Change Management

In manchen Unternehmen gehen Veränderung und Wandel von allein vonstatten, in anderen werden sie systematisch geplant. Das Change Management ist dafür verantwortlich. Es konzeptualisiert und überwacht den strukturellen Wandel in Unternehmen und sorgt dafür, dass er geordnet und möglichst zielgerichtet abläuft. Wie das konkret aussehen kann, erfahren Sie hier.

Definition: Was ist Change Management?

Change Management, oder zu dt. auch Veränderungsmanagement genannt, bezeichnet eine Summe von Maßnahmen, die den geordneten und erfolgreichen Ablauf einer notwendigen Veränderung gewährleisten. Wie diese Maßnahmen aussehen, ist zu einem hohen Maße variabel, was eben auch die Schwierigkeit im Change Management darstellt.

Ausgangspunkt & Ziele von Change Management

Der erste Schritt einer jeden Veränderung ist, den Status Quo zu analysieren, Veränderungsbedarf und -potential zu entdecken und das Ziel zu definieren. Risiken und Chancen werden evaluiert und mit Zahlen und Fakten unterfüttert. Diese Arbeit sollte vom Management ausgehen und idealerweise auf Erfahrungen und Meinungen aus allen Ebenen gründen. Mit dieser generellen Stoßrichtung können dann folgende Etappen angegangen werden.

#1
Status Quo
#2
Veränderung ankündigen
#3
konkrete Maßnahmen setzen
#4
Schock / Ablehnung
#5
Überzeugungsarbeit
#6
rationale Akzeptanz
#7
Probieren, Fehler machen, lernen
#8
emotionale Akzeptanz
#9
Erkenntnis
#10
volle Integration

Hierbei handelt es sich nur um eine grobe Übersicht der Dinge, die im Veränderungsprozess auf einen zukommen können. Diese Etappen werden sich überlappen, es wird drunter und drüber gehen, aber wichtig ist trotz allem, dass immer der Überblick behalten werden muss. Es kann vielleicht von außen chaotisch wirken, aber durch genügend Kontrolle und Kommunikation setzt sich dieser Eindruck nicht im tatsächlichen Prozess fort.

Das Ziel wird in Zeiten der digitalen Transformation vielfach sein, die Digitalisierung im Unternehmen einziehen zu lassen. Notwendige Umwälzungen werden vorgenommen, um das Unternehmen auf die nächste Ebene zu heben und zukunftsfit zu machen.

13 Tipps zu Methoden und Anwendung

Werden wir doch etwas konkreter. Was gibt es zu beachten? Welche Methoden und Verhaltensweise führen Sie sicher durch den Change? Wie kann ein erfolgreiches Veränderungsmanagement aussehen? In diesem Kapitel haben wir einige Tipps aufgelistet, die Ihnen Anleitung sein sollen.

Tipp #1Aufsetzen eines straffen Change-Konzepts
Setzen Sie einen konkreten Plan mit genügend Zwischenetappen auf und orientieren Sie sich daran, wenn es turbulent wird und das Unterfangen dazu neigt, vom Kurs abzudriften.
Tipp #2Zeitliche Ressourcen freigeben
Setzen Sie genügend Ressourcen in Gang. Nehmen Sie sich etwa einen fixen Tag in der Woche vor, um sich um die anstehenden Aufgaben des Veränderungsprozesses zu kümmern.
Tipp #3Regelmäßige Meetings
Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, um Statusabfragen durchzuführen und geschaffte Milestones zu feiern und beziehen Sie alle wesentlich Beteiligten mit ein. So wird zugleich informiert und motiviert.
Tipp #4Change-Agents-Koalition aus Abteilungsvertretern
Formieren Sie ein fixes Team von Change Agents, die sich aus jeder der Abteilungen für die Aufgabe bewerben können. So bekommen Sie ein Team von Change Managern, die selbst vom Veränderungspotential überzeugt sind und diese Überzeugung in ihre Abteilungen tragen können und dort die Veränderungen anleiten und vermitteln.
Tipp #5Verstärkte, kluge Kommunikation
Verstärken Sie im Rahmen des Change Managements die Kommunikation mit den einzelnen Beteiligten und achten Sie darauf, dass jede Abteilung und jede Ebene unterschiedliche Informationen benötigt. Die HR hat dafür einen guten Einblick.
Tipp #6Kontinuierliche Erfolgskontrolle
Lassen Sie die Entwicklungen nicht aus den Augen. Will heißen: Messen Sie den Outcome wo es möglich ist und – besonders wichtig – holen Sie sich permanentes Feedback aus den Reihen der Mitarbeiter. Ein erster Veränderungsschritt, der dabei hilft, ist das Einsetzen von neuen Kommunikationstools und Befragungsmethoden.
Tipp #7Akzeptanz messen
Wie groß die Begeisterung für den Wandel unter den Beteiligten ist, kann sich an der Bereitschaft messen lassen, Feedback zu geben. (z.B. Downloadzahlen des Bewertungsbogens)
Tipp #8Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft fördern
Mitarbeiter müssen wissen, warum die Veränderung durchgeführt wird. Sinnhaftigkeit, Verständlichkeit und Handhabbarkeit sind dabei im Vordergrund. Die Aufgabe muss sinnvoll und machbar sein und auch so gesehen werden. Bei der Vermittlung dieser Dinge sind die Change Agents und die HR behilflich.
Tipp #9Lernprozesse
Richten Sie aktive Schulungen, Trainings und Lernformate ein, damit die Handhabbarkeit des Unterfangens gewährleistet wird. Veränderung schließt schließlich auch mit ein, dass Neues gelernt wird.
Tipp #10Heterogene (v.a. abteilungsübergreifende) Teams zusammenstellen
Bilden Sie Arbeitsgruppen aus möglichst diversen Mitarbeitern, die sich gemeinsam eine bestimmte Aufgabe vornehmen und selbstständig eine Lösung entwickeln. Aus der Diversität der Teilnehmenden entsteht eine positive Reibung, die Dinge off the beaten track
Tipp #11Freiraum geben
Geben Sie Entscheidungen ab. Sollte das Unternehmen in Richtung einer agilen Organisation umstrukturiert werden, wird das in Zukunft ohnehin nötig sein. Fangen Sie gleich damit an und geben Sie den Mitarbeitern den Raum, um aus routinierten Denkmustern ausbrechen zu können.
Tipp #12Fehlerkultur
Viel gehört und aus Gewohnheit selten umgesetzt: Etablieren Sie eine fehlertolerante Kultur, indem Sie Handlungsräume schaffen, wo Fehler keine katastrophalen Konsequenzen haben (kleiner strukturierte Aufgaben beispielsweise). Hier wird ausprobiert, es werden Fehler gemacht und aus ihnen gelernt. Gerade in Veränderungsprozessen sind viele spontane Anläufe und schnelles Reagieren effizient.
Tipp #13Beim Personal ansetzen
Wichtig ist, dass die Belegschaft mitzieht und motiviert ist, die Veränderungen nicht nur mitzumachen sondern mitzugestalten. Dafür muss ihnen versichert werden, dass auf sie vertraut wird, dass es absolut machbar ist und selbstverständlich, dass sich ihre Situation im Unternehmen dadurch nicht verschlechtert. Ansonsten ist eine gewisse Skepsis nicht zu vermeiden.

Verschiedene Phasenmodelle im Überblick

Um einen prozessualen Rohbau für das Change Management zu haben, kann man auf eine Vielzahl von unterschiedlichen Modellen zurückgreifen. Wir haben uns zwei davon herausgepickt, die wir Ihnen hier kurz erläutern möchten. Es handelt sich dabei um die 3 Phasen des Veränderungsprozesses nach Kurz Lewin und um das 8-Stufenmodell nach John Kotter. Sie werden sehen, dass sich diese beiden Theorien ähneln, aber vielleicht sagt Ihnen ja das eine doch mehr zu als das andere.

3 Phasen des Veränderungsprozesses (nach Kurt Lewin)

Phase 1: Auftauen

  • Alle Beteiligten informieren
  • Wohin soll es gehen und warum?
Phase 2: Ändern

  • Veränderungen durchführen
  • Etwaige Knoten lösen
Phase 3: Stabilisieren

  • Veränderungen im Tagesgeschäft etablieren
  • Nachhaltig zum Laufen bringen

Große Veränderungen können nach diesem Vorbild in 3 große Phasen geteilt werden, die sozusagen kleine Changes bilden. Diese können wiederum in diese Phasen unterteilt werden, um jeden einzelnen Schritt des Veränderungsmanagements geordnet ablaufen lassen zu können.

8-Stufenmodell nach John Kotter

Veränderungsklima schaffen
1.
Notwendigkeit feststellen
2.
Change Team gründen
3.
Initiativen gründen
Veränderung in Gang bringen
4.
Motivation fördern
5.
Hindernisse beseitigen
6.
Erste Erfolge feiern
Veränderung etablieren
7.
Nicht aufgeben
8.
Veränderungen verankern

Risiken und wie sie umgangen werden

Natürlich läuft nicht immer alles rund. Damit sich der Arbeitsablauf aber nicht vollkommen auf den Kopf stellt und man im Falle des Falles schnell reagieren kann, sollte man sich im Vorfeld möglicher Risiken bewusst sein.

Es kann beispielsweise passieren, dass zwar Lösungen gefunden werden, diese aber nur für einen Teil des Unternehmens sinnvoll sind. Bevor diese umgesetzt werden bzw. damit sie gar nicht erst aufkommen, ist empfehlenswert, eine Koalition mit Vertretern aus allen Abteilungen zu bilden. Außerdem können damit Problemstellungen aus verschiedenen Perspektiven betrachtet und ausgelotet werden.

Weiteres Szenario: Manche Beteiligten sind mit einer gewissen Maßnahme nicht einverstanden. Hierbei sollte die HR ins Spiel kommen und eine Vermittlerrolle einnehmen. In einem gemeinsamen Meeting werden alle Karten und Bedenken auf den Tisch gelegt und ausdiskutiert. Jene quasi kritikfreudigen Mitarbeiter können auch direkt mit ins Boot geholt werden, denn diese Perspektive hat offenbar bisher im Entscheidungsprozess noch gefehlt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass es sich um konstruktives Kritiküben handelt.

Dadurch, dass Mitarbeiter, die sich in gewisser Weise quer stellen, mit eingebunden werden, können diese auf eine andere Art und Weise motiviert werden. Ihnen muss Freiraum gegeben werden, um eigene Lösungsansätze vorbringen zu können. Doch zuvor muss unmotivierten Mitarbeitern gezeigt werden, was das Ziel und die Vorteile des Wandels sind, sodass sie eine intrinsische Motivation entwickeln können.

Neben den Mitarbeitern kann es auch in den Augen anderer Stakeholder beim Change Management an Sinnhaftigkeit mangeln. An diesem Risiko wird klar, dass man beim Veränderungsmanagement nicht nur an der Managementebene des Unternehmens ansetzen darf, sondern alle ins Team holen muss, die die Veränderung betrifft. Das kann auch Kunden, Partner und Investoren inkludieren, die man via Befragungen und kluge Kommunikationskanäle am Change Management teilhaben lassen kann.

Steht bei Ihnen im Unternehmen eine Veränderung an? Sehen Sie Veränderungsbedarf und -potential, haben aber Bedenken, dass das Unternehmen während des Prozesses schwere Kratzer hinnehmen wird müssen? Genau dafür ist Veränderungsmanagement da. Es hilft, einen konkreten Plan aufzustellen und alle vom Change Betroffenen davon zu überzeugen und sicher durch den Prozess zu manövrieren.

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