CLEVIS Team
August 4, 2025
Lesedauer: 5 Minuten
In den meisten Unternehmen wird in der Regel für jeden Mitarbeiter und für jede Mitarbeiterin eine Personalakte angelegt. Die Personalakte enthält zentrale Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis – von persönlichen Angaben über Bewerbungsunterlagen und Arbeitszeugnisse bis hin zur Bankverbindung des Arbeitnehmers. Doch nicht jede Information darf ohne Weiteres gespeichert werden. Welche Unterlagen dürfen Arbeitgeber aufbewahren? Wie lange dürfen oder müssen sie aufbewahrt werden? Und wer hat Zugriff auf diese Daten?
Definition: Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist die Sammlung, die ein Arbeitgeber im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses über einen Mitarbeiter anlegt, verarbeitet und speichert. Die Personalakte enthält Angaben über den Arbeitnehmer und den Verlauf des Arbeitsverhältnisses. Sie kann sowohl in Papierform als auch in digitaler Form (Digitale Personalakte) existieren.
Typische Inhalte einer Personalakte
Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, dürfen nur Informationen enthalten sein, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Dazu gehören:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
- Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
- Arbeitsvertrag
- Nachträge und Änderungsverträge
- Besondere Vereinbarungen
- Befristungsvereinbarung
- Vereinbarung zu Teilzeit, Elternzeit, Sabbaticals
- Verschwiegenheitserklärung
- Weiterbildungszertifikate
- Schulungsnachweise
- Sozialversicherungsausweis
- Anmeldung und Nachweis zur Krankenkasse
- Lohn- und Gehaltsdokumente
- Urlaubsanträge und Genehmigungen
- Krankmeldungen und Atteste (sofern Notwendig)
- Abmahnungen
- Kündigungsschreiben
Was gehört nicht in die Personalakte?
Unzulässige Inhalte sind Angaben die Privatsphäre und nicht das Arbeitsverhältnis betreffen.
Dazu gehören:
- Social-Media-Profile
- Persönliche Meinungen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis
- Ärztliche Unterlagen
- Politische, religiöse oder sexuelle Orientierung
- Gesprächsnotizen, die nicht mit dem Mitarbeiter geteilt wurden
- Liste von Krankentagen
- Krankheitsgründe
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Fristen: Wie lange dürfen Unterlagen in der Personalakte bleiben?
Die Personalakte muss während des gesamten Arbeitsverhältnisses im Unternehmen aufbewahrt werden.
Jedoch richtet sich die Aufbewahrungsdauer je nach Dokumententyp:
| Dokumententyp | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Bewerbungsunterlagen | 6 Monate |
| Arbeitsverträge | Bis 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses |
| Abmahnung | 2 Jahre |
| Zeugnisse und Beurteilung | Dauerhaft |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen | 6- 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
Wer hat Einsicht in die Personalakte?
Da in Personalakten personenbezogene Daten gespeichert werden, unterliegt die Verwaltung einer Personalakte die Datenschutzbestimmungen insbesondere nach DSGVO. Zentrale Grundsätze dabei sind, dass nur befugte Personen (z. B.: Personalabteilung oder direkter Vorgesetzter) die Akte einsehen dürfen. Die Daten müssen vor unbefugten Zugriff geschützt aufbewahrt werden. Mitarbeiter haben jedoch jederzeit das Recht auf Einsicht.
Datenschutz in der Personalakte
Die Personalakte eines jeden Mitarbeiters unterliegt den Datenschutzbestimmungen nach DSGVO.
Für die Aufbewahrung der Personalakte muss der Arbeitgeber daher auf folgende Punkte achten:
- Nur befugte Personen dürfen Einsicht erhalten (Personalabteilung, direkter Vorgesetzter)
- Die Daten müssen technisch und organisatorisch vor unbefugten Zugriff geschützt werden
- Bei digitalen Akten gilt: Zugriffskontrolle und regelmäßige Backups
- Nur relevante daten dürfen gespeichert werden
- Mitarbeiter:innen haben jederzeit das Recht auf Einsicht
- Fristgerechte Löschung der Dokumente
Personalakte: Was sind die Vor- und Nachteile?
Die Personalakte erfüllt die wichtige Funktion, alle relevanten Informationen über eine:n Mitarbeiter:in strukturiert und nachvollziehbar zu dokumentieren – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital geführt wird. Die Nutzung bringt sowohl Vorteile als auch einige Nachteile mit sich.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile der Personalakte:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
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Personalakte Digitalisieren
Die Digitalisierung von Personalakten bedeutet, dass Papierdokumente durch ein digitales System ersetzt werden. Dabei werden relevante Unterlagen eingescannt, in ein elektronisches Format überführt und abgespeichert. Die digitale Personalakte bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich, jedoch auch einige Nachteile.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Übersichtlichen Einblick in die wichtigsten Vor- und Nachteile:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
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Fazit
Die Personalakte ist das zentrale Werkzeug der Personalverwaltung. Sie hilft dabei, wichtige Informationen nachvollziehbar zu dokumentieren und schafft einen klaren Überblick. Dabei ist es essenziell, dass die Dokumente klar strukturiert, rechtlich abgesichert und aktuell sind. Mit der zunehmenden Digitalisierung bieten sich neue Chancen für Unternehmen an. Unternehmen, die ihre Personalakten regelmäßig auf den neuen Stand bringen und Datenschutz konsequent sicherstellen, fördern eine verantwortungsbewusste und zukunftsfähige Personalarbeit.
Wer hat Einsicht in die Personalakte?
Nur die Personalabteilung, direkte Vorgesetzte (bei berechtigtem Interesse) und der Arbeitnehmer selbst.
Was gehört nicht in die Personalakte?
Diskriminierende, unnötige oder rein private Informationen dürfen nicht erhoben und gespeichert werden.
Wie lange müssen Personalunterlagen aufbewahrt werden?
Je nach Art des Dokuments – zwischen 6 Monaten und 10 Jahren.
Ist eine digitale Personalakte erlaubt?
Ja eine digitale Personalakte ist erlaubt, wenn sie den Anforderungen der DSGVO entspricht und IT-technisch gesichert ist.
Darf ich meine Personalakte einsehen?
Ja, jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Einsicht. Dies ist gesetzlich garantiert.
