Eine Recruiting Software ist für die Steuerung des gesamten Bewerbungsprozesses für die meisten Unternehmen unverzichtbar. Hier werden sämtliche Abläufe vom Erhalt der Bewerbung bis hin zur Einstellung koordiniert. Aber nicht jedes Recruiting-System ist für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. In diesem Recruiting Software Vergleich erfahren Sie alles über Recruiting Software Anbieter und welche Lösung am besten zu Ihnen passt.
Inhalt:
- Recruiting: eine Definition
- Recruiting Software: Was ist das?
- Recruiting Software: Was sind die Vorteile?
- Was kann eine Recruiting Software?
- Wie wählen Sie die richtige Software aus?
- Den richtigen Anbieter finden
- Recruiting Software Anbieter im direkten Vergleich
- Implementierung einer Recruiting Software
- FAQ zu Recruiting Software
Recruiting: eine Definition
Recruiting bezeichnet alle Prozesse, die mit dem Suchen und Finden von geeigneten Mitarbeitenden zu tun haben. Zu den zentralen Aufgaben der Personalbeschaffung gehört es, das Anforderungsprofil einer Stelle zu analysieren und die Stelle auszuschreiben, geeignete Bewerber:innen zu suchen und auszuwählen, Jobangebote zu unterbreiten sowie Kandidat:innen einzustellen und in das Unternehmen zu integrieren. Heutzutage findet der Bewerbungsprozess vor allem im Internet statt, man spricht auch von E-Recruiting.
Recruiting Software: Was ist das?
Eine Recruiting Software ist eine HR-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, die einzelnen Schritte des Recruitings effizient und effektiv durchzuführen. Diese Programme übernehmen im Bewerbungsprozess administrative Tätigkeiten, steuern die Kommunikation mit Bewerber:innen, binden Führungskräfte in das Recruiting mit ein oder organisieren Bewerbungsgespräche. Um auch in Zeiten des Fachkräftemangels die qualifiziertesten Mitarbeitenden für sich gewinnen zu können, helfen Bewerbermanagement-Softwarelösungen ebenfalls, Kontakte zu potentiellen Kandidat:innen aufrechtzuerhalten.
Recruiting Software: Was sind die Vorteile?
Der Einsatz einer Recruiting Software hat viele Vorzüge.
Die Digitalisierung des Recruiting-Prozesses hilft, Zeit zu sparen, und verkürzt die Time-to-Hire entscheidend. Die Verwaltung von Bewerberdatensätzen wie auch die Kommunikation und Interaktion im Bewerberauswahlprozess erfolgen schneller und einfacher. Das liegt daran, dass alle am Recruiting-Prozess Beteiligte Zugriff auf die benötigten Daten haben und sämtliche Informationen für alle in Echtzeit verfügbar sind.
Die permanente Verfügbarkeit der Bewerberdaten sorgt dafür, dass das gesamte Bewerbungsverfahren transparenter wird und Recruiter:innen jederzeit den Überblick behalten. Sämtliche Recruiting-Prozesse können effizienter gesteuert und auf Basis von Kennzahlen qualitativ weiterentwickelt werden.
Eine Recruiting Software vereinfacht die Einhaltung des Datenschutzes. Sie verwaltet die sensiblen, personenbezogenen Daten zentral in einem Bewerbermanagement-System und hat die aktuellen Anforderungen des Datenschutzes bereits in ihr Programm integriert. Das erleichtert es erheblich, Bewerbunsgprozesse DSGVO konform umzusetzen.
Ein Recruiting-Management-System unterstützt außerdem das Candidate Experience Management und sorgt dafür, dass Bewerber:innen jedesmal, wenn sie in Kontakt mit dem Unternehmen treten, eine positive Erfahrung machen.
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Funktionsumfang: Was kann eine Recruiting Software?
Bewerbermanagement-Systeme umfassen in der Regel folgende Funktionen:
Stellengenehmigung
Eine Recruiting Software unterstützt den Genehmigungsprozess von Stellen durch individuell konfigurierbare Workflows. Dieser Prozess umfasst die Beantragung von neuen Stellen durch Führungskräfte, die Genehmigung der Stelle durch übergeordnete Vorgesetzte sowie die Einbindung von Personalern, sobald die Stelle ausgeschrieben werden kann.
Stellenausschreibung und Multiposting
Mit einem Recruiting-System können auch offene Stellen effizienter ausgeschrieben werden. In der Regel bieten Recruiting-Management-Systeme Workflows an, um Anforderungsprofile zu erstellen, öffentliche Stellenausschreibungen zu formulieren und diese von Führungskräften freigeben zu lassen. Die meisten Programme stellen Templates zur Verfügung, auf deren Basis die Recruiter:innen effizient Stellenausschreibungen formulieren können. Zudem lassen sich für die Dokumentation alle notwendigen, zusätzlichen Details einer Stellenausschreibung festlegen. Viele Recruiting-Systeme können bei Bedarf den Auswahlprozess und Bewerbungsfragen mit einem dazugehörigen Template auf verschiedene Sprachen oder Auto-Disqualifizierungs-Fragen anpassen.
Außerdem können mithilfe einer Recruiting Software Stellenanzeigen direkt auf mehreren Portalen gleichzeitig veröffentlicht werden. In der Regel verfügen diese Systeme über sogenannte Multiposter-Funktionen und Schnittstellen zu Stellenportalen wie auch zu der unternehmenseigenen Karriereseite. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass das Unternehmen mehr passende Bewerber:innen erreicht.
Bewerbungseingangsmanagement
Nachdem eine Bewerbung eingegangen ist, steuert eine Recruiting Software minutiös den Ablauf eines Bewerbungsprozesses. Um einen reibungslose Kommunikation mit den Bewerber:innen sicherzustellen, ist es wichtig, genau zu erfassen, wann und über welches Stellenportal eine Bewerbung eingegangen ist. Dies hilft auch, den Nutzen und die Effektivität von Stellenportalen und -agenturen zu ermitteln.
Bewerberauswahl und -verwaltung
Eine Recruiting Software bietet für die Auswahl und Verwaltung von Bewerber:innen viele wichtige Funktionen:
- Kommunikation mit Kandidat:innen
Ein Recruiting-System unterstützt eine effiziente und transparente Kommunikation mit den Bewerber:innen durch Funktionen wie automatisches Antworten und zeitpunktbezogener Kommunikation, z. für Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Gesprächen, die Anforderung von Dokumenten, Angebotserstellung und Absagen. Das gewährleistet einen schnellen und transparenten Umgang mit den Kandidat:innen und sorgt dafür, dass sich Bewerber:innen wertgeschätzt fühlen und nicht im Prozess verlorengehen.
- Sortier- und Clusterfunktionen
Für Recruiter:innen ist es essenziell, den Überblick über die Masse an Bewerber:innen zu behalten, sodass ein reibungsloser und professioneller Recruiting-Prozess möglich ist. Kandidat:innen können in der Recruiting Software nach unterschiedlichem Status, Handlungsempfehlungen, Stellen oder Organisationseinheiten gefiltert und sortiert werden. Übersichten und Dashboards halten nicht nur Recruiter:innen, sondern auch Hiring Manger:innen und andere Stakeholder stets über den aktuellen Ist-Zustand des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden.
- Rating
Um den Bewerbungsprozess effektiv und effizient gestalten zu können, stellt eine Bewerbermanagement-Software einem Unternehmen alle Bewertungen der Kandidat:innen zur Verfügung. Alle am Bewerbungsprozess Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf sämtliche Bewerber-Unterlagen, können Notizen zu Gesprächen oder andere Kommentare hinterlegen und Bewerber:innen beurteilen.
Assessment Center-Funktionen
Einige Recruiting-Systeme halten zudem Schnittstellen vor, um Online-Assessments oder Raumverwaltungsfunktionen im System abbilden zu können.
Koordination und Organisation von Interview-Einladungen
Eine Recruiting Software unterstützt auch bei der Vereinbarung und Durchführung von Interviews. Diese Programme
- stellen Interview-Leitfäden zur Verfügung.
- ermöglichen eine einfache Terminfindung durch eine Outlook-Integration.
- binden für eine Einladung in virtuelle Räume automatisch Online-Meeting-Anbieter ein.
- dokumentieren Zu- und Absagen zu Terminslots von Interviewern und Interviewten.
- sorgen dafür, dass Interviews zeitnah stattfinden können.
Einige Recruiting-Softwarelösungen enthalten darüber hinaus zusätzliche Funktionen:
Vertragsmanagement
Die Zusatzfunktion Vertragsmanagement erstellt und versendet Arbeitsverträge. Sie bietet die Möglichkeit, sämtliche vertraglichen Schritte mit dem Bewerber im System zu dokumentieren. Das Vertragsmanagement
- Stellt Templates zur Verfügung.
- Erstellt Verträge im Baukasten-System.
- Übermittelt Verträge zur Genehmigung.
- Versendet Dokumente an den Bewerber.
- Ermöglicht eine digitale Unterschrift.
- Lädt das unterschriebene Dokument hoch.
Onboarding Management
Das Onboarding-Modul ist je nach Anbieter ein eigenständiges Modul oder in der Recruiting Software enthalten bzw. zusätzlich integrierbar. Die Onboarding-Funktionen umfassen:
- Willkommensnachrichten
- Unternehmensvideos
- Vorstellung des zukünftigen Arbeitgebers
- digitalen Schulungen vor dem ersten Tag wie Compliance-Schulungen oder Arbeitsplatzanweisungen
- Beantragungen von Kantinenkarten
- Erfassung der Stammdaten und Übermitteln derselben an das Stammdatensystem
Das digitale Onboarding kann für die HR-Abteilung sehr hilfreich sein, da sich viele Vorgänge schon vor Beginn des ersten Arbeitstages automatisieren lassen, wie beispielweise die Beantragung der IT-Ausstattung oder eine Erinnerung an die Führungskraft.
Talent Relationship Management
Einige Anbieter haben in ihre Recruiting Software ein Talent Relationship Management integriert. Es unterstützt Unternehmen dabei, die Daten von potenziell passenden Kandidat:innen zu verwalten, zu sortieren und zu pflegen und einen Talentpool aufzubauen. So gehen die Daten von qualifizierten Bewerber:innen, auf die eine ausgeschriebene Stelle nicht passte oder die nur marginal schlechter abgeschnitten haben als der neu eingestellte Mitarbeitende, nach der Absage nicht verloren.
Die Kernfunktionen der verschiedenen Recruiting-Softwarelösungen sind größtenteils identisch oder vergleichbar. Der Unterschied liegt oftmals im Detail. Daher ist es zwingend notwendig, bei der Softwareauswahl die eigenen Anforderungen genau zu erstellen.
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Recruiting Software Vergleich: Wie wählen Sie die richtige Software aus?
Erfolgreiches Recruiting wird von vielen Faktoren beeinflusst. Wichtige Fragen sind hierbei: An welchen Märkten suchen Sie nach Bewerber:innen? Wie stark ist der Wettbewerb im War of Talents um die besten Kandidat:innen? Welche Fähigkeiten und Kompetenzen braucht es für die Stelle und wie verfügbar sind Kandidat:innen am Arbeitsmarkt? Was sind die Anforderungen Ihres Recruitings? Welche internen Entscheidungsmechanismen gibt es bei der Stellenbesetzung und wie beeinflussen diese die Dauer des Recruiting-Prozesses?
Für die Auswahl einer geeigneten Recruiting Software spielen daher vor allem unternehmensspezifische Gesichtspunkte eine entscheidende Rolle. Denn jeder Arbeitgeber hat andere Voraussetzungen, was seine Bekanntheit, seine Produkte, sein Unternehmens- und Markenimage, seine Standorte, seine Unternehmensphilosophie oder den Grad der Internationalisierung betrifft. Aber auch die Recruiting-Strategien und -Ziele, Bewerbungsprozesse- und -strukturen wie auch Stellenprofile sind je nach Betrieb sehr unterschiedlich.
Demnach gibt es im Recruiting viele unterschiedliche Stellschrauben, die es zu beachten gilt, um der jeweiligen individuellen Situation mit dem passenden Recruiting-Ansatz zu begegnen. Ein Bewerbermanagement Software Vergleich kann also nicht nach einem vorgefertigten Kriterienkatalog durchgeführt werden, sondern sollte immer passgenau auf das Unternehmen abgestimmt sein.
Universell einsetzbar
Unterschiede im Bewerbungsverfahren gibt es nicht nur zwischen einzelnen Unternehmen, sondern treten zum Teil auch innerhalb verschiedener strategischer Einheiten eines Unternehmens auf. Bewerbermanagement-Software sollte daher nicht einfach nur einen Standardprozess bedienen können, sondern analog zu den unterschiedlichen Stellenprofilen im Unternehmen oder den Bedürfnissen anderer Standorte und internationaler Einheiten auch deren Anforderungen abbilden können:
- Wie viele Stufen hat der Prozess z. B. in der Kandidatenauswahl?
- Wie autonom sollen Standorte und internationale Einheiten den Prozess handhaben können?
- Welche Sprachen muss das System unterstützen können?
- Welche regulatorischen Aspekte müssen abgedeckt sein bzgl. lokaler Mitbestimmung und Datenschutz?
- Wie sieht die jeweilige Einbettung der Karriere-Website aus?
- Welche Schnittstellen zu anderen lokalen Systemen gibt es?
Differenzierungsfaktoren
Ob und inwiefern eine spezifische Recruitment-Software zum eigenen Betrieb passt, sollte aus einer unternehmenseigenen Perspektive heraus betrachtet werden. Dabei ergeben sich folgende relevante Differenzierungsfaktoren im Recruiting-Prozess des eigenen Unternehmens:
- Was sind die wirklichen Anforderungen im eigenen Recruiting?
- Vor welchen stellenspezifischen Herausforderungen stehen die Recruiter:innen?
- In welchen Arbeitsmärkten finden Sie Kandidat:innen für die unterschiedlichen Stellen?
- Inwiefern kann die Recruiting Software dabei unterstützen, in diesen Märkten aktiv zu sein – beispielsweise über eine Reichweitenoptimierung im Posting oder ggf. über ein unterstützendes Active Sourcing?
Eins ist klar: Recruiting ist nicht gleich Recruiting. Je nach Stellenprofil können die Herausforderungen sehr unterschiedlich sein. Ist es das Ziel, aus einem hohen Bewerbungsaufkommen die beste Bewerbung herauszufiltern oder geht es darum, überhaupt mit Kandidat:innen in Kontakt zu kommen. D. h. benötigt man eine Recruiting Software, um große Bewerberaufkommen möglichst effizient zu screenen, oder benötigt man ein Tool, um sehr gezielt nach bestimmten Bewerberprofilen zu suchen. Hier gilt es je nach Herausforderung zu überprüfen, inwieweit ein Bewerbermanagement-System das eigene Unternehmen bestmöglich unterstützt.
Strategische Aspekte
Neben den Kernfunktion und den unternehmensspezifischen Anforderungen sollten bei der Auswahl eines Recruiting-Systems auch strategische Aspekte beleuchtet werden. So ist zu bedenken, dass eine Software-as-a-Service-Partnerschaft (SaaS) nur dann erfolgreich ist, wenn die Software auch zur Unternehmens- und Recruiting-Strategie passt. Denn jede Software hat nur begrenzte Möglichkeiten einer tiefergehenden Individualisierung. Dabei zu berücksichtigen sind folgende Aspekte:
Die HR Digitalisierungsstrategie
Gibt es noch weitere HR-Bereiche in Ihrem Unternehmen, die ebenfalls digitalisiert werden sollen? Je nach Anbieter bietet eine Recruiting Software auch Module für andere HR-Aufgaben wie z. B. Löhne und Gehälter, Personalverwaltung oder eine digitale Personalakte an. Je nach Umfang der Anforderungen kann es also Sinn machen, sich von vornherein für eine breiter aufgestellte Lösung zu entscheiden.
User Experience (UX) und User Interface (UI)
Wichtig für einen erfolgreichen Bewerbungsverlauf ist auch die Frage, ob Ihre E-Recruiting-Lösung nutzerfreundlich und ansprechend ist. Eine Recruiting Software sollte einfach zu handhaben und ansprechend gestaltet sein. Das fördert die Akzeptanz der Lösung im Unternehmen und kann sich auch positiv auf die Quantität und Qualität der eingehenden Bewerbungen auswirken. Das Bewerberportal prägt oft den ersten Eindruck, den potenzielle Kandidat:innen vom Unternehmen haben. Zudem unterstreicht eine professionelle Recruiting Software die Bedeutung des Bewerbungsmanagement im Unternehmen und wertet den HR-Bereich auf.
Technische Integrationsoptionen
Bei der Digitalisierung von Unternehmensbereichen spielt des Weiteren die Frage der technischen Schnittstellen eine zentrale Rolle. Möchten Sie beispielsweise mit der Einführung des Bewerbermanagement-Systems die Reichweite und den Zugang zu neuen Kandidatenpotentialen erweitern? Dann sollte Ihre Recruiting Software über Social-Mediaplattformintegrationen für Multiposting und One-Click-Apply verfügen. Sofern Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der ausschließlich Recruiting Software bereitstellt, achten Sie darauf, dass es möglich ist, andere interne HR-Tools einzubinden wie z. B. Kalender-Tools für die Terminkoordination.
Anbieterstrategie
Last but not least sollten Sie sich fragen, inwiefern der Hersteller unabhängig vom Status Quo der Software der geeignete Partner ist? Wie wirtschaftlich stabil ist der Hersteller? Welche Entwicklungsstrategie verfolgt der Anbieter mit der Software? Inwiefern bietet der Anbieter geeigneten Service und Support zur Software? Ziel sollte es sein, eine Recruiting Software langfristig nutzen zu können und zukünftig im Bereich Bewerbermanagement gut aufgestellt zu sein.
Sie brauchen Hilfe bei der Software-Auswahl? Wir helfen Ihnen, die geeignete Software für Ihr Unternehmen zu finden.
Recruiting Software Vergleich: Den richtigen Anbieter finden
Ob sich eine Recruiting Software für Ihr Unternehmen eignet hängt somit von vielen Faktoren ab: den Funktionen, die die Software bietet, den eigenen unternehmensspezifischen Herausforderungen und der Digitalisierungsstrategie des HR-Bereichs insgesamt.
Der folgende Vergleich gibt einen Überblick über die gängigsten Anbieter von Recruiting-Lösungen. Sofern Sie eine passgenaue HR-Softwareauswahl benötigen, zeigen wir Ihnen gerne über den HR-Software-Vergleich Ihre Optionen auf.
SAP SuccessFactors
ist eine global ausgerichtete und cloud-basierte Recruiting-Lösung. Die End-to-End-Lösung bietet neben der Möglichkeit, einzelnen Karriereseiten für verschiedene Länder und Unternehmen einzurichten, auch interne Recruiting-Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung. Dank eines vollumfänglichen Selfservices haben Recruiter:innen, Führungskräfte und Kandidat:innen jederzeit Zugriff auf die für sie benötigten Daten. Erweitert wird dies durch unterschiedliche Analyse-Tools, die durch maschinelles Lernen dabei helfen können, die richtigen neuen Mitarbeitenden zu finden.
Cornerstone
bietet einen gesamtheitlichen Ansatz im Thema Recruiting, um eine reibungslose Kandidatenerfahrung zu garantieren. Um die passenden Talente zu finden, können geeignete Social Media-Tools, Bewerber-Tracking, einfach zu konfigurierende Karriereseiten, ein einfaches Onboarding und viele mögliche Integrationen von Job Boards, Multipostern und Backgroundchecks eingesetzt werden.
SmartRecruiters
bietet in allen Schritten des Recruitings eine Vielzahl an Funktionen: von der Anwerbung über die Auswahl bis hin zur Anstellung. Die End-to-End-Recruiting-Lösung und vierteljährliche Produkt-Updates helfen Ihnen, in der Talentsuche wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den aktuellen Trends im Recruiting Schritt zu halten.
Von der One-Click-Bewerbung über eine integrierte SMS-Kommunikation oder der Field-Recruiting-App bis hin zur Anmeldung für Talentpools: SmartRecruiters ermöglicht eine perfekte Candidate Experience. Mit einem Kampagnen-Management, intelligentem Stellenmarketing, frei konfigurierbaren Workflows und Referral-Möglichkeiten unterstützt die Software auch Hiring-Manager:innen und Recruiter:innen optimal in der Talentsuche.
Haufe Bewerbermanagement
unterstützt alle Prozesse rund um das Thema Bewerbermanagement– d. h. alle Prozesse vom Stellenantrag über die Ausschreibung bis hin zur Vertragserstellung und der Vertragsunterschrift werden durch das Modul unterstützt.
Schnittstellen zu Job-Portalen, Google-for-Jobs-konforme Stellenausschreibungen und Integrationen für ein erleichtertes Active Sourcing sind neben vielen automatisierten Workflows nur einige der zentralen Funktionen.
Recruiting Software Anbieter im direkten Vergleich
| SAP SuccessFactor | Cornerstone | SmartRecruiters | Haufe | |
| Art | ERP-Lösung | People-Suite | Recruiting Software | KMU-Suite |
| Ziel-gruppe | Größere mittelständische Unternehmen und Konzerne | Mittelstand und Konzerne | Mittelstand und Konzerne | Mittelstand |
| Funk-tionen | Integration aller HR-Module möglich |
Talentmanagement-Software mit Basisbestandteilen in der HR-Administration | Spezialisiert auf Recruiting | Sehr umfangreich, Full-Range-HR-Digitalisierer mit Multikomponentenstrategie |
| Look & Feel | nutzerfreundlich, Schnittstellen teilweise umständlich | Hohe Benutzer-freundlichkeit, übersichtliches Design | Intuitiv und übersichtlich | übersichtlich |
| Service | Guter Support | Fachkundiger Support | 24/7 Live-Support | 24/7 Live-Support |
| App-Version | Ja. Cloudbasiert | Ja. Cloudbasiert | Ja. Cloudbasiert | Ja. Webbasiert |
| Preis | Verschiedene Lizenztypen, geringe Betriebskosten | Nur auf Anfrage | Einmalige Einrich-tungsgebühren, Abo-Preise pro Mitarbeitender | Auf Anfrage |
Implementierung einer Recruiting Software: So funktioniert’s.
Sobald man den passenden Anbieter gefunden hat, geht es darum, die Recruiting Software schnellstmöglich zum Einsatz zu bringen. Die Implementierung kann mehrere Wochen bis Monate, oder manchmal – je nach Größe und Komplexität des Unternehmens und des Recruitingprozesses – auch Jahre dauern.
Wichtige Fragen vor der Implementierung
Bevor die Software eingeführt werden kann, ist es empfehlenswert, den aktuellen Bewerbungsprozess im Unternehmen zu beschreiben. Bestenfalls sind diese Fragen bereits vor dem Auswahlprozess geklärt:
- Wie ist der SOLL-Prozess?
- Wie läuft es in der Realität ab?
- Welche Schritte können durch die Digitalisierung automatisiert werden?
- Wie kann der Prozess optimiert werden?
- Welche Daten sollen erfragt werden?
- Welche Daten benötige ich ggf. aus oder in meinem Stammdatensystem?
- Welche Führungskräfte, Mitarbeitende und Drittanbieter sind involviert?
Der Prozess sollte angefangen bei den Fragen an den Bewerber bis hin zum Ablauf und dem Zusammenspiel verschiedener Beteiligter beleuchtet werden. Da die meisten Anbieter SaaS-Lösungen anbieten, variiert der Anpassungsspielraum. Manche Softwareschmieden sind flexibler als andere. Einige haben integrierte Schnittstellen mit Stellenportalen. Andere haben Onboarding-Funktionen.
Für die Implementierung stellen die Anbieter jedem Kunden einen eigenen Implementierungsberater zur Seite. Der Implementierungsprozess erfolgt grundsätzlich nach demselben Muster, unterscheidet sich aber im Detail anhand von Best Practice-Erfahrungen und Projektmanagement-Praktiken des Implementierungspartners. Generell sind folgende Schritte relevant:
- Zunächst werden gemeinsam mit dem Kunden Anforderungen und Ziele der Recruiting Software im Detail erarbeitet und reflektiert.
- Dann werden das Ziel, die Zeitschiene und die Aufgabenverteilung des Implementierungsprojektes festgelegt und Aufgabenpakete definiert. Das Projekt kann nur erfolgreich sein, wenn Implementierungspartner und HR-Verantwortliche eng zusammenarbeiten, da die technische Umsetzung sowie die konzeptionelle und inhaltliche fachliche Vorbereitung Hand in Hand gehen müssen.
- Im Anschluss daran werden die Anforderung des Unternehmens technisch umgesetzt und implementiert.
- In einem Proof-of-Concept-Workshop werden Umsetzung, Rollenverteilung und Prozessschritte im Detail und live im System erstmals demonstriert und besprochen.
- Nach dem Kundenfeedback wird der Prototyp in einer zweiten Iterationsschleife inklusive Testing finalisiert. In diesem Schritt ist es hilfreich, wenn spätere Systemverantwortliche sich möglichst früh mit dem System vertraut machen und offene Fragen oder Änderungswünsche frühzeitig in den Implementierungsprozess einbringen, anstatt potenzielle Schwachstellen erst nach dem Go Live zu entdecken. Gerade deshalb ist ein ausgiebiges und umfangreiches Testing im Anschluss notwendig, sowohl aus Sicht der Recruiter:innen, als auch aus Sicht der Bewerber:innen.
- Sobald das Bewerbermanagementsystem finalisiert ist, beginnen die Anwenderschulungen. Ein begleitendes Change-Management und Kommunikations-Konzept können hier entscheidend zur Nutzerakzeptanz beitragen. Je besser Anwender:innen mit dem System umgehen können, desto zufriedener sind sie nach der Inbetriebnahme des Recruiting-Systems und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt. Die Nutzer:innen sollen gerne mit der neuen Recruiting Software arbeiten und einen wirklichen Nutzwert haben, damit für das Management die Vorteile und Erfolge des Projektes klar auf der Hand liegen.
Nach der Implementierung
Die Erfahrung zeigt, dass es von Vorteil ist, wenn es einen oder mehrere direkte Projektverantwortliche im Unternehmen gibt, die die Software nach der Einführung betreuen und weiterentwickeln. Zudem sollte der Ressourcen-Aufwand genau geklärt werden, um ein reibungsloses Projekt zu gewährleisten. Nicht zu unterschätzen ist der Aufwand für einen internationalen Roll-Out im Vergleich zu einem nationalen.
Was bedeutet Recruiting?
Recruiting bezeichnet alle Prozesse rund um die Suche nach geeigneten Mitarbeiter:innen.
Zu den Kernaufgaben des Recruitings gehören die Analyse des Anforderungsprofils einer Stelle und deren Ausschreibung, das Finden und Auswählen geeigneter Bewerber:innen, das Unterbreiten von Stellenangeboten sowie das Rekrutieren von Kandidat:innen und deren Integration in das Unternehmen.
Was ist eine Recruiting Software?
Eine Recruiting Software ist eine Personalsoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, die verschiedenen Schritte des Recruitings effektiv durchzuführen.
Diese Programme übernehmen administrative Aufgaben im Bewerbungsprozess, steuern die Kommunikation mit den Bewerbenden, binden Führungskräfte in das Recruiting ein oder organisieren Vorstellungsgespräche.
Um auch bei Fachkräftemangel die qualifiziertesten Mitarbeitenden zu gewinnen, helfen Bewerbermanagement-Softwarelösungen zudem dabei, mit potenziellen Kandidat:innen in Kontakt zu bleiben.
Welche Funktionen hat eine Recruiting Software?
Bewerbermanagementsysteme umfassen typischerweise die folgenden Funktionen:
- Stellengenehmigung
- Stellenausschreibung/Multiposting
- Bewerbungseingangsmanagement
- Bewerber:innenauswahl und – verwaltung
- Assessment Center-Funktionen
- Koordination und Organisation von Interview-Einladungen
Einige Recruiting Softwarelösungen enthalten auch zusätzliche Funktionen:
- Vertragsmanagement
- Onboarding Management
- Talent Relationship Management
Welche Vorteile bietet eine Recruiting Software?
Der Einsatz einer Recruiting Software hat viele Vorzüge:
- Der Recruiting-Prozess wird beschleunigt und vereinfacht
- Eine Recruiting Software gewährleistet eine bessere Übersicht
- Datenschutzanforderungen lassen sich leichter umsetzen
- Optimale Gestaltung der Candidate-Experience
Wie wird die richtige Recruiting Software ausgewählt?
Unternehmensspezifische Aspekte spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl der richtigen Personalbeschaffungssoftware, denn jeder Arbeitgeber hat unterschiedliche Anforderungen an seine Reputation, seine Produkte, sein Unternehmens- und Markenimage, seinen Standort, seine Unternehmensphilosophie oder seinen Internationalisierungsgrad.
Aber auch Einstellungsstrategien und -ziele, Bewerbungsprozesse und -strukturen sowie Stellenprofile sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Daher müssen bei der Rekrutierung viele verschiedene Parameter berücksichtigt werden, um der jeweiligen individuellen Situation mit der richtigen Rekrutierungsmethode gerecht zu werden.
Fazit: Die beste Recruiting Software für Ihr Unternehmen.
Es gibt nicht DIE beste Software für Ihr Recruiting, aber eine IT-gestützte Lösung, die genau zu Ihrer Organisation passt. Achten Sie darauf, ob die Recruiting Software alle notwendigen Kernbestandteile des Bewerbermanagement-Prozesses abbilden kann. Des Weiteren ist es wichtig, hier nicht nur an den aktuellen, eigenen Prozess zu denken, sondern auch daran, ob das System Anforderungen anderer Einheiten und Standorte abbilden kann.
