Auch Microsoft steigt immer mehr in den HR Markt ein. Mit Microsoft Viva will der Konzern nun ein Tool anbieten, welches einer Employee Experience Plattform entspricht. Viele Unternehmen nutzen bereits einige Tools von Microsoft, welche nicht nur als Arbeitswerkzeug zu sehen sind, sondern – gerade mit Microsoft Teams – auch die Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen verändern. Wie und ob Microsoft es gelingen wird, mit dem neuen Angebot den HR Markt zu erobern, wird sich zeigen. Wir beleuchten die Funktionen in folgendem Artikel mal genauer.
Microsoft Viva möchte – laut eigenen Angaben – mit ihrem Angebot bestehende Kollaborations-Tools, Wellness-Apps, Schulungs- und Entwicklungsangebote in einer Oberfläche vereinen.
Was macht eine Employee Experience Plattform?
Eine Employee Experience Plattform ist eine Software-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ein ganzheitliches Erlebnis für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Oftmals wird der Begriff im gleichen Atemzug wie HR Service Delivery genannt, da beide ein ähnliches Ziel verfolgen: Den Mitarbeiter in den Fokus setzen und Technologien und Workflows in einer Oberfläche zu vereinen – Stichwort „one stop shop“. Dies geschieht in verschiedenen Schichten vom Onboarding bis hin zum Learning und Offboarding. Unternehmen wollen einen Rahmen finden, ihre eingesetzten Anwendungen zu standardisieren und zusammenzuführen.
Essenzielle Bestandteile einer Employee Experience Plattform, sind Workflows, Mitarbeiterproduktivität, Portal-Erlebnis, Wissensmanagement, eine Reihe von weiteren Diensten (Chatbots, Mitarbeiterportale etc.) und Back-End-Transaktionen, wie Datenverwaltung.
Aufgrund der veränderten Arbeitslandschaft, ist die Nachfrage nach einer Lösung für eine integrierte Employee Experience gestiegen. Aber auch bei historisch gewachsenen (HR-)IT-Architekturlandschaften, kann die Employee Experience Plattform die Klammer um die fragmentierte Softwarelandschaft bilden.
Die Auswahl an Employee Experience Systemen ist aktuell noch eher überschaubar. Viele Systeme decken nur einzelne Aspekte der täglichen Arbeit ab und sind häufig nicht mit anderen Bereichen der Employee Experience verknüpft, wie beispielsweise Plattformen und Applikationen für das Intranet, Entspannungsübungen, Teambuilding Events, Anträge bei der IT und vieles mehr.
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Microsoft Viva: Was die neue Lösung verspricht
Microsoft hat mit Microsoft Viva ein neues integriertes System vorgestellt, welches genau diese Lücken füllen soll. Microsoft Viva integriert Kommunikation, Zugang zu Wissen, Förderungen des Wohlbefindens von Mitarbeiter:innen sowie den Zugang zu Lerninhalten und Unternehmensressourcen, in einer Plattform. Dabei wird auf altbekannte Funktionen zurückgegriffen und gleichzeitig neue Integrationen und ein Partnernetzwerk geschaffen.
Microsoft Viva setzt sich aus vier Modulen zusammen: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics und wird als Teil von Microsoft 365 in Microsoft Teams verwendet.
HR Digitalisierung
Die Vier Viva Module für eine individuelle Employee Experience
Die vier Schlüsselbereiche Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen werden abgedeckt durch die vier Applikationen: Viva Connections, Viva Learning, Viva Insights, Viva Topics.
Viva Connections:
Das Fehlen von zwischenmenschlichen Begegnungen durch Homeoffice, stellt eine neue Herausforderung für viele Unternehmen dar. Das Intranet dient als zentraler Einstiegspunkt des digitalen Arbeitsplatzes sowie als Knotenpunkt für die interne Kommunikation. Viva Connections soll die Funktionen und Anwendungen des Intranets in ein zentrales User-Interface zusammenführen. Die App baut auf Microsoft-365-Funktionen und wird über Teams aufgerufen. Dadurch finden die Mitarbeiter:innen alle relevanten Kollaborationsaufgaben und Kommunikationstools in einer Applikation und können leichter auf Ressourcen zugreifen. Microsoft selbst bezeichnet die Applikation als „Tor zum digitalen Arbeitsplatz“.
Sowohl die Desktop-Version der Connections-App, als auch die mobile App-Version sind seit 2021 für Teams verfügbar. Die App ermöglicht interne Nachrichten, einen personalisierten Feed sowie Dashboard, kuratierte Inhalte, Richtlinien und eine Übersicht der Arbeitgeberleistung. Die Mitarbeiter:innen können Communities beitreten und miteinander interagieren.
Viva Learning – Weiterbildung direkt in Teams
Microsoft hat mit Viva Learning einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams geschaffen. Die App fungiert als Lernportal und Lernverwaltung und setzt auf künstliche Intelligenz (KI). KI-Funktionen sollen die Lerninhalte passgenauer machen und zur richtigen Zeit empfehlen.
Corporate Learning kann in den Arbeitsalltag integriert werden und Mitarbeiter:innen wird ermöglicht, alle relevanten Lerninhalte zu suchen und direkt während der Arbeit zu nutzen. Viva Learning bündelt dabei viele unterschiedliche Teilbereiche, wie maschinelles Learning, Podcasts, Design Thinking, Soft Skill Trainings, Trainingskurse und kurze Inhalte. Diese Funktion soll dem Unternehmen helfen, Lernen als Teil der Unternehmenskultur zu etablieren und Weiterbildungen zu einem selbstverständlichen Teil des Arbeitsalltags zu machen. Mitarbeiter:innen können es von Trainingskursen bis hin zu Microlearning-Inhalten einfach nutzen und mit Kolleg:innen teilen. Manager haben damit die Möglichkeit, zielgruppen- und mitarbeiterspezifische Weiterbildungsmöglichkeiten bereitzustellen.
Neben der Einbindung unternehmenseigener Inhalte, können auch Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera und edX, in Microsoft Viva integriert werden. Zudem wird eine Integration mit führenden Lernmanagementsystemen wie Cornerstone OnDemand und SAP SuccessFactors angeboten.
Viva Insights
Der Wechsel vieler Unternehmen in Richtung hybrider Arbeitsmodelle, wirkt sich häufig stark auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen aus. Die Angestellten bleiben länger im Arbeitsmodus und häufig fehlt die räumliche Distanz zum Abschalten. Unternehmen müssen eine Lösung finden, ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten und eine Balance zu schaffen, zwischen Arbeit und Wohlbefinden. Für diese Vorhaben braucht es die richtigen Systeme, um eine gesunde Unternehmenskultur auch virtuell zu fördern.
Viva Insights unterstützt Mitarbeiter:innen und Unternehmen mit Empfehlung und datengestützten Erkenntnissen. Mitarbeiter:innen haben einen persönlichen Insight in Pausenzeiten, können sich Fokuszeiten einrichten für konzentriertes Arbeiten und gleichzeitig die Beziehungen zu ihren Kolleg:innen stärken. Diese persönlichen Insights sind ausschließlich für die jeweilige Person einsehbar. Weder Führungskräfte, Personalabteilung, noch die IT haben Zugriff auf diese individualisierten Insights ihrer Mitarbeiter:innen.
Insights ist eine Anwendung für das Wohlbefinden, ein Tool zur Produktivitätsanalyse und auch eine Workplace Analytics-Plattform. Die genutzten Daten sind genauso geschützt, wie E-Mails, der Kalender oder auch Daten aus Microsoft Teams. Die Dashboards zeigen weder persönliche Daten, noch E-Mails, die als vertraulich, privat oder zugangsbeschränkt gekennzeichnet sind, an.
Informationen und Insights für Führungskräfte werden aus aggregierten und anonymisierten Daten gewonnen. So wird das Management dabei unterstützt, datenschutzkonform, Entwicklungen auf Team- und Organisationsebene zu erkennen und Zusammenhänge in Arbeitsmustern und Abläufen ihrer Teams einzusehen. Führungskräfte können so abschätzen, wie sowohl die Mitarbeiterbelastung, als auch die Mitarbeiterleistung in ihren Teams ist und daraus Handlungsstränge ableiten.
Die gewonnen Insights aus der Produktivitätsanalyse lassen sich zudem mit anderen Datenquellen kombinieren. Viva Insights ist außerdem ein Microsoft Integrationspunkt für weitere Applikationen. So können beispielsweise Microsoft Viva- und LinkedIn-Glint-Kunden, Erkenntnisse über die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter:innen mit Daten von Mitarbeiterumfragen verknüpfen. Darüber hinaus, können Datensätze von Drittanbieter-Tools, wie Zoom, SAP SuccessFactors oder Workday, verknüpft werden.
Mit einer Netzwerkanalyse kann ebenfalls die Verbundenheit und der Zusammenhalt über Abteilungen und Teams hinweg analysiert werden. Um die Privatsphäre der Mitarbeiter:innen zusätzlich zu schützen, sind Datenanalysen erst ab einer Teamgröße von zehn Personen möglich.
Viva Topics:
Die Suche nach Informationen nimmt viel Zeit im Arbeitsalltag ein. Microsoft hat mit Viva Topics eine Applikation entwickelt, welche Arbeitsprozesse effizienter machen und diese Suche verkürzen soll. Dabei will Microsoft die bislang gewohnten Abläufe umdrehen. Mitarbeiter:innen soll Wissen nutzbar gemacht werden, ohne, dass diese aktiv danach suchen.
Viva Topics vereint KI-basierte Content-Services mit menschlicher Expertise und organisiert unternehmensweite Lerninhalte automatisch, z.B. zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden. Relevante Informationen, die im Kontext mit der aktuellen Tätigkeit stehen, sollen Mitarbeiter:innen individuell bereitgestellt werden.
Während Mitarbeiter:innen in Anwendungen wie Office, SharePoint und Teams arbeiten, werden ihnen Themenkarten angezeigt mit thematisch relevantem Wissen und Lerninhalten. Durch die unterschiedlichen Themenkarten gelangen die Mitarbeiter:innen auf eine Themenseite mit zugehörigen Dokumenten, Konversationen, Videos und Expert:innen. Mitarbeiter:innen haben so die Möglichkeit, auf das kollektive Wissen ihres Unternehmens zuzugreifen und es im täglichen Gebrauch zu nutzen, ohne dabei ihre Arbeitsprozesse zu unterbrechen oder die Applikation verlassen zu müssen.
Mit Viva Topics ist es außerdem auch möglich, Wissen und Lerninhalte aus einer Vielzahl von Drittanbietern, wie Salesforce und ServiceNow, zu integrieren. Das Tool beinhaltet außerdem Graph-Konnektoren, mit denen Unternehmen zusätzliche Inhalte einfach selbstständig einbinden können sollen.
Das Modul ist vorerst nur mit englischsprachigen Inhalten für die kommerzielle Nutzung verfügbar und ab sofort als Add-on in Microsoft 365-Plänen verfügbar.
Partnerschaft von Cornerstone und Microsoft Viva
In Microsoft Viva werden beide LMS-Plattformen von Cornerstone (Cornerstone Learning und Saba Cloud) integriert, um es den Mitarbeiter:innen zu erleichtern, innerhalb einer Plattform auf Lerninhalte zuzugreifen und diese mit ihren Kolleg:innen zu teilen. Die Lerninhalte können im Anschluss direkt in die aktuellen Arbeitsabläufe integriert werden.
Die Partnerschaft zwischen Cornerstone und Microsoft soll dazu beitragen, die Lernbarrieren innerhalb der Unternehmen zu beseitigen und die Mitarbeiter:innen zu befähigen, zu wachsen und sich an die Zukunft anzupassen. Durch diese Partnerschaft werden Mitarbeiter:innen bald die Möglichkeit haben, orts- und zeitunabhängig auf Lernangebote zuzugreifen, um sowohl die individuelle Leistung, als auch die Unternehmensleistung zu steigern.
Microsoft Viva Integrationsplattform für Teams
Microsoft Viva ist als offener Plattformansatz konzipiert und soll es Drittanbietern ermöglichen, Plugins herzustellen, um die Funktionen der vier Ursprungs-Module zu erweitern. Viva ist somit nicht nur eine Suite von Anwendungen, sondern eine funktionale Integrationsplattform, die ein großes Erweiterungspotenzial für die Zukunft hat. Eine Reihe von Anwendungen, die integrierte Lösungen bereitstellen, den Zugriff auf Partner-Lösungen aus dem wachsenden Viva-Ökosystem und die Erweiterbarkeit der Plattform ermöglichen. Kunden können bestehende Employee Experience-Systeme in Microsoft Viva integrieren, sodass sie für die Beschäftigten besser zugänglich und leichter auffindbar sind.
