Baby, it`s a wild world…. Die Welt der digitalen Signatur im Arbeitsrecht

Baby, it`s a wild world…. Die Welt der digitalen Signatur im Arbeitsrecht

Manchmal stellen mir die Leute Fragen. Und manchmal fällt mir dann spontan Cat Stevens`, seit einiger Zeit Yusuf`s wunderbarer Song „Baby it`s a wild world“ ein.

Wie geht das denn nun? Wir wollen doch digitaler werden…. Können wir auf Papier verzichten, können wir die Lager- und Papierkosten einsparen? Können wir HR ganz digital machen? Wie kann denn unser:e Chef:in diesen Vertrag unterschreiben, ohne dass wir den Arbeitsvertrag nach Schweden schicken müssen? Muss der überhaupt unterschrieben sein?

Und dann singt immer wieder Yusuf „Oh Baby, Baby it´s a wild world“!

It`s only a little bit wild, Baby…..

Aber der Reihe nach:

Der schwedische CEO muss den Arbeitsvertrag nicht selbst unterschreiben und Nein, das Ding muss nicht mit der Post nach Schweden verschickt werden.

Der Arbeitsvertrag kann schriftlich, mündlich sogar konkludent (= durch schlüssiges Verhalten – denken Sie an das Handzeichen bei einer Auktion) abgeschlossen werden. Das Gesetz gibt hier erst einmal keine spezielle Form des Vertragsschlusses vor. Den Arbeitsvertrag und ganz viele andere Dinge im HR-Leben können wir also vollständig digital und mit einer elektronischen Signatur versehen.

Aber was ist denn mit diesem Nachweisgesetz? Das schränkt uns doch wieder ein, oder?

Ja und Nein! Nach dem Nachweisgesetz muss zwar der Arbeitgeber die wesentlichen und in § 2 Absatz 1 NachwG im einzelnen aufgeführten Vertragskonditionen schriftlich niederlegen, diese Niederschrift unterschreiben (und zwar händisch) und an den Arbeitnehmer aushändigen. Aber tut er dies nicht, wird der Arbeitsvertrag deshalb nicht unwirksam. Über die etwaigen Konsequenzen eines Verstoßes gegen das Nachweisgesetz gerne ein anderes Mal.

Die Welt der digitalen Signatur im Arbeitsrecht - CLEVIS

Über den Arbeitsvertrag hinaus, gibt es aber viele Einzelentscheidungen, die täglich mit der Frage einhergehen, ob eine Signatur denn ausreicht. Man mag da mal an die Gehaltserhöhung denken, Zielvereinbarungen, Urlaubsbewilligungen, Gratifikationen, Befristungen und Wettbewerbsverbote und so vieles mehr. Zumindest wenn es um die digitale Signatur geht, ist es aber nicht immer notwendig sich so viele Gedanken zu machen.

Wir (Juristen!) unterscheiden zunächst zwischen der

  • (einfachen) elektronischen Signatur (= Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.)
  • der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (=Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners, wird unter Verwendung elektronischer Signaturdaten erstellt und ist so mit dem Unterzeichner verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkannt werden kann.)
  • der qualifizierten elektronischen Signatur (= fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit / Zertifizierungsstelle erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht)

Im Arbeitsrecht gilt das Prinzip der Formfreiheit – mit einigen Ausnahmen – das bedeutet, das rechtsbindende Verträge/ Vereinbarungen nicht schriftlich geschlossen werden müssen. Überall dort, wo wir diese generelle Formfreiheit haben, kann man also mit allen Signaturen arbeiten.

Dort, wo das Gesetz allerdings eine sogenannte Schriftform vorgibt, geht das nicht mehr. Hier können wir vielleicht noch mit der qualifizierten elektronischen Signatur arbeiten… aber nur, wenn das Gesetz eben diese elektronische Signatur nicht ausgeschlossen hat. Darum ist beim Schriftformerfordernis immer Vorsicht geboten.

  • So darf man zum Beispiel nicht bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen mit der Signatur arbeiten. Diese müssen händisch unterzeichnet sein (und bitte im Original ausgehändigt bzw. auch aufbewahrt werden).
  • Auch Arbeitszeugnisse müssen eine echte Unterschrift ausweisen.
  • Ebenso wie der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen, wenn kein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt.
  • Teils umstritten und daher aus juristischer Vorsicht sollte auch eine Befristungsabrede händisch unterzeichnet sein sowie
  • ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot.

In allen anderen Fällen gilt: Geht entweder oder doch wieder grübeln.

Wilde Sache, das….!

Nela Softic

Autorin Nela Softic

25. August 2021