HR-Software als Impulsgeber zur unternehmensweiten Digitalisierung: immer noch eine verschenkte Chance für den Mittelstand?
Digitalisierung ist längst gelebte Gegenwart ‒ oder sollte es zumindest sein. Gerade die Coronapandemie hat gezeigt, wie groß der digitale Nachholbedarf in zahlreichen Unternehmen ist. Viele Arbeitsabläufe sind noch immer manuell. Dabei müsste schon das wirtschaftliche Potenzial durch digitale Effizienzsteigerungen Geschäftsführer und Manager überzeugen. Und hier spielt HR-Software eine Schlüsselrolle.
Denn anders als viele Softwarelösungen betrifft HR-Software alle Mitarbeiter eines Unternehmens, anstatt auf einzelne Abteilungen beschränkt zu bleiben. So sind digitale HR-Tools prädestiniert dafür, einen unternehmensweiten Strukturwandel in Richtung Digitalisierung auszulösen, der sich auf die Unternehmenskultur auswirkt. Warum das Potenzial von HR-Software oft übersehen wird, und was Entscheider tun können, lesen Sie im folgenden Beitrag.
Startschuss zur Digitalisierung ‒ das Potenzial von HR-Software
Neue Technologien sind nahezu immer ein Garant für Veränderungen. Dies trifft auch für HR-Software zu ‒ was auch dringend nötig ist: So arbeiten Personalabteilungen besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen nach wie vor mit Excel-Listen, um Mitarbeiterzahlen oder Urlaubs- und Krankheitstage zu erfassen. Dadurch werden unterschiedliche Daten in verschiedenen Listen erfasst, anstatt gebündelt zur Verfügung zu stehen. Was an sich schon umständlich und mühselig ist, erschwert darüber hinaus die Auswertung dieser Daten, um KPIs für die Geschäftsführung zu erfassen. Ebenso sind Papierberge in zahlreichen HR-Abteilungen weiterhin gang und gäbe, man denke nur an Aktenschränke voller Personalakten.
Für all diese Aufgaben von HR gibt es mittlerweile Softwarelösungen, die die Arbeit von Personalern effizienter gestalten und dem Unternehmen Geld sparen. Obwohl auf den ersten Blick vor allem Personaler und Geschäftsführer von der Einführung von HR-Software profitieren, sind es jedoch besonders die Mitarbeiter, die den Strukturwandel im Unternehmen befeuern und damit einen Wandel der Unternehmenskultur herbeiführen:
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Startschuss für den digitalen Strukturwandel:
Ob Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach per Klick erfassen oder ihre Homeoffice-Tage bequem via App beantragen, digitale HR-Tools bieten den Angestellten eines Unternehmens vielfältige Vorteile. Die positive Erfahrung, dass digitale Lösungen den eigenen Arbeitsalltag erleichtern, führt bei vielen Mitarbeitern zum Wunsch, diese auch in ihren direkten Arbeitsbereichen zu erleben. HR-Software bietet somit die ideale Grundlage, um die Akzeptanz für die unternehmensinterne Digitalisierung zu erhöhen ‒ und um die Motivation zu wecken, diese weiter voranzutreiben. Der digitale Strukturwandel beginnt.
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Wandel der Unternehmenskultur:
Digitalisierung ist mehr als ein technischer Prozess. Denn der Einsatz von Softwarelösungen verändert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern von Grund auf. Auf diese Weise führt der Strukturwandel zu einer Unternehmenskultur, die manuelle Prozesse hinter sich lässt und konsequent auf eine digitale und effiziente Arbeitsweise setzt.
Wie HR-Software die Arbeitswelt verändert: Urlaubsverwaltung per Klick
Wie sich eine HR-Software in der Praxis auswirkt, zeigt das Beispiel der digitalen Urlaubsverwaltung. So ist es in vielen Betrieben oft noch üblich, dass Mitarbeiter ihren Urlaub schriftlich bei ihrem Vorgesetzten beantragen: Das bedeutet für sie, den Urlaubsantrag auszufüllen, ihn mit ihrem Vorgesetzten zu besprechen und den Antrag anschließend an die Personalabteilung weiterzureichen. In einer HR-Software hingegen beantragt der Mitarbeiter seinen Urlaub mit einem Klick, sein Vorgesetzter wird darüber automatisch informiert und entscheidet dann wiederum mit einem Klick über diesen Antrag. Anschließend sind die freien Tage korrekt im System hinterlegt, ebenso wie die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage.
Der Vorgang ist genauso schlank wie die dafür notwendige Kommunikation. Setzen sich digitale Prozesse wie dieser flächendeckend durch, profitiert das gesamte Unternehmen von effizienten Abläufen. Hier kann HR unternehmensintern zum Vorreiter werden, indem sie den dafür nötigen Strukturwandel anstößt ‒ wenn man sie lässt.
Was Corona sichtbar machte: HR eindeutig unterdigitalisiert
Denn wie der Ausbruch von Covid-19 gezeigt hat, besteht besonders in Personalabteilungen oftmals noch erheblicher digitaler Nachholbedarf. Das ist umso gravierender, da es in der Regel die HR-Mitarbeiter waren, die ihren Kollegen das Arbeiten unter Coronabedingungen ermöglichten ‒ beispielsweise durch das Einrichten von Homeoffice-Arbeitsplätzen. Umgekehrt arbeiteten Personaler während Corona weiterhin im Büro, da Personalakten ausschließlich in Papierform vorlagen und aus Datenschutzgründen das Office nicht verlassen durften. Dadurch zeigte sich, dass ausgerechnet die HR-Abteilungen digitale Nachzügler waren, anstatt ihre Funktion als Keimzellen zur unternehmensweiten Digitalisierung wahrzunehmen. Doch warum ist das so?
Was HR leisten kann ‒ wenn man sie lässt
Laut einem Artikel des Manager Magazins seien die beiden Bereiche Führung und Personal zwei der wichtigsten strategischen Aufgaben eines Unternehmens. Auch wenn dieser Artikel mit dem Titel “Personaler – der zweitwichtigste Job im Unternehmen” zeitlich schon etwas zurückliegt, scheint diese Erkenntnis in vielen Führungsetagen noch nicht angekommen zu sein. Obwohl der allgegenwärtige Fachkräftemangel Unternehmen dazu zwingt, um die besten Talente zu konkurrieren, sieht die Mehrheit der Verantwortlichen die Rolle von HR auf die Verwaltung und Organisation von Mitarbeiterangelegenheiten beschränkt. Und auf den ersten Blick ist eine Personalabteilung tatsächlich kein Bereich, der direkt Umsatz erwirtschaftet. Warum also hier in digitale Tools investieren?
Wer jedoch die Mitarbeiter als wertvollstes Kapital des eigenen Unternehmens sieht, für den liegt klar auf der Hand, warum eine digitale HR ein Wettbewerbsvorteil ist: Dank effizienter Prozesse erhalten Personaler die Möglichkeit, das Management in strategischen Fragen zu unterstützen. Und nur, wenn HR diesen neuen Stellenwert im Unternehmen erhält, entfaltet sie auch ihr Potenzial, zum Impulsgeber der unternehmensweiten Digitalisierung zu werden. Darum muss HR neu gedacht werden ‒ und zwar digital.
