Bewerbermanagement-Software: Vergleich der besten Anbieter

Eine Bewerbermanagement-Software ist für die Organisation des gesamten Bewerbungsprozesses für die meisten Unternehmen mittlerweile praktisch unverzichtbar. Hier werden sämtliche Abläufe vom Erhalt der Bewerbung bis hin zur Einstellung koordiniert. Es ist aber nicht jede Software für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. In diesem Bewerbermanagement-Software-Vergleich erfahren Sie alles zu den besten Anbietern und welche Software am besten zu Ihnen passt.

Bewerbermanagement: Definition

Unter Bewerbermanagement wird die Administration von Bewerbern verstanden – das bedeutet alle Prozessschritte ab Erhalt der Bewerbung bis zur Entscheidung über die beste Bewerbung. Die darunter subsumierenden Teilaufgaben umfassen somit im Wesentlichen alle Aufgaben der Bewerberselektion, der Kommunikation mit dem Bewerbenden, der Koordination des Bewerbungsprozesses sowie der einzubindenden Personen.

Im folgenden Beitrag zum Bewerbermanagement-Software-Vergleich wird der Begriff etwas weiter gefasst und behandelt Aspekte von der Stellenausschreibung bis zur tatsächlichen Einstellung des Kandidaten.

Bewerbermanagement-Software, Recruitment-Software: Wofür braucht man sie?

Der Einsatz von Bewerbermanagement-Software bringt grundsätzlich drei entscheidende Vorteile:

  1. Der Prozess wird beschleunigt und vereinfacht:

Originär beschleunigt jede Art der Digitalisierung auch im Falle des Recruitings den Prozess entscheidend. Neben der einfachen Ablage von Bewerberdatensätzen sind es vor allem die Kommunikation und Interaktion im Bewerberauswahlprozess, die viel schneller und einfacher erfolgen. Das liegt daran, dass alle beteiligten Rollen immer direkt am Datensatz interagieren können und Informationen für alle in Echtzeit verfügbar sind.

  1. Eine bessere Übersicht wird gewährleistet:

Weiter ist die Transparenz über den jeweiligen Status der einzelnen Bewerbungsverfahren einfacher herzustellen bzw. ad hoc verfügbar, was insbesondere HR in die Lage versetzt, den Prozess effizient zu steuern und auch qualitativ auf Basis von Kennzahlen weiterzuentwickeln.

  1. Datenschutzanforderungen können leichter umgesetzt werden:

Ein weiterer übergeordneter Punkt, den Recruiting-Software vereinfacht, ist die Einhaltung von Anforderungen des Datenschutzes: Das zentrale Management der Daten in einem System verhindert fahrlässigen Umgang mit Bewerberdaten einfacher als deren Handling über Excel und Dokumentenablagen.

Die drei genannten Basisanforderungen können als eher banal bezeichnet werden – sie werden im Grunde durch jede gängig Bewerbermanagement-Software unterstützt. Das weiterführende Ziel sollte sein, die Candidate Experience der eigenen Bewerber optimal zu gestalten und die unternehmensspezifischen Recruiting-Prozesse ideal für alle Stakeholder zu unterstützen.

Bewerbermanagement-Software – Vergleich: Differenzierungsfaktoren

Ob und inwiefern eine spezifische Recruitment-Software zum eigenen Unternehmen passt, sollte daher aus der eher individuellen Perspektive heraus betrachtet werden. Dabei ergeben sich folgende relevante Differenzierungsfaktoren im Recruiting-Prozess des eigenen Unternehmens:

  • Was sind die wirklichen „Painpoints“ im eigenen Recruiting?
  • Vor welchen stellenspezifischen Herausforderungen stehen die Recruiter?
  • In welchen Arbeitsmärkten finden wir Kandidaten für die unterschiedlichen Stellen und inwiefern kann das Recruiting-System dabei unterstützen, in diesen Märkten aktiv zu sein – beispielsweise über eine Reichweitenoptimierung im Posting oder ggf. über Optionen des unterstützten Active Sourcings?

Eins ist klar: Recruiting ist nicht gleich Recruiting. Je nach Stellenprofil sind die Herausforderungen eher darin zu sehen, in einem hohem Bewerbungsaufkommen die beste Bewerbung zu finden oder überhaupt erst mit Kandidaten in Kontakt zu kommen.

Auswahl von Stellenbewerbern

Dies sollte vor dem Bestreben stehen, große Bewerberaufkommen möglichst effizient zu screenen und je nach Passung in einem weiteren Prozess im Detail zu durchleuchten. Hier gilt es je nach Herausforderungen, die möglichen Systeme auf Flexibilität abzuprüfen, damit sie das eigene Unternehmen bestmöglich unterstützen.

Bewerbermanagement-Software – Vergleich: strategische Aspekte

Neben der Ausprägung der Kernfunktionalitäten in der Administration, Steigerung der Steuerungstransparenz, Gewährleistung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und den individuellen Aspekten des unternehmenseigenen Prozesses sollten dringend auch strategische Aspekte beleuchtet werden.

Es gilt zu bedenken, dass Software-as-a-Service-Partnerschaften dann erfolgreich sind, wenn beide Partner sich auch zukünftig in die gleiche Richtung bewegen, da es nur begrenzte Möglichkeiten einer tiefergehenden Individualisierung der Software gibt. Wichtige Aspekte sind:

Fit zur eigenen HR-IT-Strategie

Gibt es noch weitere HR-Funktionen, die ebenfalls digitalisiert werden sollen? Je nach Anbieter der HR-Software für das Bewerbermanagement bieten diese auch weitere Module für z. B. die Payroll, HR-Administration, digitale Personalakte etc. Je nach Tiefe der Anforderungen kann es also Sinn machen, auch die Digitalisierungsoptionen mit einem breiter aufgestellten Anbieter zu erweitern.

User Experience (UX) und User Interface (UI)

Die Klarheit und Eingängigkeit, mit welchen der Recruiting-Prozess umgesetzt werden kann, und die optische Reife sind ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz der Lösung. Es gilt zu bedenken, dass das Bewerberportal oft den ersten Eindruck zur Employer Brand prägt und daher den Bewerber direkt erreichen kann.

Weiters gilt es aber auch, die eigenen Hiring-Manager professionell zu betreuen – auch hier spiegelt das Werkzeug Wertschätzung und Bedeutung wider, die das Thema für das eigene Unternehmen hat.

Hiring-Manager im Auswahlprozess

Technische Integrationsoption

Je nach Herausforderung im Recruiting ist es von Bedeutung, ob mit Einführung des Bewerbermanagementsystems auch die Reichweite und der Zugang zu neuen Kandidatenpotentialen unterstützt werden sollen. Hier sind Aspekte wie Multiposting und One-Click-Apply über Social-Mediaplattformintegrationen zu nennen.

Sofern es sich um einen Anbieter handelt, der ausschließlich Bewerbermanagement liefert, stellt sich die Frage nach der Schnittstellenfähigkeit zu anderen internen HR-Tools: Hier muss beispielsweise die Integration von Kalender-Tools wie z. B. Outlook für Terminkoordinationen etc. bedacht werden.

Anbieterstrategie

Last but not least sollte hinterfragt werden, inwiefern der Hersteller der geeignete Partner ist – unabhängig von der Software im Status quo. Wie wirtschaftlich stabil ist der Hersteller? Welche Entwicklungsstrategie verfolgt der Anbieter mit der Software? Inwiefern bietet der Anbieter geeigneten Service und Support zur Software?

Gerade bei SaaS-Lösungen sind diese Fragen von Bedeutung, da man als Kunde bei der Weiterentwicklung der Lösung auf die Zielkongruenz mit der des Anbieters angewiesen ist.

Bewerbermanagement-Software: Vergleich

Aus den oben genannten Punkten heraus ergibt sich, dass ein simpler Bewerbermanagement-Software-Vergleich auf Basis der reinen Funktionalitäten nicht immer sinnvoll ist. Die Eignung einer Recruitment-Software ergibt sich aus den eigenen unternehmensspezifischen Herausforderungen und der Digitalisierungsstrategie des HR-Bereichs insgesamt.

Im Folgenden finden sich daher die gängigsten Anbieter von Recruiting-Lösungen entlang der möglichen Digitalisierungsstrategien sowie deren potenzielle Passung bezogen auf Unternehmensgrößen. Sofern Sie eine passgenaue HR-Softwareauswahl benötigen, zeigen wir Ihnen gerne über den HR-Softwarevergleich Ihre Optionen auf:


AnbietertypAnbieterModulstrategieKernmarktHerausragendes im Recruiting
ERP SuiteSuccessFactorsIntegration aller HR-Module im Rahmen SuccessFactorsgrößerer Mittelstand und KonzernumfeldSuccessFactors bietet eine global ausgerichtete und cloud-basierte Recruiting-Lösung. Die end-to-end-Lösung bietet neben der Möglichkeit einer einzelnen Karriereseite für verschiedene Länder und Unternehmen auch interne Recruiting-Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.

Des Weiteren bietet sie durch einen vollumfänglichen SelfService eine große Autonomie für Recruiter, Kandidaten und Führungskräfte. Erweitert wird dies durch unterschiedliche Analyse-Tools, um auch durch maschinelles Lernen die richtigen Kandidaten zu finden.

People SuiteCornerstoneEine durchgängige Talentmanagement-Software mit Basisbestandteilen in der HR-AdministrationMittelstand und KonzernumfeldCornerstone bietet einen gesamtheitlichen Ansatz im Thema Recruiting, um eine reibungslose Kandidatenerfahrung zu garantieren.

Dabei spielen die geeigneten Social Tools, Bewerber-Tracking, einfach zu konfigurierende Karriereseiten, ein einfaches Onboarding und viele mögliche Integrationen zu Job Boards, Multipostern und Backgroundchecks zusammen, um die passenden Talente zu gewinnen.

Recruiting-SpezialistSmartRecruiterSpezialisiert auf RecruitingMittelstand und KonzernumfeldSmartRecruiters bietet in allen Schritten des Recruitings eine Vielzahl an Funktionen: von der Anwerbung über die Auswahl bis hin zur Anstellung. Die end-to-end Recruiting-Lösung und vierteljährlichen Produkt-Updates helfen Ihnen, in der Talentsuche wettbewerbsfähig zu bleiben und mit den aktuellen Trends im Recruiting Schritt zu halten.

Von der One-Click-Bewerbung über eine integrierte SMS-Kommunikation oder der Field-Recruiting-App bis hin zur Anmeldung für Talentpools: SmartRecruiters ermöglicht eine perfekte Candidate Experience.

Mit einem Kampagnen-Management, intelligentem Stellenmarketing, frei konfigurierbaren Workflows und Referral-Möglichkeiten unterstützt die Software auch Hiring-Manager und Recruiter optimal in der Talentsuche.

KMU SuiteHaufeFull-Range-HR-Digitalisierer mit MultikomponentenstrategieFokus Mittelstand aber auch im KonzernumfeldDas Haufe Bewerbermanagement unterstützt alle Prozesse rund um das Thema Bewerbermanagement – d. h. alle Prozesse vom Stellenantrag über die Ausschreibung bis hin zur Vertragserstellung und der Vertragsunterschrift werden durch das Modul unterstützt.

Schnittstellen zu Job-Portalen, Google-for-Jobs-konforme Stellenausschreibungen und Integrationen für ein erleichtertes Active Sourcing sind neben vielen automatisierten Workflows nur einige Highlight-Funktionalitäten.

Implementierung einer Recruiting-Software

Sobald man den passenden Anbieter gefunden hat, geht es nun darum, die Bewerbermanagement-Software schnellstmöglich in den Einsatz zu bringen. Jeder Anbieter hat hierfür eigene Implementierungsberater, welche die Kunden in der Einführung begleiten.

Bevor die Software eingeführt werden kann, gilt es einige Schritte zu beachten. Die Implementierung kann mehrere Wochen bis Monate (oder manchmal auch Jahre) dauern.

Wichtige Fragen

Es empfiehlt sich als Kunde, vorab den aktuellen HR-Prozess im Unternehmen zu skizzieren. Bestenfalls sind diese Fragen bereits vor dem Auswahlprozess geklärt:

  • Wie ist der SOLL-Prozess?
  • Wie läuft es in der Realität ab?
  • Welche Schritte können durch die Digitalisierung automatisiert werden?
  • Wie kann der Prozess optimiert werden?
  • Welche Daten sollen erfragt werden?
  • Welche Daten benötige ich ggf. aus oder in meinem Stammdatensystem?
  • Welche Rollen und Drittanbieter sind involviert?

Von den Fragen an den Bewerber bis hin zum Ablauf und dem Zusammenspiel verschiedener Parteien sollte der Prozess beleuchtet werden. Da die meisten Anbieter SaaS-Lösungen sind, variiert der Anpassungsspielraum hier. Einige Anbieter sind flexibler als andere. Einige haben integrierte Schnittstellen mit Stellenportalen. Andere haben Onboarding-Funktionen.

Wichtige Vorbereitungen

Durch einen guten Softwareauswahl-Prozess lässt es sich vermeiden, dass an dieser Stelle des Projektes Funktionalitäten nicht umsetzbar sind. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner wird dann lediglich eine Strategie entwickelt, wie man den neuen Wunschprozess im System umsetzt. Dieser berät einen mit Best-Practice-Lösungen und verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten.

Nicht zu vergessen ist, bereits früh zu beginnen, notwendige Ansprechpartner für technische Integrationen zu involvieren. Ob das Stammdatensystem, die IT zwecks der Karriereseite oder Single-Sign-On, Raumbuchungstools oder einen Drittanbieter – je früher Sie die Integration anstoßen, desto reibungsloser gelingt die Implementierung.

Integration von Daten

Wichtige Testungen

Nachdem alle Inhalte wie Stellenbeschreibungslayout, Bewerberfragen, Rollenkonzepte, Übersetzungen und Datenschutzerklärungen in einigen Iterationsrunden finalisiert wurden und der Prozess im System eingebunden ist, geht es an das User Acceptance Testing. Es ist wichtig, den Prozess für alle Rollen Ende-zu-Ende durchzutesten. Sowohl aus Bewerber-Sicht als auch aus Sicht aller beteiligten Recruiting-Rollen.

Sobald das System finalisiert ist, sollten Sie die Anwender schulen. Ein begleitendes Change-Management und Kommunikations-Konzept können hier einen entscheidenden Vorteil in der User Acceptance bringen. Je besser Ihre Nutzer mit dem System umgehen können, desto zufriedener werden sie nach Go-Live sein – und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.

Die Erfahrung zeigt, dass es von Vorteil ist, wenn es einen (oder mehrere) direkte Projektverantwortliche/n im Unternehmen gibt, die die Software langfristig auch nach der Einführung betreuen und weiterentwickeln. Ansonsten gilt es, den Ressourcen-Aufwand vorher genau zu klären, um ein reibungsloses Projekt zu gewährleisten. Nicht zu unterschätzen ist ein internationaler Roll-Out im Vergleich zu einem nationalen.

Bewerbermanagement-Software – Vergleich: So finden Sie die richtige

In unserem Bewerbermanagement-Software-Vergleich haben Sie erfahren, dass jede Software ein Unternehmen in grundlegenden Aspekten der Bewerberorganisation unterstützen kann. Allerdings sollte die Wahl der Software eher nach individuellen Gesichtspunkten getroffen werden: An welchen Märkten suchen Sie nach Ihren Bewerbern? Was sind die „Painpoints“ im eigenen Recruiting?

Zahlreiche Differenzierungskriterien und spezifische Faktoren sollten beleuchtet werden, bevor eine konkrete Wahl getroffen wird. Mit unserem Bewerbermanagement-Software-Vergleich haben Sie im besten Fall bereits einen Anhaltspunkt, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passen könnte.

Bildquellen:

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