Agiles Projektmanagement: Was ist das und wann ist es sinnvoll?

Auch wenn das agile Projektmanagement nicht neu ist, hat es erst in den letzten Jahren verstärkt Einzug in beinahe alle Organisationsbereiche gehalten. Agile Methoden erfreuen sich großer Popularität, da sie ermöglichen, schnell und flexibel auf die Umwelt reagieren zu können. Während der Fokus beim klassischen Projektmanagement auf Effizienz liegt und es einem Problem – Lösungskonzept – Planung – Durchführung-Schema folgt, können im agilen Projektmanagement fortwährend neue Lösungskonzepte entwickelt werden. Das Ziel ist dabei immer die optimale Anpassung an die Ansprüche der Stakeholder. Die neuen Methoden haben allerdings nicht nur Vorteile und sind kein Zweck in sich. Daher sollte sich vor ihrer Einführung überlegt werden, in welchen Fällen sie sinnvoll angewendet werden können.

Definition: Was genau ist agiles Projektmanagement?

Die Werte der Agilität wurden 2001 in der IT-Branche, genauer gesagt in der Softwareentwicklung, festgelegt. In einem „Agilen Manifest“ wurde beschrieben, wie gearbeitet werden soll und welche Aspekte im Vordergrund stehen sollen. Die Idee dieser Form des Projektmanagements war eine Verbesserte Reaktion auf Veränderungen, die sich im Laufe der Softwareentwicklung ergeben.

Agiles Manifest: Werte & die 12 Prinzipien des agilen PM

Um agiles Projektmanagement zu gewährleisten, wurden die Werte und Prinzipien des Arbeitsablaufes geändert. Im Vergleich zum vorherigen Vorgehen wurden andere Aspekte priorisiert. Diese Werte kann man im „Agilen Manifest“ und in den „Prinzipien hinter dem Agilen Manifest nachlesen.

Agiles Manifest

Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

Individuen und Interaktionenmehr als Prozesse und Werkzeuge
Funktionierende Softwaremehr als umfassende Dokumentation
Reagieren auf Veränderungmehr als das Befolgen eines Plans
Zusammenarbeit mit dem Kundenmehr als Vertragsverhandlung

Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.

Autoren: Kent Beck, Mike Beedle, Arie van Bennekum, Alistair Cockburn, Ward Cunningham, Martin Fowler, James Grenning, Jim Highsmith, Andrew Hunt, Ron Jeffries, Jon Kern, Brian Marick, Robert C. Martin, Steve Mellor, Ken Schwaber, Jeff Sutherland, Dave Thomas

12 Prinzipien

  1. Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.
  2. Heiße Anforderungsänderungen sind selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
  3. Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.
  4. Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten.
  5. Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
  6. Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
  7. Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.
  8. Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
  9. Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.
  10. Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.
  11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.
  12. In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

 

 

Gründe für Agiles Projektmanagement: Wann ist der Einsatz sinnvoll?

Die Werte machen den zentralen Stellenwert des Produkts und der eigenverantwortlichen aber gleichzeitig kollaborativen Arbeit deutlich, was vielen Produktmanagern mit Sicherheit entgegen kommt. Dennoch ist die agile Arbeitsweise nicht für alle Abläufe geeignet. Sie hat sich in einer bestimmten Branche entwickelt und ist dort überaus erfolgreich, während sich andere Bereiche bei der Umsetzung schwerer tun.

Das Agile Projektmanagement eignet sich nicht für jede Branche

Die Betrachtung der folgenden Faktoren hilft zu ermitteln, in welchen Fällen agiles Projektmanagement sinnvoll ist. Bei Projekten…

  • …, deren Ausgang nicht zu 100% vorauszusehen ist.
  • …, bei denen Veränderungen zur Tagesordnung gehören.
  • … mit definiertem Budget und Zeitlimit.
  • … mit langem Zeithorizont und hoher Komplexität.
  • …, bei denen der Einbezug der Auftraggeber möglich und gewünscht ist.
  • … in Branchen, die stark durch schnelle Disruptionen geprägt sind.
  • …, deren Ablauf wenig erprobt ist.

Diese Faktoren treffen nicht auf eine gesamte Branche zu, oder schließen diese aus, da sich verschiedene Aufgabengebiete innerhalb einer Branche unterscheiden. Vielmehr ist es sinnvoll zu überlegen, auf welche Abteilungen und Projekte diese Faktoren zutreffen.

Klassisch – hybrid – agil: Strategien im Vergleich

Bei der Überlegung, welche Managementmethode für welche Organisation oder Organisationseinheit geeignet ist, ist es hilfreich, sich die Unterschiede zwischen der klassischen Herangehensweise und dem agilen Arbeiten anzusehen. Neben diesen beiden Varianten gibt es noch eine Mischform, die als hybrides Projektmanagement bezeichnet wird. Diese Form versucht das Beste aus beiden Methoden in sich zu vereinen. Da durch die Kombination beider Varianten mögliche Schwächen agiler oder klassischer Ansätze überwunden werden sollen und diese abhängig vom Projekt unterschiedlich aussehen, gibt es nicht die eine hybride Methode. Im folgenden Vergleich wird eine mögliche Variante dieser Mischform beschrieben.

KlassischHybridAgil
• fixiertes Endergebnis

• fixierter Projektplan

• Ressourcen wie Zeit und Aufwand variabel

• Zwischenziele und Deadline variabel

• Keine Abweichungen vom Plan vorgesehen

• Vertragsverhandlungen zu Beginn des Projekts

• Arbeitsanweisungen „von oben“

• Optimierbares Endergebnis

• Fixierter Projektplan

• Variable Ressourcen

• Gesetzte und dokumentierte Zwischenziele

• Abweichungen möglich

• Ständige Absprachen mit allen Stakeholdern

• Endergebnis variabel

• Projektplan variabel

• Ressourcen wie Zeit und Aufwand fixiert

• Zwischenziele und Deadline fixiert

• Plan wird ständig optimiert / an Veränderungen angepasst

• Ständige Absprache mit dem Kunden

• Ausführendes Projektteam ist selbstorganisiert

Im Kern sind die Ziele des hybriden Projektmanagements ähnlich derer der agilen Variante. Wenn sich Veränderungen ergeben, sollte effizient auf diese reagiert und der Wert des Endproduktes sollte im Prozess noch verbessert werden können. Das hybride Projektmanagement dient dazu, dieses Ziel zu erreichen, wenn bestimmte Rahmenbedingungen eine agile Arbeitsweise unmöglich machen.

Agiler Ablauf eines Projekts

1. Schritt:

Grobes Ziel definieren

Zu Beginn wird festgestellt bzw. mit den Kunden besprochen, was das grobe Ziel des Projekts ist. Wie soll das Produkt schlussendlich aussehen, was soll es können, worauf soll Acht gegeben werden. Außerdem werden die zeitlichen und finanziellen Ressourcen festgesetzt.
2. Schritt:

Product Backlog erstellen

Der Product Owner stellt dann ein Product Backlog zusammen, nach dessen Muster mit dem Projekt begonnen wird. Es dient lediglich als Richtungsgeber und ist keineswegs in Stein gemeißelt.
3. Schritt:

Sprint Backlog ableiten

Aus dem großen Product Backlog, das alle Aufgaben beinhaltet, werden einzelne Sprints abgeleitet und Teams für die Sprints zusammengestellt. An dem Sprint Backlog orientiert sich das Team, um in einer festgesetzten Zeit das dort definierte Ziel zu erreichen.
4. Schritt:

Sprint

Anschließend wird der Sprint gestartet. Er dauert in der Regel einige Tage bis wenige Wochen und wird von einem Daily Stand-up begleitet. Dabei wird das Team von jedem einzelnen Teammitglied darüber informiert, was am Vortag geschafft wurde und was für den aktuellen Tag ansteht. So bleibt jedes Mitglied jederzeit über den Stand des Sprints up-to-date. Dass hier alles nach Plan und nach den Grundsätzen des agilen Projektmanagements abläuft, ist die Verantwortung des Scrum Masters.
5. Schritt:

Feedback einholen

Am Ende des Sprints setzt sich der Product Owner mit allen Stakeholdern zusammen und holt Feedback ein. Hier werden die ersten Ergebnisse bewertet und gegebenenfalls noch Veränderungen am gewünschten Endergebnis eingebracht.
6. Schritt:

Product & Sprint Backlogs überarbeiten

Dem Feedback folgend werden die Backlogs angepasst, damit die neue Richtung des Projekts eingeschlagen werden kann.
7. Schritt:

Schleifen bis zur letzten Deadline wiederholen

Alle weiteren Sprints werden nach den aktualisierten Backlogs ausgerichtet und so lange wiederholt, bis die zeitlichen Ressourcen aufgebraucht sind.
8. Schritt:

Abschluss

Das Projekt ist abgeschlossen, sobald die letzte Deadline erreicht ist. Selbstverständlich wird hier besonders darauf geachtet, dass am Ende auch ein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht werden kann. Da beim agilen Projektmanagement jederzeit beobachtet wird, wo man steht, ist es relativ unwahrscheinlich, dass am Ende noch Aufgaben offenbleiben.



Bilder:

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