Digitale Tools

Digitales Arbeiten

Die Digitalisierung der Arbeitswelt stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Sie beeinflusst unter anderem das Kommunikations- und Mobilitätsverhalten von Arbeitnehmern und birgt dabei Risiken für die Unternehmen. Beispielsweise die Vereinsamung durch den Wegfall persönlicher/menschlicher Kontakte oder der Verlust an Flexibilität durch starre IT Workflows. Dem entgegenwirken sollen Ansätze wie der digitale Workspace.

Digitaler Workspace

Der digitale Workspace wird innerhalb eines Unternehmens als Weiterentwicklung des klassischen Intranets gesehen. Er stellt eine digitale Arbeitsumgebung dar, in der Services, Tools und Informationen gebündelt werden. Dabei zeichnet er sich durch eine allgemeine Benutzeroberfläche aus, über die Arbeitnehmer unterschiedlichste Softwaresysteme wie CRM-, ERP- oder HR-Systeme ansprechen und Informationen austauschen können. Allgemein kann der digitale Workspace als eine Möglichkeit verstanden werden, um orts- und zeitungebunden als auch innovativ zusammenzuarbeiten. Gekoppelt mit anderen Ansätzen wie dem Home-Office soll der digitale Workspace die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen und die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben erleichtern. Somit bietet die Digitalisierung auch Chancen für Unternehmen und Arbeitnehmer.

Softwarelösungen für kollaboratives Arbeiten

Digitales, kollaboratives Arbeiten findet jedoch nicht nur innerhalb eines Unternehmens statt. Auch zwischen Unternehmen gewinnt das digitale, kollaborative Arbeiten an Bedeutung. Bekannte Softwarelösungen wie Zoom, Webex oder Microsoft Teams beispielsweise bieten die Möglichkeit in Form von Videokonferenzen zusammenzuarbeiten. Weitere Tools wie Open Project, Trello oder Microsoft Planner verstehen sich als Projektmanagement-Tools und erlauben die gemeinsame Planung und Dokumentation von Projektinhalten. Andere Softwarelösungen wiederum adressieren die interaktive, spielerische Zusammenarbeit zwischen Gruppen um können dem Wegfall persönlicher/menschlicher Interaktionen entgegenwirken. Zu diesen zählen beispielsweise Mentimeter oder Miro, welche im Folgenden näher vorgestellt werden.

Beispiele für Tools im Einsatz

Mentimeter

Mentimeter ist ein Online-Tool zur Gestaltung von digitalem Echtzeitfeedback mit dem Ziel die Zuhörer auf spielerische Weise aktiv einzubinden. In Form von Slides können Umfragen oder Quiz dem Zuhörer präsentiert werden. Pro Präsentation wird ein individueller Voting Link und einen Code generiert, welcher an die Teilnehmer kommuniziert wird. Über den Link und/oder Code können die Adressaten auf verschiedenen Endgeräten wie Tablet, Mobiltelefon oder PC an den auf den Slides gestellten Umfragen und Quiz teilnehmen. Die Antworten werden live in die Präsentation übertragen und dort in Form von Grafiken (z.B. Word-Cloud, Kuchendiagramm etc.) veranschaulicht.

Somit bietet Mentimeter nicht nur die Möglichkeit die Zuhörer auf spielerische Weise einzubinden, sondern zugleich auch die Möglichkeit für den Referenten Daten und Stimmungsbilder in Echtzeit zu erheben.

Im Rahmen von digitalen Workshops, Kundenpräsentationen oder bildungsspezifischen Formaten wie Seminaren und Vorlesungen, die digital organisiert werden, wird Mentimeter für die oben genannten Ziele genutzt. Dabei wird die Online-Lösung insbesondere in Kombination mit weiteren Tools wie MS Teams oder Zoom verwendet, um Inhalte mit den Zuhörern teilen zu können.

Als Vorteile von Mentimeter können der „auflockernde“ Charakter einer Online-Veranstaltung, die Erfassung von anonymen Stimmungsbildern und Daten in Echtzeit sowie die Integration der Zuhörer mit unterschiedlichen Medien genannt werden. Weiterhin ist die Lösung für Referenten und Zuhörer intuitiv und einfach zu bedienen. Als Nachteile hingegen können die Gruppengröße sowie die Notwendigkeit eines Mediums wie Tablet, Mobiltelefon oder PC genannt werden. Die Gruppengröße ist entscheidend, da bei steigender Anzahl von Rückmeldungen durch die Zuhörer die Übersichtlichkeit von Grafiken wie zum Beispiel der Word-Cloud eingeschränkt wird.

Zusammengefasst bietet Mentimeter einen intuitiven und modernen Ansatz, den digitalen Workspace zu erweitern und dem Verlust von persönlicher Interaktion zwischen Teilnehmern zum Beispiel eines digitalen Workshops entgegenzuwirken.

Miro

Ein weiteres Tool zur Unterstützung der digitalen Kollaboration zwischen Arbeitnehmern ist Miro. Miro zeichnet sich sowohl durch einen spielerischen Ansatz als auch durch einen professionellen Ansatz der Kollaboration aus. Von der Projektplanung über digitale Post-its bis hin zur Erarbeitung von agilen Workflows bietet Miro dem Nutzer ein digitales Whiteboard auf welchem Teams effektiv zusammenarbeiten können. Dabei werden unterschiedliche Formate von Miro, wie zum Beispiel eine Chatfunktion, eine Umfragefunktion, die Einbindung von Videos und Präsentationen sowie die Möglichkeit die Inhalte zu teilen, kombiniert. Nutzer können digital auf dem Whiteboard zeichnen, formulieren oder auch Grafiken/Charts erstellen. Ein weiteres Tool wie MS Teams oder Zoom ist dabei nicht zwingend notwendig, da die Arbeiten live für alle Nutzer sichtbar sind. Insbesondere für die innovative Ausarbeitung von neuen Produkten über verschiedene Teams hinweg stellt Miro eine geeignete Lösung dar.

Vorteile sind neben dem zeitlich und räumlich unabhängigen Zugang auch die Kombination unterschiedlicher Medien, um Konzepte oder Workflows zu erarbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit über einen individuellen Link zu den Miro Sitzungen. Auch die Umfragefunktion kann als Vorteil genannt werden.

Die Größe des digitalen Whiteboards ist Vorteil und Nachteil zugleich. Auf der einen Seite bietet die nicht begrenzte Größe viel Raum für kreative Zusammenarbeit, führt aber auch dazu, dass sich einzelne Nutzer schnell verlieren und ihren eigenen Arbeitsbereich nicht klar erkennen können. Somit sollten für die gemeinsame Arbeit in Miro klare Bereiche abgegrenzt und in der Größe festgelegt werden. Auch die Handhabung bedarf etwas Einarbeitungszeit. Die einzelnen Vorgehensweisen sind nicht immer intuitiv und einfach zu verstehen.

Trotz dieser grafischen Einschränkungen kann Miro als ein geeignetes Tool zur digitalen Kollaboration genutzt werden. Durch den innovativen und umfassenden Ansatz erweitert dieses Tool den digitalen Workspace und schafft eine Plattform insbesondere für agile Teams, welche an unterschiedlichen Orten zusammenarbeiten.

Weitere digitale Arbeitstools bieten Unternehmen die Chance den Risiken der Digitalisierung entgegenzuwirken. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die Tools ergänzend genutzt werden. Sie sind gewiss kein Allheilmittel, sondern sollen vielmehr als Unterstützung für die Abstrahierung von Arbeitsinhalten verstanden werden. Der eigentliche Fokus der Zusammenarbeit darf nicht verloren gehen. Bedarf beispielsweise die Einarbeitung in die unterschiedlichen Tools zu viel Zeit, ist deren Nutzung nicht zweckmäßig. Es empfiehlt sich eine adressatenspezifische Auswahl der unterschiedlichen Tools. Wird folglich der digitale Workspace sinnvoll und effektiv ergänzt, kann auch die digitale Kollaboration signifikante Ergebnisse erzielen.

Für weitere Informationen zum Thema Chancen und Risiken der Digitalisierung schauen Sie gerne auf unserem Ratgeber zum Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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Übersicht Inhalt:

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Digitaler Workspace
Softwarelösungen für kollaboratives Arbeiten
Bespiel: Mentimeter
Bespiel: Miro
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