Mitarbeitenden
- Zeitersparnis im Gegensatz zu Excel-Erfassung
- Transparenz ermöglicht bessere Planung der Arbeitsstunden
- Gezielter Abbau von Überstunden planbar
- Jederzeit Überblick über Urlaubstage möglich
- mehr Eigenständigkeit durch Employee Self Service (ESS)
Beispiele für Zeitwirtschaft Software
Es gibt viele verschiedene Arten von Zeitwirtschaft Software auf dem Markt, von einfachen Lösungen bis hin zu komplexen Systemen mit vielen Funktionen. Die Wahl der passenden Software hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Grundsätzlich sollte die Zeitwirtschaft Software einfach zu bedienen sein und die benötigten Funktionen bieten, um die Produktivität und Effizienz zu steigern. Besonders eignen sich daher Web- oder Mobile-Business-Anwendungen.
Eine Zeitwirtschaft Software kann verschiedene Funktionen umfassen wie
- Projektzeiterfassung
- Arbeitszeitauswertung gemäß betrieblicher und tariflicher sowie gesetzlicher Vereinbarungen
- Automatische Datenübermittlung an Rechnungsanwendungen wie das Lohn- und Gehaltsmodul
- Fehlzeitenmanagement
- Urlaubsplanung
- Automatische Warnung bei Überstunden und Regelverstößen
Neben unterschiedlichen Funktionen gibt es auch verschiedene technische Lösungen für eine Zeitwirtschaft Software:
Cloud-basierte Zeitwirtschaft Software ermöglicht es Unternehmen, sich von jedem Ort aus einen Überblick über Arbeitszeiten zu verschaffen. Die Software ist benutzerfreundlich und benötigt keine zusätzliche Hardware oder Software-Installationen. Die Mitarbeitenden können sich einfach in die Software einloggen und ihre Arbeitszeiten erfassen oder einsehen.
Mit SaaS können Unternehmen eine Zeitwirtschaft Software als Cloud-basierten Service nutzen. Für die Nutzung der Software zahlen sie eine monatliche oder jährliche Gebühr. Eine SaaS-Lösung ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, auf Zeiterfassungssoftware zuzugreifen, ohne sich um Wartung, Upgrades oder Sicherheitsprobleme kümmern zu müssen.
Diese Art von Zeitwirtschaft Software erfordert eine einmalige Installation auf den Servern des Unternehmens. Die Software ist in die IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden. Die On-Premise-Lösung bietet weniger Flexibilität als Cloud-basierte oder SaaS-Lösungen, da sie nur von den Mitarbeitenden des Unternehmens genutzt werden kann, die physisch anwesend sind.
Für jede technische Lösung gibt es ein Für und Wider. SaaS-Lösungen sind oft günstiger und bieten einen schnellen Zugriff auf die Daten. Jedoch liegen die Daten beim Anbieter. On-Premise-Lösungen sind meistens teurer, bieten aber mehr Kontrolle und Sicherheit über die Daten, da sie auf dem eigenen Server installiert werden.
Die HR-Digitalisierungsexperten von CLEVIS Consult beraten Sie bei der Auswahl einer passenden Zeitwirtschaft Software für Ihr Unternehmen.
Zeitwirtschaftssysteme: Definition & Einsatzbereiche
Ein Zeitwirtschaftssystem kann die Effizienz und Wirtschaftlichkeit in mehreren Bereichen eines Unternehmens steigern: in der Personalabteilung, in der Produktion und im Projektmanagement. Die Zeitwirtschaft in einer Organisation verbindet meist mehrere Methoden.
Definition: Was bedeutet Zeitwirtschaftssystem?
Ein Zeitwirtschaftssystem unterstützt ein Unternehmen dabei, Anwesenheits- und Arbeitszeiten einfach zu planen, zu erfassen, zu kontrollieren und zu dokumentieren. Das entlastet das HR-Team und die Mitarbeitenden gleichermaßen und sorgt für mehr Transparenz, mehr Leistung und mehr Produktivität. Neben der Personalabteilung werden Zeitwirtschaftssysteme auch in der Produktion und in der Projektplanung eingesetzt.
Einsatzbereiche von Zeitwirtschaftssystemen im Unternehmen
In der Personalabteilung
Während man früher die klassische Stechuhr nutzte oder die Arbeitszeiten des Personals händisch vom Teamleiter erfassen ließ, sind es heute moderne Zeitwirtschaftssysteme, die in den meisten Unternehmen zum Einsatz kommen.
Ein Zeitwirtschaftssystem kann sämtliche arbeitsbezogenen Zeiten der Beschäftigten eines Unternehmens digital erfassen, verwalten und in Zeitkonten aufbereiten. Auf dieser Basis lassen sich wichtige Personalkennzahlen und Prognosen ohne großen Aufwand ermitteln, z. B. welche Zuschläge oder Mehrarbeiten am Monatsende ausbezahlt werden müssen. Es lassen sich aber auch Rückschlüsse auf die Auslastung des Personals und Personaleinsatzplanung ziehen. Das kann dazu führen, dass Unter- und Überstunden gezielt abgebaut werden oder für einen bestimmten Arbeitsbereich geändert werden.
In der Produktion
Für die Produktion hat die Zeitwirtschaft eine große Bedeutung. Sie unterstützt die Produktionsplanung und -steuerung. Mit Hilfe einer Zeitwirtschaft Software können verfügbare Kapazitäten besser ausgelastet und das Zeitmanagement verbessert werden. Das erleichtert Führungskräften und Mitarbeitenden, Prioritäten richtig einzuschätzen und in der Folge ein besseres Betriebsergebnis zu erzielen.
In der Produktion strukturiert die Zeitwirtschaft den Ablauf eines Auftrags vom Eingang bis zur Auslieferung des bestellten Produkts. Hauptaufgaben der Zeitwirtschaft sind die Kapazitätsplanung, der Kapazitätsabgleich und die Durchlaufterminierung. Um einzelne Arbeitsschritte bewerten zu können, ermittelt eine Zeitwirtschaft Software die Dauer einzelner Tätigkeiten und Vorgänge im Rahmen eines Arbeitsablaufs. So lassen sich Soll-Werte als Standards für bestimmte Tätigkeiten festlegen und Schwachstellen sowie Engpässe aufdecken. Die Zeitwirtschaft ist somit eine Voraussetzung für eine leistungsgerechte Entlohnung und für die Optimierung von Prozessen.
In Projekten
Auch in Projekten spielt die Zeitwirtschaft als Teilbereich des Zeitmanagements eine wichtige Rolle. Mithilfe von Zeitdaten lassen sich Projekte vom Start über Meilensteine bis zum Projektabschluss präzise planen und kalkulieren. Eine detaillierte Betrachtung und Abschätzung der notwendigen Zeitdaten für das eingesetzte Personal und die technischen Kapazitäten veranschaulichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektabschnitten und machen eine Priorisierung der Arbeiten möglich.
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Was sollte ein Unternehmen bei der Einführung einer Zeitwirtschaft Software beachten?
Unternehmen, die eine Zeitwirtschaft Software einführen möchten, sollten sich vorab mit der Thematik eingehend auseinandersetzen:
Klären Sie zunächst, was sie mit der Zeitwirtschaft Software erreichen wollen:
Was ist Ziel der Zeiterfassung?
Welche Auswertungen sollen erstellt werden?
Welche Zeitdaten werden für die Planung und Steuerung von Aufgaben und Projekten benötigt?
Sollen Zeitkonten geführt werden?
Legen Sie die technischen Rahmenbedingungen fest:
Soll das System stationär oder auch mobil einsetzbar sein?
Mit welchen Endgeräten sollen die Arbeitszeiten erfasst werden?
Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt?
Wie hoch darf die damit verbundene Investition sein?
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Auswahl des passenden Zeitwirtschaftssystems:
- Kann die Zeitwirtschaft Software mit anderen HR Tools interagieren?
Für viele Unternehmen ist es wichtig, dass die Arbeitszeiten automatisiert von der Abrechnungssoftware oder Programmen für die Projektplanung übernommen werden können. - Ist die Software-Lösung sicher?
Bietet sie z. B. die Möglichkeit, Daten zu verschlüsseln und Zugriffsrechte für verschiedene Benutzergruppen zu definieren? Arbeitszeiten zählen zu den persönlichen Daten der Mitarbeitenden und bedürfen eines besonderen Datenschutzes. - Inwieweit lässt sich die Zeitwirtschaft Software individualisieren?
Beispielsweise kann es sinnvoll sein, eine Software zu wählen, die spezielle Funktionen für mobile Zeiterfassung oder für die Verwaltung von Urlaubsanträgen bietet. - Wie bedienerfreundlich ist die Software-Lösung?
Eine intuitive Gestaltung und intelligente Benutzerführung erleichtert die Nutzung für die Mitarbeitenden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Softwareanbieter bei Fragen und Problemen schnell und kompetent unterstützt. Ist die Zeitwirtschaft Software auch außerhalb des Büros nutzbar.
Und nicht zu vergessen: Kündigen Sie die Umstellung der Zeiterfassung rechtzeitig an und kommunizieren Sie offen mit Ihren Mitarbeitenden.
Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware sorgt bei Beschäftigten für Überwachungsängste. Stellen Sie daher die damit verfolgten Unternehmensziele und ihre Vielfalt möglichst transparent dar.
Was ist eine Zeitwirtschaft Software?
Eine moderne Zeitwirtschaft Software übernimmt alle Aufgaben, die zum wirtschaftlichen Umgang mit Arbeitszeitdaten im Unternehmen gehören – vom Erfassen über das Speichern bis zum Verarbeiten.
Warum ist Zeitwirtschaft Software so wichtig?
Eine Zeitwirtschaft Software unterstützt Unternehmen dabei, Anwesenheits- und Arbeitszeiten einfach zu planen, zu erfassen, zu kontrollieren und zu dokumentieren. Das entlastet das HR-Team und die Mitarbeitenden gleichermaßen und sorgt für mehr Transparenz, mehr Leistung und mehr Produktivität.
Warum ist Zeitwirtschaft Software so effektiv?
Mit einer digitalen Zeitwirtschaft lassen sich Arbeitszeiten und Arbeitsressourcen effektiv planen sowie verwalten. Anhand der Echtzeitdaten können Führungskräfte umgehend auf Veränderungen reagieren und die Arbeitsbelastung entsprechend anpassen.
Was sind die Vorteile von Zeitwirtschaft Software?
Eine Zeitwirtschaft Software bieten allen Beteiligten Vorteile. Die HR-Abteilung spart durch die digitale Erfassung und Automatisierung vieler Arbeitsschritte Zeit und Ressourcen. Das erleichtert die Steuerung und Planung von Prozessen. Die Mitarbeitenden profitieren vor allem von mehr Transparenz und Eigenständigkeit.
Welche Zeitwirtschaft Software Anbieter gibt es?
Es gibt Anbieter von Zeitwirtschaft Software als cloud-basierte Lösungen, SaaS-Lösungen und On-Promise-Lösungen mit unterschiedlichen Funktionen. Für jede technische Lösung und jeden Funktionsumfang gibt es ein Für und Wider. Grundsätzlich gilt: Die Wahl der passenden Software hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab.
Eine Zeitwirtschaft Software ist heute keine Option mehr, sondern ein Muss, um Mitarbeitende möglichst effizient und effektiv einsetzen zu können und ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Die HR-Digitalisierungsexperten von CLEVIS Consult beraten Sie umfassend bei der Auswahl eines passenden Zeitwirtschaftssystems für Ihr Unternehmen.
Fazit: Zeitwirtschaft Software
Eine moderne Zeitwirtschaft Software mit den zahlreichen Funktionen zur Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden und Urlauben sowie zur Steigerung der Produktivität und Leistungsbewertung ist ein Muss für jedes moderne Unternehmen. Gleichzeitig kommt ein Betrieb damit auch seinen gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich einer präzisen elektronischen Zeiterfassung nach. Zeitdaten liefern dem Unternehmen wichtige Informationen als Planungs- und Entscheidungsgrundlage für eine Vielzahl an Prozessen. Die Anwendungsgebiete reichen von der Personalplanung, über die Prozessplanung und -steuerung bis hin zur Kapazitätsplanung. Die Zeitwirtschaft ist wichtig für Kalkulation von Preisen sowie Kosten und dient als Berechnungsgrundlage für die Löhne und Gehälter. Zeitdaten der Belegschaft mittels einer Zeitwirtschaft Software zu erfassen, zentral zu speichern, zu bewerten und zu verwalten, führt insgesamt zu mehr Produktivität und Wirtschaftlichkeit in jedem Unternehmen.
