Change Management – Basics für HR Digitalisierung

Wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei der Digitalisierung nicht auf der Strecke lassen

Große Veränderungen lösen meist nicht nur Freude aus. Auch die HR Digitalisierung führt oft zu Verunsicherung bei den End-Anwendern. Angst vor neuen Prozessen, Angst etwas falsch zu machen, Angst, dass man selbst irgendwann überflüssig wird, Angst vor der Tool-Handhabung und Angst vor der unmittelbaren Konfrontation mit digitalen Werkzeugen in Bereichen, in welchen man jahrelang auf dieselbe Art und Weise seine Arbeit erledigt hat. In folgendem Beitrag wollen wir aufzeigen, wie man als Projektleiter eines HR Digitalisierungsprojektes, aber auch als HR Verantwortlicher mit einem anstehenden Digitalisierungsprojekt, sicherstellt, dass die Mitarbeiter:innen am Ende einer Digitalinitiative nicht auf der Strecke bleiben. Hierfür erklären wir die Change Management Basics in der Digitalisierung.

Gerade Beschäftigte in Traditions- und Familienunternehmen, welche auf altbewährte Routinen setzen, sollten darauf Acht geben, die Veränderung sanft einzuleiten. Die menschliche Perspektive in einem HR-IT-Projekt ist nicht außer Acht zu lassen. Denn wenn die Endanwender die Software nicht korrekt und im Sinne des Zweckes nutzen, entstehen nicht nur hohe Kosten und „Schatten-Prozesse“ sondern das Potential einer digitalen HR kann nicht voll und ganz ausgeschöpft werden und verfehlt in weiten Teilen seinen Sinn. Ein gutes Change Management ist an dieser Stelle um so wichtiger.

Change Management Basic 1: Hart aber ehrlich – Fokus auf die Sinnhaftigkeit

Seien Sie ehrlich. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, warum die Digitalisierung benötigt wird. Und zwar knallhart aus Sicht des Unternehmens: „wenn wir nicht mit der Zeit gehen und digitaler und moderner werden, sind wir in 10 Jahren vielleicht nicht mehr auf dem Markt!“ Ehrlichkeit wird sich auszahlen. Auch Vorteile der neuen Lösung im Vergleich zu alten Prozessen sollten immer wieder im Training betont werden, wie beispielsweise: „Bisher arbeiten wir hier aufwändig mit verschiedenen Excel-Listen, die hin und her geschickt werden. Das hat uns doch alle genervt. Ab sofort können wir alle gleichzeitig mit filterbaren Ansichten in einer interaktiven Oberfläche arbeiten.“

Change Management Basic 2: Motivieren durch Ausblick

Wo vielleicht die Sorge herrscht, dass man „ersetzt wird“ durch die digitalen Tools am Arbeitsplatz, hilft ein gutes Argument: Wer Zeit in Routinen Aufgaben spart, hat später mehr Ressourcen, um seinen Bereich weiter zu entwickeln, Neues zu lernen, das eigene Aufgabenfeld zu erweitern und sich nicht mehr im täglichen operativen Geschäft zu verlieren. Machen Sie den Mitarbeiter:innen die Zeitersparnis richtig schmackhaft.

Change Management Basic 3: Lernen in Gesellschaft

Viele Menschen lernen lieber und besser, wenn sie in Gesellschaft sind. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht mit dem öden Schulungsmaterial alleine. Nähern Sie sich dem Thema gemeinsam in Workshops. Menschen motivieren sich am besten gegenseitig im Team und durch gemeinsame Erfolge. Stellen Sie kleine, lösbare Aufgaben, welche jedes Team lösen soll. Durch direktes Feedback und eine gute Atmosphäre, in welche Sie gemeinsam die neue digitale Welt entdecken, schaffen Sie eine gute Grundlage, damit die Teams die Angst gegenüber dem Neuen verlieren. Sollten Ihre Roll Outs größere Mengen an Endusern betreffen, bieten Sie Sprechstunden für Fragen an, ermöglichen Sie Peer-to-Peer Lernen durch Expertengruppen oder lassen Sie persönliche Videos von Kolleg:innen aufzeichen.
Auch virtuelle Austauschformate wie eine Teams Gruppe, können helfen, dass Fragen offen gestellt werden können und von jedem einsehbar sind. Am Ende der Schulungsphase können Sie daraus dann ein „FAQ“-Verzeichnis erstellen.

Change Management Basic 4: Ja, Übung macht den Meister!

Man kennt wohl das klassische Beispiel des Autofahrens: zu Beginn, fällt es einem schwer, an alles gleichzeitig zu denken und gelassen das Auto zu fahren. Später denkt man kaum mehr darüber nach und das Autofahren wird zu einem Automatismus. So wird sich auch das Nutzerverhalten ändern: je öfter Sie Ihre Mitarbeiter:innen zur Übung bringen, desto schneller machen Sie sich vertraut mit dem Umgang. Steigen Sie von Tag eins des Change Prozesses in das neue Tool ein, erklären Sie Prozesse direkt in der Anwendung, statt sie lange mit PowerPoint Präsentationen zu erklären, zeichnen Sie die Schulungen auf, damit die Nutzer:innen sich die Videos mehrmals ansehen können. Und gehen Sie in Workshops und Lernvideos immer in kleinen, gut „verdaubaren“ Portionen vor.

Sehr wichtig dazu ist eine passende Kultur des Scheiterns. Niemand erwartet von jedem, dass alles von Anfang an klappt. Jede Frage darf gestellt werden. Führungskräfte sollten dies auch so kommunizieren und vorleben.

Change Management Basic 5: Führungskraft wie immer als Vorbild

…Apropos vorleben: Wie so oft haben auch in solchen Projekten Führungskräfte und Teamleiter eine Vorbild Funktion. Wenn auch der Vorgesetzte weiterhin „Extrawürste“ erhält und „Schatten-Prozesse“ lebt, werden es ihm Viele gleichtun. Versucht er sich aktiv und mit Leichtigkeit und Neugierde von Anfang an in der neuen, digitalen Welt zu Recht zu finden, wird es auf das Team motivierend wirken.

Change Management Basic 6: Advisory Rolle

Projektleiter und -teammitgleider eines Digitalisierungsprojektes haben meist kaum Zeit für ausführliche Schulungen neben dem Einführungs-Prozess her. Somit stehen viele Teams dann erst am Ende eines Roll Outs vor den Fragen „Wie machen wir eigentlich dann mit den Endanwendernd?“ und „Wer macht die Schulungen?“. Verhindern Sie das, indem Sie zusätzliche Experten von Beginn an in das Projekt einbinden, welche dann auf Augenhöhe den Kolleg:innen frühestmöglich Wissen vermitteln können und später bei Fragen zur Seite stehen können, während Sie gleichzeitig das Projektteam entlasten.

Fazit: Safety first!

All diese Maßnahmen sollen dazu führen, dass den Mitarbeiter:innen ein Gefühl der Sicherheit geboten wird. Es sollte sich nach möglichst wenig Zwang und mehr nach spielerischem Entdecken anfühlen. Auch übliche Change Management Maßnahmen wie ein Kommunikationsplan und Schulungsmaterialien, gehören natürlich unterstützend für einen gelungenen Roll Out dazu.
Zudem lohnt es sich, die übertriebene Ernsthaftigkeit und Schwere des Themas hinter sich zu lassen und wie immer offen und ehrlich miteinander zu sprechen. Ihre Mitarbeiter haben bestimmt auch eigene Ideen, welche Schulungs-Maßnahmen besonders hilfreich wären. Und genauso seien Sie anderseits ehrlich, dass vielleicht noch nicht alles in der digitalen Lösung perfekt ist, aber an der stetigen Weiterentwicklung gearbeitet wird. Für alle ist das Thema neu, also sitzen auch alle am gleichen Tisch.

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