Die Aufbewahrung von Personalakten ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung und unterliegt gesetzlichen Vorschriften. In diesem Artikel erfahren Sie, welche gesetzlichen Regelungen gelten, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und wie sich die digitale von der klassischen Personalakte unterscheidet. Darüber hinaus geben wir Ihnen Tipps zur DSGVO-konformen Archivierung und beantworten die wichtigsten Fragen rund um das Thema.
Definition: Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeitenden enthält. Dazu gehören Vertragsunterlagen, Lohnabrechnungen, Abmahnungen und vieles mehr. Sie dient dazu, das Arbeitsverhältnis rechtssicher zu dokumentieren und die Personaladministration effizient zu gestalten.
Welche gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt es bei Personalakten?
In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Regelung für die Aufbewahrung von Personalakten als Ganzes. Für die einzelnen Bestandteile der Personalakte gelten jedoch spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus verschiedenen Rechtsgebieten, insbesondere dem Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese Fristen dienen der Sicherstellung des rechtlichen und buchhalterischen Nachweises sowie der Ermöglichung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Prüfungen.
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Dokumente und ihre gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammen:
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | 10 Jahre | AO, HGB |
| Sozialversicherungsnachweise | 5 Jahre | SGB IV |
| Arbeitsverträge | 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses | BGB |
| Abmahnungen | 2-3 Jahre (je nach Relevanz) | Arbeitsrecht |
| Bewerbungsunterlagen | 6 Monate nach Absage | AGG |
| Unfallberichte | 5 Jahre | DGUV Vorschrift 1 |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge | 30 Jahre | BetrAVG |
Welche Unterschiede gibt es zwischen der digitalen Personalakte und der Personalakte in Papierform?
Personalakten können digital oder in Papierform geführt werden. Während die digitale Personalakte Vorteile durch Automatisierung und ortsunabhängigen Zugriff bietet, ist die klassische Papierakte in vielen Unternehmen noch im Einsatz. Beide Varianten weisen spezifische Vor- und Nachteile auf, die je nach Unternehmensstruktur und Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden müssen.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen der digitalen Personalakte und der Personalakte in Papierform:
| Kriterium | Digitale Personalakte | Papierbasierte Personalakte |
|---|---|---|
| Zugriff | Ortsunabhängig, schneller Zugriff | Nur vor Ort möglich |
| Sicherheit | DSGVO-konforme Speicherung möglich | Risiko von Verlust oder Beschädigung |
| Kosten | Ersparnis durch weniger Lagerung | Hohe Archivierungskosten |
| Effizienz | Automatisierte Workflows | Manuelle Verwaltung notwendig |
Wie bewahrt man Personalakten DSGVO-konform auf?
Die sichere Aufbewahrung von Personalakten ist ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes und muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Unternehmen müssen personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Sie dürfen diese nur für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren und müssen sie danach sicher löschen. Eine Nichteinhaltung kann nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen.
Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, sollten folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
- Zugriffsberechtigungen:
Nur autorisierte Personen dürfen Einsicht in Personalakten erhalten. - Datenverschlüsselung:
Digitale Akten sollten durch moderne Verschlüsselungstechnologien gesichert werden. - Fristenkontrolle:
Aufbewahrungszeiten müssen regelmäßig überprüft und eingehalten werden. - Sichere Löschung:
Daten müssen nach Ablauf der Fristen unwiderruflich entfernt werden. - Dokumentation:
Die Löschung sollte protokolliert werden, um die Einhaltung der DSGVO nachweisen zu können.
Methoden der DSGVO-konformen Vernichtung
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen personenbezogene Daten laut DSGVO sicher und unwiderruflich gelöscht werden. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass sensible Informationen nicht wiederhergestellt oder von Unbefugten eingesehen werden können. Je nach Art der gespeicherten Daten kommen unterschiedliche Löschmethoden zum Einsatz.
Im Folgenden werden die wichtigsten Methoden zur Vernichtung von Daten gemäß der DSGVO aufgeführt:
1. Physische Dokumente (Papierakten)
- Schreddern:
Verwendung eines Aktenvernichters, der mindestens der Sicherheitsstufe P-4 (besser P-5 oder höher) nach DIN 66399 entspricht. - Externe Entsorgungsdienste:
Zertifizierte Dienstleister, die sich auf die DSGVO-konforme Vernichtung von Dokumenten spezialisiert haben. - Verbrennen:
Nur unter sicheren und kontrollierten Bedingungen erlaubt.
2. Digitale Daten (Dateien, E-Mails, Datenbanken)
- Sicheres Überschreiben:
Mehrfaches Überschreiben der Daten mit speziellen Löschprogrammen, um eine Wiederherstellung unmöglich zu machen. - Physische Zerstörung:
Zerschreddern oder Schmelzen von Festplatten, SSDs oder Speichermedien. - Softwarebasierte Löschung:
Nutzung von DSGVO-zertifizierten Tools, die Dateien unwiderruflich entfernen. - Cloud-Datenlöschung:
Sicherstellen, dass auch Backup-Systeme bereinigt werden, um ungewollte Restdaten zu vermeiden.
Fazit: Aufbewahrungsfristen von Personalakten
Die richtige Aufbewahrung von Personalakten ist essenziell, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Datenschutzrichtlinien gerecht zu werden. Die Digitalisierung von Personalakten bietet zahlreiche Vorteile, erfordert aber gleichzeitig eine sorgfältige Verwaltung und die Implementierung sicherer Löschmechanismen. Unternehmen sollten sich mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut machen und geeignete Prozesse etablieren, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
FAQ zu Aufbewahrungsfristen von Personalakten
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Je nach Dokumentenart zwischen 6 Monaten und 30 Jahren. Lohnabrechnungen beispielsweise 10 Jahre.
Kann ich eine Abmahnung aus der Personalakte löschen lassen?
Ja, wenn sie unbegründet oder nicht mehr relevant ist (i. d. R. nach 2-3 Jahren).
Was passiert mit Personalakten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden?
Sie werden für die vorgeschriebene Frist aufbewahrt und dann DSGVO-konform gelöscht.
Welche Löschungsfristen gibt es für digitale Personalakten?
Die Löschungsfristen sind identisch mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Digitale Systeme sollten über Mechanismen verfügen, die eine automatische Löschung nach Fristablauf ermöglichen.
Wer hat Zugriff auf Personalakten?
Nur autorisierte Personen, z. B. HR-Mitarbeitende oder die Geschäftsleitung.
