HR IT Assessment: Check-up für die digitale Personalarbeit

Wenn gewachsene HR-IT-Strukturen an ihre Grenzen kommen

Die Digitalisierung hat die Personalarbeit in den letzten Jahren grundlegend verändert. Neue HR-Lösungen kommen hinzu, alte Systeme bleiben aus Gewohnheit bestehen, dazwischen verbleiben Excel-Listen, Workarounds und Übergangslösungen. Was am Anfang gut funktioniert hat, gerät mit dem Wachstum eines Unternehmens schnell an Grenzen. Spätestens wenn Prozesse langsamer werden, Fehler zunehmen oder Abstimmungen immer aufwendiger werden, stellt sich die Frage, ob die eigene HR-IT-Landschaft noch zu den aktuellen Anforderungen passt.

Genau an dieser Stelle setzt ein HR IT Assessment an. Es schafft einen strukturierten Überblick über die eingesetzten Systeme, ihre Schnittstellen, die Datenqualität und die tatsächliche Nutzung im Unternehmen. Im Kern ist es der „Check-up“ für die digitale HR-Welt: nicht immer zwingend notwendig, aber sehr hilfreich, um den Status quo zu verstehen, Risiken zu erkennen und gezielt zu entscheiden, wo Handlungsbedarf besteht und wo bestehende Lösungen weiterhin genügen.

Wann sich ein HR IT Assessment besonders lohnt

Unternehmen, die ein HR-IT-Assessment durchführen, stehen oft an einem Wendepunkt. Die Rahmenbedingungen haben sich verändert, die gewachsene Systemlandschaft dagegen kaum.

Typische Auslöser sind zum Beispiel:

HR IT Assessment - Wann sich ein HR-IT-Assessment besonders lohnt

Häufig entsteht im Alltag der Eindruck, dass „irgendetwas nicht mehr rund läuft“, ohne dass teilweise klar benannt werden kann, woran es liegt. In manchen Bereichen kommen moderne Tools zum Einsatz, andere Prozesse werden weiterhin per E-Mail und Excel gesteuert. Genehmigungen laufen auf Papier, Reporting ist nur mit viel manueller Vorarbeit oder eingeschränkt möglich.

Typische Schmerzpunkte sind doppelte Datenpflege in mehreren Systemen, fehlende oder brüchige Schnittstellen, Medienbrüche zwischen digitalen und analogen Prozessen, Excel-Insellösungen in Fachbereichen und eine starke Abhängigkeit von einzelnen Personen, die „wissen, wie es geht“. Spätestens wenn eine bestimmte Mitarbeiterzahl überschritten wird, wenn neue Standorte dazukommen oder wenn eine größere Transformation bevorsteht, rückt die HR-IT-Landschaft in den Fokus – und damit die Fragen, wie sie zukunftsfähig aufgestellt werden kann.

Welche Fragen ein HR IT Assessment beantwortet

Ein HR IT Assessment ist mehr als eine Liste der vorhandenen Tools. Es ist eine strukturierte Bestandsaufnahme und Bewertung der gesamten HR-Systemlandschaft.

Im ersten Schritt werden alle HR relevanten Systeme erfasst. Dazu gehören nicht nur das zentrale HR-System, häufig auch als Core oder HRIS bezeichnet, sondern auch Speziallösungen und Randanwendungen, die im Alltag leicht übersehen werden. Im Fokus stehen Fragen wie: Welche Systeme werden für welche Prozesse genutzt? Gibt es für bestimmte Bereiche dedizierte Lösungen oder werden Prozesse noch manuell und in Excel abgebildet?

Der entscheidende Unterschied zwischen einem reinen Inventar und einem Assessment liegt in der Tiefe. Ein Inventar beantwortet die Frage „Was gibt es?“. Ein Assessment geht weiter und beleuchtet, wie gut diese Systeme zusammenspielen und wie sie von den Nutzenden wahrgenommen werden.

Betrachtet werden unter anderem:

HR IT Assessment Welche Fragen ein HR-IT-Assessment beantwortet

Am Ende soll ein Bild entstehen, das nicht nur zeigt, welche Bausteine vorhanden sind, sondern auch, wie diese zusammenspielen, wo Brüche entstehen, wo Risiken liegen und wo Chancen zur Optimierung bestehen.

Auf welche Systeme es in der HR-IT-Landschaft wirklich ankommt

In der Praxis lassen sich einige Systemkategorien klar erkennen, die das Fundament einer HR-IT-Landschaft bilden. Besonders zentral sind dabei:

ein Core-HR-System (bzw. HRIS) als führende Personalstammdatenquelle
Payroll und ggfs. angebundene Zeitwirtschaft
Recruiting bzw. Bewerbermanagement

Diese Bereiche sind eng mit rechtlichen Anforderungen, operativen Prozessketten und der Grundlogik der Personaldaten verknüpft. Wenn hier Medienbrüche, doppelte Datenpflege oder unklare Verantwortlichkeiten bestehen, wirkt sich das auf viele weitere Prozesse aus.

Ergänzend kommen weitere Bereiche hinzu, die je nach Unternehmen unterschiedlich stark ausgebaut sind. Dazu zählen etwa Performance Management, Talent Management, Lernplattformen, Feedback- und Engagement-Lösungen, Analytics und Reporting, Workforce Planning, digitale Dokumentenverwaltung oder Benefits-Verwaltung. Gerade Analytics und Dokumentenmanagement rücken mit zunehmender Digitalisierung stärker in den Fokus.

HR IT Assessment Zentrale Systeme der HR-IT-Landschaft

Ein HR IT Assessment betrachtet diese Kategorien nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel. Es wird sichtbar, wo Systeme als Insellösungen existieren, wo Daten mehrfach erfasst werden, wo moderne Speziallösungen auf veraltete Kernsysteme treffen und an welchen Stellen der Datenfluss ins Stocken gerät oder nur mit erheblichem manuellem Aufwand funktioniert.

Wie ein HR IT Assessment in der Praxis abläuft

Auch wenn jedes Projekt individuell zugeschnitten wird, folgt ein HR IT Assessment in der Praxis einem klaren Ablauf

Zu Beginn steht ein gemeinsames Verständnis über Ziele und Umfang. In einem Kick-off Termin wird geklärt, welche Bereiche betrachtet werden sollen, welche Systeme bereits bekannt sind, welche Fragestellungen im Vordergrund stehen und welche Stakeholder eingebunden werden.

Es folgt die Bestandsaufnahme. In Workshops und Gesprächen mit HR-Verantwortlichen (und ggfs. weiteren Rollen) werden Systeme, Prozesse und Schnittstellen strukturiert erhoben. Häufig entsteht hier ein erster „Aha“-Moment. Nicht alle Beteiligten wissen, welche Anwendungen in anderen Bereichen genutzt werden. Manchmal gibt es keine klaren Verantwortlichkeiten oder die Funktionsbreite eines Systems ist weniger bekannt als gedacht.

Die erhobenen Informationen werden anschließend in eine Visualisierung überführt. Es entsteht eine Systemlandkarte, die zeigt, welche Anwendungen es gibt, wie diese zusammenhängen, wo Daten fließen und wo parallele Lösungen existieren. Diese Visualisierung ist oft der Moment, in dem erstmals sichtbar wird, wie komplex die Landschaft tatsächlich ist. Darauf aufbauend werden die Systeme und Prozesse bewertet, etwa in Bezug auf Datenqualität, Stabilität der Schnittstellen, Zufriedenheit der Nutzenden und Aufwand in der täglichen Arbeit. Oft genügt eine grobe, dreistufige Bewertung, um Schwerpunkte zu erkennen.

Am Ende werden konkrete Handlungsempfehlungen und, je nach Bedarf, eine Roadmap abgeleitet. Diese kann kurzfristige Entlastungen ebenso enthalten wie mittel und langfristige Schritte, z. B. die Einführung eines zentralen Core Systems oder die Ablösung einzelner Insellösungen durch eine integrierte Lösung.

HR IT Assessment Wie ein HR IT Assessment in der Praxis abläuft

Was Unternehmen typischerweise aus dem Assessment mitnehmen

Beim Blick auf unterschiedliche Unternehmen wiederholen sich bestimmte Muster. Dazu gehören:

doppelte Datenpflege in mehreren Systemen ohne saubere Schnittstellen
umfangreiche Excel-Landschaften, die zentrale Prozessschritte ersetzen oder ergänzen
eine Vielzahl von Einzellösungen, die nicht miteinander vernetzt sind
stark manuelle Aktivitäten, etwa bei Genehmigungen oder Reporting

Oft wird erst durch die Visualisierung klar, wie viele Systeme tatsächlich im Einsatz sind und wie sie sich gegenseitig beeinflussen. Was zuvor überschaubar wirkte, entpuppt sich bei näherem Hinsehen als dichtes Netz aus Abhängigkeiten, Workarounds und Sonderfällen.

Hinzu kommt die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden, deren Wissen über Datenflüsse, Sonderfälle oder Auswertungen nicht dokumentiert ist. Fällt eine Person aus, geraten Prozesse ins Stocken oder wichtige Auswertungen können nicht mehr erstellt werden.

Der unmittelbare Mehrwert eines HR IT Assessments liegt daher in einem gemeinsamen Bild des Status quo. Abhängigkeiten, Schwachstellen und Risiken werden sichtbar, ebenso Bereiche, in denen die bestehende Lösung gut trägt. Das schafft eine sachliche Grundlage, auf der sich Prioritäten setzen und Investitionen gezielter planen lassen.

Mittelfristig unterstützt dieses Bild fundiertere Softwareentscheidungen. Wenn klar ist, wo tatsächlich „der Schuh drückt“, lassen sich Anforderungen präziser formulieren und Systeme passender auswählen. Gleichzeitig entsteht eine Basis, um manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, doppelte Pflege zu vermeiden und Prozesse zu verschlanken – mit positiven Effekten auf Effizienz, Datenqualität und Employee Experience.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen arbeitete seit vielen Jahren mit einem Kernsystem und hatte zahlreiche HR-Prozesse mit E-Mails, Excel-Listen und manuellen Abstimmungen ergänzt. Die Unzufriedenheit war spürbar, gleichzeitig fehlte die Klarheit, welcher Hebel der richtige wäre.

Im Rahmen eines HR IT Assessments wurden Systeme und Prozesse gemeinsam aufgenommen und visualisiert. Es zeigte sich, dass nicht nur das Kernsystem an Grenzen stieß, sondern vor allem die begleitenden Prozesse unnötig komplex und fehleranfällig waren. Genehmigungen durchliefen mehrere Schleifen, Daten wurden in verschiedenen Dateien gepflegt, Reporting funktionierte nur mit erheblichem Zusatzaufwand.

Auf Basis der Analyse entstanden klare Handlungsempfehlungen. Kurzfristige Anpassungen entlasteten das Tagesgeschäft, parallel wurde ein Zielbild für eine zukünftige Systemlandschaft entwickelt: ein definiertes Core System mit angebundenen Fachanwendungen und standardisierten Genehmigungsprozessen. So konnte die Transformation Schritt für Schritt geplant werden, statt nur einzelne „Symptome“ kurzfristig zu behandeln.

Digitale Unterstützung als Einstieg

Neben klassischen Workshops kann ein digitales Self-Assessment ein sinnvoller Einstieg in das Thema sein. Eine webbasierte Anwendung, in der HR-Verantwortliche ihre Systeme erfassen und per Drag and Drop anordnen, erlaubt eine schnelle erste Visualisierung der eigenen HR-IT-Architektur.

Es genügt ein grober Überblick über die eingesetzten Systeme und die wichtigsten Schnittstellen. Die Anwendung führt durch Leitfragen, hilft bei der Einordnung von Systemkategorien und erstellt eine grafische Darstellung der Landschaft. In einfachen Bewertungsstufen lassen sich zusätzlich Aspekte wie Datenqualität, Nutzung oder Zufriedenheit hinterlegen.

Der Mehrwert liegt in einem niedrigschwelligen Einstieg, einer schnellen Visualisierung und ersten automatisierten Hinweisen auf mögliche Schwachstellen, etwa doppelte Datenpflege, manuelle Prozessschritte oder isolierte Systeme ohne Anschluss an zentrale Datenquellen. Die entstandene Systemkarte eignet sich als interne Diskussionsgrundlage und als Vorbereitung auf weitere Projektschritte.

Jetzt kostenlos HR-IT-Landschaft analysieren

Visualisieren Sie Ihre bestehende HR-IT-Architektur, sehen Sie, wo es Lücken gibt, wie Ihr Datenfluss zu optimieren wäre und erhalten Sie am Ende eine komplette Visualisierung.

Assessment starten

Nächste Schritte für Unternehmen

Ein HR-IT-Assessment ist kein Selbstzweck, sondern eine Investition in Klarheit. Es schafft einen strukturierten Blick auf die eigene Systemlandschaft und bietet eine fundierte Grundlage, um Prioritäten zu setzen und die nächsten Schritte zu planen.

Ein möglicher Weg kann so aussehen:

HR IT Assessment - Nächste Schritte für Unternehmen

Wer das Gefühl hat, dass gewachsene Strukturen an Grenzen stoßen, kann mit einem schlanken Einstieg beginnen und darauf aufbauen. CLEVIS begleitet auf Wunsch entlang des gesamten Weges – von der ersten Bestandsaufnahme über die Auswahl und Einführung von HR-Software bis hin zur nachhaltigen Verankerung der neuen Lösungen im Alltag.

Über CLEVIS

CLEVIS Consult ist eine spezialisierte HR-Beratung mit den Schwerpunkten HR Digitalisierung, Business Transformation und HR-Strategieberatung. Ausgangspunkt ist die Überzeugung, dass eine leistungsfähige Workforce in jeder Unternehmensphase den Unterschied macht. CLEVIS verbindet dafür unternehmerisch gedachtes HR Consulting mit den Themen der HR-Digitalisierung und denkt HR-Prozesse konsequent aus einer unternehmerischen Zielstellung heraus.

Das Unternehmen wurde 2010 gegründet und hat seine Wurzeln in Corporate Finance, M&A Beratung und der Gründung eigener digitaler Start-ups. Die Erfahrungen aus diesen Kontexten prägen den Ansatz, Entwicklungen und Transformationen nicht nur konzeptionell zu begleiten, sondern mit einem klaren Blick auf Umsetzbarkeit und Wirkung auf die Organisation. Werte wie Partnerschaftlichkeit, Verlässlichkeit auch in herausfordernden Situationen, hohe Professionalität und ein ausgeprägter Innovationsanspruch bilden den Rahmen der Zusammenarbeit.

Im Bereich HR-Digitalisierung verfügt CLEVIS über langjährige Projekterfahrung im DACH-Raum. Die Beratung kennt den HR-Softwaremarkt seit vielen Jahren, hat zahlreiche Kunden unterschiedlicher Größen und Branchen begleitet und ist mit den Stärken und Schwächen der relevanten Anbieter vertraut. Dieses Know-how umfasst sowohl integrierte Suite-Lösungen als auch Best of Breed-Ansätze und schließt Themen wie HR-Softwareauswahl, Projektmanagement, Rollout, Change, HR Analytics, IT-Operations und Datenschutz ein.