Vermögenswirksame Leistungen (VL): Definition, Anlageformen, Vor- und Nachteile

In Zeiten eines hart umkämpften Talentemarktes und wachsender Anforderungen an attraktive Arbeitgeberleistungen gewinnen vermögenswirksame Leistungen (VL) kontinuierlich an Bedeutung. Sie gelten inzwischen als elementarer Teil eines gut strukturierten Gesamtvergütungspakets und können entscheidend zur Bindung qualifizierter Mitarbeitender beitragen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Instrument, welche Vorteile bieten VL sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber und wie gestaltet sich die praktische Umsetzung?

Was sind vermögenswirksame Leistungen (VL)?

Vermögenswirksame Leistungen sind freiwillige Zusatzleistungen, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden erbringen können. Dabei handelt es sich meist um regelmäßige Sparbeträge, welche direkt durch den Arbeitgeber vom monatlichen Gehalt überwiesen werden. Diese Beträge fließen in festgelegte Sparverträge oder Anlageformen wie etwa Bausparverträge, Banksparpläne oder Anlagen in Investmentfonds. Im Idealfall unterstützt der Arbeitgeber diese Sparbeiträge finanziell zusätzlich oder übernimmt diese sogar vollständig.

Die wesentlichen Merkmale der VL sind:

• Dauer: VL-Verträge haben üblicherweise eine Mindestlaufzeit von sieben Jahren. Dabei werden sechs Jahre lang Einzahlungen vorgenommen; das siebte Jahr dient zur Sperrfrist, nach deren Ablauf die angesparte Summe frei verfügbar ist.
• Höhe: Die Höhe der vermögenswirksamen Leistungen variiert je nach Unternehmen, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag meist zwischen 6 und 40 Euro monatlich.
• Staatliche Förderung: Der Staat fördert den Vermögensaufbau vieler VL-Vertragsmodelle zusätzlich durch Arbeitnehmersparzulage.

Welche Anlageformen sind möglich?

Arbeitnehmer können für ihre VL verschiedene Arten von Anlageformen auswählen.

Dabei hängt die Wahl maßgeblich von den individuellen finanziellen Zielen und Risikoneigungen der Mitarbeitenden ab:

• Bausparvertrag
• Investmentfonds-Sparplan
• Banksparplan
• Tilgung eines Bau- oder Immobilienkredits

Folgende Tabelle gibt einen kurzen Überblick über die Merkmale und Besonderheiten der einzelnen Anlageformen:

Konkrete Schritte zur Einführung von VL im Unternehmen

Damit vermögenswirksame Leistungen reibungslos eingeführt werden können, sollten HR-Verantwortliche einige Schritte konsequent umsetzen:

1.Analyse der passenden Anlageformen: Unterscheiden Sie hierbei zwischen den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden sowie den Zielen des Unternehmens.

2.Angebot und Kommunikation der Leistung: Informieren Sie Ihre Belegschaft umfassend und transparent über den Zweck, die Vorteile und die Anforderungen der VL-Leistungen.

3.Technische Integration: Mittels passender HR-IT-Systeme (z.B. HRM-/Payroll-Systeme) lässt sich die Verwaltung der VL einfach integrieren und administrieren.

4.Umsetzung & Betreuung: Sorgen Sie dafür, dass kompetente Ansprechpartner für Ihre Mitarbeitenden dauerhaft zur Verfügung stehen und mögliche Hürden im VL-Handling professionell adressieren.

Vor- und Nachteile vermögenswirksamer Leistungen im Überblick

Vermögenswirksame Leistungen bieten sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitenden attraktive Mehrwerte, allerdings sollten vor einer Entscheidung auch etwaige Nachteile in Betracht gezogen werden:

Problemlösungen bei der Verwaltung von Vermögenswirksamen Leistungen

Im Zuge der Verwaltung vermögenswirksamer Leistungen (VL) stehen Arbeitgeber häufig vor typischen Herausforderungen wie:

• Hoher Verwaltungsaufwand
• Unübersichtliche Prozesse
• Unzureichende Mitarbeitendenkommunikation

Dies kann wiederum die Akzeptanz dieses Zusatzangebotes mindern. Zur Vereinfachung der Prozesse können Unternehmen deshalb auf digitale Lösungen zurückgreifen, die automatisierte Bearbeitungen ermöglichen und manuelle Eingaben minimieren. Durch die Einführung spezialisierter HR-Software für VL-Management lassen sich Verwaltungsabläufe standardisieren, Fehlerquellen reduzieren und Transparenz erhöhen. Darüber hinaus schaffen intuitive Benutzeroberflächen und klare Informationen im Mitarbeiterportal Abhilfe bei geringen Nutzungsquoten: Mitarbeitende werden aktiv eingebunden, informiert und somit zur Nutzung der VL motiviert.

Ergänzend bieten gut strukturierte Informationskampagnen und zielgerichtete interne Schulungen eine effektive Unterstützung bei der Aufklärung, um Unsicherheiten abzubauen und die Beteiligung der Beschäftigten aktiv zu erhöhen. Eine ganzheitliche, digital unterstützte Herangehensweise sorgt dafür, dass die Verwaltung von vermögenswirksamen Leistungen unternehmensweit effizient gestaltet und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert wird.

Rechtliche Rahmenbedingungen im Umgang mit vermögenswirksamen Leistungen (VL)

Bei der Einführung und Verwaltung vermögenswirksamer Leistungen sind einige wichtige rechtliche Aspekte zu beachten, um sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Klarheit und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Im Folgenden finden Sie die wesentlichsten gesetzlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen, an die Sie sich halten sollten:

• Freiwilligkeit und Anspruchsklärung: Grundsätzlich sind VL freiwillige Arbeitgeberleistungen, sofern keine tarifvertraglichen oder arbeitsvertraglichen Ansprüche bestehen. Prüfen Sie also sorgfältig, ob kollektiv- oder einzelvertragliche Verpflichtungen Sie zur Zahlung verpflichten.
• Einhaltung der Deckelung: Der maximale monatliche Beitrag, der durch steuerliche Vergünstigungen unterstützt wird, liegt aktuell bei 40 Euro. Beiträge darüber hinaus sind zwar möglich, jedoch nicht von staatlichen Förderprogrammen begünstigt.
• Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Achten Sie darauf, dass vermögenswirksame Leistungen regulär steuer- und sozialversicherungspflichtig sind und entsprechend bei der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden müssen.
• Sperrfrist einhalten: VL-Verträge unterliegen einer gesetzlichen Sperrfrist von sieben Jahren, innerhalb derer das angesparte Kapital nicht frei verfügbar ist. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über diese Frist, um Unklarheiten zu verhindern.
• Dokumentations- und Mitteilungspflichten: Als Arbeitgeber bestehen für Sie Reporting- und Informationspflichten gegenüber Mitarbeitenden und Finanzbehörden zur korrekten Abrechnung und Auszahlung der VL. Achten Sie darauf, dass entsprechende Nachweispflichten sorgfältig erfüllt werden.

Praktische Vorgehensweise zur erfolgreichen Einführung und Umsetzung vermögenswirksamer Leistungen

Damit die Einführung der vermögenswirksamen Leistungen im Unternehmen reibungslos gelingt, sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:

1. Bedarfsermittlung und Zielsetzung:
   Analysieren Sie im Vorfeld sorgfältig die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden sowie die strategischen Ziele Ihres Unternehmens hinsichtlich Mitarbeiterbindung und Attraktivität.
2. Auswahl geeigneter Anlageformen und Anbieter:
   Prüfen Sie potenzielle Vertragsmodelle bezüglich Rendite, Risiko und staatlicher Förderung, und wählen Sie einen verlässlichen Anbieter für die Abwicklung der VL.
3. Kommunikation und interne Informationspolitik:
   Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden klar, transparent und kontinuierlich über die angebotenen Optionen, deren Vorteile sowie die relevanten Rahmenbedingungen.
4. Anpassung und Integration von Abrechnungssystemen:
   Stellen Sie sicher, dass Ihre bestehenden Payroll– und HR-Systeme die Verwaltung und Auszahlung der VL automatisiert und effektiv abbilden.
5. Laufende Betreuung und Evaluation:
   Leisten Sie regelmäßigen Support, bieten Sie Mitarbeitenden bei Fragen professionelle Unterstützung an und überprüfen Sie in festgelegten Abständen die Inanspruchnahme, Effizienz sowie Zufriedenheit mit Ihrem VL-Angebot.

Tipps & Tricks für die erfolgreiche Nutzung vermögenswirksamer Leistungen

Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden das Potenzial von VL optimal ausschöpfen, sollten Sie folgende Empfehlungen beachten:

• Bieten Sie regelmäßig Informationsveranstaltungen oder Webinare an, um Fragen zu klären und das Verständnis Ihrer Mitarbeitenden für VL zu stärken.
• Erstellen Sie eine übersichtliche Anleitung oder FAQ im firmeneigenen HR-System, die den Ablauf der Anmeldung, Änderungen sowie Auszahlung leicht verständlich erklärt.
• Prüfen Sie periodisch, ob neue Anlageformen oder Anbieter bessere Konditionen bieten und kommunizieren Sie diese Optionen transparent an Ihre Mitarbeitenden.
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig vor Ablauf der 7-jährigen Sperrfrist an die anstehende Auszahlung, damit sie bewusst entscheiden können, ob sie erneut investieren oder die Gelder anderweitig einsetzen möchten.
• Benennen Sie innerhalb Ihres HR-Teams eindeutige Ansprechpartner:innen, die bei Rückfragen und Beratungsbedarf kompetent und zeitnah unterstützen können.