HR Prozesse: Definition, Systeme & Vorteile

Personal ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Umso wichtiger ist es, die komplexen Aufgaben einer Personalabteilung so effizient wie möglich zu steuern und zu optimieren. HR-Prozesse tragen nicht nur zur Zufriedenheit der Belegschaft bei, sondern erhöhen auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebes. Erfahren Sie hier, warum Sie in Ihrem Unternehmen ein professionelles HR-Prozessmanagement etablieren sollten und wie das geht.

Definition: Was versteht man unter HR Prozesse

HR-Prozesse legen für die verschiedenen Kernprozesse im Personalwesen den Ablauf von Aktivitäten fest, die nötig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie definieren die einzelnen Aufgabenschritte und legen ihre zeitliche Abfolge fest. Dazu gehören die Personalplanung, Personalbeschaffung und Personalverwaltung, aber auch die Lohnabrechnung, Personalentwicklung und die Personaltrennung.

HR Prozesse: Funktionen und Ziele

HR-Prozesse helfen, die Arbeit in Personalabteilungen zu gestalten und zu optimieren. Sie können analog, digital oder automatisiert umgesetzt werden. In digitalisierter und automatisierter Form verschaffen sie HR und dem gesamten Unternehmen die meisten Vorteile.

Funktionen von HR Prozesse

Die Anforderungen an die Qualität, Schnelligkeit, Termintreue und Kosten der Personalarbeit in Unternehmen steigen stetig. Daher müssen Personalmanager:innen in Prozessen denken.  Standardisierte HR-Prozesse helfen, Kosten zu senken, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Termine automatisiert zu überwachen und Freiräume für strategische Tätigkeiten zu schaffen.

Ziele von HR Prozesse

Ziel von HR-Prozessen ist, in erster Linie das transparente Aufzeigen von Arbeitsabläufen in der Personalarbeit. Auf dieser Basis können im nächsten Schritt möglichst viele Personalvorgänge effizienter gestaltet werden, was mehr Zeit und Freiraum für die strategische Personalarbeit schafft.

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Warum ist der Einsatz von HR Prozesse für Unternehmen so effektiv?

Die strategische Bedeutung von HR in Unternehmen steigt parallel zu den Anforderungen, die an Personalabteilungen gestellt werden. Während die Kernprozesse weiterhin schnell und fehlerfrei erledigt werden sollen, müssen sich moderene Personalabteilungen zusätzlich mit unternehmensstrategischen Fragestellungen beschäftigen. Personalarbeit besteht aus vielen komplexen Aufgaben, die essenziell für den Betrieb sind und deren Abläufe sich ständig wiederholen. Der gezielte Einsatz von HR-Prozessen ermöglicht es, diese Routineaufgaben zu standardisieren und zu optimieren. Angefangen von der Bewerbung bis hin zur Kündigung von Mitarbeitenden lassen sich mithilfe von Personalprozessen die administrativen Aufgaben in einer HR-Abteilung schnell und unkompliziert bearbeiten. Denn der Erfolg des Human Resource Managements hängt maßgeblich davon ab, inwiefern es seine Potenziale zur Prozessoptimierung zu nutzen weiß. In HR-Prozessen zu denken und Personalprozesse regelmäßig zu optimieren, sind daher wichtige Bestandteile einer professionellen Personalarbeit.

Vorteile durch den Einsatz von HR Prozesse

Die Einführung von HR-Prozessen bringt einem Unternehmen viele Vorteile. HR-Prozesse

  • erhöhen das Tempo bei allen standardisierten Aufgaben
  • steigern die Qualität der Personalarbeit
  • verschaffen Freiräume für strategische Aufgaben
  • tragen zur strategischen Unternehmensentwicklung bei
  • verbessern die Chancen beim Recruiting
  • intensivieren durch Transparenz das Vertrauen und die Bindung der Mitarbeiter
  • steigern die Zufriedenheit und Produktivität der Belegschaft
  • beschleunigen die Digitalisierung des Unternehmens

HR Prozesse: Definition, Systeme & Vorteile

Beispiele Für HR Prozesse

Für den Einsatz von HR-Prozessen eignen sich im Personalwesen vor allem die Kernprozesse.
Ein Beispiel ist die Personalbeschaffung. Diese setzt sich grob aus folgenden Prozessschritten zusammen:

  • Bewerbungseingang
  • Prüfung der Bewerbung
  • Einstellung oder Absage

Allein für den Bewerbungseingang benötigen HR-Abteilungen in vielen Unternehmen mehrere Arbeitsschritte. Personaler:innen müssen Bewerbungen scannen, die per Post eintreffen. Sie rufen Online-Bewerbungen ab, die das Unternehmen über ein E-Mail-Postfach erreichen. Im Anschluss übertragen sie alle Bewerberdaten und Dokumente in eine Recruiting-Software. Unternehmen, die den Bewerbungsprozess mithilfe von HR-Prozessen digitalisieren, haben alle eingehenden Bewerberdaten und -dokumente direkt in der Bewerbermanagementsoftware verfügbar. Sobald eine neue Bewerbung vorliegt, erhalten HR-Mitarbeitende einfach eine Nachricht. Auch die Prüfung der Bewerbung kann im Rahmen von HR-Prozessen in einem Zug durchgeführt werden. Sie umfasst mehrere elementare Prozessschritte wie die Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft und die Aufforderung der Führungskraft, die Bewerbung zu beurteilen oder der Personalabteilung eine Rückmeldung zu geben.

Mit digitalen HR-Prozessen lassen sich beispielsweise auch Dienst- und Schichtmodelle ausarbeiten sowie die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Das vereinfacht eine lückenlose Arbeitszeiterfassung. Auch das Führen einer digitalen Personalakte ist ein gutes Beispiel für effiziente HR-Prozesse. Die Anpassungen von Mitarbeiterdaten, z. B. bei der Änderung von Adressdaten, einer Gehaltsklasse oder bezüglich der Position eines Mitarbeitenden, lässt sich so viel schneller und einfacher umsetzen als mit einer herkömmlichen papierbasierten Personalakte.

Hier geht’s zum HR-Software-Vergleich

Digitale HR Prozesse: Definition & Einsatzbereiche

Professionelle Personalarbeit muss sich an der Effektivität und Effizienz der relevanten Kernprozesse messen lassen. Durch digitale HR-Prozesse lassen sich viele Aufgaben in der Personalarbeit noch stärker vereinfachen und so effizient wie möglich zu gestalten.

Definition: Was versteht man unter digitalen HR Prozesse?

Werden HR-Prozesse informationstechnisch umgesetzt, spricht man von digitalen HR-Prozessen. Sie unterstützen HR-Manger:innen dabei, administrative Personalvorgänge effizient zu bearbeiten, indem sie zeit- und arbeitsintensive Personalprozesse vereinfachen oder automatisieren. Das entlastet die Personalabteilung und wirkt sich zudem positiv auf die Mitarbeitenden aus. Denn digitale HR-Prozesse binden die Belegschaft in Personalprozesse mit ein und schaffen Transparenz. Zudem lassen sich digitale Personalprozesse auch mit anderen HR-Programmen, wie etwa einer Lohnabrechnungssoftware, kombinieren. Das spart zusätzlich Zeit und Ressourcen und erhöht die Qualität der Personalarbeit.

Einsatzbereiche von HR Prozesse im Unternehmen

Wer digitale HR-Prozesse in seinem Unternehmen einführen möchte, muss zunächst entscheiden, in welchen Kernprozessen die digitale Transformation am sinnvollsten ist und zuerst implementiert werden sollte. Folgende Themenfelder bieten sich dazu an:

Personalplanung

Die Personalplanung spielt im Human Resource Management eine zentrale Rolle. Digitale HR-Prozesse können dabei sehr hilfreich sein. Mit ihnen lässt sich auf Basis von Kennzahlen der Personalbedarf im Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig planen. Mit nur einem Mausklick können Personaler:innen Analysen und Berichte erstellen und so Unter- und Überbesetzungen erkennen, eliminieren oder gar nicht erst entstehen lassen.

Personalbeschaffung

Die Gewinnung neuer Mitarbeitende ist ein zeitintensiver und immer wieder kehrender Prozess, an dem gleich mehrere Fachabteilungen beteiligt sind. Zudem ist die Personalbeschaffung ein kritischer Erfolgsfaktor bei der Entscheidung von Bewerber:innen für oder gegen ein Unternehmen.  Digitale HR-Prozesse können das Recruiting erheblich vereinfachen und beschleunigen. Mit ihnen lassen sich bequem Anforderungsprofile, Stellenbeschreibungen und -ausschreibungen erstellen und das Schalten von Stellenanzeigen automatisieren. Die automatisierten Prozesse erhöhen auch das Tempo und die Qualität beim Personalauswahlverfahren.

Die Personalverwaltung

Digitale HR-Prozesse über Self-Service-Plattformen vereinfachen das komplette An- und Abwesenheitsmanagement sowie die Urlaubsplanung und -genehmigung. Über Apps haben Mitarbeitende Zugriff auf verschiedene administrative Personalprozesse und können selbst aktiv werden. HR-Mitarbeitende bleibt ein aufwändiger Informationsaustausch per E-Mail erspart.

Lohnabrechnung

Auch die Lohnabrechnung ist eine administrativ-standardisierte Tätigkeit, die sich für einen digitalen HR-Prozess eignet. Über Schnittstellen können zum Beispiel vorbereitende Lohndaten sicher und schnell an das Lohnbüro übertragen werden.

Personalentwicklung

Ebenso lässt sich das Performance Management perfekt über digitale HR-Prozesse abbilden: Automatisiert verschickte Erinnerungen unterstützen Führungskräfte bei der Planung von Feedbackgesprächen. Im Anschluss können Vorgesetzte Beurteilungen direkt auf der HR-Plattform einpflegen und von allen Stakeholdern zur Verfügung stellen. Basierend darauf erstellt die Personalabteilung Entwicklungspläne und entwickelt passende Maßnahmen für Fort- und Weiterbildungen.

Die Personalfreisetzung

Am Ende der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und Mitarbeitenden steht die Personalfreisetzung. Der Personalaustritt, die Zeugniserstellung, die Rückgabe der IT-Ausstattung – alles kann automatisiert erfolgen. Auch das Offboarding lässt sich sehr gut über digitale HR-Prozesse abwickeln.

Ihr Weg zur Transformation

HR Prozesse: optimieren, automatisieren und designen

Um HR-Prozesse möglichst effizient gestalten zu können, ist es empfehlenswert, eine moderne HR-Softwareplattform zu nutzen. Damit lassen sich Personalprozesse Schritt für Schritt von der analogen in die digitale Welt überführen, transparent abbilden und im besten Fall automatisieren. Die gesamte Abwicklung vereinfacht sich und eine mehrfache Datenerfassung entfällt. Das hat positive Auswirkungen auf die Bearbeitungsqualität. Und ein weiteres Plus: Je mehr HR-Prozesse automatisiert sind, desto mehr Zeit bleibt HR-Manager:innen für die wirklich wichtigen Aufgaben: die Unterstützung, Förderung und Bindung der Mitarbeitenden.

Wie kann ich HR Prozesse optimieren?

Das große Potenzial bei der zielgerichteten Nutzung von HR-Prozessen liegt vor allem in der Optimierung. Viele HR-Manager:innen werden bei der Analyse ihrer Personalprozesse feststellen, dass sie viel zu viel Zeit in ihre HR-Kernprozesse stecken. Ein erheblicher Teil der Anfragen, administrativen Tätigkeiten und repetitiven Aufgaben, mit dem sich eine Personalabteilung täglich konfrontiert sieht, kann durch digitale HR-Prozesse viel schneller und einfacher erledigt werden. Webbasierte Systeme bieten zudem den Vorteil, dass sie Führungskräfte und Mitarbeitende direkt mit einbinden können.
Dabei sollten sich Unternehmen zunächst auf die HR-Kernprozesse konzentrieren, die einfach umzusetzen sind und die Ergebnisse versprechen. Optimieren heißt in diesem Zusammenhang vor allem: Auf die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu optimieren! Personaler:innen sollten klären, welche HR-Systeme oder Plattformen ihre Kernprozesse optimal unterstützen und weiterentwickeln können.

Um dauerhaft erfolgreich zu sein, müssen HR-Abteilungen Personalprozesse immer wieder unter die Lupe nehmen, mögliche Hürden identifizieren und diese dann aus dem Weg räumen. Digitale HR-Plattformen bieten die Chance, durch eine transparente Prozessdarstellung, permanent nachzuschärfen und zu optimieren.

HR Prozesse automatisieren

Einige HR-Prozesse eignen sich auch für eine Automatisierung. Dies gilt vor allem für lästige Standardaufgaben. Es empfiehlt sich, mit Routineprozessen zu starten, bei denen die Automatisierung Bearbeitungszeiten und Fehlerhäufigkeit senkt. Auch kurze, häufig durchgeführte Prozesse, etwa Abwesenheitsprozesse, eignen sich gut für die softwaregestützte Durchführung. Aber nicht aus jedem Prozess lässt sich sinnvoll ein Workflow erstellen. Als Faustregel gilt: Je stärker ein Prozess standardisiert ist, je regelmäßiger und regelbasierter er abläuft, je weniger Varianten er zulässt, desto größer ist die Chance, dass er erfolgreich automatisiert werden kann. Automatisierte HR-Prozesse bieten enorme Effizienzpotenziale und motivieren die Belegschaft nachhaltig.

HR Prozesse designen

Um HR-Prozesse zu gestalten, müssen HR-Manager:innen zunächst die Ziele, die sie damit erreichen wollen, definieren. Dazu ist es notwendig, die bestehenden Prozesse innerhalb der verschiedenen Tätigkeitsfelder zu beschreiben und zu bewerten. So können Schwachstellen identifiziert und ein Soll-Zustand formuliert werden. In einem nächsten Schritt muss festgelegt werden, wie der Prozess verändert werden kann, um Ineffizienzen zu beseitigen. In einem HR-Prozess ist die genaue zeitliche Abfolge der Abläufe detailliert zu beschreiben und dokumentieren.

Nun geht es an die Umsetzung der Personalprozesse. Welche HR-Prozesse lassen sich digitalisieren? Bei welchen Routineaufgaben ist eine Automatisierung sinnvoll? Ganz wichtig für den Erfolg der HR-Prozesse ist auch die Akzeptanz der Nutzer:innen. Mitarbeitende und Prozessbeteiligte sollten so früh wie möglich eingebunden werden. Dabei müssen HR-Manager:innen Konfliktpotenzial und mögliche Hürden stets im Blick behalten. Ein Tipp für die Umsetzung: Konzentrieren Sie sich zunächst auf die HR-Prozesse, die die Qualität Ihrer Personalarbeit grundlegend verbessern und verfolgen Sie konsequent den Weg vom Ist- zum Soll-Zustand.

HR Prozessmanagement: Aufgaben & Definition

Personalprozesse wirtschaftlich zu steuern und kontinuierlich zu verbessern, das ist das Ziel vieler Unternehmen.  Daher setzen immer mehr Unternehmen auf ein eigenes HR-Prozessmanagement. Und der Bedarf an guten HR-Prozessmanagern steigt stetig.

Definition: Was ist ein HR Prozessmanagement?

Das HR-Prozessmanagement ist für die reibungslose Abwicklung der Personalprozesse eines Unternehmens und deren Umsetzung zuständig. Darüber hinaus planen, steuern und optimieren HR-Prozessmanager:innen die Personalprozesse eines Unternehmens. Ziel ist es, HR-Prozesse so einfach und so effizient wie möglich zu gestalten. Das ist wirtschaftlich und erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kunden.

Aufgabenbereiche & Tätigkeitsfelder eines HR Prozessmanagement

Das HR-Prozessmanagement ist für sämtliche Personalprozesse verantwortlich. Dazu gehört die Umsetzung der Prozesse, wie auch die Weiterentwicklung und Verbesserung von personalrelevanten Workflows. Grundsätzlich zählen dazu folgende Aufgaben:

  • Ziele, Strategien und Messfaktoren von HR-Prozessen festlegen
  • Personalprozesse planen und gestalten
  • HR-Prozesse koordinieren, steuern und umsetzen
  • Personalrelevante Vorgänge dokumentieren, analysieren und optimieren
  • Prozessbedingte Fehler analysieren und beheben
  • Prozessqualität sicherstellen
  • Effizienz der Prozesse und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Kund:innen verbessern
  • Belegschaft über HR-Prozesse informieren und einbinden
  • Prozessteams schulen
  • Verschiedene Fachabteilungen koordinieren
  • an die Geschäftsführung berichten
  • HR-Prozesse digitalisieren

Gehalt eines HR Prozessmanagement

HR-Prozessmanagerinnen üben einen anspruchsvollen Job aus, da sie ein breites Aufgabenspektrum verantworten und viele Entscheidungen treffen. In der Regel verfügen HR- Prozessmanagerinnen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium im Personalwesen, aber auch eine Fachausbildung oder ein Quereinstieg sind möglich.
Das Gehalt von HR-Prozessmanager:innen hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dabei spielen Unternehmensgröße, Firmenstandort und Branche eine Rolle. Außerdem beeinflusst die Berufserfahrung maßgeblich die Gehaltshöhe. In vielen Firmen verdienen Personaler:innen im HR-Prozessmanagement rund 65.000 Euro. Mit entsprechender Berufserfahrung sind durchaus Gehälter von 90.000 Euro und mehr möglich.

FAQs zu HR Prozesse

Was sind HR Prozesse?

HR-Prozesse sind Personalprozesse, die für die verschiedenen Kernprozesse im Personalwesen den Ablauf von Aktivitäten festlegen, die nötig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. HR-Prozesse definieren die einzelnen Aufgabenschritte und legen ihre zeitliche Abfolge fest.

Wie kann ich HR Prozesse optimieren?

HR-Prozesse lassen sich vor allem durch webbasierte Systeme optimieren. Mit ihrer Hilfe können zeitaufwändige Routineaufgaben schneller und einfacher erledigt werden. Einige HR-Prozesse lassen sich auch automatisieren.

Was macht ein HR Prozessmanager?

HR-Prozessmanager:innen planen, steuern und optimieren die Personalprozesse eines Unternehmens. Ziel ist es, HR-Prozesse so einfach und so effizient wie möglich zu gestalten.

Was sind die Vorteile von HR Prozesse?

Gut aufgestellte HR-Prozesse helfen, Kosten zu senken, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Termine automatisiert zu überwachen und Freiräume für strategische Tätigkeiten zu schaffen.

Welche HR Prozesse gibt es?

Zu den wichtigsten HR-Prozessen gehören die Personalplanung, Personalbeschaffung und Personalverwaltung, aber auch die Lohnabrechnung, Personalentwicklung und die Personaltrennung.

HR-Prozesse sind heutzutage für Unternehmen unverzichtbar. Sie helfen, die Arbeit in Personalabteilungen zu gestalten und zu optimieren. Sie können analog, digital oder automatisiert umgesetzt werden. In digitalisierter und automatisierter Form verschaffen sie HR und dem gesamten Unternehmen die meisten Vorteile.

Fazit: HR Prozesse

In einer Zeit, in der die Mitarbeitenden als wichtigste Ressource immer stärker in den Fokus heutiger Unternehmen rücken, kommt den Personalabteilungen eine immer entscheidendere Rolle zu. Denn der War of Talents entwickelt sich für manche Branchen geradezu zur Überlebensfrage. Umso wichtiger ist es, dass sich HR-Abteilungen für die neuen Aufgaben entsprechend aufstellen. Am besten kann ihnen das mit digitalen HR-Prozessen gelingen.
Die Personalplanung, Recruiting-Prozesse, aber auch administrative Aufgaben, die Lohnbuchhaltung sowie die Personalentwicklung lassen sich mithilfe moderner digitaler HR-Prozesse spürbar effizienter gestalten. Das entlastet das gesamte Human Resources Management, das sich damit endlich darauf konzentrieren kann, Mitarbeitende zu unterstützen, zu fördern und zu binden.