Employee Self Service: Was kann so ein ESS-Tool?

Employee Self Service: Was kann so ein ESS-Tool?

Die Digitalisierung bedeutet mehr Unabhängigkeit – sowohl für die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter. Und trotzdem: Laut unserer HR-Studie 2020 nutzen erst 36% der Unternehmen dieses Tool. Dabei können Führungskräfte, Mitarbeiter und das gesamte HR-Team vom Einsatz profitieren: Mitarbeiter können selbstständig Daten und Dokumente verwalten, die ihr Arbeitsverhältnis betreffen, wobei Standardanfragen an das HR-Team, die viel Zeit fressen, weitgehend automatisiert beantworten lassen. Das sorgt für schnellere Routineprozesse und verschafft Personalverantwortlichen mehr Zeit für ihre inhaltlichen Aufgaben: vom Recruiting über die Mitarbeiterentwicklung bis hin zur HR-Strategie.

Vorteile eines ESS-Tools

Alle Beteiligten können von einem Employee Self Service profitieren. Vom Personaler, der von einer Menge zeitraubender Bürokratie entlastet wird, als auch die Mitarbeiter, die ihre Daten selber schnell auf den aktuellsten Stand ändern können, wie beispielsweise Adressdaten, Bankverbindungen und Krankmeldungen. Und das schafft nicht nur Transparenz, sondern optimiert auch die firmeninterne Kommunikation. Insbesondere in Produktions- und Serviceunternehmen kommt ein weiterer Vorteil zum Tragen: Via ESS erreicht die Personalabteilung auch mobile Mitarbeiter, die über keinen Desktop-Arbeitsplatz verfügen. Diese erhalten persönliche Zugangsdaten, mit denen sie sich im Self Service-Portal registrieren und dann auch eingebunden sind. Alle Mitarbeiter haben somit einen direkten Kontakt zum HR-Team, was die Kommunikation enorm vereinfacht. Und in Zeiten, in denen das Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnt, wird auch eine ortsunabhängige Verwaltung immer wichtiger.

Employee Self Service: Was kann so ein ESS-Tool?

Funktionen eines ESS-Tools

Die Funktionen und die damit einhergehenden Einsatzmöglichkeiten eines solchen Tools sind vielfältig und gehen weit über die alleinige Aktualisierung von Personaldaten hinaus. Die Bandbreite reicht von Urlaubsanträgen, Spesenabrechnung, Einreichung von Krankmeldungen und, und, und. Zusammengefasst können mit dem Employee Self Service beispielsweise folgende Anwendungen abgedeckt werden:

  • Erstellung und Abgabe eines Urlaubantrages,
  • Erstellung und Änderung eines Reiseantrages,
  • Spesenabrechnung,
  • Änderung der eigenen Telefonnummer und anderen persönlichen Daten,
  • Darstellung bzw. Anpassung privater Ereignisse wie Heirat oder Geburt eines Kindes,
  • Anforderung eines Entgeltnachweises,
  • Buchung oder Stornierung einer Schulung,
  • Mitteilung von Nebentätigkeiten,
  • Beantragung von Elternzeit

Einführung eines ESS-Tools

Die Einführung eines Self Services bietet zahlreiche Vorteile. Diese sind den Mitarbeitern jedoch nicht immer bewusst. Anstatt sofort alle denkbaren Funktionen zu realisieren, ist es sinnvoll, zunächst nur ausgewählte Vorgänge mit dem ESS abzubilden. Bei der Implementierung sollte deshalb auf folgende Dinge geachtet werden, um Akzeptanz unter Ihren Mitarbeitern zu schaffen:

  • Funktionsfähigkeit: Die Workflows müssen nicht nur technisch einwandfrei laufen, sondern auch benutzerfreundlich sein
  • Unterstützung: Damit die Mitarbeiter das System verstehen und es infolgedessen auch gerne nutzen, sollte in der ersten Nutzungsphase Unterstützung angeboten werden
  • Datenschutz: Mitarbeiter sind in Zeiten der DSGVO zu recht erst einmal skeptisch, wenn personenbezogene Daten in webbasierten Anwendungen verarbeitet werden. Im Vergleich zu herkömmlichen Kommunikationswegen minimiert jedoch ein Employee Self Service Risiken in Sachen Datenschutz. Denn das Übertragen und Speichern der Dokumente erfolgt stets verschlüsselt, der Mitarbeiter muss sich authentifizieren. Dies muss den Mitarbeitern kommuniziert werden, damit DSGVO-Sorgen minimiert werden können.

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Autor Stefan Plock

5. Oktober 2021