Case Study
HR-Digitalisierung bei einem Gesundheitsdienstleister
Wie CLEVIS die Auswahl einer neuen HR-Software im Gesundheitswesen strukturiert begleitet und die Grundlage für eine moderne HR-IT-Architektur geschaffen hat.
Überblick
Die wichtigsten Fakten
Auf einen Blick – die Eckdaten des Projekts
Veränderung
Die Transformation
Von uneinheitlichen HR‑Abläufen und fehlender Systemstruktur hin zu einer klaren, fundierten Entscheidungsbasis für eine moderne HR‑Softwarelandschaft.
Vorher
Manuelle, uneinheitliche HR‑Prozesse ohne Transparenz
Gewachsene Tool‑Landschaft ohne klare Zuständigkeiten
Hoher Abstimmungsaufwand und viele Prozesslücken
Unklare Anforderungen an eine zukünftige HR‑Software
Nachher
Vollständige Prozessaufnahme und strukturierte Bedarfsanalyse
Klar definierte Anforderungen für HR‑Core, Zeit & Recruiting
Fundierte Shortlist und sauber dokumentierte Entscheidungsgrundlage
Auswahl einer passenden HR‑Suite und Start der Implementierung
Ausgangslage
Problemstellung
Das Unternehmen, ein medizinischer Dienstleister mit Sitz in Bayreuth und 100%ige Tochtergesellschaft der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns, sah sich mit zunehmend komplexen Anforderungen im Personalmanagement konfrontiert. Die bislang eingesetzte HR-Software stieß dabei an ihre funktionalen Grenzen und konnte die Anforderungen sowie den Wunsch nach mehr Automatisierung nur noch unzureichend abbilden. Darüber hinaus führten Systembrüche innerhalb der bestehenden HR-IT-Landschaft zu erschwertem Reporting, Doppelpflege von Daten und insgesamt ineffizienten Prozessen. Vor diesem Hintergrund stand das Unternehmen vor der Aufgabe, eine neue HR-Software zu finden, die sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.
Zusammenarbeit
Zielstellung des Projektes
Das Unternehmen erkannte den Handlungsbedarf im Personalbereich und entschied sich daher für eine Zusammenarbeit mit CLEVIS, um eine zukunftsfähige HR-Softwarelösung auszuwählen. Ziel war es, eine HR-Software zu identifizieren, die sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens zuverlässig erfüllt. Ein weiterer zentraler Fokus lag auf der Entwicklung einer modernen HR-IT-Architektur, die eine nahtlose Integration der neuen Software in die bestehende Systemlandschaft ermöglicht und dabei alle relevanten Schnittstellen berücksichtigt. Darüber hinaus sollten die bestehenden HR-Prozesse – einschließlich bisher nicht digitalisierter Abläufe – analysiert und gezielt optimiert werden, um sie effizient und nachhaltig in der neuen Lösung abzubilden.
Projektscope
Im Rahmen des Projekts sollte eine HR-Software ausgewählt werden, die die folgenden priorisierten Themen abdeckt und sich zugleich perspektivisch flexibel um weitere Bereiche erweitern lässt:
HR-Core (mit digitaler Personalakte, Self-Services, Dokumentenmanagement etc.)
Zeitwirtschaft „light“
Mitarbeitergespräch
Reporting
Perspektivisch relevante Themen:
Talent Management
Performance Management
Learning
Methodik
CLEVIS Ansatz & Erfolgskriterien
Unser Ansatz war es, die Auswahl einer passenden HR-Softwarelösung für das Unternehmen auf Basis eines klar definierten und gemeinsam abgestimmten Meilensteinplans sowie verbindlicher Erfolgskriterien umzusetzen. Dadurch wurde gewährleistet, dass jede Projektphase zielgerichtet gestaltet und die erzielten Ergebnisse transparent und messbar gemacht werden konnten. Darüber hinaus erfolgten alle Entscheidungen im Auswahlprozess auf Basis klar definierter Bewertungskriterien, wodurch eine sorgfältige und nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Vorgehens sichergestellt wurde.
Kick-off und Definition des Projektscopes (Grobes Scoping)
Zu Beginn des Projekts wurde der Projektscope im Rahmen eines gemeinsamen Kick-offs festgelegt. Dabei erfolgte auch die Definition sowohl der prioritären als auch der perspektivisch relevanten Themen, um eine zielgerichtete und strukturierte Vorgehensweise sicherzustellen und zukünftige Anforderungen von Anfang an zu berücksichtigen.
Anforderungsanalyse und Best Practices (Detailscoping)
Im nächsten Schritt wurden die Detailanforderungen in thematisch fokussierten Prozessworkshops gemeinsam erarbeitet und in einem umfassenden Anforderungskatalog (RFP) dokumentiert. CLEVIS ergänzte diesen Katalog gezielt um Best Practices aus vergleichbaren Projekten, um die Lösungsfindung zu optimieren und einen hohen Qualitätsstandard sicherzustellen.
Erstellung der Shortlist
Auf Basis der erarbeiteten Anforderungen wurde eine Shortlist mit modularen HR-Suite-Lösungen zusammengestellt, die sowohl die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens abdecken als auch perspektivisch eine Erweiterung um weitere Themen ermöglichen.
Auswahlprozess und Entscheidungsfindung
Die Shortlist wurde in einem zweistufigen Auswahlverfahren weiter präzisiert: Zunächst präsentierten die Anbieter ihre Lösungen in Systemdemos, anschließend erfolgten vertiefende Analysen der Funktionalitäten in Form von Use Cases im Rahmen von Deep Dives mit einer reduzierten Auswahl. Die abschließende Bewertung der Anbieter erfolgte auf Basis einer zuvor definierten und gewichteten Entscheidungsmatrix, die eine fundierte und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage bildete.
Methodik & Projektergebnisse im Detail
Damit du ein besseres Gefühl dafür bekommst, wie wir arbeiten: Hier sind ein paar Auszüge aus dem Projekt. So sah unser gemeinsamer Weg von der ersten Planung bis zum fertigen Ergebnis aus.
Ergebnis
CLEVIS Mehrwert im Projekt
Unser strukturierter Ansatz bei der Softwareauswahl gewährleistete einen klaren und zielgerichteten Projektverlauf sowie eine Auswahl auf Basis definierter Kriterien und sorgfältiger Dokumentation. Dies führte zu einer nachhaltigen Entscheidungsfindung und einem erfolgreichen Projektabschluss. Besonders unterstützen konnten wir dabei durch folgende Aspekte:
Besonders unterstützen konnten wir dabei durch folgende Aspekte
Erkenntnisse
Größte Lessons Learned im Projekt allgemein
Eine zentrale Erkenntnis aus dem Projekt ist, dass durch unsere Rolle als zentraler Ansprechpartner und Vermittler zwischen den HR-Software-Anbietern und dem Kunden die internen Ressourcen nachhaltig entlastet werden können. Darüber hinaus zeigt das Projekt, dass unsere umfassende Vernetzung in der HR-Branche nicht nur den Zugang zu kompetenten Ansprechpartnern im Vertrieb ermöglicht, sondern auch eine schnelle und zielgerichtete Beantwortung von projektbezogenen Fragestellungen sicherstellt.
Impact
Gemeinsame Erfolge, die es zu feiern gilt
Durch die Zusammenarbeit war es dem Unternehmen möglich, erfolgreich ein modernes und modulares HR-System auszuwählen. Im Rahmen des Projekts konnten dabei folgende Erfolge erzielt werden:
Besondere Punkte der Zusammenarbeit
Bereit für den nächsten Schritt?
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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre HR-Prozesse zukunftsfähig aufstellen können – unverbindlich und persönlich.
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