Change Management: So gelingt’s

Anlässe für betriebliche Veränderungen gibt es viele. Egal ob z. B. die Reorganisation einzelner Unternehmensteile, die Einführung neuer Prozesse oder IT, die Einführung neuer Karrieremodelle oder neue Abläufe zur betrieblichen Leitungserbringung – die Wirksamkeit der Maßnahme steht und fällt mit der Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter. Wie man die Akzeptanz über ein gutes Change Management verbessern kann, erfahren Sie hier.

Unternehmerische Bedeutung:

Hinter jeder Veränderung im Unternehmen steht ein Erwartungswert betreffend der Benefits, die mit dem Vorhaben realisiert werden sollen. Egal ob als weiche, qualitative Ziele oder hart entlang eines monetären Business Cases formuliert – die Eintrittswahrscheinlichkeit steigt mit der Akzeptanz des Vorhabens durch die betroffenen Mitarbeiter.

Gutes Change Management ist daher kein Selbstzweck, sondern Kernbestandteil jeder erfolgreichen Veränderung. Die Wahl der Mittel und Allokation von Ressourcen sollte dem Impact der geplanten Veränderung entsprechen.

Definition: Was ist Change Management?

Change Management oder zu dt. auch Veränderungsmanagement genannt, bezeichnet eine Summe von Maßnahmen, die den geordneten und erfolgreichen Ablauf einer notwendigen Veränderung gewährleisten. Wie diese Maßnahmen aussehen, ist zu einem hohen Maße variabel, was eben auch die Schwierigkeit im Change Management darstellt.

Ausgangspunkt & Ziele von Change Management

Der erste Schritt einer jeden Veränderung ist, den Status Quo zu analysierenVeränderungsbedarf und -potential zu entdecken und das Ziel zu definieren. Risiken und Chancen werden evaluiert und mit Zahlen und Fakten unterfüttert. Diese Arbeit sollte vom Management ausgehen und idealerweise auf Erfahrungen und Meinungen aus allen Ebenen gründen. Typische Phasen im Change Management Prozess sind folgende:

#1
Status Quo
#2
Veränderung ankündigen
#3
konkrete Maßnahmen setzen
#4
Schock / Ablehnung
#5
Überzeugungsarbeit
#6
rationale Akzeptanz
#7
Probieren, Fehler machen, lernen
#8
emotionale Akzeptanz
#9
Erkenntnis
#10
volle Integration

Die benannten Phasen sind eine grobe Aufzählung. Diese Etappen überlappen sich häufig und treten auch nicht immer linear auf. Vielmehr ist mit einem iterrativen auftreten zu rechnen.

Change-Management-Prozess: 13 Tipps zu Methoden und Anwendung

Mit etwas Empathie und gutem Handwerk ist Change Management kein Hexenwerk. Was gibt es zu beachten? Welche Methoden und Verhaltensweise führen Sie sicher durch den Change? Wie kann ein erfolgreiches Veränderungsmanagement aussehen? Nur selten stehen explizite Change Management Teams in Vollzeit zur Verfügung. Oft werden Change Aktivitäten neben dem Tagesgeschäft erledigt. Für diesen Fall haben wir in diesem Kapitel einige Tipps aufgelistet, die auch mit Boardmitteln umsetzbar sind.

Tipp #1 Aufsetzen eines straffen Change-Konzepts
Setzen Sie einen konkreten Plan mit genügend Zwischenetappen auf und orientieren Sie sich daran, wenn es turbulent wird und das Unterfangen dazu neigt, vom Kurs abzudriften.
Tipp #2 Zeitmanagement
Auch wenn zeitliche Ressourcen knapp sind. Blocken Sie sich feste Zeiträume in der Woche.
Tipp #3 Regelmäßige Meetings
Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, um Statusabfragen durchzuführen und geschaffte Milestones zu feiern und beziehen Sie alle wesentlich Beteiligten mit ein. So wird zugleich informiert und motiviert.
Tipp #4 Change-Agents-Koalition aus Abteilungsvertretern
Formieren Sie ein fixes Team von Change Agents, die sich aus jeder der Abteilungen für die Aufgabe bewerben können. So bekommen Sie ein Team von Change Managern, die selbst vom Veränderungspotential überzeugt sind und diese Überzeugung in ihre Abteilungen tragen können und dort die Veränderungen anleiten und vermitteln.
Tipp #5 Kommunikation
Regelmäßige Kommunikation ist die halbe Miete. Verstärken Sie im Rahmen des Change Managements die Kommunikation mit den einzelnen Beteiligten und berücksichtigen Sie, dass die unterschiedlichen Stakeholdergruppen unterschiedlichen Informationsbedarf haben.
Tipp #6 Kontinuierliche Erfolgskontrolle
Messen Sie den Erfolg auch in Zwischenschritten wo es möglich ist und – besonders wichtig – holen Sie sich permanentes Feedback aus den Reihen der Mitarbeiter. Aufwandsschonend kann dies mit Befragungstools gesteuert werden.
Tipp #7 Akzeptanz messen
Alternativ zur aktiven Erfolgskontrolle aus Tipp #6 kann man auch aus dem Nutzerverhalten wertvolle Rückschlüsse ziehen (z. B. Downloadzahlen des Bewertungsbogens). Hierbei gilt es aber datenschutzrechtliche Aspekte zu prüfen und zu berücksichtigen.
Tipp #8 Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft fördern
Mitarbeiter müssen wissen, warum die Veränderung durchgeführt wird. Sinnhaftigkeit, Verständlichkeit und Handhabbarkeit stehen dabei im Vordergrund.
Tipp #9 Lernprozesse
Richten Sie aktive Schulungen, Trainings und Lernformate ein. Nur wer sich sicher im z.B. Umgang mit neuen Tools oder Prozessen führt wird sich die Veränderung öffnen.
Tipp #10 Heterogene (v.a. abteilungsübergreifende) Teams zusammenstellen
Bilden Sie Arbeitsgruppen aus möglichst diversen Mitarbeitern, die sich gemeinsam eine bestimmte Aufgabe vornehmen und selbstständig eine Lösung entwickeln.
Tipp #11 Freiraum geben
Geben Sie Entscheidungen ab. Autonomie führt zu Ownership. Das steigert die Identifikation und das Verantwortungsbewusstsein für das Vorhaben.
Tipp #12 Fehlerkultur
Etablieren Sie eine fehlertolerante Kultur. Sofern das Unternehmen Angst vor „katastrophalen” Konsequenzen haben sollte, kann man mit kleinen strukturierten Aufgaben starten. Hier wird ausprobiert, es werden Fehler gemacht und aus ihnen gelernt. Gerade in Veränderungsprozessen sind viele spontane Anläufe und schnelles Reagieren effizient.
Tipp #13 Beim Personal ansetzen
Wichtig ist, dass die Workforce mitzieht und motiviert ist, die Veränderungen nicht nur mitzumachen sondern auch mitzugestalten. Dafür muss ihnen versichert werden, dass auf sie vertraut wird, dass es absolut machbar ist und selbstverständlich, dass sich ihre Situation im Unternehmen dadurch nicht verschlechtert. Ansonsten ist eine gewisse Skepsis nicht zu vermeiden.

Change-Management-Modelle

Um Veränderungsprozesse besser zu strukturieren, können Sie auf eine Vielzahl unterschiedlicher Modelle zurückgreifen. Diese helfen dabei, den komplexen Change-Management-Prozess ein Stück weit zu vereinfachen und anhand konkreter Schritte und Phasen zu visualisieren.

Die drei Klassiker unter den Modellen sind…

  • … das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin.
  • … das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter.
  • … das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das 3-Phasen-Modell gehört zu den grundlegendsten Modellen im Change Management. Ausgangspunkt dieses Modells ist die Annahme, dass es in einer Organisation zwei Kraftfelder gibt:

  • ein Kraftfeld, welches den Status Quo erhalten will
  • ein Kraftfeld, welches nach Veränderungen drängt

Damit Change-Projekte funktionieren können, muss laut Lewin ein Ungleichgewicht zu Gunsten der drängenden Kräfte entstehen. Erst dann wird es möglich, Veränderungen durchzuführen und zu etablieren. Er teilt den Veränderungsprozess in drei Phasen:

Phase 1: Auftauen (Unfreezing) Phase 2: Bewegen (Changing) Phase 3: Einfrieren (Refreezing)
• alle Beteiligten über die anstehenden Prozesse informieren

• Wohin soll es gehen und warum?

 

 

Ziel: Veränderungsbewusstsein schaffen

• Status Quo verlassen

• Veränderungen durchführen

• Verantwortungsübernahme, Training und Überwachen der Prozesse

 

Ziel: Mögliche Ängste gegenüber Veränderungen überwinden

• neue Strukturen implementieren

• Eingewöhnung an die neue Situation

 

 

Ziel: Neuen Zustand stabilisieren und Rückfälle vermeiden

Am Ende des Prozesses steht laut Lewin eine Ruhepause. Diese ist notwendig, damit sich die Veränderungen voll entfalten können und zwischen den beiden Kraftfeldern wieder ein Gleichgewicht herrscht.

8-Stufen-Modell von John P. Kotter

Kotters Stufenmodell ist im Grunde eine Weiterentwicklung von Lewis 3-Phasen-Modell. Er unterteilt Change-Management-Prozesse in 8 Stufen:

  1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
  2. Führungs-Team gründen
  3. Vision entwickeln
  4. Vision kommunizieren
  5. Mitarbeiter bevollmächtigen
  6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen
  7. Erreichte Erfolge sichern und weitere Veränderungen antreiben
  8. Erreichte Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Charakteristisch für Kotters Modell ist eine Top-Down-Herangehensweise. Ein kompetentes Team an Führungskräften wird aufgebaut und trägt die Veränderungen von oben durch das gesamte Unternehmen. Nur wenn ein Unternehmen alle dieser acht Schritte durchläuft, war der Change-Management-Prozess laut Kotter erfolgreich.

5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger

Krügers Modell besteht aus fünf Phasen, wobei sich der gesamte Veränderungsprozess flexibel gestalten lässt. Das Modell sieht es vor, innerhalb der unterschiedlichen Phasen Anpassungen vorzunehmen – auch eventuelle Rückschritte sind möglich.

  1. Initialisierung: Wandlungsbedarf feststellen und Wandlungsträger aktivieren.
  2. Konzipierung: Wandlungsziele festlegen und Maßnahmenprogramme entwickeln.
  3. Mobilisierung: Wandlungskonzept kommunizieren sowie Wandlungsbereitschaft und Wandlungsfähigkeit schaffen.
  4. Umsetzung: Prioritäre Vorhaben und Folgeprojekte durchführen.
  5. Verstetigung: Wandlungsergebnisse verankern sowie Wandlungsbereitschaft und Wandlungsfähigkeit sichern.

Laut Krüger sollte die letzte Phase des Change-Management-Prozesses schon wieder auf die nächsten Veränderungsprozesse vorbereiten. So ist es jederzeit möglich, neue Veränderungen in die Wege zu leiten.

Erfolgsfaktoren und Herausforderungen im Change Management

Nicht immer verlaufen Veränderungsprozesse wie geplant. Daher ist es umso wichtiger, bereits im Vorfeld die Herausforderungen zu kennen, um später besser und schneller darauf zu reagieren.

Ein gängiges Problem ist, dass zwar Lösungen gefunden werden, diese aber nur für einen Teil des Unternehmens sinnvoll sind. Gerade deshalb ist es wichtig, dass die Change-Agents aus unterschiedlichen Abteilungen stammen und zusammen ein Team bilden.

Tiefgreifende Veränderungen stoßen meist zumindest bei einem Teil der Belegschaft auf Widerstand. Dies liegt häufig daran, dass der Prozess zu radikal und unerwartet initiiert wird. Die Mitarbeiter sind skeptisch und unsicher gegenüber der bevorstehenden Umstrukturierung. Sie können das Ziel des Wandels nicht erkennen und haben Angst vor negativen Konsequenzen. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, von Beginn an eine offene Kommunikationskultur zu pflegen und mögliche Bedenken und Ängste aus dem Weg zu räumen.

Neuere Modelle des Change Managements sehen sogar vor, die Belegschaft aktiv in Entscheidungsprozesse miteinzubinden. Dadurch werden die Mitarbeiter motiviert, dürfen selbst an den Veränderungen mitarbeiten und bekommen einen besseren Einblick in den Prozess. Neben den Mitarbeitern kann es bei den geplanten Veränderungen auch in den Augen anderer Stakeholder an Sinnhaftigkeit mangeln. An dieser Herausforderung wird abermals klar, wie wichtig es ist, nicht nur bei der Managementebene des Unternehmens anzusetzen, sondern alle zu berücksichtigen, die die Veränderung betrifft.

Fazit: Mut zur Veränderung

Steht bei Ihnen im Unternehmen eine Veränderung an? Sehen Sie Veränderungsbedarf und -potential, haben aber Bedenken, dass das Vorhaben negative Folgen nach sich zieht? Genau dafür ist Change Management da! Es hilft Ihnen, einen konkreten Plan aufzustellen, alle vom Wandel Betroffenen davon zu überzeugen und sicher durch den Prozess zu manövrieren.

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Übersicht Inhalt:

Unternehmerische Bedeutung
Definition: Was ist Change Management?
Ausgangspunkt & Ziele von Change Management
Change-Management-Prozess: 13 Tipps zu Methoden und Anwendung
Change-Management-Modelle
Erfolgsfaktoren und Herausforderungen im Change Management
Fazit: Mut zur Veränderung
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