Kompetenzanalyse

Unter dem Begriff Kompetenzanalyse kann man sich eigentlich relativ leicht etwas vorstellen: Es werden wohl Kompetenzen analysiert. Damit ist aber natürlich noch nicht alles gesagt, denn zum einen gibt es verschiedene Kontexte, in denen Kompetenzanalyse eine Rolle spielt, und zum anderen definiert sich so etwas wie die Kompetenzanalyse auch immer noch über ihre Durchführung und Methoden. Wie diese genau aussehen können, ist Thema dieses Beitrags.

Was versteht man unter Kompetenzanalyse?

Im Unternehmenskontext wird die Kompetenzanalyse dem Kompetenzmanagement zugeordnet. Auch Potentialanalyse genannt – was sich schon dem Namen nach eher auf die zu erreichenden, potentiellen Fähigkeiten konzentriert –, stellt sie eine Methode dar, um den Bedarf an Fachkraft zu decken. Schematisch dargestellt sieht das in etwa so aus:

Kompetenzmanagement
UnternehmenMitarbeiter
Anforderungen (SOLL)Fähigkeiten (IST)
BedarfsanalyseKompetenzanalyse

In mancherlei Theorie wird auch die Bedarfsanalyse zur Kompetenzanalyse gezählt, was durchaus Sinn ergibt, da ja jeweils Kompetenzen analysiert werden – einerseits aus der Nachfrage- und andererseits aus der Angebotsperspektive.

Begriffsmäßig sollte die Kompetenzanalyse übrigens nicht mit der Kernkompetenzanalyse verwechselt werden. Sie ist auf Mitarbeiter natürlich auch in stark abgewandelter Form anwendbar, wendet sich aber üblicherweise eher der Analyse der Potentiale eines Unternehmens als Ganzes zu, wobei Dinge wie die Chancen am Markt und Wettbewerbsfähigkeit unter die Lupe genommen werden. Das aber nur am Rande.

Anwendungsgebiete im und außerhalb des Unternehmenskontext

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle auch noch die sogenannte Kompetenzanalyse Profil AC erwähnt. Das ist eine individuelle Kompetenz- und Interessenanalyse für Jugendliche und Erwachsene, wobei herausgefunden wird, für welche Berufsfelder und Tätigkeiten sich die getesteten Personen eignen, damit sie ihren Berufsweg entsprechend gestalten können. Diese Methode wird vor allem an Schulen in Baden-Württemberg, Niedersachsen, Sachsen und Rheinland-Pfalz eingesetzt.

Wenn man so will, bereitet diese Aktion in den Schulen gewissermaßen das Feld für die Personaler in den Unternehmen, die dann die Feinarbeit leisten. Kompetenzanalyse kommt dann als Methode im Unternehmen vor allem beim außer- und innerbetrieblichen Recruiting, der Personalentwicklung und dem Talent Management zum Einsatz. Wie bei anderen Ressourcen auch, wird geprüft, welcher Bedarf besteht und inwiefern er bereits gedeckt wird.

Aufgaben und Ziele der Kompetenzanalyse

Übergeordnetes Ziel der Kompetenzanalyse (die ins Kompetenzmanagement eingebettet ist) ist es, die bestmögliche Besetzung aller Stellen zu gewährleisten, damit das Unternehmen so effizient wie möglich arbeiten kann. Essenziell dafür bzw. wünschenswerter Nebeneffekt: Mitarbeiter werden gezielt gefördert und können sich gemäß ihren individuellen Bedürfnissen und Wünschen weiterentwickeln. Das steigert automatisch die Mitarbeitermotivation, was wiederum der Effizienz des Unternehmens zuträglich ist und den Kreis sozusagen schließt.

Zusammengefasst:

Bestmöglicher Einsatz von Fähigkeiten
Kompetenzen im Unternehmen erfassenGrundlage für gezielte Weiterbildung schaffenPotentiale erkennen und fördern

Im Detail geht es darum, ein möglichst vollständiges und korrektes Bild der Fähigkeiten von Mitarbeiter zu zeichnen. Das ist nicht immer einfach. Wie oft hat man beispielsweise Zuspruch für etwas bekommen, das man gar nicht kann (oder nicht zu können glaubt) oder umgekehrt. Die eigenen, geschweige denn fremde Fähigkeiten einschätzen zu können braucht viel Fingerspitzengefühl, Menschenkenntnis und strukturierte Analysen.

Kompetenzanalyse durch Fragebogen und Co.: Tools und Methoden

Stellt sich nur noch die Frage: Wie findet man nun (vor allem die verborgenen) Kompetenzen der Mitarbeiter heraus? Wie jede Art der Analyse schalten und walten auch hier am besten eine strukturierte und durchdachte Arbeitsweise sowie bewährte Methoden. Zwei grobe Konzepte haben sich in der Praxis als zielführend und durchführbar erwiesen:

Fragebögen in der Kompetenzanalyse

Als erster Schritt für einen quantitativen Überblick über die Kompetenzen der Mitarbeiter bietet sich an, einen Fragebogen aufzusetzen und anzuwenden. Eine Gruppe (in der Regel bestehend aus Führungskräften) berät sich über die abzufragenden Inhalte und setzt diese gemeinsam für eine bestimmte Stelle oder eine Gruppe von Stellen auf.

Fähigkeit1*)2*)3*)Interesse*)Kein Interesse**)
A
B
C

*) Die Ziffern stehen hier für 1 = ich beherrsche diese Fähigkeit bis 3 = ich beherrsche diese Fähigkeit nicht.
**) Hier ist das Interesse an der Ausbildung der jeweiligen Fähigkeit gemeint.

Dieses schematische Beispiel kann sich natürlich beispielsweise in Onlinetests und mithilfe von HR-Analytics-Tools wesentlich umfangreicher gestalten und gibt einen interessanten ersten Einblick in das generelle Bild, dass die Mitarbeiter von ihren Fähigkeiten und Potentialen haben. Nur sie selbst zu befragen, wäre allerdings wieder etwas einseitig. Deshalb befragt man sowohl die Mitarbeiter selbst, also auch Kollegen und Vorgesetzte, um die berühmte 360-Grad-Beurteilung zu erreichen.

Mit der richtigen Software dahinter passiert die Auswertung vollautomatisch und man hat als Kompetenzanalytiker innerhalb kürzester Zeit eine ansprechend aufbereitete Statistik auf dem Schreibtisch liegen, die für alle weiteren Schritte von Nutzen ist.

Kompetenzanalyse via Interview

Für eine wirklich vielsagende Analyse der Kompetenzen eines Mitarbeiters braucht es aber zusätzlich zumindest eine qualitative Erhebung von Daten, aka Interview. Die Ergebnisse des Fragebogens können dabei als Diskussionsgrundlage verwendet werden.

Einerseits wird es dann darum gehen, die Ergebnisse zu besprechen und auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, und andererseits wird versucht, durch gezielte Fragestellungen weitere Fähigkeiten zu Tage treten zu lassen. Vor allem, was den Bereich der Soft Skills betrifft, ist ein Fragebogen nicht unbedingt das aussagekräftigste Medium. Und auch hier gilt wiederum: Je mehr Leute man zu einer Person im qualitativen Interview befragt, desto differenzierter und kompletter der Eindruck.

Mithilfe von digitalen Analysetools und Datenbanken fällt es übrigens um ein Vielfaches leichter, alle Informationen zu erfassen und abrufbar zu haben. Weitet man den Blick ein wenig, ist eine umfassende Kompetenzanalyse speziell in der digitalen Transformation und in der agilen Gestaltung von Unternehmen essentiell. Wenn es darum geht, effektive Teams zu bilden, ist ein genauer Überblick über die Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder unerlässlich.

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