von Vincent Hürdler
03.02.2026
Lesedauer: 6 MinutenHR‑Teams stehen heute unter enormem Druck: Sie sollen Recruiting beschleunigen, Mitarbeitende besser binden, Self‑Services anbieten, neue gesetzliche Anforderungen erfüllen – und gleichzeitig „strategischer“ arbeiten. Die Realität sieht dagegen oft anders aus: Excel‑Listen, Medienbrüche, manuelle Freigaben und zeitraubende Abstimmungen bestimmen vielerorts den Arbeitsalltag. Viele Unternehmen spüren genau an diesem Punkt, dass sie ohne digitale HR‑Prozesse nicht mehr weiterkommen.
In unseren Projekten zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Nicht der Wille zur Veränderung fehlt – sondern ein klarer Überblick darüber, wo man anfangen sollte, welche Prozesse den größten Effekt haben und welche Software überhaupt zu den eigenen Strukturen passt. Gleichzeitig ist der Markt unübersichtlich, die Anforderungen werden komplexer und die Erwartungen der Mitarbeitenden steigen. Die meisten Unternehmen nutzen bereits digitale HR-Tools. Die spannende Frage lautet also nicht mehr, ob digitalisiert wird – sondern wie schnell und wie professionell Unternehmen diesen Schritt gehen.
Was bedeutet HR-Digitalisierung?
Das Personalwesen zu digitalisieren, bedeutet, analoge HR-Strukturen und -Prozesse in digitale Prozesse zu überführen sowie die dabei verwendeten Daten zu speichern und intelligent zu nutzen. Dies sollte möglichst im Rahmen einer digitalen Gesamtstrategie umgesetzt werden. Die Digitalisierung von HR-Prozessen kann unterschiedlich weit reichen – von der punktuellen Einführung einzelner Tools bis hin zur vollständigen Transformation des Personalbereichs in Richtung eines datengetriebenen, strategisch arbeitenden HR‑Operating‑Models. Entscheidend ist, dass digitale Lösungen Prozesse effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher machen und damit einen messbaren Beitrag zur Leistungsfähigkeit von HR und der gesamten Organisation leisten.
Anwendungsbereiche entlang des Employee Lifecylce
Gerade im HR-Bereich bieten sich viele Möglichkeiten verschiedene Prozesse zu digitalisieren bzw. sogar zu automatisieren.
Klassische Anwendungsbereiche umfassen:
- Recruting und Bewerbermanagement
- Preboarding, Onboarding & Offboarding
- Digitale Personalakte & Dokumentenmanagement
- Zeitwirtschaft
- Payroll
Hinzu kommt noch die strategische Nutzung der gespeicherten Daten in den Bereichen:
- People Analytic & Reporting
- Performance & Zielvereinbarung
- Personaleinsatzplanung
Diese Bereiche lassen sich auch ohne die Nutzung von internen Daten digitalisieren und optimieren, profitieren aber stark von einer internen Datengrundlage, um Entscheidungen und Prozesse zu begründen.
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Nutzen & Wirkung digitalisierter HR-Prozesse
Die Digitalisierung von HR‑Prozessen verfolgt ein klares Ziel: HR von operativen Routinen zu entlasten und die Organisation gleichzeitig professioneller, schneller und verlässlicher zu machen. In der täglichen Praxis bedeutet das vor allem, wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben – wie Dokumentenerstellung, Abwesenheitsprozesse, Datenpflege oder Payroll‑Vorbereitungen – systemgestützt abzubilden. Dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit, Abläufe werden transparenter und Mitarbeitende können viele Anliegen selbst über Self‑Services erledigen.
In CLEVIS‑Projekten zeigt sich besonders deutlich: Die größten Effekte entstehen dort, wo Prozesse standardisiert und durchgängig digitalisiert werden. Unternehmen profitieren dann nicht nur von Effizienzgewinnen, sondern auch von einer spürbar höheren Servicequalität gegenüber Führungskräften und Mitarbeitenden. Gleichzeitig werden neue Rollen und Arbeitsweisen möglich – HR kann sich stärker auf Personalentwicklung, Führungskräfteberatung und strategische Themen konzentrieren.
Durch die Digitalisierung lassen sich typischerweise folgende Wirkungen erzielen:
• Effizienz: weniger manuelle Schritte, kürzere Durchlaufzeiten
• Transparenz: klare Prozesszuständigkeiten, nachvollziehbare Workflows
• Qualität: konsistente Daten und standardisierte Dokumente
• Flexibilität: mobile Nutzung, ortsunabhängige Prozesse, Self‑Services
• Mitarbeiterzufriedenheit: schnellere Antworten, unkomplizierte Abläufe
• Arbeitgeberattraktivität: moderne, digitale Candidate- und Employee‑Experience
Kurz gesagt: Digitalisierte HR Prozesse entlasten HR operativ, erhöhen die Professionalität des Personalbereichs und schaffen die Grundlage, damit HR seine strategische Rolle im Unternehmen voll ausfüllen kann.
Warum JETZT digitalisieren?
Viele Unternehmen digitalisieren bislang nur einzelne HR‑Prozesse – Zeiterfassung hier, Urlaubs-Workflow dort. Doch das reicht heute nicht mehr aus. Die Herausforderungen im HR‑Alltag sind so komplex geworden, dass isolierte Lösungen eher neue Brüche schaffen, statt echte Entlastung zu bringen. Gerade in CLEVIS‑Projekten sehen wir: Die größten Effekte entstehen erst dann, wenn administrative Routinen durchgängig digitalisiert werden und HR dadurch wieder Zeit für strategische Arbeit gewinnt.
Wichtig ist ein pragmatischer Start: Beginnen Sie dort, wo Effekte sofort sichtbar werden – etwa bei Onboarding, Personalakte oder Self‑Service. HR und IT sollten eng zusammenarbeiten, Anforderungen strukturiert erfassen und den Markt gezielt sondieren. Nutzen Sie dafür gern unseren kostenlosen HR‑Softwarevergleich.
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6 Schritte zur Digital-HR: Wie geht man vor?
HR-Prozesse zu digitalisieren, ist ein komplexer Prozess, da in der Regel fast alle Mitarbeitenden von den Veränderungen betroffen sind. Daher empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen. Wer sich für die HR-Digitalisierung entscheidet, muss zunächst klären, in welchen Bereichen der Einsatz einer IT-Lösung am meisten Sinn macht und welche Prozesse man zuerst digitalisiert.
Schritt 1: Zielbild & Rollenverständnis klären
Zu Beginn jeder HR‑Digitalisierung steht die Frage, wo die HR‑Organisation eigentlich hinmöchte. Viele Unternehmen machen den Fehler, sofort in Tools zu denken – dabei müssen zuerst die übergeordneten Ziele definiert werden. In dieser Phase wird geklärt, welche Rolle HR künftig einnehmen soll, welche Anforderungen das Business hat, wo die größten Pain Points liegen und wie sich die HR‑Arbeitsweise verändern muss, um strategischer wirken zu können. Diese Zielbildphase bildet den Rahmen für alle folgenden Entscheidungen und sorgt dafür, dass die Digitalisierung nicht nur Abläufe automatisiert, sondern die HR‑Funktion als Ganzes stärkt.
Schritt 2: HR‑Prozesslandschaft analysieren & priorisieren
Im nächsten Schritt wird die gesamte HR‑Prozesslandschaft strukturiert betrachtet. Gemeinsam mit HR und oft auch mit IT werden die relevanten Prozesscluster – etwa Recruiting, Onboarding, Zeitwirtschaft, HR‑Administration, Payroll, Learning oder Performance – in ihrer heutigen Form analysiert. Dabei geht es nicht nur um Ablaufbeschreibungen, sondern um konkrete Fragen: Wo entstehen Medienbrüche? Welche Schritte sind besonders fehleranfällig? Wo verliert HR Zeit durch manuelle Abstimmungen? Wie hoch ist das Prozessvolumen im Jahresverlauf? Diese Analyse ermöglicht eine klare Priorisierung: Prozesse mit hohem Aufwand, hoher Sichtbarkeit oder strategischem Wert werden gezielt zuerst digitalisiert. Das stellt sicher, dass die Digitalisierung schnell spürbare Effekte erzeugt.
Schritt 3: Anforderungen & Zielarchitektur definieren
Bevor Systeme ausgewählt werden können, braucht es ein technisches Zielbild. In dieser Phase wird festgelegt, welche Module benötigt werden, wie Systeme miteinander integriert werden sollen und welches Datenmodell künftig zugrunde liegt. Es wird definiert, welche Rollen und Berechtigungen notwendig sind, wie Datenschutz und Compliance sichergestellt werden und wie der End‑to‑End‑Prozess in der Soll‑Version aussehen soll. Viele Unternehmen unterschätzen diese Architekturphase – dabei entscheidet sie maßgeblich darüber, ob die spätere Systemlandschaft stabil, erweiterbar und für das Unternehmen handhabbar bleibt. Gerade hier bringen CLEVIS‑Projekte einen hohen Mehrwert, da wir aus einer Vielzahl von Softwareeinführungen wissen, welche Architekturmodelle langfristig funktionieren.
Schritt 4: Passende HR‑Software auswählen (Fit‑Gap‑Analyse)
Auf Basis des Zielbilds und der Anforderungen erfolgt anschließend die Softwareauswahl. Dabei geht es nicht darum, „das beste Tool“ zu finden, sondern die Lösung, die am besten zur Organisation, den Prozessen und der bestehenden IT‑Landschaft passt. CLEVIS arbeitet hier mit einer Fit‑Gap‑Analyse: Statt theoretischer Feature‑Listen werden reale Use Cases genutzt, um die tatsächliche Passung der Anbieter zu bewerten. Demos orientieren sich an echten HR‑Szenarien, nicht an Marketingpräsentationen. Am Ende entsteht ein klares Bild, welche Lösung fachlich, technisch und wirtschaftlich die beste ist. Diese Entscheidung wird durch Business Cases, Bewertungsmatrizen und Stakeholder‑Alignment abgesichert.
Schritt 5: Datenqualität, Migration und technische Umsetzung vorbereiten
Im Anschluss beginnt die technische Umsetzung – ein Schritt, der häufig unterschätzt wird. Digitalisierte Prozesse funktionieren nur, wenn Daten vollständig, sauber und konsistent sind. Daher werden Stammdaten bereinigt, neue Datenstandards definiert und Migrationspfade festgelegt. Parallel entstehen Schnittstellen und Integrationen, damit die HR‑IT‑Landschaft künftig durchgängig funktioniert. Tests, Fehlerkorrekturen und Validierungen sind Teil dieser Phase, um sicherzustellen, dass das System nicht nur technisch läuft, sondern fachlich korrekt arbeitet.
Schritt 6: Change Management & erfolgreicher Rollout
Eine HR‑Digitalisierung ist immer auch eine Veränderung für die gesamte Organisation. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen verstehen, welche Prozesse künftig digital ablaufen, wo sie Aufgaben übernehmen und wie das neue System genutzt wird. Ein systematisches Change Management begleitet diese Phase: Es umfasst Schulungen, Kommunikationskampagnen, Feedbackschleifen und Pilotierungen. HR selbst muss seine Arbeitsweise neu ausrichten, Rollen verändern sich und die Zusammenarbeit mit IT wird enger. Erst wenn alle Beteiligten das System verstehen und akzeptieren, entfaltet die Digitalisierung ihren vollen Nutzen.
Aktuelle Trends der HR-Digitalisierung: Wo liegt das Potenzial?
Die HR‑Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren massiv weiterentwickelt. Viele Technologien, die früher als „Trend“ galten – wie Videointerviews oder Self‑Service – sind inzwischen Standard. Die wirklichen Innovationstreiber liegen heute in Automatisierung, KI‑Unterstützung, datengestützter Personalarbeit und nahtlosen End‑to‑End‑Prozessen.
Besonders relevant sind derzeit folgende Entwicklungen:
KI im Recruiting und Talentmanagement
Generative KI verändert Recruiting‑Prozesse grundlegend. Moderne Systeme unterstützen:
• automatisierte Erstellung von Stellenanzeigen
• Matching‑Algorithmen für CV‑Parsing & Skill‑Analyse
• KI‑gestützte Screening‑Fragen
• automatisierte Interviewvorbereitung
• Empfehlungen zu Kandidat:innen auf Basis von Skill‑Profilen
Workflow‑Automatisierung statt manuelle Abstimmung
Statt E-Mails, Excel und pdfs übernehmen intelligente Workflows die Koordination:
• Onboarding‑Checklisten
• Vertrags- und Dokumentenerstellung
• Freigaben (z. B. bei Gehaltsänderungen)
• Offboarding‑Prozesse
• Versetzungen / interne Stellenwechsel
HR-Abteilungen arbeiten dadurch deutlich weniger operativ und gewinnen Kapazitäten für strategische Themen.
Lernplattformen & KI‑gestützte Entwicklungspfade
Learning‑Plattformen entwickeln sich zu Skill‑Ökosystemen:
• KI‑basierte Trainingsvorschläge
• automatische Skill‑Profiles
• Pflichtschulungen automatisiert tracken
• integrierte Lernpfade für Rollen (z. B. „Teamleiter:in“, „Schichtleiter:in“)
• Micro‑Learning für mobile Mitarbeitende
Das ist besonders für Unternehmen mit Produktions- oder Logistikeinheiten relevant, da Weiterentwicklung ortsunabhängig möglich wird.
People Analytics für bessere Entscheidungen
HR wird datengetrieben:
• Fluktuationsrisiken identifizieren
• Forecasts für Personalplanung
• Skill-Gaps sichtbar machen
• Diversity‑KPIs automatisiert auswerten
• Auslastungs- und Workforce‑Reports in Echtzeit
Wichtig für Konzerne: zunehmend entsteht demand aus Finance & Controlling → HR-Daten werden Teil der Unternehmenssteuerung.
Beispiele für das Digitalisieren von HR-Prozessen
Wie stark sich der Einsatz digitaler HR‑Lösungen auszahlt, zeigt sich besonders deutlich in konkreten Projektsituationen. In CLEVIS‑Mandaten sehen wir immer wieder, dass sich bereits einzelne sauber digitalisierte Kernprozesse messbar auf Effizienz, Datenqualität und Mitarbeitendenzufriedenheit auswirken.
Beispiel 1: Automatisierte Dokumentenerstellung bei hoher Einstellungsquote
Ein Unternehmen aus der Systemgastronomie mit mehreren tausend Beschäftigten stand vor der Herausforderung, jährlich mehrere tausend neue Arbeitsverträge zu erstellen. Durch die Einführung einer digitalen Personalakte mit automatisierter Vertragserstellung sank der Bearbeitungsaufwand pro Vertrag von mehreren Minuten auf wenige Sekunden. Das HR‑Team gewann dadurch mehrere tausend Arbeitsstunden pro Jahr zurück – Zeit, die unmittelbar ins Recruiting und Onboarding investiert werden konnte.
Beispiel 2: Vereinfachte Administration im Mittelstand
Ein wachsendes mittelständisches Unternehmen (300–700 Mitarbeitende) nutzte zuvor Excel‑Listen und E‑Mail‑Freigaben für Urlaube, Stammdatenänderungen und Gehaltsprozesse. Nach der Einführung eines ESS/MSS‑Systems übernahmen Mitarbeitende und Führungskräfte viele Schritte selbstständig. HR profitierte sofort von weniger Rückfragen, saubereren Daten und klar dokumentierten Workflows. Besonders für kleine HR‑Teams mit hohem operativen Druck war das ein spürbarer Qualitätsschub.
Diese Beispiele zeigen:
Der Nutzen der Digitalisierung entsteht immer dort, wo Prozesse häufig auftreten, viel Abstimmung erfordern oder bislang manuell laufen. Sinnvoll ist deshalb ein pragmatischer Start mit den Bereichen, die die größten und schnellsten Effekte versprechen – bevor im nächsten Schritt komplexere Transformationsvorhaben angegangen werden.
Fazit: Digitale HR als futuristische Unternehmensstütze
Die meisten Unternehmen starten die HR‑Digitalisierung mit dem Ziel, Zeit zu sparen und Prozesse effizienter zu gestalten. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell: Der eigentliche Mehrwert entsteht erst dann, wenn HR, IT und Fachbereiche gemeinsam an einem klaren Zielbild arbeiten und die Einführung strukturiert angehen. Genau hier scheitert es häufig. Prozesse werden digitalisiert, ohne sie vorher zu vereinheitlichen, Systemlandschaften wachsen historisch und ohne Architektur – und am Ende ist die Komplexität größer als vorher.
In CLEVIS‑Projekten beobachten wir besonders drei Erfolgsfaktoren:
Erstens: Unternehmen, die frühzeitig Prioritäten setzen und sich nicht in Detaildiskussionen verlieren, kommen schneller und mit weniger Widerständen voran.
Zweitens: Die Datenqualität entscheidet darüber, wie gut ein System später funktioniert – und wie viel man davon hat.
Drittens: Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, ob die Mitarbeitenden verstehen, was sich verändert und warum.
Wer diese Punkte berücksichtigt, profitiert schnell: HR gewinnt Handlungsspielraum zurück, Führungskräfte bekommen bessere Informationen, und Mitarbeitende erleben eine moderne, unkomplizierte Interaktion mit HR. Gleichzeitig entsteht eine HR‑Organisation, die den steigenden Anforderungen an Transparenz, Geschwindigkeit und Flexibilität gerecht wird.
Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist daher nicht nur ein technisches Projekt – sie ist ein Hebel für professionelle Personalarbeit und eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Wenn Sie Ihre HR‑Digitalisierung strukturiert vorantreiben möchten, unterstützen Sie die Expert:innen von CLEVIS gerne bei Zielbild, Prozessanalyse, Systemauswahl und Umsetzung.
FAQs
Was versteht man unter HR-Digitalisierung?
HR-Prozesse zu digitalisieren, heißt, analoge Strukturen und Prozesse im Personalmanagement in digital zu überführen und die dabei gewonnen Daten intelligent zu speichern und zu nutzen.
Warum ist die digitale HR für Unternehmen so wichtig?
Eine digitale, mobile und ortsunabhängige Arbeitswelt ist bereits in vielen Unternehmen Realität. Wer zukunftsfähig bleiben will, braucht digitale HR-Prozesse, um Mitarbeitende zu entlasten, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten und die Effizienz zu steigern.
Was ist bei der Digitalisierung von HR-Prozessen zu beachten?
HR-Prozesse zu digitalisieren, ist ein komplexer Prozess. Daher empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen. Wer sich für die HR-Digitalisierung entscheidet, muss zunächst klären, in welchen Bereichen der Einsatz einer IT-Lösung am meisten Sinn macht und welche Prozesse als Erstes digitalisiert werden sollen.
Wo wird die digitale HR verwendet?
Zu den grundlegenden digitalen HR-Prozessen zählen das Arbeitszeitmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung, digitale Personalakten, das Bewerberinnen- und Bewerbermanagement, die Personalentwicklung, Mitarbeitende-Portale und das Onboarding.
Welche Herausforderungen können bei der Digital-HR entstehen und wie können sie gemeistert werden?
Entscheidend ist es, eine HR-Lösung zu finden, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Für eine gelungene Digitalisierung der HR-Prozesse sind daher eine gründliche Bestandsaufnahme der HR-Prozesse, eine ausführliche Marktrecherche und eine sorgfältige Auswahl der Lösungen ratsam.
HR-Prozesse digitalisieren, ist für Unternehmen keine Option, sondern ein Muss. Erfahren Sie hier, was Sie bei der HR-Digitalisierung beachten sollten und wie sie gelingen kann.
