Lizenzkosten bei HR-Software:
Was Unternehmen wissen müssen
Die Lizenzkosten sind einer der entscheidenden Faktoren bei der Auswahl einer HR-Software und oft komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheinen. Mit dem Trend hin zu Cloud-basierten SaaS-Lösungen hat sich auch die Art verändert, wie Unternehmen für Software bezahlen.
In diesem Artikel erklären wir, welche Lizenzmodelle es gibt, welche Faktoren die Kosten beeinflussen und wie Sie Ihr HR-Budget optimal nutzen.
Welche Lizenzkosten gibt es bei HR-Software?
Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-basierte HR-Systeme, die anstelle klassischer On-Premise-Installationen als Abonnement-Modelle (SaaS) bereitgestellt werden.
Die Gebühren fallen dabei monatlich oder jährlich an und richten sich nach Anbieter, Funktionsumfang und Nutzerzahl.
Es gibt verschiedene Modelle der Lizenzkosten:
Nutzerbasierte Lizenzierung: Sie zahlen pro aktivem User, ideal für Unternehmen, die ihre HR-Software flexibel skalieren möchten.
Modulbasierte Lizenzierung: Hier richten sich die Kosten nach den genutzten Modulen oder Funktionen, etwa Payroll, Zeitmanagement oder Recruiting.
Paketbasierte Lizenzierung: Anbieter schnüren Funktions- und Nutzerpakete mit festen Preisen – meist mit unterschiedlichen Service-Leveln.
Hybridmodelle: Eine Kombination der oben genannten Varianten, bei der Preisgestaltung noch individueller möglich ist.
Faktoren, die Lizenzkosten beeinflussen
Mehr als das Preismodell selbst bestimmen interne Faktoren im Unternehmen den endgültigen Preis. Zu den wichtigsten zählen:
Unternehmensgröße und Anzahl der Nutzer: Je mehr Mitarbeitende die Software aktiv nutzen, desto höher die Gesamtkosten. Einige Anbieter bieten Mengenrabatte ab einer bestimmten Userzahl.
Funktionale Anforderungen: Umfangreiche Module – insbesondere für Talentmanagement, Payroll oder Learning & Development – erhöhen die Lizenzgebühren deutlich.
Vertragslaufzeit und Zahlungsmodell: Längere Laufzeiten und jährliche Vorauszahlungen senken häufig den Monatspreis. Unternehmen sollten jedoch auf regelmäßige Preissteigerungen achten.
Support und Zusatzleistungen: Technischer Support, Schulungen oder Implementierungsunterstützung sind oft nicht im Lizenzpreis enthalten und sollten einkalkuliert werden.
Einsparpotenziale bei Lizenzkosten
Bei allen Modellen gibt es Möglichkeiten, Kosten zu reduzieren, ohne auf wichtige Funktionen zu verzichten:
Bedarfsanalyse: Zahlen Sie nur für Funktionen, die Ihr Unternehmen wirklich nutzt.
Verhandlungen: Nutzen Sie Anbieter-Vergleiche und verhandeln Sie gezielt bessere Konditionen.
Nutzerkonten optimieren: Deaktivieren Sie ungenutzte User oder Module regelmäßig, um laufende Lizenzgebühren zu senken.
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Lizenzkosten HR-Software – Richtwerte
Die tatsächlichen Preise variieren je nach Anbieter, Umfang und Unternehmensgröße stark.
Folgende Richtwerte können als Orientierung dienen (Kosten pro Monat und aktivem Nutzer):
| Full-Suite | 3,00 € – 15,00 € |
| Talent-Suite | 5,00 € – 15,00 € |
| Best-of-Breed-Lösungen | 0,50 € – 6,00 € |
| Full-Suite | 10,00 € – 55,00 € |
| Talent-Suite | 15,00 € – 35,00 € |
| Best-of-Breed-Lösungen | 10,00 € – 15,00 € |
Tipp: Planen Sie zusätzlich Implementierungs- und Supportkosten nach dem Go-Live ein, um die tatsächliche Total Cost of Ownership (TCoO) realistisch zu kalkulieren.
Video-Tipp: Lizenzkosten einfach erklärt
In unserem Video erklären wir Schritt für Schritt,
welche Lizenzmodelle es bei HR-Software gibt,
wie sich die Kostenstruktur zusammensetzt,
und wie Sie mit gezielter Planung langfristig sparen können.
Fazit: Transparenz schafft Planungssicherheit
Die Lizenzkosten sind ein zentrales Entscheidungskriterium bei der Auswahl von HR-Software.
Eine transparente Kostenstruktur, gepaart mit einer klaren Bedarfsanalyse, hilft Unternehmen, Überlizenzierung und versteckte Kosten zu vermeiden.
Besonders bei SaaS-Lösungen lohnt sich der Vergleich verschiedener Preismodelle, denn selbst kleine Unterschiede im Lizenzkonzept können über Jahre signifikante Budgeteffekte haben.
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Lizenzkosten
Geschätzte, monatliche Lizenzkosten pro User pro Monat.
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