Personalcontrolling: Aufgaben, Instrumente & Kennzahlen

Personalcontrolling: Was gilt es im Personalwesen des Unternehmens zu kontrollieren?

Das Personalcontrolling ist eine relativ junge Fachdisziplin, doch inzwischen ein wichtiges Instrument für Unternehmen. Märkte entwickeln sich immer schneller und erfordern eine zügige Anpassung der Personalressourcen. Zudem stehen Betriebe heute unter einem hohen Kostendruck und die Bedeutung des Personals für die Erreichung strategischer Unternehmensziele wächst. Viele Personaler:innen scheuen das mitunter aufwändige HR-Controlling. Doch es lohnt sich!

Definition: Was versteht man unter Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling plant, steuert und überwacht personalwirtschaftliche Prozesse. „Das Human Resource Controlling ist die Teilfunktion des Personalmanagements, die ein optimales Verhältnis von personalbezogenem Aufwand (…) zu personalbezogenem Ertrag (…) überwacht und dabei die derzeitige und künftige wirtschaftliche Entwicklung im Unternehmen und in dessen Umfeld berücksichtigt“[1], so die Definition der Deutschen Gesellschaft für Personalführung. Mithilfe standardisierter Methoden sammeln Personalcontroller:innnen sämtliche personalrelevanten Daten eines Unternehmens, bereiten sie auf und werten sie anhand von Kennzahlen aus. Die Daten betreffen sowohl die Personalarbeit, als auch die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Sie berücksichtigen quantitative und qualitative personalbezogene Aspekte.

Basierend auf diesen Ergebnissen kann ein Unternehmen Strategien entwickeln, Trends erkennen, Risiken abschätzen und wichtige betriebliche Entscheidungen treffen. Das HR-Controlling erlaubt dem Personalmanagement und der Unternehmensleitung zudem datenbasiert personalrelevante Entscheidungen zu treffen. So lassen sich Mitarbeitende gezielter einsetzen und entsprechend ihrer Kompetenzen fördern.

[1] Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP), 2009, S.21

Personalcontrolling: Aufgaben und Ziele

Das Personalcontrolling verändert nicht nur die Aufgaben von Personaler:innen im Unternehmen, sondern auch deren Rolle. Human Resources Manager werten im Controlling wichtige Informationen für betriebsrelevante Entscheidungen aus und eröffnen damit für den Betrieb unschätzbare Wertschöpfungspotenziale. Zunehmend kommunizieren sie mit der Geschäftsführung auf Augenhöhe. Sie werden als Business-Partner wahrgenommen und tragen gleichzeitig mehr Verantwortung für das Ergebnis des Unternehmens.

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Aufgaben des Personalcontrollings

Grundsätzlich lässt sich das Personalcontrolling in drei Aufgabenbereiche unterteilen: dem Controlling der

  • Effektivität,
  • Effizienz,
  • Kosten.

Beim Effektivitätscontrollings untersuchen Personalcontroller:innen, welchen Beitrag die Maßnahmen der Personalarbeit zum Unternehmenserfolg leisten. Dazu ermitteln sie die Fluktuationsrate und werten die Ergebnisse von Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit aus. Um ein effizientes Recruiting geht es beim Effizienzcontrolling. Hierzu werden beispielsweise die Dauer von Bewerbungsverfahren wie auch die durchschnittliche Einstellungsquote der verschiedenen Beschaffungswege beleuchtet. Ziel ist es, zukünftig die effizientesten Wege für die Personalbeschaffung zu nutzen. Das Kostencontrolling verantwortet die Budgetplanung für den gesamten HR-Bereich.

Eine der zentralen Aufgaben des HR-Controllings ist die Bereitstellung von personalbezogenen Informationen für das Management. Damit schafft es die notwendigen Voraussetzungen, um die Personalarbeit planen, steuern und auf die Unternehmensziele ausrichten zu können. Für eine automatisierte Verarbeitung bieten sich spezielle Softwarelösungen an. Doch es gibt neben der Bereitstellung von Informationen noch weitere Aufgabenbereiche:

  • Informieren
    Personalcontroller:innen filtern und sammeln Daten und bereiten die ausgewerteten Zahlen so auf, dass das Management personalrelevante Entscheidungen treffen und Strategien ausarbeiten kann. Mithilfe von Kennzahlen lassen sich so Personalkosten und -prozesse transparent machen.
  • Koordinieren
    Das Personalcontrolling stimmt die Personalplanung ab und koordiniert den Einsatz der Mitarbeitenden.
  • Planen
    Mit einem passenden Planungssystem behalten Personaler:innen stets den Überblick und kann die Auswirkungen neuer Entwicklungen im Personalbereich frühzeitig einschätzen.
  • Kontrollieren
    Personalcontroller:innen entwickeln Überwachungssysteme und Kennzahlen, damit sie die Entwicklungen im Personalbereich immer im Auge behalten und die Verantwortlichen entsprechend auf Chancen und Risiken reagieren können.
  • Steuern
    HR-Controlling ist mehr als eine Personalstatistik. Die Instrumente erlauben einen Blick in die Zukunft. Vorausschau- und Prognosedaten ermöglichen, zukünftige Zustände vorherzusagen. Die Genauigkeit dieser Vorhersagen hängt von der Qualität der Ausgangsdaten, der Wahrscheinlichkeit, das die Prognosen eintreten, und von dem Vorhersagezeitraum.

Ziele des Personalcontrollings

Die Ziele des HR-Controllings können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Sie lassen sich aus den Unternehmenszielen und den Zielen des Human Resources Management ableiten. Durch ein gutes Controlling können Personaler:innen beispielsweise zur richtigen Zeit für bestimmte Stellen geeignete Fachkräfte mit entsprechenden Qualifikationen finden und effektiv und effizient einsetzen – und das möglichst kostengünstig. In der Regel geht es den meisten Unternehmen darum, einen besseren Informationsfluss und mehr Transparenz zu erzielen.

Die wichtigsten Ziele sind:

  • Eine bessere Versorgung der Entscheidungsträger mit Informationen aus dem Personalbereich
  • Mehr Transparenz bei der Personalarbeit
  • Eine optimierte Koordination der Personalwirtschaft
  • Das frühzeitige Erkennen von Chancen und Risiken im Personalbereich
  • Die Auswertung der Wirksamkeit von Maßnahmen in der Personalarbeit
  • Eine bessere Planung und Steuerung des Personalbereiches

Welche Gegenstandsbereiche beinhaltet das Personalcontrolling?

Das Controlling im Human Resources Management beschäftigt sich im Wesentlichen mit zwei Bereichen:

  • Personal
  • Personalarbeit

Primär geht es um Fragen, die die Belegschaft des Unternehmens direkt betreffen. Dabei liegt der Fokus nicht auf dem einzelnen Mitarbeitenden, sondern auf Gruppen von Arbeitnehmer:innen oder allen Beschäftigten des Unternehmens. Betrachtet wird die Anzahl der Mitarbeitenden nach Funktion und Einsatzort, die Anzahl der Auszubildenden und die soziodemografische Zusammensetzung des Personals und vieles mehr. Darüber hinaus werden auch die Personalplanung, Personalkosten und -risiken, die Organisationseinheiten und Planstellen, der Schulungs- und Weiterbildungsbedarf wie auch die Mitarbeiterzufriedenheit genauer beleuchtet.

Ein weiteres Tätigkeitsfeld der Personalcontroller:innen ist die Evaluation der Personalarbeit selbst. Dabei wird untersucht, wie personelle Maßnahmen und Prozesse funktionieren und mit welchem Aufwand und welchem Ergebnis sie durchgeführt wurden. Dazu zählen Personalprozesse, -verfahren, -projekte sowie sonstige Aktivitäten der Personalabteilung angefangen bei der Personalplanung bis hin zum Recruiting.

Personalcontrolling - Aufgaben, Instrumente & Kennzahlen

Internationales Personalcontrolling

Besonders weltweit tätige Unternehmen stehen in der Personalwirtschaft vor besonderen Herausforderungen: Wie sollte ein international ausgerichtetes Personalmanagement aufgestellt sein? Wie lassen sich personalwirtschaftliche Instrumente in unterschiedlichen Ländern standardisieren und anpassen? Wie sieht unter Berücksichtigung der kulturellen Unterschiede eine einheitliche Personalmanagementstrategie und Unternehmenskultur aus und worauf ist bei der Implementierung zu achten? Welche Kommunikationswege und Controlling-Instrumente im Sinne eines Risikomanagements sind sinnvoll?

Ein internationales HR-Controlling sowie unterstützende Informationssysteme können den Entscheidungsträgern im HR-Management die notwendigen Daten liefern, um im Personalmanagement übergreifend gültige Funktionen einzurichten, die zur Unternehmensentwicklung beitragen. Personalcontroller:innen liefern die notwendigen Informationen und Auswertungen, um Geschäftsprozesse im In- und Ausland zu standardisieren und Personalinformationssysteme zu vereinheitlichen. Sie sorgen dafür, dass Fach- und Führungspositionen ausschließlich nach Qualifikation und Leistung sowie einer international „gerechten“ Entlohnung und damit unabhängig von der Nationalität vergeben werden.

Funktionen und Methoden des Personalcontrollings

Das Personalcontrolling sollte nur die personalrelevanten Daten erfassen und auswerten, die im Unternehmen auch gebraucht werden. In einem ersten Schritt ist daher zu ermitteln, wer welche Informationen und Kennzahlen benötigt. Es gibt unterschiedliche Zielgruppen: die Geschäftsführung oder der Vorstand, Führungskräfte und Teamleiter, Betriebsrat und Interessenvertreter:innen, externe Stakeholder oder auch die Mitarbeitenden selbst. Das HR-Controlling sollte alle konkret erforderlichen personalbezogenen Fragen der jeweiligen Zielgruppen beantworten können.

Funktionen des Personalcontrollings

Je nach Fragestellung setzt das HR-Controlling unterschiedliche Schwerpunkte:

Das quantitative Personalcontrolling
arbeitet mit direkt messbaren und bereits vorliegenden Personaldaten. Diese Vorgehensweise bietet sich zum Beispiel bei der Ermittlung der Personalkosten oder der Personalstruktur an.

Das qualitative Personalcontrolling
kommt zum Einsatz, wenn man Informationen und Daten benötigt, die nicht direkt messbar sind, also „weiche Faktoren“. Dies trifft beispielsweise zu, wenn Informationen über die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung oder das Führungsverhalten des Managements benötigt werden. Dann setzen Personalcontroller:innen auf Mitarbeiterumfragen.

Ein strategisches Personalcontrolling
ist sinnvoll, wenn es um die langfristige Ausrichtung eines Unternehmens geht. Es befasst sich damit, welchen Beitrag das Personalmanagement zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten kann. Im Fokus der Untersuchung stehen Prozesse und Strukturen.

Das Operative Personalcontrolling
setzt sich mit der aktuellen Ausrichtung des Personalmanagements auseinander. Betrachtet werden vor allem regelmäßig wiederkehrende Vorgänge und Informationen zu Kosten, Erfolg und Nutzen der ergriffenen Maßnahmen der Personalarbeit. Damit unterstützt das HR-Controlling vor allem das operative Management.

Methoden des Personalcontrollings

Um die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen zu können, arbeitet das HR-Controlling mit folgenden Methoden:

  • Daten erheben
    Viele Personaldaten liegen bereits als Rohdaten vor. Das Personalcontrolling identifiziert die vorliegenden Datenquellen und ermöglicht den Zugriff darauf. Sind die benötigten Daten nicht verfügbar, legt das HR-Controlling entsprechend Messverfahren fest und sorgt dafür, dass sie solange, wie benötig, gemessen werden.
  • Befragungen durchführen
    Bestimmte Daten lassen sich nur durch Befragungen ermitteln, wie z. B. die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das HR-Controlling legt zunächst fest, welche Informationen benötigt werden, welche Zielgruppe befragt werden sollen und die Methode der Befragung, d. h. per Interview oder online. Dann erstellt sie einen entsprechenden Fragebogen.
  • Studien recherchieren
    Um manche Daten und Informationen sinnvoll interpretieren und nutzen zu können, braucht es einen Vergleich. Dazu zieht das Personalcontrolling Studien oder das Benchmarking eines anderen Unternehmens heran.
  • Kennzahlen berechnen
    Um bestimmte Sachverhalte sichtbar zu machen, berechnet das HR-Controlling anhand der vorliegenden Daten und Befragungen spezielle Kennzahlen. Oft wird dazu ein Kennzahlenvergleich angestellt – etwa zeitlich im Vergleich mit anderen Unternehmen.
  • Berichte erstellen
    Schließlich bereitet das Personalcontrolling die Kennzahlen, Informationen, Bewertungen und Vergleiche auf und fasst sie in Berichten oder Präsentationen zusammen. Um die Anschaulichkeit für die jeweilige Zielgruppe zu erhöhen, werden dazu häufig Diagramme oder Schaubilder mit Erläuterungen verwendet.

Welche Kennzahlen sind für das Personalcontrolling relevant?

Um den Personalbereich optimal steuern und die richtigen Entscheidungen treffen zu können, verwendet das Personalcontrolling Kennzahlen, die es ermöglichen, Daten zu vergleichen. Welche Kennzahlen genau erfasst und verwendet werden, hängt von den jeweiligen Unternehmenszielen ab. Die Kennzahlen sind in der Regel einfach zu berechnen. Falls die Daten digital nicht einheitlich vorliegen, ist jedoch eine aufwändige Datenerhebung erforderlich.

Entscheidend ist, dass die Kennzahlen aktuell sind. Für jede Kennzahl ist eine exakte Berechnungsformel, der Betrachtungszeitraum, der Erfassungszeitpunkt und der genaue Zielwert festzulegen, um eine Vergleichbarkeit zu ermöglichen. Grundsätzlich sollte das HR-Controlling nur die Kennzahlen erheben, die unbedingt benötigt werden. Ansonsten verliert man schnell den Überblick. Die Kennzahlen müssen aufeinander aufbauen und verständlich aufbereitet sein, damit sie für jeden nachvollziehbar sind. In einigen Unternehmen ist es üblich, die wichtigsten Kennzahlen in einem sogenannten Cockpit zusammenzufassen.

Diese Kennzahlen können für folgende Themenfelder interessant sein:

  • Personalbestand
    Personalplanung, Personalstand, Brutto- und Nettopersonalbedarf, Arbeitskapazität, Altersstruktur, Frauenquote, Behindertenquote, , Qualifikationsstruktur, Betriebszugehörigkeit
  • Recruiting
    Anzahl der Bewerber pro Position, Vorstellungsquote, Einstellquote, Personalbeschaffungskosten pro Eintritt, Produktivität der Personalbeschaffung, Recruitingkosten
  • Personaleinsatz
    Soll- und Netto-Personalbedarf, Mitarbeiter-Produktivität, Fehlzeitenquote, Krankheitsquote, Überstundenquote, Jahresurlaubsverteilung, Elternzeit, Unfallquote, Kosten der Ausfallzeiten, Entsendungs- und Rückkehrquote
  • Personalentwicklung
    Weiterbildungsbedarf, Weiterbildungszeit, Weiterbildungskosten, Anteil der Personalentwicklungskosten an den Gesamtpersonalkosten, Beförderungsquote
  • Mitarbeiterbindung
    Fluktuationsrate, Abwesenheitsquote, Leistungsbereitschaft, Mitarbeiterzufriedenheit, soziale Kompetenzen, Betriebsklima, Innovationskraft und -bereitschaft, emotionale Bindung zum Unternehmen, Führungsverhalten, durchschnittliche Zahl der Arbeitsunfälle, durchschnittliches Gehalt pro Vollzeitstelle
  • Personalerhaltung
    Personalkosten pro Mitarbeiter, Fluktuationsrate und -kosten, Nutzungsgrad und Aufwand der freiwilligen betrieblichen Sozialleistungsangebote, Entgeltgruppenstruktur, Altersversorgungsansprüche pro Mitarbeiter, Aufwand für freiwillige Zusatzleistungen
  • Personalfreisetzung
    Abfindungsaufwand pro Mitarbeiter, Sozialplankosten pro Mitarbeiter, Arbeitsgerichtskosten pro Mitarbeiter, Outplacement-Beratungskosten pro Mitarbeiter, Gehaltskosten pro Mitarbeiter während Freistellungsphase

Wichtige Instrumente im Personalcontrolling

Um die Ziele des Personalcontrollings zu erreichen, gibt es verschiedene Instrumente. Häufig handelt es sich um Standardwerkzeuge des Controllings, die an die Bedürfnisse des Personalmanagements angepasst sind. Hier die wichtigsten Instrumente des HR-Controllings:

  • Human Resource Scorecard
  • Human Resource Due Dilligence
  • Mitarbeiterbefragungen
  • Vergleiche und Benchmarks
  • Zeitreihen
  • Humankapitalbewertung
  • Leistungs- und Potenzialbewertung
  • Personalportfolio
  • Personalrisikomanagement
  • Swot-Analyse und Szenariotechnik

Human Resource Scorecard

Mit der Human Resource Scorecard lässt sich die Effizienz des Personalmanagements messen. Dazu definiert das Personalcontrolling erfolgskritische Ziele und entsprechende KPI‘s für den Personalbereich. Die eigens für das Personalmanagement entwickelte Balanced Scorecard ermöglicht die Entwicklung einer Strategie für das Personalmanagement und die gezielte Erarbeitung strategischer Kennzahlen.

 

Human Resource Due Dilligence

Das Analyse-Instrument HR Due Dilligence untersucht die Unternehmenskultur und Arbeitsprozesse. Es deckt frühzeitig Chancen und Risiken in der Personalstruktur auf. Sind die Schlüsselpositionen richtig besetzt? Stimmt die Mitarbeitermotivation? Oder was sind die möglichen Gründe für einen hohen Krankenstand?

 

Mitarbeiterbefragungen

Um die qualitativen Stärken und Schwächen eines Unternehmens herauszufinden, eignen sich Mitarbeiterbefragungen. Dieses klassische Instrument liefert außerdem wertvolle Informationen zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Um ein ehrliches Mitarbeiterfeedback zu erhalten, sollten die Befragungen anonym durchgeführt werden.

 

Vergleiche und Benchmarks

Vergleiche sind ein bewährtes und aussagekräftiges Instrument im HR-Controlling. Die gängigsten Formen sind:

  • Ist-Ist-Vergleich: Zeitvergleichskontrolle
  • Soll-Ist-Vergleich: Planabweichungskontrolle
  • Soll-Wird-Vergleich: Planfortschrittskontrolle
  • Ist-Wird-Vergleich: Prämissenkontrolle
  • Wird-Ist-Vergleich: Prognosenkontrolle

 

Zudem kann das Personalcontrolling Benchmarks durch interne Vergleiche mit anderen Standorten oder externe Vergleiche mit Wettbewerbern erfassen. Sie können Antworten auf diese Fragen geben: Warum ist die andere Organisation so gut? Was können wir von den anderen lernen?

 

Zeitreihen

Zeitreihen dienen ebenfalls dem Vergleich. Sie sind hilfreich, um den Erfolg von umgesetzten Maßnahmen in der Personalarbeit zu beurteilen und Fehlentwicklungen schnellstmöglich aufzudecken. Mit ihnen lassen sich Trends und Entwicklungen erläutern und vorhersagen.

 

Humankapitalbewertung

Bei der Humankapitalbewertung werden die Mitarbeitenden rein wirtschaftlich betrachtet. Dabei fließen auch qualitative Aspekte wie Fachkenntnisse, Flexibilität, Innovationsfähigkeit und Betriebs- oder Technologiekenntnisse in die Bewertung mit ein. Daher lassen sich die genauen Kosten und Werte der Beschäftigten nur schätzen und bergen gewisse Ungenauigkeiten.

 

Leistungs- und Potenzialbeurteilung

Bei der Leistungs- und Potenzialbeurteilung werden mittels subjektiver Einschätzungen erwartbare Fähigkeiten von Mitarbeitenden prognostiziert. Dieses Werkzeug dient dem Personalcontrolling dazu, die Personalentwicklung zu planen.

 

Personalportfolio

Das Personalportfolio teilt Beschäftigte gemäß ihres Potenzials und ihrer Leistung in Stars, Arbeitstiere, Problemfälle und Leistungsschwache ein. Stars haben ein hohes Potenzial und erbringen eine hohe Leistung. Mitarbeitende mit niedrigem Potenzial und niedriger Leistung hingegen zählen zu den Leistungsschwachen. Anhand der Analyse wird ersichtlich, wie die Kompetenzen im Unternehmen verteilt sind und was zu tun ist. Arbeitstiere mit einem niedrigen Potenzial und einer hohen Leistung können beispielsweise ihr Potenzial durch Weiterbildungsmaßnahmen erhöhen.

 

Personalrisikomanagement

Um Risiken vorzubeugen, nutzt das HR-Controlling das Personalrisikomanagement. Es hilft Risiken, die durch die Beschäftigten entstehen könnten, frühzeitig zu erkennen. Die häufigsten Risiken im Personalmanagement sind:

  • Anpassungsrisiko
  • Austrittsrisiko
  • Demotivationsrisiko
  • Engpassrisiko

 

SWOT-Analyse und Szenariotechnik

Diese beiden Instrumente unterstützen die strategische Analyse des HR-Controllings. Die SWOT-Analyse betrachtet Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen für das eigene Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz. Mit der Szenariotechnik werden vorausschauend mögliche zukünftige Entwicklungen prognostiziert.

Personaldatenbestand: Welche Abgrenzungen sind für die Datenoptimierung sinnvoll?

So wertvoll die verschiedenen Instrumente des Personalcontrollings sind, hängt die Qualität der Ergebnisse vor allem vom verwendeten Personaldatenbestand ab. Um die Auswahl der Daten zu optimieren, bieten sich folgende Abgrenzungen an:

  • Ist-Daten
    sind alle personenbasierenden Daten sowie alle Daten zur aktuellen Organisationsstruktur wie alle Einheiten innerhalb der Organisation oder Planstellen.
  • Vorausschau-Daten
    sind gesicherte Daten, die die Zukunft betreffen. Dazu zählen alle personenbezogenen Zukunftsdaten, die in dem Personalsystem eines Unternehmens bereits hinterlegt sind. Dazu zählen geplante Austritte wie bereits erfolgte Kündigungen, Renteneintritt oder Änderungen der Arbeitszeit.
  • Prognose-Daten
    dienen ausschließlich zur Bestimmung von Trends. Sie sind ungesichert und nicht an Personen gebunden. Es handelt sich um eventuell zu erwartende Ereignisse wie unerwartete Kündigungen oder Mutterschutzzeiten.

 

Grundsätzlich gilt: Je gesicherter die Daten sind, umso tragfähiger sind die Ergebnisse als Grundlage für personalrelevante Entscheidungen.

Fazit: Personalcontrolling als unverzichtbares Instrument personalwirtschaftlicher Unternehmensmaßnahmen

Während in den Anfängen des HR-Controllings die Planung, Kontrolle und Abweichungsanalyse im Vordergrund standen, entwickelt sich diese Fachdisziplin mehr und mehr zu einem strategischen Instrument. Die Personalfunktion in Unternehmen hat sich entwickelt und das Kostencontrolling, wie auch das Effizienz- und Effektivitätscontrolling erlauben heute einen ökonomischen Blick auf das gesamte Personalmanagement. Zunehmend entstehen auch integrierte Bewertungsmodelle. Wer Personalrisiken minimieren und die Chance nutzen möchte, datenbasierte Entscheidungen treffen zu können, für den ist das Personalcontrolling unverzichtbar.

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