Agiles Projektmanagement: Was ist das und wann ist es sinnvoll?

Problem – Lösungskonzept – Planung – Durchführung – Ziel, und zwar in der Reihenfolge, ohne Wenn und Aber und Zurück. Eine Horrorvorstellung für alle, die das agile Projektmanagement für sich und ihre Projekte entdeckt haben. Wenn das Konzept des agilen Projektmanagements bei Ihnen noch ein unbeschriebenes Blatt ist, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, worum es sich dabei genau handelt und in welchen Fällen seine Methoden sinnvoll anzuwenden sind.

Definition: Was genau ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement wurde bereits 2001 in der IT-Branche, genauer gesagt in der Softwareentwicklung, geboren. In einem „Agilen Manifest“ wurde festgelegt, wie fortan gearbeitet werden soll und welche Aspekte im Vordergrund stehen sollen. Grundsätzlich wird durch diese Form des Projektmanagements vor allem bezweckt, dass auf Veränderungen besser reagiert werden kann. Aber dazu im Detail später.

Sehen wir uns zunächst an, was dieses ominöse Manifest beinhaltet.

Agiles Manifest: Werte & die 12 Prinzipien des agilen PM

Um agiles Projektmanagement zu gewährleisten, wurden die Werte und Prinzipien des Arbeitsablaufes geändert. Man wollte sich im Prozess auf andere Aspekte konzentrieren bzw. sie anders priorisieren. Wie genau diese Werte aussehen sollen, kann man im „Agilen Manifest“ und in den „Prinzipien hinter dem Agilen Manifest nachlesen.

Agiles Manifest

Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

Individuen und InteraktionenMehr als Prozesse und Werkzeuge
Funktionierende SoftwareMehr als umfassende Dokumentation
Reagieren auf VeränderungMehr als das Befolgen eines Plans
Zusammenarbeit mit dem KundenMehr als Vertragsverhandlung

Das heißt: Obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.

Autoren: Kent Beck, Mike Beedle, Arie van Bennekum, Alistair Cockburn, Ward Cunningham, Martin Fowler, James Grenning, Jim Highsmith, Andrew Hunt, Ron Jeffries, Jon Kern, Brian Marick, Robert C. Martin, Steve Mellor, Ken Schwaber, Jeff Sutherland, Dave Thomas

12 Prinzipien

  1. Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.
  2. Heiße Anforderungsänderungen sind selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
  3. Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.
  4. Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten.
  5. Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
  6. Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
  7. Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.
  8. Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
  9. Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.
  10. Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.
  11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.
  12. In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

 

Gründe für Agiles Projektmanagement: Wann ist der Einsatz sinnvoll?

Das hört sich alles schonmal nicht schlecht an, aber ehrlicherweise muss man zugeben, dass die agile Arbeitsweise nicht für alle Abläufe geeignet ist. Immerhin hat es sich nicht umsonst in einer bestimmten Branche entwickelt und ist dort überaus erfolgreich, während sich andere Bereiche bei der Umsetzung etwas schwerer tun.

Das Agile Projektmanagement eignet sich nicht für jede Branche

Deshalb schauen wir uns, bevor wir tiefer in die Materie gehen, noch kurz an, in welchen Fällen agiles Projektmanagement sinnvoll ist. Bei Projekten…

  • …, deren Ausgang nicht zu 100% vorauszusehen ist.
  • …, bei denen Veränderungen zur Tagesordnung gehören.
  • … mit definiertem Budget und Zeitlimit.
  • … mit langem Zeithorizont und hoher Komplexität.
  • …, bei denen der Einbezug der Auftraggeber möglich und gewünscht ist.
  • … in Branchen, die stark durch schnelle Disruptionen geprägt sind.
  • …, deren Ablauf wenig erprobt ist.

Auf welche Branchen das konkret zutrifft, lässt sich schwer sagen. Immerhin unterscheiden sich die verschiedenen Aufgabengebiete innerhalb einer Branche ebenso stark wie jene von Branche zu Branche.

Klassisch – hybrid – agil: Strategien im Vergleich

Wie unterscheidet sich das agile Arbeiten nun von der klassischen Herangehensweise? Und gibt es nicht auch die Möglichkeit, sich sozusagen die Rosinen aus beiden Methoden herauszupicken? Ja, die gibt es, und sie wird – wie passend – als hybrides Projektmanagement bezeichnet. Zeit, die 3 Varianten einem Vergleich zu unterziehen.

KlassischHybridAgil
• fixiertes Endergebnis

• fixierter Projektplan

• Ressourcen wie Zeit und Aufwand variabel

• Zwischenziele und Deadline variabel

• Keine Abweichungen vom Plan vorgesehen

• Vertragsverhandlungen zu Beginn des Projekts

• Arbeitsanweisungen „von oben“

• Optimierbares Endergebnis

• Fixierter Projektplan

• Variable Ressourcen

• Gesetzte und dokumentierte Zwischenziele

• Abweichungen möglich

• Ständige Absprachen mit allen Stakeholdern

• Endergebnis variabel

• Projektplan variabel

• Ressourcen wie Zeit und Aufwand fixiert

• Zwischenziele und Deadline fixiert

• Plan wird ständig optimiert / an Veränderungen angepasst

• Ständige Absprache mit dem Kunden

• Ausführendes Projektteam ist selbstorganisiert

Am Ende des Tages sind die Ziele des hybriden Projektmanagements ganz ähnlich wie jene der agilen Variante. Sollten sich Veränderungen ergeben, sollte effizient darauf reagiert werden können, und die Sinnhaftigkeit des Endproduktes sollte im Prozess noch verbessert werden können. Das hybride Projektmanagement ist dazu da, das auch so zu erreichen, wenn bestimmte Rahmenbedingungen eine agile Arbeitsweise unmöglich machen.

Agiler Ablauf eines Projekts

1. Schritt:

Grobes Ziel definieren

Zu Beginn wird festgestellt bzw. mit den Kunden besprochen, was das grobe Ziel des Projekts sein soll. Wie soll das Produkt schlussendlich aussehen, was soll es ungefähr können, worauf soll Acht gegeben werden. Außerdem werden die zeitlichen und finanziellen Ressourcen festgesetzt.
2. Schritt:

Product Backlog erstellen

Der Product Owner stellt dann ein Product Backlog zusammen, nach dessen Muster mit dem Projekt begonnen wird. Es dient lediglich als Richtungsgeber und ist keineswegs in Stein gemeißelt.
3. Schritt:

Sprint Backlog ableiten

Aus dem großen Product Backlog, das alle Aufgaben beinhaltet, werden einzelne Sprints abgeleitet und Teams für die Sprints zusammengestellt. An dem Sprint Backlog orientiert sich das Team, um in einer festgesetzten Zeit das dort definierte Ziel zu erreichen.
4. Schritt:

Sprint

Anschließend wird der Sprint gestartet. Er dauert in der Regel einige Tage bis wenige Wochen und wird von einem Daily Stand-up begleitet. Dabei wird das Team von jedem einzelnen Teammitglied darüber informiert, was am Vortag geschafft wurde und was für den aktuellen Tag ansteht. So bleibt jedes Mitglied jederzeit über den Stand des Sprints up-to-date. Dass hier alles nach Plan und nach den Grundsätzen des agilen Projektmanagements abläuft, ist die Verantwortung des Scrum Masters.
5. Schritt:

Feedback einholen

Am Ende des Sprints setzt sich der Product Owner mit allen Stakeholdern zusammen und holt Feedback ein. Hier werden die ersten Ergebnisse bewertet und gegebenenfalls noch Veränderungen am gewünschten Endergebnis eingebracht.
6. Schritt:

Product & Sprint Backlogs überarbeiten

Dem Feedback folgend werden die Backlogs angepasst, damit die neue Richtung des Projekts eingeschlagen werden kann.
7. Schritt:

Schleifen bis zur letzten Deadline wiederholen

Alle weiteren Sprints werden nach den aktualisierten Backlogs ausgerichtet und so lange wiederholt, bis die zeitlichen Ressourcen aufgebraucht sind.
8. Schritt:

Abschluss

Das Projekt ist abgeschlossen, sobald die letzte Deadline erreicht ist. Selbstverständlich wird hier besonders darauf geachtet, dass am Ende auch ein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht werden kann. Da beim agilen Projektmanagement jederzeit beobachtet wird, wo man steht, ist es relativ unwahrscheinlich, dass am Ende noch Aufgaben offenbleiben.

 


Bilder:

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