von Franziska Renger
Zuletzt aktualisiert: 19.02.2026
Lesedauer: 7 MinutenDie Arbeitszeiterfassung spielt eine zunehmend wichtige Rolle in Unternehmen und Organisationen. Sie dient nicht nur der transparenten Dokumentation der Arbeitszeiten, sondern erfüllt auch gesetzliche Anforderungen und unterstützt die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze. In diesem Artikel erfahren Sie, was Arbeitszeiterfassung bedeutet, welche Systeme es gibt und welche Vor- und Nachteile sie hat.
Definition: Was ist eine Arbeitszeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten. Dazu gehören Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausenzeiten. Ziel ist es, die geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden zu erfassen und einen klaren Überblick über die Arbeitszeit der Beschäftigten zu erhalten.
Arbeitszeitrechner
Brutto Arbeitszeit: ** Std. : ** Min.
Pausen insgesamt: ** Std. : ** Min.
Netto Arbeitszeit: ** Std. : ** Min.
Welche Arbeitszeiterfassungssysteme gibt es?
Für die Erfassung der Arbeitszeit stehen verschiedene Systeme zur Verfügung, die sich an den individuellen Bedürfnissen der Unternehmen orientieren:
- Manuelle Arbeitszeiterfassung: Durch handschriftliche Einträge oder Stundenzettel.
- Stempeluhr-Systeme: Klassische Stempeluhren, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit durch das Ein- und Ausstempeln auf einer physischen Karte erfassen.
- Elektronische Systeme: Kartenleser oder Terminals, bei denen die Mitarbeiter per Chipkarte ein- und ausstempeln.
- Digitale Softwarelösungen: Webbasierte Tools oder Apps, die flexible und mobile Zeiterfassung ermöglichen, oft integriert mit anderen HR-Systemen.
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Arbeitszeiterfassung: Was sind die Vor- und Nachteile?
Arbeitszeiterfassungssysteme unterstützen Unternehmen dabei, Arbeitszeiten klar und nachvollziehbar zu dokumentieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dennoch können sie auch Herausforderungen mit sich bringen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Vor- und Nachteile eines Zeiterfassungssystems aufgeführt:
| Vorteile | Nachteile |
| Transparenz bei geleisteten Stunden | Erhöhter Verwaltungsaufwand |
| Einhaltung gesetzlicher Vorschriften | Möglicher Vertrauensverlust bei Mitarbeiter |
| Übersicht über Überstunden und Fehlzeiten | Potenzielle Kontrolleinschränkung für Mitarbeiter |
| Unterstützung der Gehalts- und Lohnabrechnung | Anfangsinvestition für Systeme und Schulungen |
Wer darf meine erfassten Arbeitszeiten einsehen?
Grundsätzlich dürfen nur berechtigte Personen auf die erfassten Arbeitszeiten zugreifen, wie die Personalabteilung, der direkte Vorgesetzte und die Mitarbeiter selbst. Alle Daten müssen datenschutzkonform gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
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Arbeitszeiterfassung: Gesetzliche Vorschriften
Die Arbeitszeiterfassung unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Regelungen, die den Unternehmen klare Vorgaben machen. Diese Gesetze dienen vor allem dem Arbeitsschutz und der Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten.
Im Folgenden werden die Pflichten des Arbeitgebers bei der Zeiterfassung im Einzelnen aufgeführt:
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Arbeitgeber sind verpflichtet, das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu beachten und den Beginn, das Ende sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden festzuhalten. Hierzu zählen auch die Erfassung von Überstunden und Schichtzeiten, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.
Dokumentation
Die aufgezeichneten Arbeitszeiten müssen vollständig und lückenlos dokumentiert und über einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden, damit sie bei Bedarf überprüfbar sind.
Datenschutzanforderungen
Da bei der Arbeitszeiterfassung personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten den Datenschutzbestimmungen der DSGVO entspricht.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um Arbeitszeiten transparent und gesetzeskonform zu dokumentieren. Sie ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern bietet auch klare Vorteile in der Abrechnung und Verwaltung von Arbeitszeiten und Überstunden. Unterschiedliche Systeme, von manuellen Stundenzetteln über Stempeluhren bis hin zu digitalen Softwarelösungen, bieten den Unternehmen Flexibilität bei der Wahl des passenden Zeiterfassungsmodells. Trotz der damit verbundenen Investitionen und des administrativen Aufwands überwiegen die Vorteile einer strukturierten Arbeitszeiterfassung. Sie verbessert die Transparenz und unterstützt die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, was langfristig sowohl die Effizienz im Unternehmen als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördert.
FAQ zu Arbeitszeiterfassung
Ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, das EuGH-Urteil von 2019 verlangt eine systematische Arbeitszeiterfassung zur Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften.
Welche Systeme sind zur Zeiterfassung geeignet?
Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen gibt es manuelle, elektronische, digitale und biometrische Systeme zur Wahl.
Wer hat Zugriff auf meine Arbeitszeitdaten?
Nur berechtigte Personen wie die Personalabteilung, der Vorgesetzte und die Mitarbeiter selbst haben Zugriff auf die Daten.
Was passiert bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?
Arbeitgeber müssen mit rechtlichen Konsequenzen und potenziellen Strafen rechnen, wenn Arbeitszeitvorgaben systematisch verletzt werden.
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten in Deutschland für die Zeiterfassung?
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
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