von Andrea Bogicevic
Zuletzt aktualisiert: 19.03.2026
Lesedauer: 10 MinutenViele Unternehmen, die seit Jahren auf Perbit setzen, stehen heute vor der gleichen Frage: Passt das (meisten on Prem) System noch zu den gestiegenen Anforderungen an moderne HR Software? Sollen wir auf die neue Cloud Lösung myHR von perbit umsteigen? Cloud-Technologien, Self-Services, integrierte Datenflüsse und Automatisierung haben die HR‑IT-Landschaft grundlegend verändert. Parallel dazu wurde perbit mit verschiedenen Firmen zu der neuen Holding Vimata Group umfirmiert. Genau deshalb prüfen immer mehr mittelständische Organisationen, ob ein Verbleib bei Perbit‑ – insbesondere bei älteren On‑PremiseVersionen – noch sinnvoll ist und was neuer Produktumfang von myHR anbietet.
Der folgende Artikel zeigt, wann sich eine Ablösung lohnt, welche Alternativen heute überzeugen und wie Unternehmen einen technischen Systemwechsel strategisch, risikoarm und zukunftsfähig angehen.
Perbit im Überblick – Warum das System lange Zeit beliebt war
Perbit gehört seit vielen Jahren zu den etablierten HR-Systemen im deutschsprachigen Raum. Viele mittelständische Unternehmen haben ihre Personalprozesse über Jahre hinweg auf dieser Software aufgebaut. Personalstammdaten, Bewerbermanagement oder Personalentwicklung – all das ließ sich zuverlässig abbilden.
Typische Einsatzbereiche von Perbit
Perbit wurde ursprünglich als klassische HR-Software für mittelständische Unternehmen entwickelt.
Im Zentrum standen vor allem administrative HR-Prozesse wie:
- Personal- und Stellenstammdatenverwaltung
- Bewerbermanagement
- Personalentwicklung ist das? Da hatte ich die nicht so stark gesehen
- Dokumentenmanagement mit digitaler Akte
- grundlegende HR-Reports
Viele Unternehmen entschieden sich damals für Perbit, weil es eine solide und stabile Lösung bot. Besonders in Zeiten, in denen HR-Software häufig noch lokal installiert wurde, war das System eine verlässliche Plattform für Personalabteilungen.
Ein weiterer Vorteil: Die Software ließ sich stark anpassen. Viele Unternehmen haben über Jahre hinweg individuelle Anpassungen vorgenommen, um spezifische HR-Prozesse abzubilden.
Genau hier entsteht heute allerdings ein Problem. Denn viele dieser Anpassungen sind eng mit älteren On-Premise-Installationen verbunden und lassen sich nicht ohne Weiteres in moderne Cloud-Architekturen übertragen.
Für welche Unternehmen Perbit ursprünglich entwickelt wurde
Perbit war besonders für den deutschen Mittelstand konzipiert. Unternehmen mit einigen hundert bis wenigen tausend Mitarbeitenden fanden in der Software eine praktikable Lösung, um ihre HR-Prozesse digital abzubilden.
Typische Einsatzbereiche waren:
- mittelständische Industrieunternehmen
- Dienstleistungsunternehmen
- Handelsunternehmen
- Organisationen mit klar strukturierten HR-Prozessen
Für diese Zielgruppe bot Perbit lange Zeit genau das, was HR brauchte: eine funktionale, stabile und anpassbare HR-Software.
Umfirmierung 2025: Perbit ist künftig Teil der neu geschaffenen Vimata Group, unter deren Dach mehrere Softwaremarken vereint werden. Neben Perbit gehören dazu unter anderem die Dokumenten- und Workflow-Lösungen von Dataglobal und Windream sowie die HR-Lösungen Vysoft und GeCOSoft. Ziel der neuen Dachmarke ist es, Synergien zwischen den einzelnen Anbietern zu nutzen und Kunden ein breiteres, integriertes Softwareportfolio zu bieten – von HR über Dokumentenmanagement bis hin zu Workflow-Automatisierung. Step Ahead wird im Gegensatz dazu künftig wieder als eigenständiges Unternehmen geführt
Wann und warum eine Ablöse von Perbit sinnvoll ist
Perbit ist seit vielen Jahren ein bewährtes HR-System für viele deutschsprachige Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, die Wert auf eine stabile Personalstammdatenverwaltung und klassische HR-Prozesse legen. Mit der Einstellung des Supports für die on-prem Version von perbit sowie steigenden Anforderungen an Usability, Integration und Automatisierung prüfen jedoch immer mehr Unternehmen Alternativen zu ihren bestehenden, oft stark angepassten On-Premise-Versionen. Eine Ablöse von Perbit wird vor allem dann sinnvoll, wenn das System moderne Anforderungen nur noch eingeschränkt erfüllt oder HR-Prozesse zu viel manuellen Aufwand verursachen. Je nach eingesetzten Modulen – etwa im Bewerbermanagement, in der Personalentwicklung oder in der Zeitwirtschaft – kann ein Wechsel dabei entweder schrittweise erfolgen, indem einzelne Funktionen durch neue Lösungen ersetzt werden, oder ganzheitlich durch die Einführung eines neuen HR-Systems.
Personio Kund:innen schätzen vor allem die Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Plattform und nutzen sie, um ihre HR-Prozesse zu optimieren sowie ihre Mitarbeiterverwaltung zu verbessern.
Unsere ganzheitliche HR-Beratung aus einer Hand
Wir unterstützen Unternehmen entlang der gesamten HR-Wertschöpfung – von HR-Strategie und Prozessdesign über HR-IT-Architekturen und Softwareauswahl bis zur Implementierung und organisatorischen Transformation.
Unsere Beratungsschwerpunkte im Einzelnen
Was sind typische Gründe für eine Ablöse von Perbit?
Eingeschränkte Funktionalität moderner Cloud-Versionen
Ein häufiger Auslöser für die Ablösung ist die Umstellung auf Cloud-Versionen. Während ältere Installationen stark angepasst wurden, sind moderne Cloud-Systeme oft standardisierter.
Das führt dazu, dass manche Funktionen nicht mehr exakt so abgebildet werden können wie zuvor.
Unternehmen stehen dann vor der Wahl:
- Prozesse anpassen
- zusätzliche Systeme einführen
- oder komplett wechseln
Hoher manueller Aufwand in HR-Prozessen
Viele HR-Abteilungen kämpfen mit einem hohen administrativen Aufwand. Besonders ältere Systemlandschaften führen dazu, dass Prozesse nicht vollständig digitalisiert sind.
Typische Beispiele:
- manuelle Dateneingaben
- Excel-basierte Zusatzlösungen
- fehlende Automatisierung
Eine moderne HR-Software kann hier deutliche Effizienzgewinne ermöglichen.
Fehlende Nutzerfreundlichkeit und Self-Services
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die User Experience.
Viele ältere Systeme wurden primär für HR-Fachkräfte entwickelt.
Moderne Plattformen dagegen richten sich an:
- Mitarbeitende
- Führungskräfte
- HR-Teams
Self-Services für Urlaubsanträge, Stammdatenänderungen oder Feedbackprozesse gehören heute zum Standard.
Strategische Neuausrichtung der HR-IT
Nicht zuletzt spielt die strategische IT-Architektur eine Rolle. Unternehmen wollen ihre Systemlandschaft vereinfachen und stärker integrieren.
Dabei stellt sich häufig die Frage:
Passt Perbit noch zur zukünftigen HR-IT-Strategie?
Wenn nicht, wird eine Alternative zu Perbit zu einer realistischen Option.
Alternativen zu Perbit – Welche HR-Systeme werden heute häufig gewählt?
Die Wahl einer Alternative hängt stark von der Unternehmensgröße, den HR-Prozessen und der bestehenden IT-Landschaft ab.
Je nach Funktionsumfang und Unternehmensgröße kommen verschiedene Anbieter in Frage: (Quelle: CLEVIS SmartMatch-Datenbank 2025):
| Anbieter | Typische Zielgruppe | Besonderheiten |
|---|---|---|
| rexx systems | Mittelständische Unternehmen | Modular aufgebaut und besonders stark im Recruiting; gilt als etablierter deutscher HR-Software-Klassiker |
| Guidecom | Mittelstand | Fokus auf Talent Management und bekannt für eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche |
| Abacus Umantis | Mittelständische Unternehmen | Klassische HR-Suite mit hoher Anpassbarkeit; optional auch mit integrierter Payroll |
| Personio | Kleine und wachsende Unternehmen | Moderne All-in-One-Lösung, besonders beliebt bei jungen Unternehmen und schnell wachsenden Organisationen |
| HiBob | Start-ups und moderne Unternehmen | Fokus auf Unternehmenskultur, Employee Experience und moderne HR-Prozesse |
| SAP SuccessFactors | Große Unternehmen und Konzerne | Internationale HR-Suite für komplexe und globale HR-Strukturen |
| Workday | Internationale Unternehmen | Cloud-basierte HR-Plattform mit starkem Fokus auf Integration und Skalierbarkeit |
| Dayforce | Große und internationale Organisationen | Umfassende HR- und Workforce-Management-Lösung für globale HR-Architekturen |
Die richtige Alternative hängt immer von der individuellen HR-Strategie ab.
Download zur Vertiefung
Unsere HR-Software-Heatmaps unterstützen bei der inhaltlichen Einordnung und Vorbereitung.
Wie Unternehmen eine Ablöse von Perbit strategisch angehen sollten
Ein erfolgreicher Softwarewechsel beginnt immer mit einer fundierten Analyse.
Typischer Ablauf:
- Analyse der bestehenden HR-Systemlandschaft und dem aktuell genutzten Funktionsumfang von perbit
- Definition der zukünftigen HR-IT-Strategie und einer Ziel HR-IT-Architektur
- Marktscreening geeigneter Anbieter inklusive dem neuen Cloud Produkt myHR von perbit
- Systemdemos und Bewertung der Systeme anhand definierter Kriterien
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Proof-of-Concept und finale Entscheidung
Dieser Prozess stellt sicher, dass die gewählte Lösung langfristig zur Organisation passt.
Wie CLEVIS Unternehmen bei der Ablöse von Perbit unterstützt
Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität einer HR-Softwareauswahl.
CLEVIS begleitet Organisationen daher strukturiert durch den gesamten Prozess.
Der Ansatz umfasst fünf zentrale Schritte:
- Status-Quo-Analyse & Zielbild
Analyse der bestehenden HR-IT-Landschaft und Bewertung der aktuellen Nutzung von Perbit. - Marktscreening & Anbieterbewertung
Prüfung möglicher Alternativen sowie Bewertung der neuen Cloud-Version. - Anbieterauswahl
Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Anbieter – beispielsweise mithilfe der CLEVIS SmartMatch-Datenbank. - Proof of Concept & Entscheidungsvorlage
Fundierte Entscheidungsgrundlagen für Management und HR sowie Berechnung einer Wirtschaftlichkeit - Migrationsbegleitung
Unterstützung bei Datenmigration, Schnittstellen und Change Management.
Ein hilfreiches Instrument ist dabei auch die CLEVIS HR-Software-Heatmap, die einen strukturierten Überblick über den Markt bietet.
Fazit – Ablöse Perbit als Chance für moderne HR-Prozesse
Die Ablösung von Perbit ist nicht nur ein technisches Upgrade – sie ist eine strategische Chance, HR‑Prozesse zu modernisieren, Datenflüsse zu vereinheitlichen und die eigene HR‑IT langfristig zukunftsfähig aufzustellen. Wer den Wechsel strukturiert vorbereitet, sauber analysiert und Alternativen objektiv vergleicht, profitiert von besserer Nutzererfahrung, höheren Automatisierungsgraden und einer integrierten Systemlandschaft, die HR wirklich entlastet. Mit klarer Strategie, fundiertem Marktwissen und professioneller Migrationsbegleitung lässt sich der Übergang erfolgreich gestalten – und HR erhält die Grundlage, um modern, digital und skalierbar zu arbeiten.
Es lässt sich sagen: Ja, Perbit bleibt ein solides System, aber wer seine HR-IT zukunftssicher aufstellen will, sollte Alternativen prüfen. CLEVIS bietet dafür die passende Methodik, Marktkenntnis und Begleitung – von der ersten Analyse bis zum Go-Live des neuen Systems.
Wann ist eine Ablöse von Perbit sinnvoll?
Eine Ablösung wird häufig dann sinnvoll, wenn das System die aktuellen Anforderungen an Automatisierung, Integration oder Benutzerfreundlichkeit nicht mehr erfüllt oder eine strategische Neuausrichtung der HR-IT geplant ist.
Welche Alternativen zu Perbit gibt es?
Typische Alternativen sind rexx systems, Guidecom, Abacus Umantis, Personio sowie für größere Unternehmen SAP SuccessFactors, Workday oder Dayforce.
Kann Perbit auch schrittweise ersetzt werden?
Ja. Viele Unternehmen ersetzen zunächst einzelne Module wie Recruiting oder Talent Management und modernisieren die HR-Systemlandschaft Schritt für Schritt.
Wie lange dauert eine HR-Software-Ablösung?
Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert ein Auswahl- und Implementierungsprozess meist zwischen mehreren Monaten und über einem Jahr.
Welche Rolle spielt die Datenmigration bei der Ablöse von Perbit?
Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil des Projekts. Personalstammdaten, Dokumente und historische Daten müssen sauber übertragen werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
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