HR Service Delivery: Strategie, Effekte und Software

Ein qualitativ hochwertiges HR Service Delivery Model erhöht nicht nur die Mitarbeiter:innen- und Führungskräftezufriedenheit signifikant, sondern steigert auch die Employee Experience. Mit HR Service Delivery Software werden aber nicht nur Mitarbeiteranfragen schneller bearbeitet und Workflows automatisiert. Sondern viel mehr lassen sich auch dadurch Prozesse standardisieren und durch Prozessanalysen dauerhaft optimieren. Außerdem ergibt sich für alle Beteiligten eine Zeitersparnis durch weniger administrative Aufgaben.

Wie das gelingt: Indem man die spezifischen HR Funktionen und die zugehörigen HR Systeme im gesamten Unternehmen intelligent miteinander vernetzt.

Vorteile guter HR-Service Delivery

Eine erfolgreiche, zentrale HR-Service Delivery kann sowohl die Produktivität Ihres Teams als auch die allgemeine Mitarbeiter:innenzufriedenheit verbessern.

  1. Bessere Beziehungen zwischen Mitarbeiter:innen und der HR
  2. Omni-Channel Support: Jederzeit verfügbare Unterstützung für Mitarbeiter:innen
  3. Schnelleres Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen
  4. Erhöhte Produktivität des HR-Teams durch automatisierte Arbeitsabläufe
  5. Self-Service-Angebote reduzieren den Workload der HR-Teams
  6. Einfache und schnelle Generierung von komplexen Dokumenten
  7. Optimierung durch Performance- und Prozessanalysen
  8. Sicherheitsrisiken werden minimiert und Compliance gewährleistet
  9. Transparenz durch klar strukturierte, standardisierte Prozesse
  10. Personalisierung: Mitarbeiter:innen sehen nur die Informationen und Ressourcen, die aufgrund der individuellen Parameter zu ihnen passen
  11. Verbessert die User Experience über die HR IT Gesamtarchitektur hinweg für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte

Bonus: Employer Branding wird optimiert: Eine positive Employee Experience bleibt in Zeiten von Social Media nicht unbemerkt. Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu oder Glassdoor geben potenziellen Mitarbeiter:innen einen Einblick in firmeninterne Prozesse.

Was ist HR-Service Delivery?

Service Delivery Prozesse sind in seiner grundlegenden Form Prozesse, die ganz abstrakt die Bereitstellung von hochwertigen HR Dienstleistungen zum Ziel hat. Die Idee führt zu einem konsequenten Verständnis der Rollen des Dienstleister und des Konsument. Im Konzept der HR-Service Delivery nimmt der Angestellte die Rolle des Konsumenten ein. Der Konsument steht im Mittelpunkt der Überlegungen hinsichtlich einem optimalen Service.

Der Angestellte steht demnach im Fokus. Und das beginnt beim Onboarding und endet bei einem hochwertigen, geregelten Offboarding mit ggf. anschließendem Alumniprogramm. Das heißt, ein gutes HR-Service Delivery Model umfasst die Gesamtheit aller Interaktion der Personalabteilung mit ihren Mitarbeiter:innenn und hilft den Mitarbeiter:innen sich im Dschungel der HR-Prozesse leicht zurechtzufinden.

Nicht erst seit Corona ist klar, dass eine derartig hohe Ambition im Punkto HR Services sich nicht über Papierprozesse und komplexe Laufzettelwege zu verschiedenen HR Funktionseinheiten zu erreichen ist. Es braucht meist eine HR Service Delivery Software, welche genau diese unterschiedlichen HR Funktionen über die jeweiligen Workflows hinweg für die Angestellten und deren unterschiedliche Anliegen zugänglich macht. Erst in dieser Kombination wird hervorragende HR Service Delivery erreichbar. Hier kommen Perspektiven wie HR Service Plattform, Mitarbeiter:innenportal und Self Services ins Spiel.

INTELLIGENTE WORKFLOWS

… steigern die Produktivität
… optimieren die Service-Experience der Mitarbeiter:innen
… gestalten Arbeitsprozesse effizienter

EINE HR-PLATTFORM, KANN…

…alle notwendigen Funktionen an einem Ort vereinen
…alle manuellen Prozesse automatisieren
…relevante Mitarbeiterdokumente verwalten
Mitarbeiteranfragen effizient beantworten.

HR Service Delivery - Definition Vorteile und Software - CLEVIS

HR Service Delivery Software: unterstützende Technologien  – zwei Praxisbeispiele

ServiceNow:
ServiceNow ist eine End-to-End Workflow und IT-Service Management Plattform, welche sich auch optimal im HR Bereich einsetzten lässt. Bisher waren sie bereits erfolgreich im Zusammenführen von IT und HR, jetzt wurde die Software um Themen wie Onboarding und Safe Workplace Management erweitert.

PeopleDoc:
PeopleDoc verspricht mit ihrer HR-Service Delivery Plattform manuelle Prozesse der Personalabteilung zu automatisieren. Mitarbeiter:innenanfragen und alle relevanten Mitarbeiter:innendokumente werden in einer Plattform vereint und können problemlos mit jedem HRIS integriert werden.

Mehr über HR Analytics erfahren

Einsatzbereiche von HR Service Delivery Software

Module von HR-Service-Delivery Software: Welche Einsatzbereiche kann es geben?

  • Dokumenten Management:
    Um Anfragen effizient beantworten zu können, muss die HR-Abteilung jederzeit und transparent Zugriff auf alle aktuellen Personaldaten haben. Änderungen in den Stammdaten z.B. müssen nur an einer Stelle gepflegt werden.
  • Case Management:
    Mitarbeiter:innen können jederzeit ihre Anträge und Fragen elektronisch stellen. Falls, notwendig wird eine zuständige Person eingeschaltet.
    Über eine Wissensdatenbank können die Mitarbeiter:innen:innen aber auch selbstständig und jederzeit Antworten auf ihre Fragen finden.
  • HR Prozess Automatisierung:
    Unterstützen Sie ihre Mitarbeiter:innen effizient indem Sie HR-Prozesse automatisieren. Abläufe können standardisiert und automatisiert werden.
  • Service Center:
    Es gibt eine zentrale Anlaufstelle für alle HR Belange der Mitarbeiter. Zuständige Workflows und weitere Kommunikation wird über „Single Point of Contact“ angestoßen und gemanaget.
  • Analytics:
    Die Vereinbarung von Service Level Agreements erhöht die Qualität der HR Services und mittels Reporting lassen sich Abläufe optimieren.
  • Datensicherheit & Compliance:
    Eine Cloudbasierte HR-Service Delivery speichert alle Personaldokumente an einem zentralen Ort. Durch den Einsatz der Cloud ist es möglich alle Unterlagen immer auf dem neusten Stand zu halten. Cloudbasierte HR-Service Delivery ermöglicht Orts- und Geräteunabhängigen Zugriff auf die Daten und eine hohe Datensicherheit. Löschkonzepte gewährleisten die Einhaltung der DSGVO.

Beispiel eines HR Service Delivery Model: 4- Stufige HR Service Delivery

Administrative Tätigkeiten nehmen häufig viel Zeit in Anspruch. So auch im HR Bereich. Neben der passenden Software, schaffen auch Organisationsmodelle eine Hilfe, um administrative Aufgaben zu vermindern und Zeit für die „wichtigen People-Themen“ zu schaffen. Ein 4-Stufiger HR-Service-Delivery Prozess zeigt, wie sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter:innen entlastet werden können.

Tier 0-Support:
Self-Service-Ebene. Alle Mitarbeiter:innen und Manager:innen haben Zugang zu einer digitalen Wissensdatenbank. Diese ermöglicht es ihnen, eigenständig nach Richtlinien und Informationen zu suchen, ohne einen Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung direkt einbeziehen zu müssen.

Tier 1-Support:
Weiterleitung der Anfrage an die zuständigen HR-Mitarbeiter:innen.

Tier 2-Support:
bei Fragen zu Fach- oder Spezialwissen wird die Anfrage von einem HR-Mitarbeiter:innen an einen spezialisierten Kollegen weitergeleitet.

Tier 3-Support:
Anfragen die eine persönliche Interaktion erfordern werden an einen HR-Fallmanager oder HR Business Partner weitergeleitet.

Dieser 4-Stufige Prozess ermöglicht es der Personalabteilung ihre HR-Services gezielt zu optimieren. Durch den Tier 0-Support wird die Anzahl der Routinefragen an die Personalabteilung erheblich reduziert. Diese Self-Service-Ebene ermöglicht es Mitarbeiter:innenn einen Großteil ihrer Fragen schnell und einfach selbst zu lösen. Durch diesen 4-stufigen Prozess gewinnt die Personalabteilung Zeit und Personalressourcen, um situationsgerecht Support mit höchster Qualität bieten zu können.

Erfolgreiche HR-Service Delivery – erfolgreiche Mitarbeiter:innen

HR-Service Delivery gibt Ihnen die Möglichkeit, grundlegende HR Prozesse so zu optimieren, dass Ihre Mitarbeiter:innen diese Neuerungen als Unterstützung und nicht als Störfaktor wahrnehmen. Entlasten Sie Mitarbeiter:innen und das HR-Team dadurch. Nutzen Sie die vollen Potenziale der Digitalisierung, um Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft zu machen.