Change Management

Anlässe für betriebliche Veränderungen gibt es viele. Egal ob z.B. die Reorganisation einzelner Unternehmensteile, die Einführung neuer Prozesse oder IT, die Einführung neuer Karrieremodelle oder neue Abläufe zur betrieblichen Leitungserbringung – die Wirksamkeit der Maßnahme steht und fällt mit der Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter. Wie man die Akzeptanz über ein gutes Change Management verbessern kann, erfahren Sie hier.

Unternehmerische Bedeutung:

Hinter jeder Veränderung im Unternehmen steht ein Erwartungswert betreffend der Benefits, die mit dem Vorhaben realisiert werden sollen. Egal ob als weiche, qualitative Ziele oder hart entlang eines monetären Business Cases formuliert – die Eintrittswahrscheinlichkeit steigt mit der Akzeptanz des Vorhabens durch die betroffenen Mitarbeiter. Gutes Change Management ist daher kein Selbstzweck, sondern Kernbestandteil jeder erfolgreichen Veränderung. Die Wahl der Mittel und Allokation von Ressourcen sollte dem Impact der geplanten Veränderung entsprechen.

Definition: Was ist Change Management?

Change Management, oder zu dt. auch Veränderungsmanagement genannt, bezeichnet eine Summe von Maßnahmen, die den geordneten und erfolgreichen Ablauf einer notwendigen Veränderung gewährleisten. Wie diese Maßnahmen aussehen, ist zu einem hohen Maße variabel, was eben auch die Schwierigkeit im Change Management darstellt.

Ausgangspunkt & Ziele von Change Management

Der erste Schritt einer jeden Veränderung ist, den Status Quo zu analysieren, Veränderungsbedarf und -potential zu entdecken und das Ziel zu definieren. Risiken und Chancen werden evaluiert und mit Zahlen und Fakten unterfüttert. Diese Arbeit sollte vom Management ausgehen und idealerweise auf Erfahrungen und Meinungen aus allen Ebenen gründen. Typische Phasen im Change Management Prozess sind folgende:

#1
Status Quo
#2
Veränderung ankündigen
#3
konkrete Maßnahmen setzen
#4
Schock / Ablehnung
#5
Überzeugungsarbeit
#6
rationale Akzeptanz
#7
Probieren, Fehler machen, lernen
#8
emotionale Akzeptanz
#9
Erkenntnis
#10
volle Integration

Die benannten Phasen sind eine grobe Aufzählung. Diese Etappen überlappen sich häufig und treten auch nicht immer linear auf. Vielmehr ist mit einem iterrativen auftreten zu rechnen.

13 Tipps zu Methoden und Anwendung

Mit etwas Empathie und gutem Handwerk ist Change Management kein Hexenwerk. Was gibt es zu beachten? Welche Methoden und Verhaltensweise führen Sie sicher durch den Change? Wie kann ein erfolgreiches Veränderungsmanagement aussehen? Nur selten stehen explizite Change Management Teams in Vollzeit zur Verfügung. Oft werden Change Aktivitäten neben dem Tagesgeschäft erledigt. Für diesen Fall haben wir in diesem Kapitel einige Tipps aufgelistet, die auch mit Boardmitteln umsetzbar sind.

Tipp #1Aufsetzen eines straffen Change-Konzepts
Setzen Sie einen konkreten Plan mit genügend Zwischenetappen auf und orientieren Sie sich daran, wenn es turbulent wird und das Unterfangen dazu neigt, vom Kurs abzudriften.
Tipp #2Zeitmanagement
Auch wenn zeitliche Ressourcen knapp sind. Blocken Sie sich feste Zeiträume in der Woche.
Tipp #3Regelmäßige Meetings
Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, um Statusabfragen durchzuführen und geschaffte Milestones zu feiern und beziehen Sie alle wesentlich Beteiligten mit ein. So wird zugleich informiert und motiviert.
Tipp #4Change-Agents-Koalition aus Abteilungsvertretern
Formieren Sie ein fixes Team von Change Agents, die sich aus jeder der Abteilungen für die Aufgabe bewerben können. So bekommen Sie ein Team von Change Managern, die selbst vom Veränderungspotential überzeugt sind und diese Überzeugung in ihre Abteilungen tragen können und dort die Veränderungen anleiten und vermitteln.
Tipp #5Kommunikation
Regelemäßige Kommunikation ist die halbe Miete. Verstärken Sie im Rahmen des Change Managements die Kommunikation mit den einzelnen Beteiligten und berücksichtigen Sie, dass die unterschiedlichen Stakeholdergruppen unterschiedliche Informationsbedarfe haben.
Tipp #6Kontinuierliche Erfolgskontrolle
Messen Sie den Erfolg auch in Zwischenschritten wo es möglich ist und – besonders wichtig – holen Sie sich permanentes Feedback aus den Reihen der Mitarbeiter. Aufwandsschonend kann dies mit Befragungstools gesteuert werden.
Tipp #7Akzeptanz messen
Alternativ zur aktiven Erfolgsktrolle aus Tipp #6  kann man auch aus dem Nutzerverhalten wertvolle Rückschlüsse ziehen (z.B. Downloadzahlen des Bewertungsbogens). Hierbei gilt es aber datenschutzrechtliche Aspekte zu prüfen und zu berücksichtigen.
Tipp #8Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft fördern
Mitarbeiter müssen wissen, warum die Veränderung durchgeführt wird. Sinnhaftigkeit, Verständlichkeit und Handhabbarkeit stehen dabei im Vordergrund.
Tipp #9Lernprozesse
Richten Sie aktive Schulungen, Trainings und Lernformate ein. Nur wer sich sicher im z.B. Umgang mit neuen Tools oder Prozessen führt wird sich die Veränderung öffnen.
Tipp #10Heterogene (v.a. abteilungsübergreifende) Teams zusammenstellen
Bilden Sie Arbeitsgruppen aus möglichst diversen Mitarbeitern, die sich gemeinsam eine bestimmte Aufgabe vornehmen und selbstständig eine Lösung entwickeln.
Tipp #11Freiraum geben
Geben Sie Entscheidungen ab. Autonomie führt zu Ownership. Das steigert die Identifikation und das Verantwortungsbewusstsein für das Vorhaben.
Tipp #12Fehlerkultur
Etablieren Sie eine fehlertolerante Kultur. Sofern das Unternehmen Angst vor “katastrophalen” Konsequenzen haben sollten kann man mit kleiner strukturierte Aufgaben starten. Hier wird ausprobiert, es werden Fehler gemacht und aus ihnen gelernt. Gerade in Veränderungsprozessen sind viele spontane Anläufe und schnelles Reagieren effizient.
Tipp #13Beim Personal ansetzen
Wichtig ist, dass dieWorkforce mitzieht und motiviert ist, die Veränderungen nicht nur mitzumachen sondern mitzugestalten. Dafür muss ihnen versichert werden, dass auf sie vertraut wird, dass es absolut machbar ist und selbstverständlich, dass sich ihre Situation im Unternehmen dadurch nicht verschlechtert. Ansonsten ist eine gewisse Skepsis nicht zu vermeiden.

Verschiedene Phasenmodelle im Überblick

Um einen prozessualen Rohbau für das Change Management zu haben, kann man auf eine Vielzahl von unterschiedlichen Modellen zurückgreifen. Wir haben uns zwei davon herausgepickt, die wir Ihnen hier kurz erläutern möchten. Es handelt sich dabei um die 3 Phasen des Veränderungsprozesses nach Kurz Lewin und um das 8-Stufenmodell nach John Kotter. Sie werden sehen, dass sich diese beiden Theorien ähneln, aber vielleicht sagt Ihnen ja das eine doch mehr zu als das andere.

3 Phasen des Veränderungsprozesses (nach Kurt Lewin)

Phase 1: Auftauen

  • Alle Beteiligten informieren
  • Wohin soll es gehen und warum?
Phase 2: Ändern

  • Veränderungen durchführen
  • Etwaige Knoten lösen
Phase 3: Stabilisieren

  • Veränderungen im Tagesgeschäft etablieren
  • Nachhaltig zum Laufen bringen

Große Veränderungen können nach diesem Vorbild in 3 große Phasen geteilt werden, die sozusagen kleine Changes bilden. Diese können wiederum in diese Phasen unterteilt werden, um jeden einzelnen Schritt des Veränderungsmanagements geordnet ablaufen lassen zu können.

8-Stufenmodell nach John Kotter

Veränderungsklima schaffen
1.
Notwendigkeit feststellen
2.
Change Team gründen
3.
Initiativen gründen
Veränderung in Gang bringen
4.
Motivation fördern
5.
Hindernisse beseitigen
6.
Erste Erfolge feiern
Veränderung etablieren
7.
Nicht aufgeben
8.
Veränderungen verankern

Risiken und wie sie umgangen werden

Natürlich läuft nicht immer alles rund. Damit sich der Arbeitsablauf aber nicht vollkommen auf den Kopf stellt und man im Falle des Falles schnell reagieren kann, sollte man sich im Vorfeld möglicher Risiken bewusst sein.

Es kann beispielsweise passieren, dass zwar Lösungen gefunden werden, diese aber nur für einen Teil des Unternehmens sinnvoll sind. Bevor diese umgesetzt werden bzw. damit sie gar nicht erst aufkommen, ist empfehlenswert, eine Koalition mit Vertretern aus allen Abteilungen zu bilden. Außerdem können damit Problemstellungen aus verschiedenen Perspektiven betrachtet und ausgelotet werden.

Weiteres Szenario: Manche Beteiligten sind mit einer gewissen Maßnahme nicht einverstanden. Hierbei sollte die HR ins Spiel kommen und eine Vermittlerrolle einnehmen. In einem gemeinsamen Meeting werden alle Karten und Bedenken auf den Tisch gelegt und ausdiskutiert. Jene quasi kritikfreudigen Mitarbeiter können auch direkt mit ins Boot geholt werden, denn diese Perspektive hat offenbar bisher im Entscheidungsprozess noch gefehlt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass es sich um konstruktives Kritiküben handelt.

Dadurch, dass Mitarbeiter, die sich in gewisser Weise quer stellen, mit eingebunden werden, können diese auf eine andere Art und Weise motiviert werden. Ihnen muss Freiraum gegeben werden, um eigene Lösungsansätze vorbringen zu können. Doch zuvor muss unmotivierten Mitarbeitern gezeigt werden, was das Ziel und die Vorteile des Wandels sind, sodass sie eine intrinsische Motivation entwickeln können.

Neben den Mitarbeitern kann es auch in den Augen anderer Stakeholder beim Change Management an Sinnhaftigkeit mangeln. An diesem Risiko wird klar, dass man beim Veränderungsmanagement nicht nur an der Managementebene des Unternehmens ansetzen darf, sondern alle ins Team holen muss, die die Veränderung betrifft. Das kann auch Kunden, Partner und Investoren inkludieren, die man via Befragungen und kluge Kommunikationskanäle am Change Management teilhaben lassen kann.

Steht bei Ihnen im Unternehmen eine Veränderung an? Sehen Sie Veränderungsbedarf und -potential, haben aber Bedenken, dass das Unternehmen während des Prozesses schwere Kratzer hinnehmen wird müssen? Genau dafür ist Veränderungsmanagement da. Es hilft, einen konkreten Plan aufzustellen und alle vom Change Betroffenen davon zu überzeugen und sicher durch den Prozess zu manövrieren.

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