Bewerbungsgespräch führen: Checkliste, Fragen & Tipps für Arbeitgeber

Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? Diese Frage hat sich wohl schon so mancher frischgebackener Personaler gestellt. Zu Recht, denn wer ein Bewerbungsgespräch führen will, sollte vorbereitet sein. Hier lesen Sie, wie Sie als Arbeitgeber das Bewerbungsgespräch leiten können: Welche Fragen sind im Vorstellungsgespräch sinnvoll und erlaubt (inkl. PDF)? Welche Phasen hat das Gespräch? Was passiert in der zweiten Runde? Zusätzlich finden Sie am Ende des Beitrags eine Checkliste, damit dem perfekten Bewerbungsgespräch nichts mehr im Weg steht!

Leitfaden für Personaler: systematisch das Bewerbungsgespräch vorbereiten

Vorbereitung ist das A und O beim Einstellungsgespräch – und zwar nicht nur für den oder die Bewerber/in. Auch der Arbeitgeber muss bereit sein, ansonsten gibt es Minuspunkte für das Employer Branding.

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch für Arbeitgeber: Teil 1

Einen ersten Eindruck kann man nicht wiederholen. Umso wichtiger ist es, dass Sie nicht nur das Gespräch selbst planen, sondern ebenso die logistischen Faktoren:

  • In welchem Raum findet das Gespräch statt?
  • Herrscht dort eine angenehme Atmosphäre ohne Störgeräusche (z. B. Telefonklingeln oder Druckerlärm)?
  • Führen Sie das Gespräch allein oder mit Kolleg/innen? Wer übernimmt welchen Teil?
  • Wer sitzt wo? Können Sie dem potenziellen Mitarbeiter auf Augenhöhe begegnen oder wirkt die Sitzordnung wie eine Prüfungskommission?
  • Was wollen Sie anbieten (Getränke, Snacks)?
  • Wer holt die Person am Eingang ab?
  • Was ist der grobe Zeitplan?

Bleibt noch eine letzte große Frage: Haben alle Beteiligten den Lebenslauf zumindest einmal gesehen? Es wirkt unsympathisch, wenn im Vorstellungsgespräch gefragt wird: „Was haben Sie studiert?“ oder „Welche Schule haben Sie besucht?“ All das steht im Lebenslauf.

Bewerbungsgespräch Lebenslauf

Fragenkatalog vorbereiten: Teil 2

Es ist eine Kunst, die richtigen Fragen zu stellen. Legen Sie sich deshalb wieder einen Plan zurecht, was Sie im Vorstellungsgespräch fragen wollen. So können Sie den Ablauf des Gesprächs souverän steuern.

Drucken Sie die Bewerbungsunterlagen aus (sofern Sie sie digital erhalten haben) und notieren Sie darauf ggf. gleich die größten Fragen. Abgesehen davon legen Sie am besten eine Liste mit Dingen an, die Sie sonst noch gerne von der Person wissen möchten. Sortieren Sie die einzelnen Fragen nach Dringlichkeit: Was ist wirklich relevant für die Stelle? Was ist eher reines Interesse?

Die Basis für das Gespräch ist damit gelegt. Falls es Ihr erstes Vorstellungsgespräch auf Arbeitgeberseite ist, sollten Sie nun noch den groben Ablauf kennen – mehr dazu im Anschluss!

Praxisguide: Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch?

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass das Vorstellungsgespräch Struktur hat. Das klingt umständlicher, als es ist – im Wesentlichen lässt sich das Gespräch in 5 Phasen einteilen. Das ist nur ein Leitfaden, letztendlich können Sie diese Phasen natürlich frei einteilen oder während des Gesprächs spontan variieren.

Der Ablauf: Phasen eines Vorstellungsgesprächs

Das Bewerbungsgespräch beginnt mit der Begrüßung und einigen Minuten lockerer Unterhaltung. Erst dann folgt der fachliche Teil. Im Anschluss daran steht das Unternehmen auf dem Prüfstand: Sie als Arbeitgeber erklären, worum es bei der Stelle geht. Danach geben Sie dem Bewerber die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Sobald alles geklärt ist, neigt sich das Gespräch dem Ende zu. Nun sollten Sie noch kurz erwähnen, wie es im Bewerbungsprozess weitergeht. Wann geben Sie Rückmeldung? Ist eine zweite Runde geplant?

Soweit das Grundgerüst – sehen wir uns an, worauf es in den einzelnen Phasen ankommt!

Phase 1: Begrüßung

Ein Bewerber mag sich noch so cool geben – die Nervosität geht immer mit ins Vorstellungsgespräch. Womöglich geht es Ihnen da nicht anders. Geben Sie sich und dem Bewerber ein wenig Zeit, in der Situation anzukommen.

Bewerbungsgespräch führen Begrüßung

Sie holen die Person am Eingang ab? Dann ist der Weg zum Besprechungsraum eine wunderbare Gelegenheit für lockeren Smalltalk. Der Verkehr, die Parksituation, das gute alte Wetter – was immer Ihnen einfällt.

Sobald alle Beteiligten im selben Raum sind, geht es an die Vorstellung. Erklären Sie, wer die Anwesenden sind und welche Rolle sie im Unternehmen haben. Geben Sie auch gleich einen kurzen Überblick, wie das Gespräch ablaufen wird. Und noch ein Tipp: Bieten Sie ein Getränk an. Selbst wenn es nur ein Glas Wasser ist, hat der Bewerber dann etwas zum „Festhalten“, falls die Nervosität allzu groß ist.

Zusammengefasst:
• Seien Sie pünktlich bereit – das erwarten Sie schließlich auch vom Bewerber.
• In den ersten 5-10 Minuten geht es nur um das Kennenlernen.
• Beginnen Sie aktiv das Gespräch, allerdings nicht sofort mit fachlichen Fragen.

Phase 2: Das Interview – Fragen stellen

Langsam wird es ernst: Das eigentliche Interview steht an. Beginnen Sie mit einfachen, offenen Fragen. So bringen Sie Ihr Gegenüber ins Reden und das Gespräch kann sich ganz natürlich entwickeln.

Achtung: Sie stellen zwar Fragen, doch das Interview soll kein Kreuzverhör sein. Vielmehr geht es um den Dialog, denn so zeigen Sie ehrliches Interesse. Den Großteil der Zeit sollte hier der Bewerber sprechen, aber Sie können nachhelfen, indem Sie Gesprächspausen aktiv füllen.

Sie machen Notizen im Vorstellungsgespräch? Eine sehr gute Idee, und ebenfalls ein passender Pausenfüller. Versuchen Sie dennoch, nicht zu beschäftigt zu wirken – ansonsten entsteht vielleicht der Eindruck, Sie wären überkritisch.

Zusammengefasst:
• Fragen Sie nichts, was ganz offensichtlich in den Bewerbungsunterlagen steht.
• Stellen Sie offene Fragen statt Ja-/Nein-Formulierungen.
• Das Interview ist kein Kreuzfeuer an Fragen, sondern ein Dialog.

Phase 3: Der Arbeitgeber stellt sich vor

Sobald alle Fragen an den Bewerber geklärt sind, liegt der Ball wieder in Ihrem Feld. Nun beginnen Sie mit der Vorstellung des Unternehmens und erklären die zu besetzende Stelle. Jetzt ist der Zeitpunkt, um folgende Dinge zu erklären:

  • Worum geht es bei der Stelle?
  • Warum ist sie frei geworden?
  • Was ist bei dieser Position besonders wichtig?
  • Wie steht es um Aufstiegschancen und Weiterbildung?
  • Gibt es Benefits wie eine Homeoffice-Option, Gutscheine für Mitarbeiter etc.?
  • Was sind die Kernarbeitszeiten?
  • Was gibt es über die Unternehmenskultur zu wissen?

Achtung: Es ist ein Balanceakt, die Unternehmenskultur zu beschreiben.

Die meisten Bewerber wissen genau, wie gewisse Schlüsselphrasen zu übersetzen sind. „Wir sind eine große Familie“ kommt beim Bewerber vielleicht so an: „Alle müssen in der WhatsApp-Gruppe immer erreichbar sein, auch in der Freizeit.“ Das schreckt ab. Drehen Sie lieber den Spieß um und sagen Sie ehrlich: „Uns ist wichtig, dass Arbeit und Freizeit getrennt bleiben. Wer auf Urlaub ist, ist auf Urlaub und wird nicht mit Arbeitsangelegenheiten überhäuft.“

Bewerbungsgespräch leiten Unternehmenskultur

Phase 4: Fragen an das Unternehmen

Nun bekommt der Bewerber noch die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Beantworten Sie diese Fragen wahrheitsgemäß – es wirft kein gutes Licht auf das Unternehmen, wenn Sie das Blaue vom Himmel versprechen und es dann nicht einhalten.

Es kommen keine Fragen? Dann geben Sie Ihrem Gegenüber einen Moment Zeit, die Gedanken zu ordnen. Öffnen Sie das Fenster, trinken Sie einen Schluck Wasser, fragen Sie ggf. die anderen Anwesenden: „Habe ich etwas vergessen?“ In der Zwischenzeit fällt dem Bewerber bestimmt noch die eine oder andere wichtige Frage ein.

Phase 5: Abschluss und Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs

Alles geklärt? Dann nähert sich Phase 5, der Abschluss. Runden Sie das Gespräch ab, indem Sie…

  • erklären, wie es jetzt weitergeht (Wartezeiten, nächste Schritte im Prozess etc.)
  • die Rahmenbedingungen wiederholen oder benennen (Eintrittsdatum, Gehalt, Stunden)
  • noch einmal die Möglichkeit geben, letzte Fragen zu stellen

Dann bleibt nur noch, sich beim Kandidaten zu bedanken und die Person zum Ausgang zu bringen.

Damit ist das Gespräch allerdings nicht vorbei – Zeit für die Nachbereitung! Ordnen Sie Ihre Notizen und sprechen Sie ggf. mit Ihren Teammitgliedern: Was hat Ihnen jeweils gefallen? Was ist Ihnen aufgefallen? Wie war die Grundstimmung? Wie schätzen Sie die Person im Vergleich zu anderen Bewerbern ein? Verwenden Sie am besten einen einheitlichen Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch.

Fragen im Vorstellungsgespräch: PDF als Leitfaden für Arbeitgeber

Sie kennen bestimmt die typischen Fragen im Bewerbungsgespräch: Stärken und Schwächen, Vorlieben und Interessen… Nun ja, das Problem daran: Diese Fragen kennen auch die Bewerber und haben entsprechende Antworten auswendig gelernt. Daher haben wir im Anschluss eine Liste mit praktischen Fragen zusammengestellt. Plus: Welche Fragen darf man eigentlich (nicht) stellen?

Typische Fragen, die man beim Vorstellungsgespräch stellen kann

  • Was war Ihre letzte große Herausforderung? Wie sind Sie damit umgegangen?
  • Auf welche Aufgabe in Ihrem letzten Job würden Sie bei der neuen Stelle gerne verzichten?
  • Was ist aus Ihrer Sicht der perfekte Arbeitsplatz?
  • Warum möchten Sie Ihre jetzige Stelle aufgeben?
  • Was ist Ihnen an der Stellenanzeige besonders aufgefallen?
  • Welche besonderen Vorteile bringen Sie Ihrer Meinung nach mit?
  • Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen?
  • Wie haben Sie sich auf das Gespräch vorbereitet?
  • Was hätten Sie noch in die Bewerbung geschrieben, wenn Sie mehr Platz gehabt hätten?
  • Welche Entscheidung der letzten Jahre würden Sie heute anders treffen?
  • Wann haben Sie aus Ihrer Sicht zuletzt eine große Verantwortung übernommen?
  • Was war die schwierigste Situation, die Sie bisher an einem Arbeitsplatz erlebt haben?
  • Was interessiert Sie an dieser Stelle am meisten?
  • Arbeiten Sie lieber allein oder mit vielen Menschen zusammen?
  • Was bedeutet für Sie persönlich Erfolg?

Welche Fragen darf man beim Vorstellungsgespräch stellen – welche nicht?

Laut Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) darf ein Arbeitgeber keine Fragen stellen, die diskriminierend ausgelegt werden könnten. Erlaubt sind somit nur Fragen, die eine relevante Auskunft ergeben, etwa die Frage nach den Gehaltsvorstellungen oder der persönlichen Motivation.

Nicht erlaubte Fragen Vorstellungsgespräch

Nicht erlaubt sind u. a. Fragen zu diesen Themen:

  • Familiensituation und Kinderwunsch
  • Gesundheitszustand
  • Politik
  • Finanzielles und Schulden
  • Sexualität
  • Religion
  • Vorstrafen

Wie so oft gibt es jedoch Ausnahmen. Wenn es z. B. um eine Stelle als Bankangestellte/r geht, ist es für den Arbeitgeber natürlich relevant, ob die Person womöglich Schulden oder sonstige finanzielle Schwierigkeiten hat.

Sonderfälle richtig handhaben: Tipps für Personaler, die ein Bewerbungsgespräch leiten

Sie haben einen Bewerber bereits kennengelernt und nun zu einer zweiten Runde eingeladen? Sie sind auf der Suche nach einer Führungskraft? In solchen Fällen ist es mit den klassischen Fragen nach der Motivation nicht mehr getan. Zum Abschluss daher noch einige Tipps für Sonderfälle!

Das Vorstellungsgespräch mit einer Führungskraft

Wenn Sie Fach- und Führungskräfte suchen, schauen Sie vermutlich ganz genau hin – immerhin geht es um eine Position mit Verantwortung. In so einem Fall können Sie beispielsweise fragen:

  • Wie groß war das letzte Team, das Sie geleitet haben?
  • Arbeiten Sie lieber mit großen oder kleineren Teams und warum?
  • Wie gehen Sie vor, wenn es Konflikte im Team gibt?
  • Was ist für Sie ein absolutes No-Go bei Mitarbeitern?
  • Was sehen Sie als wichtigsten Aspekt in der Personalentwicklung?
  • Wie motivieren Sie Ihr Team?

Zweite Runde: Was, wenn es ein zweites Vorstellungsgespräch gibt?

Ein zweites Bewerbungsgespräch verlangt nach neuen Fragen. Sie kennen bereits die Vorgeschichte Ihres Kandidaten – was können Sie also beim Folgetermin fragen?

  • Fragen Sie, ob es etwas gibt, das im ersten Gespräch unklar geblieben ist. Dabei erkennen Sie, inwiefern die Person aufgepasst und sich auf den zweiten Termin vorbereitet hat.
  • Stellen Sie sogenannte Stressfragen. Das sind Fragen, die aus dem Stegreif nicht so einfach zu beantworten sind. Wie gut kann der Bewerber darauf reagieren?
  • Bitten Sie den Bewerber, sich einige Minuten lang selbst vorzustellen. Es sagt viel über eine Person aus, welche Aspekte sie dabei zuerst nennt und was sie nur sehr am Rande erwähnt.

Kurz gesagt: Das zweite Gespräch ist dazu da, noch mehr über die Person zu erfahren. Ihr Kandidat ist nun vermutlich schon weniger nervös, da Sie sich bereits kennen. Nutzen Sie die Chance und prüfen Sie auf Herz und Nieren, ob die Chemie und die Kompetenzen stimmen!

Checkliste: Wie Sie das perfekte Bewerbungsgespräch richtig führen

Die Vorbereitung

  • Der Raum steht fest.
  • Störfaktoren sind beseitigt.
  • Sie können etwas zu trinken anbieten.
  • Alle Teilnehmenden wissen Bescheid, wann und wo das Gespräch stattfindet.
  • Alle Teilnehmenden kennen den Lebenslauf.
  • Die Sitzordnung ist festgelegt.
  • Alle sind sich im Klaren, wer das letzte Wort bei der Entscheidung hat.
  • Der nächste Kandidat kommt nicht unmittelbar im Anschluss.
  • Der Fragenkatalog ist vorbereitet.

Das Gespräch

  • Sie geben einen Überblick über den Verlauf.
  • Die Fragen sind durchgehend relevant.
  • Sie wissen, was Sie über das Unternehmen erzählen möchten.
  • Sie haben Zeit für kurze Denkpausen einkalkuliert.

Abschluss und interne Nachbereitung

  • Sie bringen den Bewerber zum Ausgang und bedanken sich.
  • Sie besprechen das Interview mit Ihren Kolleg/innen.
  • Sie gehen Ihre Notizen noch einmal durch.

Wenn Sie all diese Tipps beachten, werden Sie mit Sicherheit ein gutes Bewerbungsgespräch führen und können sicher sein, alles für eine optimale Candidate Experience getan zu haben. Viel Erfolg!

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