Change Management: Was ist das und wie funktioniert es?

Anlässe für betriebliche Veränderungen, gibt es viele. Egal, ob es um die Reorganisation einzelner Unternehmensteile, die Einführung neuer IT oder neue Karrieremodelle geht – die Wirksamkeit der Maßnahme steht und fällt mit der Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter. Wie man die Akzeptanz über ein gutes Change Management verbessern kann, erfahren Sie hier.

Change Management Definition: Was ist Change Management?

Change Management, bzw. Veränderungsmanagement, bezeichnet die Summe an Maßnahmen, Tätigkeiten und Aufgaben, die den geordneten und erfolgreichen Ablauf einer notwendigen Veränderung gewährleisten. Ziel eines Change-Management-Prozesses ist es immer, alle Beteiligten vom anstehenden Wandel in der Organisation zu überzeugen und ihr Verhalten dementsprechend dauerhaft zu verändern.

Wie diese Maßnahmen genau aussehen, ist sehr individuell, was zugleich auch die Schwierigkeit des Veränderungsmanagements darstellt.

Veränderungsmanagement vs. Organisationsentwicklung

Die Ursprünge des heutigen Change Managements liegen im Konzept der Organisationsentwicklung. Die sich immer schneller verändernde Umwelt verlangt jedoch nach effektiveren Veränderungsprozessen und so entwickelte sich das Veränderungsmanagement.

Change Management: Bedeutung für Unternehmen

Sei es die zunehmende Globalisierung, der technische Fortschritt, der demographische Wandel o.Ä., Unternehmen unterliegen heutzutage ständiger Anpassungen. Denn allgemeine gesellschaftliche, politische und ökologische Veränderungen etc., wirken sich immer auch auf die einzelnen Unternehmen aus. So sehen sich diese früher oder später möglicherweise mit einer oder mehreren der folgenden Veränderungen konfrontiert:

• Einführung neuer Produkte
• Anpassungen des Geschäftsmodells
• Einführung neuer Software- und IT-Lösungen
• Digitalisierung von Arbeitsprozessen
• Umstrukturierungen im Personal
• Fusion mit anderen Unternehmen

Da von tiefgreifenden Veränderungen meist große Teile oder sogar die gesamte Belegschaft betroffen ist, geht damit immer ein gewisses Risiko einher. Denn nicht jeder reagiert gleich gut auf Veränderungen und oft wird zu spät gehandelt.

Stehen weitreichende Veränderungen an, können diese daher nicht einfach von einem Tag auf den anderen umgesetzt werden. Es ist notwendig, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, von den Veränderungen zu überzeugen und Arbeitsprozesse dementsprechend schrittweise anzupassen. Denn je mehr die Mitarbeiter:innen das geplante Vorhaben akzeptieren und ihr Verhalten dementsprechend anpassen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Veränderung von Erfolg gekrönt ist.

Genau hier greift gutes Change Management ein. Es ist Kernbestandteil einer jeden erfolgreichen Veränderung und sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen und Veränderungen erfolgreich sind.

Change Management: Phasen, Maßnahmen und Methoden

Veränderungen lassen sich meistens nicht aufhalten – auf lang oder kurz sieht sich jedes Unternehmen dazu gezwungen, gewisse Prozesse und Strukturen innerhalb der Organisation zu verändern. Damit dieser Wandel gut verläuft, gilt es, einen ausgereiften Change-Management-Prozess zu erarbeiten.

Grob lässt sich der Change-Management-Prozess, inkl. Maßnahmen und Methoden, folgendermaßen untergliedern:

Die genannten Phasen sind nur eine grobe erste Einteilung. Diese Etappen überlappen sich häufig und treten auch nicht immer linear auf. Vielmehr ist mit einem iterativen Auftreten zu rechnen. Je nach Unternehmen können außerdem noch weitere Zwischenschritte notwendig sein. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten bei den Change-Management-Modellen.

Change-Management-Prozess: 13 Tipps und Erfolgsfaktoren

Mit etwas Empathie und gutem Handwerk ist Veränderungsmanagement kein Hexenwerk. Was gibt es zu beachten? Welche Methoden und Verhaltensweisen führen Sie sicher durch den Change? Wie kann ein erfolgreiches Change Management aussehen? Wir haben Ihnen hier einige Erfolgsfaktoren für Ihren Veränderungsprozess aufgelistet:

Change-Management-Modelle

Um Veränderungsprozesse besser zu strukturieren, können Sie auf eine Vielzahl unterschiedlicher Modelle zurückgreifen. Diese helfen dabei, den komplexen Change-Management-Prozess ein Stück weit zu vereinfachen und anhand konkreter Schritte und Phasen zu visualisieren.

Die drei Klassiker unter den Modellen sind…

• … das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin.
• … das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter.
• … das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das 3-Phasen-Modell gehört zu den grundlegendsten Modellen im Change Management. Ausgangspunkt dieses Modells ist die Annahme, dass es in einer Organisation zwei Kraftfelder gibt:

• ein Kraftfeld, welches den Status Quo erhalten will
• ein Kraftfeld, welches nach Veränderungen drängt

Damit Change-Projekte funktionieren können, muss laut Lewin ein Ungleichgewicht zu Gunsten der drängenden Kräfte entstehen. Erst dann wird es möglich, Veränderungen durchzuführen und zu etablieren. Er teilt den Veränderungsprozess in drei Phasen:

Am Ende des Prozesses steht laut Lewin eine Ruhepause. Diese ist notwendig, damit sich die Veränderungen voll entfalten können und zwischen den beiden Kraftfeldern wieder ein Gleichgewicht herrscht.

8-Stufen-Modell von John P. Kotter

Kotters Stufenmodell ist im Grunde eine Weiterentwicklung von Lewis 3-Phasen-Modell. Er unterteilt Change-Management-Prozesse in 8 Stufen:

1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
2. Führungs-Team gründen
3. Vision entwickeln
4. Vision kommunizieren
5. Mitarbeiter bevollmächtigen
6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen
7. Erreichte Erfolge sichern und weitere Veränderungen antreiben
8. Erreichte Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Charakteristisch für Kotters Modell ist eine Top-Down-Herangehensweise. Ein kompetentes Team an Führungskräften wird aufgebaut und trägt die Veränderungen von oben durch das gesamte Unternehmen. Nur wenn ein Unternehmen alle diese acht Schritte durchläuft, war der Change-Management-Prozess laut Kotter erfolgreich.

5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger

Krügers Modell besteht aus fünf Phasen, wobei sich der gesamte Veränderungsprozess flexibel gestalten lässt. Das Modell sieht es vor, innerhalb der unterschiedlichen Phasen Anpassungen vorzunehmen – auch eventuelle Rückschritte sind möglich.

1. Initialisierung: Wandlungsbedarf feststellen und Wandlungsträger aktivieren.
2. Konzipierung: Wandlungsziele festlegen und Maßnahmenprogramme entwickeln.
3. Mobilisierung: Wandlungskonzept kommunizieren sowie Wandlungsbereitschaft und Wandlungsfähigkeit schaffen.
4. Umsetzung: Prioritäre Vorhaben und Folgeprojekte durchführen.
5. Verstetigung: Wandlungsergebnisse verankern sowie Wandlungsbereitschaft und Wandlungsfähigkeit sichern.

Laut Krüger sollte die letzte Phase des Change-Management-Prozesses schon wieder auf die nächsten Veränderungsprozesse vorbereiten. So ist es jederzeit möglich, neue Veränderungen in die Wege zu leiten.

Probleme und Fehler im Change-Management-Prozess

Nicht immer verlaufen Veränderungsprozesse wie geplant. Daher ist es umso wichtiger, bereits im Vorfeld die Herausforderungen zu kennen, um später besser und schneller darauf zu reagieren. Dabei ergeben sich die größten Probleme aus einer fehlenden bzw. unzureichenden Kommunikation.

Tiefgreifende Veränderungen stoßen meist, zumindest bei einem Teil der Belegschaft auf Widerstand. Dies liegt häufig daran, dass der Prozess zu radikal und unerwartet initiiert wird. Die Mitarbeiter sind skeptisch und unsicher gegenüber der bevorstehenden Umstrukturierung. Sie können das Ziel des Wandels nicht erkennen und haben Angst vor negativen Konsequenzen. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, von Beginn an eine offene Kommunikationskultur zu pflegen und mögliche Bedenken und Ängste aus dem Weg zu räumen.

Neuere Modelle des Change Managements sehen sogar vor, die Belegschaft aktiv in Entscheidungsprozesse mit einzubinden. Dadurch werden die Mitarbeiter motiviert, dürfen selbst an den Veränderungen mitarbeiten und bekommen einen besseren Einblick in den Prozess.

Neben den Mitarbeitern kann es bei den geplanten Veränderungen auch in den Augen anderer Stakeholder an Sinnhaftigkeit mangeln. An dieser Herausforderung wird abermals klar, wie wichtig es ist, nicht nur bei der Managementebene des Unternehmens anzusetzen, sondern alle zu berücksichtigen, die die Veränderung betrifft.

Abgesehen davon sind die größten Probleme beim Veränderungsmanagement:

• Veränderungsbedarf wird zu spät festgestellt.
• Es stehen zu wenig Ressourcen (z. B. Zeit und Geld) zur Verfügung.
• Es gibt keine kompetenten Change Agents.
• Vorherige Change-Prozesse sind schlecht verlaufen.
• Erfolgserlebnisse während dem Veränderungsprozess bleiben aus.
• Arbeitsweisen müssen grundlegend verändert werden.
• Arbeitsplätze gehen verloren.

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