Personalentwicklung: Definition, Ziele und geeignete Maßnahmen

Der Begriff Personalentwicklung (PE) ist in aller Munde, doch kaum einer weiß, was genau damit gemeint ist, obschon es eine der Schlüsselkomponenten eines erfolgreichen Personalmanagements darstellt. Was versteht man nun unter PE? Warum ist sie so wichtig im Unternehmen und wie wird sie richtig angewandt? Das und noch viel mehr erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Definition: Was ist Personalentwicklung?

Nach einer einheitlichen, branchenübergreifenden Definition suchen Sie bei der Personalentwicklung (PE) leider vergebens. Im Allgemeinen sind darunter sämtliche Maßnahmen zusammengefasst, welche die Bildung und Förderung der Belegschaft im Unternehmen betreffen. Allgemeines Ziel ist es, Mitarbeiter mit den genau richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen auf den jeweiligen Stellen zu positionieren, sowie für den Fall einer nötigen Neubesetzung die perfekten Kandidaten parat zu haben.

Im Idealfall geht die Personalentwicklung mit der Organisationsentwicklung einher und bezieht die Personalabteilung, die Führungskräfte sowie die Mitarbeiter gleichermaßen in die Entwicklungsprozesse mit ein.

Dabei stimmen die Führungskräfte gemeinsam mit der Personalabteilung die Instrumente der Personalentwicklung ab und kontrollieren dessen Durchführung. Damit diese Maßnahmen jedoch erfolgreich sein können, sollten sie zuvor mit den betroffenen Mitarbeitern und deren Wünschen und Bedürfnissen abgestimmt werden. Mitarbeiter können aber ebenso eine aktive Rolle einnehmen, indem sie selbst gezielt nach Weiterentwicklungsmaßnahmen suchen und Wissensdefizite proaktiv angehen.

Ziele der Personalentwicklung

Maßnahmen und Instrumente der Personalentwicklung sind stets an die Belegschaft sowie die strategischen Unternehmensziele gekoppelt. Sinn der Personalentwicklungsmaßnahmen sollte es daher sein, mit gezielten Maßnahmen sowohl den Weiterentwicklungswünschen der einzelnen Mitarbeiter wie auch den Unternehmenszielen gerecht zu werden.

Ziele aus Perspektive der Arbeitnehmer

  • Arbeitsplatzsicherung: In Zeiten der Digitalisierung werden viele Tätigkeiten von heute digital erledigt und einige Arbeitsplätze müssen weichen. Die PE soll dafür sorgen, dass Mitarbeiter auf den Wandel vorbreitet werden und ihren neuen Platz im Informationszeitalter finden. So lassen sich die Chancen am Arbeitsmarkt steigern und das Risiko eines Arbeitsplatzverlustes senken.
  • Das eigene Human Capital vergrößern: Die PE soll Mitarbeitern helfen, Defizite in Qualifikationen und Kompetenzen abzubauen und bisher ungenutztes Potenzial zu erkennen und zu fördern. Fachliche und persönliche Kompetenzen können so ausgebaut werden und damit die Produktivität der Arbeitnehmer steigern.
  • Die Karriereleiter erklimmen: Mitarbeiter geben sich heutzutage nicht mehr damit zufrieden, über Jahre hinweg denselben Job mit denselben Verantwortlichkeiten auszuüben. Von der Personalentwicklung erhoffen sich die Mitarbeiter gezielte Förderung, um bessere Aufstiegschancen und Gehaltsverbesserungen zu erreichen.
  • Persönliches Prestige: Eine gezielte Weiterbildung hilft außerdem, das Selbstbewusstsein und die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen. Wo ein Mitarbeiter sich wohl und gefördert fühlt, möchte dieser auch weiterhin arbeiten.

Ziele aus Perspektive der Arbeitgeber

  • Talent Management: Ein Ziel der strategischen Personalentwicklung ist, für das Unternehmen wertvolle Mitarbeiter, sogenannte High Potentials, erfolgreich zu rekrutieren, bedarfsgerecht zu fördern und fest an das Unternehmen zu binden.
  • Kompetenzmanagement: Die PE soll dafür Sorge tragen, dass alle Mitarbeiter die für ihre Position nötigen Qualifikationen besitzen. Dies schließt fachliche und methodische, jedoch auch soziale und persönliche Aspekte ein. Durch eine gesunde Feedback-Kultur soll die PE passgenau jedem einzelnen Mitarbeiter geeignete Maßnahmen bereitstellen können.
  • Schadensbegrenzung bei bad hiring decisions: Die PE soll dabei helfen, Fehlbesetzungen und Defizite in der Stellenbesetzung aufzudecken und geeignete Gegenmaßnahmen zu entwickeln.
  • Competitive Advantage: In den Zeiten von Fachkräftemangel und dem War for Talents konkurrieren Unternehmen häufig nicht mehr auf Basis von Lohnkosten und Produktionskapazitäten. Das Rennen macht das Unternehmen, dessen Workforce (dt. ‚Belegschaft‘) am besten zum Unternehmen und dessen strategischen Zielen passt. Gezielte PE-Maßnahmen helfen dabei, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und einen Wissensvorsprung zu erzielen.
  • Mitarbeiterbindung: Möglichkeiten zur Weiterbildung zählen heutzutage zu den wichtigsten Benefits eines Betriebes. Denn Arbeitnehmer wollen gezielt gefördert werden und sich weiterentwickeln. Strategische Personalentwicklung ermöglicht genau das und erhöht damit die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt die Fluktuationsrate.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es das höhere Ziel der Personalentwicklung ist, agilere Organisationen zu schaffen, um sich den sich schnell verändernden Märkten anzupassen und eine starke Konkurrenz für andere Unternehmen darzustellen. Wie das im Detail von statten gehen kann, sehen wir uns nun genauer an.

HR Beratung

Bereiche und Aufgaben der Personalentwicklung

Es lassen sich drei Bereiche innerhalb der PE unterscheiden, welche unterschiedliche Herangehensweisen und Herausforderungen mit sich bringen: die Personalbildung, die Personalförderung und die Arbeitsstrukturierung.

1. Die Personalbildung – Aufbau und Erhalt von Wissen

Dieser Teilbereich beinhaltet jegliche Bildung, die auf Begründung, Erhalt und Erweiterung des Wissens der Mitarbeiter abzielt. Zu den Instrumenten der Personalbildung zählen unter anderem die Berufsausbildung, das Onboarding neuer Mitarbeiter, Training on the JobE-LearningSeminare und Workshops. Die Personalbildung ist mit Abstand der prominenteste Teilbereich der PE und unverändert ein fundamentaler Bestandteil, obschon er längst nicht mehr der einzige ist.

2. Die Personalförderung – Kernaufgabe Kompetenzentwicklung

In dieser Disziplin geht es weniger darum, konkretes Wissen zu vermitteln, sondern um eine, wie das Wort schon sagt, mitarbeiterfördernde und -unterstützende Funktion. Während die Personalbildung eher auf die persönlichen Qualifikationen der Mitarbeiter abzielt, beschäftigt sich die Personalförderung mit ihren Kompetenzen. Wichtige Instrumente in diesem Bereich sind TraineeprogrammeMitarbeiterbefragungen360°-FeedbackAssessment CenterCoaching und Mentoring.

Zwei Männer im Gespräch

3. Die Arbeitsstrukturierung – Rahmenbedingungen schaffen

Dieser relativ neue Teilbereich beschäftigt sich mit der Gestaltung von Inhalt, Umfeld und Bedingungen der Arbeit eines Mitarbeiters. Instrumente, welche die positiven Effekte der Arbeitsstrukturierung nutzen, sind beispielsweise die Job Rotation – ob geografischer oder inhaltlicher Natur –,  Job EnrichmentJob EnlargementTelearbeit und Empowering der Mitarbeiter.

Die strategische Personalentwicklung sorgt mit Instrumenten, die bereits beim Recruiting beginnen, übers Nachfolgemanagement bis hin zum Schlüsselstellenmanagement, dafür, dass zu jeder Zeit die richtigen Leute an der richtigen Stelle sind. Diese Leute wissen im Idealfall (dank Leadership auf Basis von modernem Zielemanagement), was sie an dieser Stelle tun und vor allem, warum sie es tun – wobei der Gesamtkontext, in dem ihre Aufgaben eingebettet sind, klar gemacht wird.

Dabei kommen im Vorfeld (und auch laufend) die HR Analytics ins Spiel. Um zu wissen, wo und wann welche Mitarbeiter benötigt werden, müssen die Unternehmenszahlen und das -umfeld stehts beobachtet und analysiert werden. Die Auswertung von Big Data soll der PE helfen, den Bedarf genauestens vorauszuplanen und demnach Schritte zu setzen.

Personalentwicklung: Maßnahmen und Instrumente

Gemäß der soeben erwähnten drei Aufgabenbereiche der Personalentwicklung stellen wir Ihnen im Folgenden eine Auswahl unterschiedlicher Maßnahmen und Instrumente für eine gezielte PE vor.

Personalbildung

Berufsausbildung

Personalentwicklung, die auf lange Sicht erfolgreich sein soll, beginnt bereits bei den Fachkräften von morgen. Durch vielfältige Ausbildungsprogramme locken Unternehmen junge Talente an, bilden sie (mit) aus und gewinnen damit die kompetenten Führungskräfte, die das Unternehmen in der Zukunft brauchen wird.

Onboarding

Beim Onboarding spricht man vom Einführen eines neuen Mitarbeiters in seine Arbeitsstelle. Ein geglücktes „Anlernen“ lässt die neue Arbeitskraft die bereits mitgebrachte Expertise mit den Anforderungen der neuen Arbeitsstelle und den damit verbundenen Unternehmenszielen optimal verbinden.

Training on the Job

Beim Training on the Job wird gewährleistet, dass Mitarbeiter in ihrem aktuellen Feld effizienter und genauer arbeiten, oder angrenzende Aufgaben in naher Zukunft übernehmen können. Entscheidendes Merkmal ist, dass (wie der Name schon sagt) das Lernen am Arbeitsplatz selbst stattfindet.

E-Learning

Durch das Voranschreiten von elektronischen und digitalen Fortbildungsmöglichkeiten können Mitarbeiter ohne viel Zeitaufwand weitergebildet werden. Besonders durch die Digitalisierung werden diese Trainingsprogramme künftig stetig angepasst werden können, damit auch auf den aktuellen Wissensstand rekurriert wird.

Seminare und Workshops

Eine allseits bekannte Methode der Personalbildung sind Seminare und Workshops unterschiedlicher Ausführung, in denen etwa über momentane Veränderungen im Berufsfeld Informationen erworben werden können. Hier kann außerdem durch das „Lernen durch Lehren (LdL)“-Modell Mitarbeitern die Chance gegeben werden, ihre Expertise in einem offiziellen Rahmen weiterzugeben.

Personalförderung

Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind in vielen Bereichen des Unternehmens dazu da, Steuerungsdaten für vielartige unternehmerische Tätigkeiten zu sammeln. Die Ergebnisse geben Auskunft über das momentane Stimmungsbild unter den Beschäftigten, was für die Entwicklung der HR wichtig ist. Die Einbindung der Mitarbeiter in wichtige Prozesse transportiert zudem ein Gefühl von Vertrauen und Handlungsmacht, was wiederum motivierend wirken kann.

360°-Feedback

Das 360°- oder auch Multi-Rater-Feedback hat zum Zweck, ein differenzierteres und damit akkurateres Bild von einer Fach- oder Führungskraft zu zeichnen. Statt einer Bewertung „von oben“ werden viele Instanzen zur Performance der jeweiligen Person befragt: Vorgesetze, interne und externe Kunden, Mitarbeiter, Kollegen, Teammitglieder, etc.

Assessment- Center

Assessment-Center kennt man vor allem vom Recruiting-Prozess, wenngleich sie auch in der Entwicklung des bestehenden Personals Anwendung finden – etwa, wenn im Rahmen des Nachfolgemanagements eine geeignete Person für eine Führungsposition gefunden werden soll, die anschließend gezielt dafür weitergebildet werden kann.

Coaching

Coaching ist ein relativ weiter Begriff, der eine Bandbreite an Beratungsmethoden beinhaltet. Ziel eines jeden Coachings ist, den „Coachee“ bei der Lösungsfindung zu unterstützen, statt Patentlösungen und Wege aufzuzeigen. Dabei geht es verstärkt um (Selbst-)Einschätzung, Reflexion und Entwicklung der eigenen Person und Kompetenzen.

Mentoring

Bei Mentoringprogrammen wird einer Person, Mentee oder Protegé genannt, ein erfahrener Mentor zur Seite gestellt, der ersterem fachliches Wissen weitergeben soll. Wie genau das konkret aussieht, ist nicht festgelegt.

Arbeitsstrukturierung

Job Rotation

Der Wechsel von Funktion und Arbeitsumfeld bereitet Arbeitskräfte auf diverse Herausforderungen vor, flexibilisiert die Workforce und minimiert potentiell auftretende Monotonie am Arbeitsplatz. Je nachdem, welche Arbeitsbereiche ausgetauscht werden, ergibt sich entweder Job Enrichment oder Job Enlargement.

Job Enrichment

Beim Job Enrichment wird eine vertikale Umstrukturierung vorgenommen. Das bedeutet, dass eine Person ein Tätigkeitsfeld mit etwas höheren Anforderungen übernimmt. Was nach „ins kalte Wasser geworfen werden“ klingt, birgt wichtige Potentiale für die Entwicklung des jeweiligen Mitarbeiters.

Job Enlargement

Job Enlargement bewegt sich auf der horizontalen Ebene, wobei ein breiterer Aufgabenbereich auf einer hierarchisch gleichgestellten Ebene übernommen wird. Zu enge Spezialisierung wird dadurch verhindert und die Beschäftigten sind flexibler einsetzbar.

Telearbeit

Bei der Telearbeit wird ein Teil der Arbeit von einem anderen Ort als dem Büro erledigt. Eine Art davon ist das Homeoffice, bei dem die Arbeit von zuhause aus verrichtet wird. Dadurch können unter anderem Bürofläche und Fahrtkosten gespart und den Mitarbeitern eine freiere Zeiteinteilung ermöglicht werden.

Empowerment

Für Beschäftigte ist es wichtig, ernst genommen zu werden und eine gewisse Handlungsmacht zu besitzen. Das wird durch Empowerment ermöglicht. Dabei wird nicht nur Verantwortung an den Mitarbeiter übertragen, sondern es wird ihm zudem vielmehr Handlungsfreiraum zuteil – was wiederum dem Unternehmen mehr Agilität verleiht.

Nachfolge- und Schlüsselstellenmanagement

Beim (Nach-)Besetzen von Führungspositionen und Schlüsselstellen im Unternehmen kann viel im Vorfeld geplant und organisiert werden. Sie sind Bausteine in der Personalentwicklung, die gemeinsam mit dem Feld der Personalbildung und -förderung die offenen Stellen mit dem Pool der im Betrieb vorhandenen Talente füllen.

Systematische Personalentwicklung nach Becker: Der Funktionszyklus

Die Implementierung erfolgreicher Personalentwicklungsmaßnahmen kann nur mit einer systematischen Planung geordnet von statten gehen. Häufig scheitert es dabei bereits am Konzept, denn wenn man Ziele vor Augen hat, ist es oft nicht so einfach, erst nach der Wurzel zu suchen, bei der man anzusetzen hat.

Jedes Personalentwicklungs-Konzept orientiert sich an den jeweiligen Strategien sowie den Strukturen der Organisation und ist somit immer individuell zu gestalten. Dennoch bietet der Funktionszyklus von Manfred Becker eine grobe Übersicht über die entscheidenden Schritte in der Konzeptionierung und Durchführung der Maßnahmen:

1. Bedarfsanalyse: Ist- und Sollzustand vergleichen

Zu Beginn steht eine Bedarfsanalyse, die sich aus unterschiedlichen Bausteinen zusammensetzt und zum Ziel hat, den Ist- und Sollzustand miteinander abzugleichen. Sie besteht aus folgenden fünf Analysebestandteilen:

  • Tätigkeitsanalyse: Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind momentan innerhalb des Unternehmens zu leisten?
  • Anforderungsanalyse: Welche Anforderungen gehen mit diesen Tätigkeiten einher?
  • Adressatenanalyse: Was sind die Qualifikationen und Potenziale der Mitarbeiter (in Bezug auf diese Tätigkeiten)?
  • Potenzialanalyse: Inwiefern ist ein Mitarbeiter für eine andere Tätigkeit geeignet?
  • Ursachenanalyse: Was sind die Gründe für Abweichungen zwischen der Befähigung der Mitarbeiter und dem Soll-Zustand?

2. Zielsetzung: Ziele formulieren und festlegen

Durch eine strategische Zielsetzung legen Sie den Horizont der Personalentwicklung fest. In diesem Schritt spezifizieren Sie, welche Ziele mit welchen Inhalten und Methoden erreicht werden sollen. Dabei ist es wichtig, dass diese Ziele gemeinsam erarbeitet und von allen akzeptiert werden.

3. Kreatives Gestalten: Personalentwicklungsmaßnahmen auswählen

In dieser Phase legen Sie fest, wo und wann welche Personalentwicklungsmaßnahmen durchgeführt werden und definieren die Teilnehmer und Referenten. Darüber hinaus beinhaltet die kreative Gestaltung ebenfalls die Kostenplanung und Kostenverrechnung der Maßnahmen.

4. Durchführung: Instrumente der Personalentwicklung einsetzen

Sind die Maßnahmen geplant, geht es anschließend in die Umsetzung. Je nach Maßnahme erfolgt diese entweder intern, extern, on-the-job, off-the-job oder in Mischformen. Dabei wird stets kontrolliert, ob alles planmäßig verläuft oder ob eingegriffen werden muss.

5. Erfolgskontrolle: Effektivität und Effizienz messen

Sowohl während der Durchführung der Personalentwicklungsmaßnahmen als auch nach Abschluss eben dieser findet eine Erfolgskontrolle statt. Ziel davon ist es, den Lernfortschritt zu überprüfen und zu evaluieren, ob die vordefinierten Ziele erreicht wurden.

6. Transfersicherung

Abschließend geht es darum, sicherzustellen, ob und inwiefern das Gelernte nun im Arbeitsalltag umgesetzt wird. Personalentwicklungsmaßnahmen waren nämlich nur dann erfolgreich, wenn das neu dazugewonnene Wissen dauerhaft im Arbeitsalltag verankert und angewendet wird.

Zukünftige Potentiale und strategische Bedeutung: Warum ist Personalentwicklung so wichtig?

In vergangenen Zeiten war die Personalentwicklung in vielen Unternehmen mit einem „Bildungsreisebüro“ gleichzusetzen, welches dem Mitarbeiter von Zeit zu Zeit Schulungen und Kurse ermöglichte und oftmals als Belohnung und Beschäftigung der Mitarbeiter angesehen wurde. In den letzten Jahren wurde hingegen vermehrt das Potenzial der Personalentwicklung erkannt, wenn diese gut geplant und implementiert ist.

Aus einer bloßen „nice-to-have“-Funktion wurde ein unabdingbares „Must-have“, wenn man in der heutigen, rauen und schnelllebigen Arbeitswelt bestehen möchte. Ein jedes Unternehmen steht somit vor der Aufgabe für sich herauszufinden, wie die PE von einem reinem Mitarbeiter-Entertainment zur strategischen Erfolgskomponente werden kann.

Aktuell und zukünftig werden die Halbwertszeiten von Geschäftsmodellen und Unternehmensstrategien nämlich immer kürzer, was auf technologische und gesellschaftliche Disruption zurückzuführen ist. Daher ist eine schnelle Anpassung an Markgegebenheiten existenziell. Dies kann nur mit entsprechend schneller Entwicklung der Workforce auf der einen und der Individuen auf der anderen Seite passieren.

Mann und Frau arbeiten an Laptop

Einfluss der Digitalisierung auf die Personalentwicklung

Im digitalen Zeitalter, das langsam, aber sicher in sämtlichen Bereichen Einzug hält, ist es wichtig, dass personalrelevante Themen alle in digitale Welten umgesetzt werden. Digitalisierung verspricht ja im Allgemeinen die Steuerungseffizienz zu erhöhen, da kennzahlenbasiert ans Management reportet werden kann. Das setzt sich selbstverständlich im Personalmanagement fort und damit auch in der PE. Fähigkeiten werden digital analysiert und entwickelt, Kennzahlen und Statistiken überwachen den Vorgang.

Nicht nur die Prozesse der Personalentwicklung verändern sich durch die Anwendung der digitalen Werkzeuge, die Aufgaben selbst sind ebenso anders. Das ist mit ein Grund, warum Arbeitsstrukturierung eine wichtige Komponente in der Personalentwicklung geworden ist. Durch die Digitalisierung wurden und werden gewisse Arbeitsschritte von Maschinen und Algorithmen übernommen und demnach aus dem Profil einer bestimmten Arbeitsstelle getilgt.

Diese freigewordene Arbeitszeit kann mit anderen, anspruchsvolleren Tätigkeiten gefüllt werden, wo wiederum die Personalentwicklung mit den Aufgaben der Arbeitsstrukturierung und der Personalbildung einsetzt. Mitarbeiter sollen die im Rahmen der Digitalisierung anstehenden Automatisierungen nicht als Entzug von Aufgaben und Verantwortlichkeiten empfinden, sondern als Chance, der eigenen Arbeit mehr Inhalt und Ausfüllung zu schenken.

HR Beratung

Mit strategischer Personalentwicklung zum Erfolg

Damit Ihre Personalentwicklungsmaßnahmen am Ende von Erfolg gekrönt sind, haben wir zum Abschluss noch einmal die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:

  1. Werden Sie sich im Vorhinein darüber bewusst, was Sie mit den Personalentwicklungsmaßnahmen erreichen wollen. Legen Sie Bildungsziele sowie zu erlernende Fähigkeiten und Kompetenzen genau fest. Nur so können Sie feststellen, wo Weiterbildungsbedarf besteht und ob die Ziele schlussendlich erreicht wurden.
  2. Passen Sie die Maßnahmen immer spezifisch an die jeweiligen Mitarbeiter und ihre Fachbereiche Denn nicht für jeden Arbeitsbereich eignen sich die gleichen Methoden. So sind E-Learning Angebote beispielsweise für handwerkliche Berufssparten eher weniger geeignet als für Fachpersonal aus den Bereichen IT, Medien o. ä. Das gleiche gilt ebenfalls für Lerninhalte und deren Relevanz für die unterschiedlichen Tätigkeiten eines Arbeitnehmers.
  3. Vergessen Sie nicht, zum Schluss die Erfolge Ihre Weiterbildungsmaßnahmen zu messen. Eine Kombination aus quantitativen Messzahlen (etwa Fluktuationsrate, Umsatzsteigerung, Personalbeschaffungskosten etc.) und qualitativen Methoden (wie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder Feedback zu den Maßnahmen) hilft Ihnen dabei einzuschätzen, wie erfolgreich Ihre Personalentwicklungsmaßnahmen waren und wo noch Nachholbedarf besteht.