Kompetenz­management

Talente und Kompetenzen des Personals voll auszuschöpfen birgt Chancen für den Erfolg des Unternehmens und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter selbst. Doch das passiert nicht von allein. Das Kompetenzmanagement (bzw. Skills-Management) kümmert sich darum, dass kein Potential ungenutzt bleibt. Wie das in der Praxis aussieht, lesen Sie hier.

Definition von Kompetenz- und Skills-Management

Kompetenzmanagement ist eine Managementdisziplin mit der Aufgabe, Kompetenzen zu beschreiben, transparent zu machen sowie den Transfer, die Nutzung und die Entwicklung der Kompetenzen, orientiert an den persönlichen Zielen des Mitarbeiters sowie den Zielen der Unternehmung, sicherzustellen.[1]

Mit dieser ausführlichen Definition starten wir auch gleich direkt ins Thema dieses Beitrags. Bei Kompetenzmanagement geht es also darum, herauszufinden, welche Kompetenzen es in einem Unternehmen gibt und welche benötigt werden. Anschließend wird die Differenz daraus ermittelt und entsprechend ausgeglichen. Bei diesem Ausgleich handelt es sich nebenbei bemerkt in mancher Fachliteratur bereits um eine Maßnahme des Skills-Management.

Bevor wir uns aber in begrifflichen Kleinigkeiten verlieren, kommen wir gleich direkt dazu, was dem Kompetenzmanagement zu Grunde liegt und welche Ziele es verfolgt.

Grundlagen und Ziele des Kompetenzmanagement

Grundlegend geht es beim Kompetenzmanagement darum, Wissens- und Kenntnislücken zu schließen. Dafür werden, wie eingangs erwähnt, sämtliche für den Erfolg des Unternehmens nötigen Kompetenzen ausführlich beschrieben und schließlich mit den vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeiter verglichen, die mithilfe verschiedener Methoden zuvor ebenso eruiert werden.

Das hat zum Ziel das zunächst einmal Kompetenzlücken geschlossen und damit die Fähigkeiten, die das Personal mitbringt, optimal genutzt werden können.

Außerdem hilft diese Vorgehensweise dabei, neue Anforderungen zu bestimmen und die Verteilung bzw. den Aufbau der dafür nötigen Kompetenzen geordnet über die Bühne gehen zu lassen. Das ist besonders dann wichtig, wenn sich externe Faktoren verändern und sich das Unternehmen den Marktanforderungen entsprechend umstrukturieren muss.

Als ultimativen Schritt kann das Kompetenz-, Skills- aber auch das Talent Management zur Bildung einer agilen Organisation beisteuern, indem absolute Klarheit über die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter herrscht und so einfacher eruiert werden kann, welche Menschen für welche Projekte am besten geeignet sind. Außerdem wird durch die Evaluierung klar, wie das Unternehmen diesbezüglich grundsätzlich aufgestellt ist.

Strategisches Kompetenzmanagement und Operatives Skills-Management

Das hier behandelte Thema bzw. die unternehmerischen Maßnahmen, die damit zusammenhängen, teilen sich in 2 Teilbereiche: Kompetenzmanagement und Skills-Management. Sie können als die beiden Stufen gesehen werden, die dazu führen, dass Kompetenzen den richtigen Stellen zugeordnet und gegebenenfalls aufgebessert werden.

Zunächst erfolgt das Kompetenzmanagement, das in der Literatur gemeinhin in 3 Phasen geteilt wird:

IdentifikationsphaseValidierungsphaseTransferphase
In dieser Phase passiert die Bedarfsanalyse. Es wird eruiert und genau beschrieben, welche Einzelkompetenzen für die jeweiligen Stellen im Unternehmen benötigt werden. Dabei kann auch zugleich eine Umstrukturierung stattfinden.Anschließend werden die Mitarbeiter auf ähnliche Weise unter die Lupe genommen und dokumentiert, über welche Einzelkompetenzen diese bereits verfügen. Dies wird in einem 360°-Ansatz aus unterschiedlichen Perspektiven gemacht.Bei der Transferphase werden die beiden Datensätze aus den vorherigen Schritten verglichen und damit Lücken ausfindig gemacht. Das macht eine Bedarfserhebung möglich, aufgrund derer Weiterbildungsmaßnahmen ausgewählt werden können.

Für unsere Zwecke würden wir die Transferphase gemeinsam mit der daran anschließenden Entwicklungsphase bereits dem Skills-Management zuordnen. Diese letzte Phase betrifft das Durchführen und Evaluieren der ausgewählten Weiterbildungsmaßnahmen.

Kompetenzmanagement in KMUs

Als nächstes möchten wir uns gerne dem Thema widmen, wie das Kompetenzmanagement nun konkret aussehen kann – und zwar auf KMU-Ebene. Hier sind die Kapazitäten oft nicht so günstig gelagert, wie in Konzernen, die finanziellen und zeitlichen Spielraum haben, um groß angelegte Evaluierungen durchzuführen. Wie kann erfolgreiches Kompetenzmanagement also trotzdem funktionieren?

Erster Schritt ist, wie bereits erwähnt, das Eruieren des Sollzustandes. Es werden also Aufgaben und die dazu gehörigen Kompetenzen definiert und detailliert aufgelistet. Diese Kompetenzen kann man mithilfe einer vierstufigen Expertiseskala (keine Kenntnisse, Kenner, Könner, Experte) noch aufschlüsseln, um das Lückenfüllen im letzten Schritt zu erleichtern.

Anschließend wird der Istzustand nach dem gleichen Schema herausgefunden und dokumentiert. Das kann man mithilfe von Fragebögen oder Mitarbeitergesprächen abwickeln. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass ein möglichst vollständiges Bild der Kompetenzen eines jeden Mitarbeiters entsteht, was man dadurch erreicht, dass man sowohl die jeweils eigene Sicht, als auch die Ansichten von Kollegen und Vorgesetzten zu Rate zieht.

Der Vergleich von Soll- und Istzustand ergibt schließlich Abweichungen, die durch Fortbildung ausgebessert, oder durch Umbesetzung hinfällig gemacht werden können. Für einen Mitarbeiter XY in der Kernkompetenz XY könnte das Ergebnis des Soll-Ist-Vergleiches etwa wie folgt aussehen, wodurch sich der Bedarf einer Fortbildungsmaßnahme ergibt, die den Mitarbeiter XY vom Kenner zum Könner machen wird.

IstSoll
keine Kenntnisse
Kennerx
Könnerx
Experte

Daraus folgt, dass man sich im ersten Schritt des Skills-Managements genau Gedanken machen muss, wie genau der Sprung in die nächste Kategorie gelingen kann. Durch genaue Beschreibung der jeweiligen Stufen und deren Detailkompetenzen wird die Auswahl erleichtert.

Unser Insider-Tipp für Weiterbildungen:

Womöglich lassen sich gleich mehrere Kompetenzlücken mit einer einzigen Maßnahme füllen. Nehmen wir beispielsweise an, Person A fehlt nur ein wenig Knowhow in Sachen Führung und Motivation von ihr in der Hierarchie untergeordneten Mitarbeitern.

Person B fehlt es an technischem Knowhow, das Person A zur Genüge besitzt. Eine Schulung, die Person A für Person B durchführt, stärkt die erwünschten Kenntnisse beider Personen in einer einzigen Maßnahme.

Einsatz von Software in der Praxis des KM

Sämtliche Kompetenzprofile anzulegen und zu vergleichen hört sich erstmal relativ mühsam an. Wie für so vieles gibt es allerdings hierfür ebenso digitale Tools, die einem das Kompetenzmanagement erleichtern. Zahlreiche Anbieter stellen Software zur Verfügung, die man mit den gesammelten Daten füttert und die einem die relevanten Daten so in Diagrammen und Übersichten zusammenstellen, dass schnell und einfach alle wichtigen Informationen herausgelesen werden können.

Das hilft dabei, die richtigen Skillspakete für die richtigen Projekte und Stellen ausfindig zu machen, den Überblick über Verhältnisse von Anforderungsprofil zu Kompetenzprofil zu haben und Lücken einfacher ausfindig zu machen und entsprechende Maßnahmen direkt einzutragen. Das Programm unterstützt das Kompetenzmanagement also ideal und ist für den reibungslosen Ablauf desselben eigentlich unerlässlich.

Was damit erreicht werden kann: Chancen und Potentiale

Wofür man Kompetenzmanagement überhaupt einführen sollte, ist am nahenden Ende dieses Beitrags eigentlich bereits klar. Wir fassen die Chancen und Potentiale des Kompetenzmanagements aber noch einmal zusammen. Was kann man von dieser Maßnahme nun wirklich erwarten?

  • Transparenz und Klarwerden über den Bedarf von Kompetenzen
  • Geordnetes, effizientes, zielgerichtetes Decken des Bedarfs
  • Effektivere Reaktion auf Veränderungen der Anforderungen
  • Hilfestellung beim Wandel zur agilen Organisation und Voraussetzung für das Gelingen derselben
  • Fachkräftemangel vermeiden

Abschließend lässt sich sagen, der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt auch mit dem klugen Einsatz von Kompetenzen und Talenten. Diese den passenden Aufgaben und Verantwortungen zuzuordnen, ist eine Herausforderung, die mit geregeltem Kompetenzmanagement leichter gemeistert werden kann.


[1] North, K.; Reinhardt, K. (2005). Kompetenzmanagement in der Praxis – Mitarbeiterkompetenzen systematisch identifizieren, nutzen und entwickeln. Wiesbaden: Gabler. S. 16.