Onboarding: So erleichtert man neuen Mitarbeitern den Start

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Die Suche nach einem neuen Teammitglied ist erfolgreich abgeschlossen und der Arbeitsvertrag unterschrieben. Wie geht es weiter?
Für Unternehmen ist ein erfolgreicher Onboarding Prozess nicht nur eine nette Geste, sondern eine Vorrausetzung, um Unternehmenswachstum zu sichern und langfristig eine erfolgreiche Unternehmenskultur zu fördern. Im Mittelpunkt steht hierbei eine erfolgreiche Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Neue Mitarbeiter sollen sich schon ab dem Vertragsschluss wohl und geschätzt fühlen.

Definition „Onboarding“

Onboarding oder auch „taking on board“ ist ein Prozess aus dem Personalmanagement und bedeutet zu Deutsch so viel wie „An-Bord-Nehmen“. Dieser Onboarding Prozess beginnt da, wo der erfolgreiche Recruiting-Prozess abschließt. Der neue Mitarbeiter wird durch ein systematisches Einarbeitungsprogramm gezielt im Unternehmen integriert.

Vorteil und Ziele von Onboarding

Ziel des Onboarding Prozesses ist es, die Fluktuationsrate und die Einarbeitungszeit vor allem während der Probezeit gering zu halten und somit den Kostenaufwand einer Fehleinstellung zu minimieren. Mitarbeiterzufriedenheit und Engagement werden durch den engen Kontakt von Anfang an gefördert.

Der Onboarding-Prozess kann zusätzlich von einer passenden begleitet werden. Diese Software kann Unterstützung bei den administrativen Tätigkeiten bieten wie beispielsweise, Planung, Kontaktaufnahme, Willkommensbrief, Raumpläne, Erfassung der Stammdaten, Wissensvermittlung und vielem mehr.

Wie sieht der Onboarding-Prozess aus?

Ein erfolgreiches Onboarding beginnt ab dem Moment der Jobzusage und endet idealerweise mit Ende der Probezeit. So sollen begehrte Talente frühzeitig und langfristig in die Firma eingebunden werden. Ziel ist hierbei, dem neuen Mitarbeiter seine zukünftigen Aufgaben schnell näherzubringen, einen guten Überblick über die Unternehmensstruktur und die wichtigsten Prozesse zu verschaffen und erste Kontakte zu Kollegen aufzubauen.

1. Preboarding – Vor dem ersten Tag

Ein erfolgreiches Onboarding fängt schon vor dem ersten Arbeitstag an. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Bindung an das Unternehmen hoch bleibt. Die Preboarding Phase sorgt dafür, dass alle Abläufe glatt geregelt sind, sobald die oder der Neue das Unternehmen betritt.

Wie sollte ein Preboarding aussehen?

  • In Kontakt bleiben: Vorab Formalitäten regeln und alle relevanten Informationen zukommen lassen
  • Arbeitsplatz vorbereiten
  • Kolleg:innen informieren und einbinden
  • Mentor / Buddy festlegen
  • Einarbeitungsplan ausarbeiten

Es ist wichtig, dass die Kommunikation nach der Jobzusage nicht aufhört. Der neue Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin sollten vor Eintritt in das Unternehmen wissen, was ihn oder sie erwartet, um sich auf den ersten Tag adäquat vorbereiten zu können.  Ein   kann diese Aufgaben auch automatisieren und so den Prozess für das HR-Team vereinfachen.

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2. Erster Arbeitstag / Erste Arbeitswoche

Im Laufe des Recruiting-Prozesses konnte sich der Neuankömmling bereits einen guten Eindruck vom Unternehmen machen, nun gilt es, diesen Eindruck zu festigen. In der Regel sollten am ersten Arbeitstag der neue Mitarbeiter sowie sein Buddy und eventuell der Teamleiter anwesend sein.

Wie sollte der erste Arbeitstag / erste Woche aussehen?

  • Begrüßung durch den Buddy bzw. Vorgesetzten
  • Einweisung am neuen Arbeitsplatz: Willkommenspaket, Infomaterial sowie Anweisung in Standard Operating Procedures
  • Eintrittsmappe bzw. Onboarding-Wiki vorbereiten: So hat der neue Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit selbstständig bei Unklarheiten nachzublättern
  • Rundgang im Unternehmen: Bei einem Rundgang durch das Unternehmen kann der neue Mitarbeiter seine Kollegen kennenlernen und gleichzeitig ein Gefühl für die Räumlichkeiten bekommen
  • Welcome Lunch: beim gemeinsamen Essen knüpft man schnell Kontakte
    • Besonders am ersten Tag, und sogar in der ersten Woche, sollten neue Mitarbeiter:innen nicht nach Anschluss suchen müssen, sondern aktiv in den Kollegenkreis integriert werden.
  • Feedbackgespräch: Wie waren die ersten Eindrücke? Ungeklärte Fragen?

Tipp: Den neuen Mitarbeiter unter der Woche, eine Stunde später starten lassen, um dem Buddy die Möglichkeit zu geben dringende Aufgaben anzugehen, um sich im Laufe des Tages ganz auf den Neuankömmling einlassen zu können.

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3. In der Probezeit

In den nächsten Wochen und Monaten geht das Onboarding weiter. Der neue Mitarbeiter übernimmt jetzt allerdings schon eigene Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Wie geht das Onboarding weiter?

  • Einführungsveranstaltung: Häufig fangen in einem Zeitraum mehrere neue Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen an. Dann ist ein Einführungsveranstaltung besonders geeignet, um alle Neuankömmlinge gleichzeitig „an Bord zu bringen“.
  • Zielvereinbarungen treffen für die nächsten Wochen und Monate
  • Weiterbildungen organisieren und terminieren
  • Jobrotation oder „Projekt Talks“ anbieten, um einen umfassenden Einblick in das Unternehmen zu geben
  • Teambuilding Events anbieten
  • Regelmäßige Feedback Gespräche etablieren

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4. Feedback

Wie kann das Onboarding optimiert werden?

Die Bedingungen in einem Unternehmen ändern sich stetig, sowie die Erwartungen der neuen MitarbeiterInnen und somit auch die Anforderungen an das Onboarding. Um das Onboarding optimieren zu können wird eine Umfrage am Ende des Onboarding-Prozesses empfohlen. Aktuelle Mitarbeiter können ebenfalls befragt werden, um das Onboarding weiter zu verbessern.

Fazit

Ein erfolgreiches Onboarding ist essenziell, um neue Mitarbeiter:innen nicht nur im Hinblick auf ihre zukünftigen Aufgaben vorzubereiten und sie erfolgreich zu integrieren, sondern auch um deren Integration in das Team und die Unternehmenskultur zu fördern.

Virtuelles Onboarding ist angesagt? Kein Problem! Das sollten Sie beachten!

  • Arbeitszeitregelung: Wie muss die neue Arbeitskraft online verfügbar sein? Wird die Arbeitszeit gemessen oder beruht sie auf Vertrauensbasis?
  • Tools und Kommunikation: Welche digitalen Kanäle werden für die Kommunikation genutzt? Gibt es Handbücher oder Online Hilfe, um sich selbstständig hier zurecht zu finden? Unternehmenskultur: Wie wird diese virtuell gelebt? Was soll bei Video-Calls und im Chat beachtet werden?
  • Erwartungen: Wie können die Erwartungen des Unternehmens und die Erwartungen des neuen Mitarbeiters erreicht werden?
  • Arbeitsabläufe: Wie werden Arbeitsabläufe organisiert?
  • Informationen: Gibt es ein Unternehmenshandbuch? Wer sind die Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter?
  • E-Learnings: Welche Schulungen und Learnings müssen in der Anfangszeit absolviert werden?

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Übersicht Inhalt:

Definition „Onboarding“
Vorteil und Ziele von Onboarding
Wie sieht der Onboarding-Prozess aus?
1. Preboarding – Vor dem ersten Tag
2. Erster Arbeitstag / Erste Arbeitswoche
3. In der Probezeit
4. Feedback
Fazit
Virtuelles Onboarding ist angesagt? Kein Problem! Das sollten Sie beachten!
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