Change Management – Basics für HR Digitalisierung

Change Management: Digitalisierung im Unternehmen

Große Veränderungen lösen meist nicht nur Freude aus, sondern stoßen schnell auf Widerstand – so ist es auch mit der zunehmenden Digitalisierung. Die Gründe dafür sind vielfältig: Die Angst vor neuen Prozessen, die Angst etwas falsch zu machen, die Angst, dass man selbst irgendwann überflüssig wird oder die Angst vor der Handhabung neuer Tools. In folgendem Beitrag wollen wir aufzeigen, wie Sie sicherstellen, dass Digitalisierung und Change Management Hand in Hand gehen und Ihre Mitarbeiter dabei nicht auf der Strecke bleiben.

Digitalisierung und digitale Transformation: Was ist das überhaupt?

Die Digitalisierung beschreibt den digitalen Wandel von Gesellschaft, Wirtschaft und Co. Dabei handelt es sich um einen längerfristigen Prozess, bei dem analoge Technologien zunehmend durch digitale Technologien ersetzt werden. Von digitaler Transformation wiederum spricht man meist dann, wenn ein Unternehmen in bestimmten Bereichen oder zur Gänze auf digitale Technologien umsteigt.

Die Digitalisierung bzw. digitale Transformation verändert unser alltägliches sowie geschäftliches Leben von Grund auf: Andere Kommunikationsarten entstehen, Konsumenten entwickeln neue Bedürfnisse, innovative Technologien ersetzen analoge Arbeitsweisen, noch nie da gewesene Wege der Vermarktung eröffnen sich und vieles mehr. Diesen Wandel gilt es zu akzeptieren und für den Erfolg des eigenen Unternehmens zu nutzen!

Digitalisierung in Unternehmen: Wie kommt das Change Management ins Spiel?

Unternehmen müssen sich der digitalen Transformation annehmen, um im stetigen Wettbewerb nicht zurückzufallen. Dabei kann Digitalisierung in den unterschiedlichsten Bereichen stattfinden – z.B. in der Kommunikation, im Vertrieb, im Kundenservice oder im Bereich HR. Häufig werden derartige Veränderungsprozesse in Unternehmen auch als digitale Business Transformation bezeichnet. Damit diese Veränderungsprozesse schlussendlich von Erfolg gekrönt sind, braucht es ein gutes Change Management.

Das Ziel von Change Management, zu Deutsch Veränderungsmanagement, ist es, Veränderungen in einem Unternehmen erfolgreich zu planen und umzusetzen. Gutes Change Management ist wichtig, damit weitreichende Veränderungen von der Belegschaft akzeptiert und dauerhaft etabliert werden können.

Dabei ist es unabdingbar, dass die Mitarbeiter die bevorstehenden Veränderungen verstehen und keine Angst davor haben. Besonders wenn es um die digitale Transformation geht, ist es daher wichtig, innerhalb von Schulungen o.ä. neue Tools und Arbeitsprozesse zu erklären und schrittweise einzuführen. Wie erfolgreiches Change Management in Zeiten der Digitalisierung funktioniert, sehen wir uns im Folgenden genauer an.

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Change Management: Digitale Transformation gewusst wie

Bei Change-Management-Prozessen gilt stets: Lassen Sie die menschliche Perspektive nie außer Acht! Denn wenn sich Ihre Mitarbeiter gegen die Veränderungen sträuben und die neuen Technologien schlussendlich nicht sinngemäß verwenden, entstehen zum einen unnötig hohe Kosten und zum anderen kann das Potential des Digitalisierungsprozesses nicht ausgeschöpft werden. Ein durchdachtes Change-Management-Konzept ist daher für die digitale Transformation unerlässlich!

Dabei sind klassische Change-Management-Modelle wie etwa das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin, das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter oder das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger immer noch ein guter Ausgangspunkt. Allerdings sind sie mittlerweile etwas veraltet und müssen an die neuen Herausforderungen der Digitalisierung angepasst werden. Sehen wir uns also 5 wichtige Basics an, die Ihnen abseits dieser Modelle bei der digitalen Transformation helfen:

Change Management Basic 1: Hart aber ehrlich – Fokus auf die Sinnhaftigkeit

Seien Sie ehrlich. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, warum die Digitalisierung benötigt wird – und zwar knallhart aus der Sicht des Unternehmens. Zum Beispiel so: „Wenn wir nicht mit der Zeit gehen und digitaler und moderner werden, sind wir in 10 Jahren vielleicht nicht mehr auf dem Markt!“ Ihre Ehrlichkeit wird sich auszahlen.

Betonen Sie ebenfalls die Vorteile der neuen Lösungen im Vergleich zu alten Prozessen, wie beispielsweise: „Bisher arbeiten wir hier aufwändig mit verschiedenen Excel-Listen, die hin und her geschickt werden. Das hat uns doch alle genervt. Ab sofort können wir alle gleichzeitig mit filterbaren Ansichten in einer interaktiven Oberfläche arbeiten.“

Change Management Basic 2: Motivieren durch Ausblick

Wenn in der Belegschaft Sorgen oder Ängste aufkommen, dass man durch digitale Tools und Prozesse ersetzt wird, hilft guter Zuspruch und überzeugende Argumente, wie etwa: „Wer Zeit bei Routine-Aufgaben spart, hat später mehr Ressourcen, um seinen Bereich weiterzuentwickeln, Neues zu lernen, das eigene Aufgabenfeld zu erweitern und sich nicht mehr im täglichen operativen Geschäft zu verlieren.“

Change Management Basic 3: Lernen in Gesellschaft statt allein

Viele Menschen lernen lieber und besser, wenn sie in Gesellschaft sind. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schulungsmaterial alleine. Nähern Sie sich dem Thema gemeinsam in Workshops, denn Menschen motivieren sich am besten gegenseitig im Team und durch gemeinsame Erfolge.

Stellen Sie kleine, lösbare Aufgaben, welche jedes Team gemeinsam bearbeiten soll. Durch direktes Feedback und eine gute Atmosphäre, in welche Sie gemeinsam die neue digitale Welt entdecken, schaffen Sie eine gute Grundlage, damit die Teams die Angst gegenüber dem Neuen verlieren.

Überdies ist es immer lohnenswert, Sprechstunden für Fragen anzubieten, Peer-to-Peer Lernen durch Expertengruppen zu ermöglichen oder persönliche Videos von Kollegen aufzuzeichnen und als Schulungsmaterial zu verwenden. Auch virtuelle Austauschformate wie eine Micrsoft-Teams-Gruppe können helfen, dass Fragen offen gestellt werden und die gesamte Belegschaft erreichen. Am Ende der Schulungsphase können Sie daraus dann ein „FAQ“-Verzeichnis erstellen, das für jeden jederzeit einsehbar ist.

Change Management Basic 4: Übung macht den Meister

Man kennt wohl das klassische Beispiel des Autofahrens: Zu Beginn fällt es einem schwer, an alles gleichzeitig zu denken und gelassen Auto zu fahren. Später denkt man kaum mehr darüber nach und das Autofahren wird zu einem Automatismus.

So wird sich auch das Verhalten Ihrer Mitarbeiter ändern: Je öfter Sie sie neue Technologien ausprobieren lassen, desto schneller werden Sie damit vertraut. Sehr wichtig dazu ist eine passende Kultur des Scheiterns. Niemand erwartet, dass alles von Anfang an klappt. Jede Frage darf gestellt werden. Führungskräfte sollten dies auch so kommunizieren und vorleben.

Hier noch ein paar weitere Tipps für die Einführung neuer Tools in Ihrem Unternehmen:

  • Steigen Sie von Tag 1 des Change Prozesses in neue Tools ein.
  • Erklären Sie Prozesse direkt in der Anwendung, statt sie lange mit PowerPoint Präsentationen zu erklären.
  • Zeichnen Sie die Schulungen auf, damit sich die Teilnehmenden die Videos mehrmals und selbst zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ansehen können.
  • Gehen Sie in Workshops und Lernvideos immer in kleinen, gut „verdaubaren“ Portionen vor.

Change Management Basic 5: Die Führungskraft ist wie immer das Vorbild

Apropos vorleben: Wie so oft haben auch bei Digitalisierungsprojekten Führungskräfte und Teamleiter eine Vorbildfunktion. Versuchen diese, sich aktiv und mit Leichtigkeit und Neugierde von Anfang an in der neuen, digitalen Welt zurechtzufinden, wird das mit Sicherheit auf das Team motivierend wirken.

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Fazit: Change Management in Zeiten der Digitalisierung

All diese Maßnahmen sollen dazu führen, dass den Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit geboten wird. Im Idealfall fühlt sich der Digitalisierungs- und Change-Management-Prozess weniger nach Zwang und mehr nach spielerischem Entdecken an.

Lassen Sie die übertriebene Ernsthaftigkeit und Schwere des Themas hinter sich und versuchen Sie offen und ehrlich miteinander zu kommunizieren. Ihre Mitarbeiter haben bestimmt auch eigene Ideen, welche Veränderungen und Schulungs-Maßnahmen besonders hilfreich wären. Machen Sie Ihrer Belegschaft klar, dass dies für alle Beteiligten ein neuer Abschnitt ist und alle im gleichen Boot sitzen. Bleiben Sie zudem stets ehrlich, dass vielleicht noch nicht alles an der digitalen Lösung perfekt ist, aber an der stetigen Weiterentwicklung gearbeitet wird.