Agiles Projektmanagement: Definition, Methoden & Ablauf

Agiles Projektmanagement ist zwar kein neues Konzept, dennoch hat es erst in den letzten Jahren verstärkt Einzug in beinahe allen Organisationsbereichen gehalten. Agile Methoden erfreuen sich großer Popularität, da sie es ermöglichen, schnell und flexibel auf die Umwelt zu reagieren. Erfahren Sie hier, was agiles Projektmanagement ist und wie Sie es in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Definition: Was ist agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement lässt sich als Konzept nicht eindeutig definieren – vielmehr gibt es unterschiedliche Definitionsversuche. Die diversen Herangehensweisen haben jedoch eines gemeinsam: im Fokus stehen Dynamik und Flexibilität.

Agile Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie keiner fixen Struktur folgen, sondern immer wieder angepasst und verändert werden. Im Grunde lässt sich agiles Projektmanagement als ein Oberbegriff unterschiedlicher agiler Projektmanagement-Methoden beschreiben, deren Ziel es ist, das Endprodukt kundenzentriert bestmöglich zu entwickeln.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement Agiles Projektmanagement
• Fixiertes Endergebnis

• Zeit und Aufwand sind variabel

• Klare Hierarchie

• Linearer Prozess

• Große Teams durchaus möglich

• Kommunikation durch Dokumente und in langen Meetings

• Kein laufendes Feedback des Kunden

• Veränderung der Anforderung im laufenden Prozess schwierig

• Variables Endergebnis

• Zeit und Aufwand sind fixiert

• Selbstorganisierte Teams

• Iterativer Prozess

• Eher kleinere Teams

• Kommunikation in kurzen täglichen Meetings

• Kunde bewertet Zwischenergebnisse

• Veränderungen und Anpassungen sind eingeplant

Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement basiert auf der Annahme, dass selbst agile Projekte einen festen Rahmen benötigen. Diese Form des Projektmanagements vereint Ansätze des klassischen sowie des agilen Projektmanagements.

Hierbei erfolgen die Prozesse zwar nach den agilen Prinzipien und Werten, jedoch werden sie in einen fixierten organisatorischen Rahmen eingebunden. Im Kern sind die Ziele des hybriden Projektmanagements ähnlich wie jene der agilen Variante. Wenn sich Veränderungen ergeben, sollte effizient auf diese reagiert und der Wert des Endproduktes im Prozess noch verbessert werden können.

Ziel ist es, durch die Kombination beider Varianten mögliche Schwächen agiler und klassischer Ansätze zu überwinden.  Da dies immer abhängig vom jeweiligen Projekt ist, gibt es nicht DAS EINE hybride Projektmanagement.

Agiles Manifest: Werte & Prinzipien

Alle agilen Projektmanagement-Methoden basieren auf Werten und Prinzipien, die 2001 als „Agiles Manifest“ publiziert wurden.  Diese beschreiben, wie gearbeitet werden soll und welche Aspekte im Vordergrund stehen. Die ursprüngliche Idee dabei war, eine verbesserte Reaktion auf Veränderungen zu schaffen, die sich im Laufe der Softwareentwicklung zwangsläufig ergeben.

Das agile Manifest gilt heute gemeinhin als eine Art Regelwerk für agiles Arbeiten. Die grundlegenden Werte sind:

  • Individuen und Interaktionensind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
  • Funktionierende Softwareist wichtiger als umfassende Dokumentation.
  • Zusammenarbeit mit dem Kundenist wichtiger als Vertragsverhandlung.
  • Reagieren auf Veränderungist wichtiger als das Befolgen eines Plans.

Als Ergänzung zu den Werten wurden im agilen Manifest 12 Prinzipien aufgestellt, die dabei helfen sollen, agile Projekte umzusetzen. Diese konzentrieren sich zwar auf die Softwareentwicklung, lassen sich jedoch ebenso auf andere Bereiche anwenden.

1 Die höchste Priorität ist, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufriedenzustellen.
2 Veränderungen sind selbst spät in der Entwicklung willkommen und werden zum Wettbewerbsvorteil für den Kunden.
3 Funktionierende Software wird regelmäßig in kürzeren Zeitspannen von wenigen Wochen oder Monaten geliefert.
4 Fachexperten und Entwickler kommunizieren täglich.
5 Das Team arbeitet in einem motivierten Umfeld, in welchem ihm Unterstützung und Vertrauen entgegengebracht wird.
6 Am effizientesten und effektivsten ist es, Informationen im Gespräch von Angesicht zu Angesicht auszutauschen.
7 Das wichtigste Fortschrittmaß ist eine funktionierende Software.
8 Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
9 Ein ständiger Fokus auf technische Exzellenz und gutes Design fördert die Agilität.
10 Einfachheit ist essenziell.
11 Das Team organisiert sich selbst, denn dadurch entstehen die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe.
12 Das Team reflektiert regelmäßig, wie es effektiver werden kann und passt sich dementsprechend an.

Ablauf: Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Das Grundprinzip von agilem Projektmanagement ist eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise. Gearbeitet wird in aufeinanderfolgenden Etappen, an deren jeweiligem Ende ein Produktinkrement (ein funktionsfähiges Zwischenprodukt) dem Kunden zur Kontrolle gegeben wird. Basierend auf dem Feedback wird dann die nächste Etappe durchlaufen. Damit diese Vorgehensweise funktioniert, sind drei wichtige Rollen nötig:

  • Product Owner: Der Product Owner trägt die Verantwortung für die Entwicklung und Optimierung des Produkts. Er entwickelt die Produktvision, maximiert den Produktwert und bildet die Schnittstelle zu den Stakeholdern.
  • Entwicklungsteam: Das Entwicklungsteam organisiert sich selbst und ist interdisziplinär aufgestellt. Es ist dafür verantwortlich, die vom Product Owner erstellten Produktanforderungen umzusetzen.
  • Scrum Master: Aufgabe des Scrum Masters ist es, das Team zu coachen und zu unterstützen. Er ist zudem dafür zuständig, agile Vorgehensweisen im gesamten Unternehmen zu verbreiten.

Das Agile Projektmanagement eignet sich nicht für jede Branche

Agiles Projektmanagement Schritt für Schritt

Während eines agilen Projektes arbeiten alle drei Rollen gemeinsam an einem kundenzentrierten Endprodukt. Im Detail organisieren sich diese Projekte in folgende Schritte:

  1. Grobes Ziel definieren: Zu Beginn wird festgestellt bzw. mit den Kunden besprochen, was dasgrobe Ziel des Projekts ist. Es gilt zu klären, wie das Produkt am Ende aussehen und was es können sollte. Außerdem werden die zeitlichen und finanziellen Ressourcen fixiert.
  2. Product Backlog erstellen: Der Product Owner stellt dann einProduct Backlog bestehend aus den Produktanforderungen zusammen. Nach dessen Muster wird das Projekt im weiteren Verlauf durchgeführt. Dabei dient es lediglich als Richtungsweiser und ist jederzeit anpassbar.
  3. Sprint Backlog ableiten: Aus dem großen Product Backlog werden einzelne Sprints (kurze, fest definierte Zeiträume) und Teams für diese Sprints abgeleitet. Der Sprint Backlog bietet den Teams eine Art Orientierung, um in dem festgelegten Zeitraum bestimmte Ziele zu erreichen.
  4. Sprint: Anschließend wird der Sprint gestartet. Er dauert in der Regel einige Tage bis wenige Wochenund wird von einem Daily Standup Meeting begleitet. Bei diesen täglichen Meetings spricht jedes einzelne Teammitglied kurz darüber, was am Vortag geschafft wurde und was für den aktuellen Tag ansteht. So bleibt das gesamte Team jederzeit über den Stand des Sprints auf dem Laufenden.
  5. Feedback einholen: Am Ende des Sprints setzt sich der Product Owner mit allen Stakeholdern zusammen und holt Feedback ein. Hier werden die ersten Ergebnisse bewertet und gegebenenfalls noch Veränderungen am gewünschten Endergebnis eingebracht.
  6. Product und Sprint Backlogs überarbeiten: Dem Feedback folgend werden die Backlogs angepasst, sodass sich das Projekt an den neuen Anforderungen orientiert.
  7. Schleifen bis zur letzten Deadline wiederholen: Alle weiteren Sprints werden nach den aktualisierten Backlogs Sie werden anschließend so lange wiederholt, bis die zeitlichen sowie finanziellen Ressourcen aufgebraucht sind und das Endprodukt fertig ist.
  8. Abschluss: Das Projekt ist abgeschlossen, sobald die letzte Deadline erreicht ist. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass am Ende ein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht wird. Da beim agilen Projektmanagement ein reger Austausch innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern stattfindet, ist es relativ unwahrscheinlich, dass am Ende noch Aufgaben offenbleiben.

Agiles Projektmanagement: Methoden und Techniken im Überblick

Agile Methoden helfen dabei, agile Projekte durchzuführen und zu organisieren. Die Techniken wiederum stellen konkrete Verfahren dar, wie sich die zuvor genannten agilen Prinzipien umsetzen lassen. Sowohl Methoden als auch Techniken lassen sich auf die individuellen Anforderungen des Projektes anpassen und bieten somit höchste Flexibilität.

Welche Methoden und Techniken die richtigen sind, hängt von der Branche und dem Projekt ab. So eignen sich einige beispielsweise lediglich für die Softwareentwicklung, da sie auf die dortigen Abläufe abgestimmt sind. Andere hingegen, wie etwa Scrum oder Kanban, finden Einzug in die verschiedensten Unternehmensbereiche.

Einige wichtige Methoden sind:

  • Scrum
  • Kanban
  • SCRUMban
  • Design Thinking
  • User Stories
  • Timeboxing
  • Definition of Done
  • Unified Process
  • Extreme Programming
  • Agile Enterprise

 

Fazit: Passende Projekte für agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement befähigt eine Organisation dazu, schneller auf Veränderungen und Probleme zu reagieren. Die iterative und inkrementelle Arbeitsweise ermöglicht es, den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden und dank laufendem Feedback ein optimiertes Endprodukt abzuliefern.

Agile Arbeitsweisen sind jedoch nicht für alle Abläufe geeignet. Sie sind in der Softwareentwicklung entstanden und dort sehr erfolgreich. In anderen Bereichen hingegen ist die Umsetzung von agilem Arbeiten eher schwierig.

Die Betrachtung der folgenden Faktoren hilft zu ermitteln, in welchen Fällen agiles Projektmanagement sinnvoll ist.  Es eignet sich bei Projekten…

  • …, deren Ausgang nicht zu 100% vorauszusehen ist.
  • …, bei denen Veränderungen zur Tagesordnung gehören.
  • … mit definiertem Budget und Zeitlimit.
  • … mit langem Zeithorizont und hoher Komplexität.
  • …, bei denen der Einbezug der Auftraggeber möglich und gewünscht ist.
  • … in Branchen, die stark durch schnelle Disruptionen geprägt sind.
  • …, deren Ablauf wenig erprobt ist.

Bilder:

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Übersicht Inhalt:

Definition: Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Manifest: Werte & Prinzipien
Ablauf: Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement Schritt für Schritt
Agiles Projektmanagement: Methoden und Techniken im Überblick
Fazit: Passende Projekte für agiles Projektmanagement
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