Personalcontrolling - Aufgaben, Instrumente und Kennzahlen

Personalcontrolling gilt vielen Unternehmen noch als reine Kostensteuerung, eine Aufgabe, die Personalkosten im Blick behält und einmal im Jahr für das Budget zusammengefasst wird. Tatsächlich hat sich die Disziplin längst zu einem Steuerungs- und Informationsinstrument entwickelt, das HR, Finance und Geschäftsführung verbindet und bei Themen wie Fachkräftemangel, Kostendruck und datenbasierten HR-Entscheidungen eine zentrale Rolle spielt.

Personalcontrolling - Aufgaben, Instrumente und Kennzahlen

Das Problem: Kennzahlen werden erhoben, aber selten systematisch genutzt. Nach Beobachtung von CLEVIS liegt das seltener an fehlenden Daten als an fehlender Struktur: unklare Ziele, keine saubere Trennung zwischen operativer und strategischer Betrachtung, und eine Systemlandschaft, die Auswertungen eher erschwert als erleichtert.

Ziele und Nutzen: Wie unterscheiden sich operatives und strategisches Personalcontrolling?

Personalcontrolling lässt sich in zwei Ebenen unterteilen, die sich gegenseitig bedingen:

Ebene Fokus Zeithorizont
Operatives Personalcontrolling Tagesgeschäft, laufende Routinen; dient als Datenquelle, um Kennzahlen aus fortlaufenden Personalprozessen zu erfassen und nutzbar zu machen Täglich / monatlich
Strategisches Personalcontrolling Langfristige, datengestützte Untersuchung von Personalthemen; baut auf den im operativen Controlling gesammelten Daten und Erfahrungen auf Quartalsweise / jährlich

Aus dieser Unterscheidung ergeben sich die zentralen Ziele: Transparenz über Personalkosten und -struktur schaffen und daraus eine fundierte Grundlage für Personalplanung und Budgetierung ableiten.

Wie das im Detail aussieht, hängt stark von Branche und Unternehmensgröße ab. Die Ziele des Personalcontrollings lassen sich aber in der Regel klar aus den Unternehmenszielen ableiten.

Welche Zentralen Kennzahlen (KPIs) gibt es?

Bei der Erfassung der Kennzahlen im Personalcontrolling lassen sich sind sowohl die Zahlen für sich interessant und aussagekräftig, aber gerade die Gegenüberstellung verschiedener Kennzahlen können hier enormen Mehrwert schaffen und zu neuen strategischen Einsichten führen. Wir haben hier einmal die aussagekräftigsten Kennzahlen im Personalcontrolling in 4 verschiedenen Kategorien zusammengefasst.

Kategorie Typische Kennzahlen
Kosten Personalkosten, Kosten pro Mitarbeitendem, Cost per Hire, Personalkostenquote
Bestand Mitarbeiterzahl vs. FTE, Altersstruktur, durchschnittliche Betriebszugehörigkeit, Seniorität, Verteilung
Bewegungen Fluktuationsrate, Time-to-Hire, Fehlzeitenquote
Wertschöpfung Umsatz bzw. Gewinn pro Mitarbeitendem, Return on Invest (ROI)

Methoden und Instrumente: Wie messe ich richtig?

Wie lassen sich nun diese Kennzahlen am besten erheben und im Anschluss auch aufbereiten bzw. analysieren. Die Erhebung und das Speichern der Daten sollte in den meisten Fällen Teil der Personalverwaltungssoftware und den angrenzenden Softwarekomponenten sein. Dazu zählen auch die Zeiterfassung, Abrechnung und Recruiting Tools. Die meisten Tools erlauben es Daten zu sammeln und zu speichern und diese Komponente wird häufig Analytics genannt.

Es ist auch möglich diese Daten mit eigenen Lösungen, Datenbanken oder per Hand zu erheben, wenn es anders nicht möglich ist und der Aufwand sich in Grenzen hält. Wichtig zu beachten ist hier nur, dass die Daten in einem nutzbaren Format und standardisiert festgehalten werden und nicht irgendwo wild in Textform oder in Mails oder Nachrichten.

In den allermeisten Fällen sprechen wir hier von quantitativen Zahlen und Kennwerten, die gespeichert werden. Von Geldbeträgen (Kosten, Umsatz), über Zeiträume (Arbeitsstunden, Firmenzugehörigkeit) bis hin zu Verhältnissen. Um diese Zahlen auszuwerten sind oft keine eigenen Tools oder spezielle HR-Softwarelösungen nötig. Diese Auswertungen lassen sich bei vorliegenden Daten mithilfe klassischer Datenauswertungstools machen und auch leicht automatisieren.

KI und Personalcontrolling

Hier ist KI ein sehr großer Hebel, denn sie kann sowohl bei der Auswertung als auch beim Aufbau der Auswertungstools und Dashboards eine große Hilfe sein. Sollten Sie zu diesem Thema einen passenden Einstieg suchen können wir Sie gerne dabei unterstützen.
Am Ende muss das Ziel sein, die für das Unternehmen interessanten Kennzahlen in einem Dashboard oder einer Übersicht aktuell und klar darzustellen, damit es sowohl für Personalthemen, als auch im Rahmen der Geschäftsführung genutzt werden kann.

Ausblick: Sobald eine stabile Datengrundlage geschaffen wurde, lassen sich anhand der Daten auch Vorhersagen treffen für die Zukunft. Je umfangreicher die Daten, desto zuverlässiger ist die Vorhersage. Das Werkzeug dafür sind häufig auch KI-Anwendungen, die sehr leicht aus den bestehenden Daten Trends herauslesen können und die Daten in Zusammenhang zueinander verstehen können und daraus einfacher und objektiver Schlüsse ziehen können als jeder Mensch es könnte.

Rechtliche Aspekte: Datenschutz von Anfang an mitdenken

Bei der Erhebung und Auswertung von Personaldaten bewegen sich Unternehmen schnell in einem sensiblen Bereich. Für das Personalcontrolling gelten insbesondere folgende Grundprinzipien:

  • Zweckbindung und Datenminimierung: Es dürfen nur Daten erhoben und ausgewertet werden, die für einen klar definierten Zweck tatsächlich notwendig sind.
  • Besonderer Schutz bei Gesundheitsdaten: Fehlzeiten und ähnliche Angaben gelten als besondere Kategorie personenbezogener Daten und unterliegen strengeren Anforderungen.
  • Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung: In vielen Unternehmen hat der Betriebsrat bei der Einführung von Kontroll- und IT-Systemen ein Mitspracherecht, in Deutschland etwa über § 87 BetrVG.
  • Aggregierte, anonymisierte Auswertungen: Um Einzelprofile von Mitarbeitenden zu vermeiden, empfiehlt sich die Arbeit mit aggregierten Daten und ausreichend großen Mindestgruppengrößen.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber: Rechtliche Fragen sollten von Anfang an mitgedacht werden, nicht erst am Ende eines Projekts.

Einzelne HR-Prozesse optimieren – oder die HR insgesamt strategisch ausrichten?

CLEVIS: HR Digitalisierung und Beratung - Franziska Renger

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Fazit

Personalcontrolling lässt sich nicht auf eine einmalige Kennzahlenerhebung oder die reine Verwaltung von Personalkosten reduzieren. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der stetig weiterentwickelt und an neue Gegebenheiten angepasst werden muss. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus den richtigen Kennzahlen, einer passenden Systemlandschaft und einer rechtssicheren Umsetzung – nur wenn alle drei Bausteine zusammenpassen, entsteht ein Personalcontrolling, das tatsächlich Mehrwert liefert. Gerade der Einstieg, sei es die Auswahl der richtigen Kennzahlen, der Aufbau einer geeigneten Systemlandschaft oder die Automatisierung bestehender Prozesse, fällt vielen Unternehmen schwer.

CLEVIS: HR Digitalisierung und Beratung - Elisa Pietrasch
von Elisa PietraschElisa Pietrasch ist Geschäftsführerin der CLEVIS, eine Beratung für HR-Digitalisierung und Transformation. Wir unterstützen HR-Teams dabei, Prozesse effizient, digital und zukunftssicher zu gestalten.