Change Management: Was ist das und wie funktioniert es?

Anlässe für betriebliche Veränderungen gibt es viele. Egal ob es um die Reorganisation einzelner Unternehmensteile, die Einführung neuer IT oder neue Karrieremodelle geht – die Wirksamkeit der Maßnahme steht und fällt mit der Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter. Wie man die Akzeptanz über ein gutes Change Management verbessern kann, erfahren Sie hier.

Change Management Definition: Was ist Change Management?

Change Management bzw. Veränderungsmanagement bezeichnet die Summe an Maßnahmen, Tätigkeiten und Aufgaben, die den geordneten und erfolgreichen Ablauf einer notwendigen Veränderung gewährleisten. Ziel eines Change-Management-Prozesses ist es immer, alle Beteiligten vom anstehenden Wandel in der Organisation zu überzeugen und ihr Verhalten dementsprechend dauerhaft zu verändern.

Wie diese Maßnahmen genau aussehen, ist sehr individuell, was zugleich auch die Schwierigkeit des Veränderungsmanagements darstellt.

Veränderungsmanagement vs. Organisationsentwicklung

Die Ursprünge des heutigen Change Managements liegen im Konzept der Organisationsentwicklung. Die sich immer schneller verändernde Umwelt verlangt jedoch nach effektiveren Veränderungsprozessen und so entwickelte sich das Veränderungsmanagement.

Organisationsentwicklung

  • Veränderung ist ein längerer Prozess, der in den Unternehmensalltag integriert wird.
  • Wirtschaftliche Ziele des Unternehmens sollen mit dem Wohlergehen und den Interessen der Mitarbeiter in Einklang gebracht werden.
  • Mitarbeiter sind maßgeblich an der Entwicklung der Veränderungsziele beteiligt.

Change Management

  • Veränderung ist ein zielgerichteter Prozess, der klar strukturiert und zeitlich begrenzt ist.
  • Veränderungsprozesse sollen effektiver und effizienter gestaltet werden.
  • Prozess ist top-down angelegt und wird häufig mithilfe externer Berater vollzogen.

Change Management: Bedeutung für Unternehmen

Sei es die zunehmende Globalisierung, der technische Fortschritt, der demographische Wandel o.Ä., Unternehmen unterliegen heutzutage ständiger Anpassungen. Denn allgemeine gesellschaftliche, politische und ökologische Veränderungen etc. wirken sich immer auch auf die einzelnen Unternehmen aus. So sehen sich diese früher oder später möglicherweise mit einer oder mehreren der folgenden Veränderungen konfrontiert:

  • Einführung neuer Produkte
  • Anpassungen des Geschäftsmodells
  • Einführung neuer Software- und IT-Lösungen
  • Digitalisierung von Arbeitsprozessen
  • Umstrukturierungen im Personal
  • Fusion mit anderen Unternehmen

Da von tiefgreifenden Veränderungen meist große Teile oder sogar die gesamte Belegschaft betroffen ist, geht damit immer ein gewisses Risiko einher. Denn nicht jeder reagiert gleich gut auf Veränderungen und oft wird zu spät gehandelt.

Mann ist skeptisch gegenüber Change ManagementStehen weitreichende Veränderungen an, können diese daher nicht einfach von einem Tag auf den anderen umgesetzt werden. Es ist notwendig, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, von den Veränderungen zu überzeugen und Arbeitsprozesse dementsprechend schrittweise anzupassen. Denn je mehr die MitarbeiterInnen das geplante Vorhaben akzeptieren und ihr Verhalten dementsprechend anpassen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Veränderung von Erfolg gekrönt ist.

Genau hier greift gutes Change Management ein. Es ist Kernbestandteil einer jeden erfolgreichen Veränderung und sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen und Veränderungen erfolgreich sind.

Change Management: Phasen, Maßnahmen und Methoden

Veränderungen lassen sich meistens nicht aufhalten – auf lang oder kurz sieht sich jedes Unternehmen dazu gezwungen, gewisse Prozesse und Strukturen innerhalb der Organisation zu verändern. Damit dieser Wandel gut verläuft, gilt es, einen ausgereiften Change-Management-Prozess zu erarbeiten.

Grob lässt sich der Change-Management-Prozess inkl. Maßnahmen und Methoden folgendermaßen untergliedern:

Phasen

  1. Status quo analysieren und Veränderungsbedarf feststellen
  1. Ziele und Abläufe definieren
  1. Veränderung kommunizieren und Akzeptanz schaffen
  1. Veränderungsprozesse begleiten und umsetzen
  1. Fortschritt und Zielerreichung überprüfen

Maßnahmen/Methoden

Konkurrenzanalyse, Selbstbewertung, Marktanalyse

Balanced Scorecard, OKR, SMART

Persönliche Kommunikation, Mitarbeiter mobilisieren, Konfliktmanagement

Projektmanagement, Workshops, Coaching

Mitarbeiterbefragungen, Bewertungskataloge, Interviews

Die genannten Phasen sind nur eine grobe erste Einteilung. Diese Etappen überlappen sich häufig und treten auch nicht immer linear auf. Vielmehr ist mit einem iterativen Auftreten zu rechnen. Je nach Unternehmen können außerdem noch weitere Zwischenschritte notwendig sein. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten bei den Change-Management-Modellen.

Change-Management-Prozess: 13 Tipps und Erfolgsfaktoren

Mit etwas Empathie und gutem Handwerk ist Veränderungsmanagement kein Hexenwerk. Was gibt es zu beachten? Welche Methoden und Verhaltensweise führen Sie sicher durch den Change? Wie kann ein erfolgreiches Change Management aussehen? Wir haben Ihnen hier einige Erfolgsfaktoren für Ihren Veränderungsprozess aufgelistet:

Tipp #1

Aufsetzen eines straffen Change-Konzepts
Setzen Sie einen konkreten Plan mit genügend Zwischenetappen auf und orientieren Sie sich daran, wenn es turbulent wird und das Unterfangen dazu neigt, vom Kurs abzudriften.

Tipp #2

Zeitmanagement
Auch wenn zeitliche Ressourcen knapp sind. Blocken Sie sich feste Zeiträume in der Woche.

Tipp #3

Regelmäßige Meetings
Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, um Statusabfragen durchzuführen und geschaffte Milestones zu feiern und beziehen Sie alle wesentlich Beteiligten mit ein. So wird zugleich informiert und motiviert.

Tipp #4

Change-Agents-Koalition aus Abteilungsvertretern
Formieren Sie ein fixes Team von Change Agents, die sich aus jeder der Abteilungen für die Aufgabe bewerben können. So bekommen Sie ein Team von Change Managern, die selbst vom Veränderungspotential überzeugt sind und diese Überzeugung in ihre Abteilungen tragen können und dort die Veränderungen anleiten und vermitteln.

Tipp #5

Kommunikation
Regelmäßige Kommunikation ist die halbe Miete. Verstärken Sie im Rahmen des Change Managements die Kommunikation mit den einzelnen Beteiligten und berücksichtigen Sie, dass die unterschiedlichen Stakeholdergruppen unterschiedlichen Informationsbedarf haben.

Tipp #6

Kontinuierliche Erfolgskontrolle
Messen Sie den Erfolg auch in Zwischenschritten wo es möglich ist und – besonders wichtig – holen Sie sich permanentes Feedback aus den Reihen der Mitarbeiter. Aufwandsschonend kann dies mit Befragungstools gesteuert werden.

Tipp #7

Akzeptanz messen
Alternativ zur aktiven Erfolgskontrolle aus Tipp #6 kann man auch aus dem Nutzerverhalten wertvolle Rückschlüsse ziehen (z. B. Downloadzahlen des Bewertungsbogens). Hierbei gilt es aber datenschutzrechtliche Aspekte zu prüfen und zu berücksichtigen.

Tipp #8

Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft fördern
Mitarbeiter müssen wissen, warum die Veränderung durchgeführt wird. Sinnhaftigkeit, Verständlichkeit und Handhabbarkeit stehen dabei im Vordergrund.

Tipp #9

Lernprozesse
Richten Sie aktive Schulungen, Trainings und Lernformate ein. Nur wer sich sicher im z.B. Umgang mit neuen Tools oder Prozessen führt wird sich die Veränderung öffnen.

Tipp #10

Heterogene (v.a. abteilungsübergreifende) Teams zusammenstellen
Bilden Sie Arbeitsgruppen aus möglichst diversen Mitarbeitern, die sich gemeinsam eine bestimmte Aufgabe vornehmen und selbstständig eine Lösung entwickeln.

Tipp #11

Freiraum geben
Geben Sie Entscheidungen ab. Autonomie führt zu Ownership. Das steigert die Identifikation und das Verantwortungsbewusstsein für das Vorhaben.

Tipp #12

Fehlerkultur
Etablieren Sie eine fehlertolerante Kultur. Sofern das Unternehmen Angst vor „katastrophalen” Konsequenzen haben sollte, kann man mit kleinen strukturierten Aufgaben starten. Hier wird ausprobiert, es werden Fehler gemacht und aus ihnen gelernt. Gerade in Veränderungsprozessen sind viele spontane Anläufe und schnelles Reagieren effizient.

Tipp #13

Beim Personal ansetzen
Wichtig ist, dass die Workforce mitzieht und motiviert ist, die Veränderungen nicht nur mitzumachen sondern auch mitzugestalten. Dafür muss ihnen versichert werden, dass auf sie vertraut wird, dass es absolut machbar ist und selbstverständlich, dass sich ihre Situation im Unternehmen dadurch nicht verschlechtert. Ansonsten ist eine gewisse Skepsis nicht zu vermeiden.

Change-Management-Modelle

Um Veränderungsprozesse besser zu strukturieren, können Sie auf eine Vielzahl unterschiedlicher Modelle zurückgreifen. Diese helfen dabei, den komplexen Change-Management-Prozess ein Stück weit zu vereinfachen und anhand konkreter Schritte und Phasen zu visualisieren.

Die drei Klassiker unter den Modellen sind…

  • … das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin.
  • … das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter.
  • … das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger.

Skizze Change Management Prozess

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das 3-Phasen-Modell gehört zu den grundlegendsten Modellen im Change Management. Ausgangspunkt dieses Modells ist die Annahme, dass es in einer Organisation zwei Kraftfelder gibt:

  • ein Kraftfeld, welches den Status Quo erhalten will
  • ein Kraftfeld, welches nach Veränderungen drängt

Damit Change-Projekte funktionieren können, muss laut Lewin ein Ungleichgewicht zu Gunsten der drängenden Kräfte entstehen. Erst dann wird es möglich, Veränderungen durchzuführen und zu etablieren. Er teilt den Veränderungsprozess in drei Phasen:

Phase 1: Auftauen (Unfreezing)

• alle Beteiligten über die anstehenden Prozesse informieren

• Wohin soll es gehen und warum?

Ziel: Veränderungsbewusstsein schaffen

Phase 2: Bewegen (Changing)

• Status Quo verlassen

• Veränderungen durchführen

• Verantwortungsübernahme, Training und Überwachen der Prozesse

Ziel: Mögliche Ängste gegenüber Veränderungen überwinden

Phase 3: Einfrieren (Refreezing)

neue Strukturen implementieren

• Eingewöhnung an die neue Situation

Ziel: Neuen Zustand stabilisieren und Rückfälle vermeiden

Am Ende des Prozesses steht laut Lewin eine Ruhepause. Diese ist notwendig, damit sich die Veränderungen voll entfalten können und zwischen den beiden Kraftfeldern wieder ein Gleichgewicht herrscht.

8-Stufen-Modell von John P. Kotter

Kotters Stufenmodell ist im Grunde eine Weiterentwicklung von Lewis 3-Phasen-Modell. Er unterteilt Change-Management-Prozesse in 8 Stufen:

  1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
  2. Führungs-Team gründen
  3. Vision entwickeln
  4. Vision kommunizieren
  5. Mitarbeiter bevollmächtigen
  6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen
  7. Erreichte Erfolge sichern und weitere Veränderungen antreiben
  8. Erreichte Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Charakteristisch für Kotters Modell ist eine Top-Down-Herangehensweise. Ein kompetentes Team an Führungskräften wird aufgebaut und trägt die Veränderungen von oben durch das gesamte Unternehmen. Nur wenn ein Unternehmen alle dieser acht Schritte durchläuft, war der Change-Management-Prozess laut Kotter erfolgreich.

5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger

Krügers Modell besteht aus fünf Phasen, wobei sich der gesamte Veränderungsprozess flexibel gestalten lässt. Das Modell sieht es vor, innerhalb der unterschiedlichen Phasen Anpassungen vorzunehmen – auch eventuelle Rückschritte sind möglich.

  1. Initialisierung: Wandlungsbedarf feststellen und Wandlungsträger aktivieren.
  2. Konzipierung: Wandlungsziele festlegen und Maßnahmenprogramme entwickeln.
  3. Mobilisierung: Wandlungskonzept kommunizieren sowie Wandlungsbereitschaft und Wandlungsfähigkeit schaffen.
  4. Umsetzung: Prioritäre Vorhaben und Folgeprojekte durchführen.
  5. Verstetigung: Wandlungsergebnisse verankern sowie Wandlungsbereitschaft und Wandlungsfähigkeit sichern.

Laut Krüger sollte die letzte Phase des Change-Management-Prozesses schon wieder auf die nächsten Veränderungsprozesse vorbereiten. So ist es jederzeit möglich, neue Veränderungen in die Wege zu leiten.

Probleme und Fehler im Change-Management-Prozess

Nicht immer verlaufen Veränderungsprozesse wie geplant. Daher ist es umso wichtiger, bereits im Vorfeld die Herausforderungen zu kennen, um später besser und schneller darauf zu reagieren. Dabei ergeben sich die größten Probleme aus einer fehlenden bzw. unzureichenden Kommunikation.

Tiefgreifende Veränderungen stoßen meist zumindest bei einem Teil der Belegschaft auf Widerstand. Dies liegt häufig daran, dass der Prozess zu radikal und unerwartet initiiert wird. Die Mitarbeiter sind skeptisch und unsicher gegenüber der bevorstehenden Umstrukturierung. Sie können das Ziel des Wandels nicht erkennen und haben Angst vor negativen Konsequenzen. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, von Beginn an eine offene Kommunikationskultur zu pflegen und mögliche Bedenken und Ängste aus dem Weg zu räumen.

Mehrere Mitarbeiter reichen sich die HandNeuere Modelle des Change Managements sehen sogar vor, die Belegschaft aktiv in Entscheidungsprozesse miteinzubinden. Dadurch werden die Mitarbeiter motiviert, dürfen selbst an den Veränderungen mitarbeiten und bekommen einen besseren Einblick in den Prozess.

Neben den Mitarbeitern kann es bei den geplanten Veränderungen auch in den Augen anderer Stakeholder an Sinnhaftigkeit mangeln. An dieser Herausforderung wird abermals klar, wie wichtig es ist, nicht nur bei der Managementebene des Unternehmens anzusetzen, sondern alle zu berücksichtigen, die die Veränderung betrifft.

Abgesehen davon sind die größten Probleme beim Veränderungsmanagement:

  • Veränderungsbedarf wird zu spät festgestellt.
  • Es stehen zu wenig Ressourcen (z. B. Zeit und Geld) zur Verfügung.
  • Es gibt keine kompetenten Change Agents.
  • Vorherige Change-Prozesse sind schlecht verlaufen.
  • Erfolgserlebnisse während dem Veränderungsprozess bleiben aus.
  • Arbeitsweisen müssen grundlegend verändert werden.
  • Arbeitsplätze gehen verloren.

Fazit: Mut zur Veränderung mit gutem Change Management

Steht bei Ihnen im Unternehmen eine Veränderung an? Sehen Sie Veränderungsbedarf und -potenzial, haben aber Bedenken, dass das Vorhaben negative Folgen nach sich zieht? Genau dafür ist Change Management da! Es hilft Ihnen, einen konkreten Plan aufzustellen, alle vom Wandel Betroffenen davon zu überzeugen und sicher durch den Prozess zu manövrieren.

Mit den folgenden Tipps stellen Sie sich, dass der Veränderungsprozess in Ihrem Unternehmen von Erfolg gekrönt ist:

  • Strukturieren und kommunizieren Sie den Veränderungsprozess und dessen Ziele klar und deutlich.
  • Stehen Sie zu 100 % hinter Ihrem Vorhaben.
  • Schaffen Sie einen transparenten Change-Prozess.
  • Setzen Sie kompetente Change Agents ein.
  • Überzeugen Sie die gesamte Belegschaft frühzeitig von der Notwendigkeit der Veränderung.
  • Vermeiden Sie Ängste und Unsicherheiten von Beginn an.

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